Cómo monitorear el progreso diario como gerente de proyecto

A la gente le encanta monitorear todo, desde su peso hasta sus finanzas, por lo que es natural que los gerentes quieran monitorear el progreso diario de sus proyectos. Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo hacerlo.

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En revisión: cómo monitorear el progreso diario como gerente de proyecto

Jennifer dijo que le sorprende lo molestas que se ponen algunas personas cuando se les pregunta cómo está progresando el plan de su proyecto. Todos siempre están monitoreando todo, entonces, ¿por qué no un proyecto?

Pero, ¿qué es el progreso, realmente? Se está moviendo hacia un destino. Hay un principio, un medio y un final. En términos de proyecto, está el ayer, o lo histórico. Está el hoy, que es el ahora en tiempo real. Luego está el mañana, o el futuro, lo que llamamos proyecciones.

Cuando monitoreamos el progreso, lo que estamos haciendo es preguntar: "¿Dónde estamos ahora y dónde deberíamos estar?" En otras palabras, ¿cuál es nuestro progreso real en comparación con los objetivos del proyecto que habíamos establecido en nuestros planes?

Mirando estos dos puntos, estamos lidiando con algunas variaciones:

• Tiempo, que se refiere al horario.
• Costo, que se refiere al presupuesto.
• Alcance, que se refiere a entregables, productos y servicios.
• Recursos, que se refiere a las personas, herramientas y materiales utilizados en el proyecto.

Saber dónde se encuentra el proyecto en términos de estas métricas es clave para monitorear el progreso y si está a tiempo, atrasado o adelantado.

Cómo monitorear su proyecto diariamente

Jennifer sugirió este curso de acción de tres pasos:

1. Establezca sus intervalos: Esto significa tener un tiempo cada día en el que repase los informes. Elija un momento que funcione mejor para usted. La mañana puede ser mejor, pero el mediodía o incluso la noche después de que termine el día de trabajo podría funcionar. El único requisito previo es que los datos estén en tiempo real, por lo que son precisos y actuales.
2. Recopile sus datos: para alimentar sus informes, necesita datos. Los informes serán tan buenos como los datos que recopile. Afortunadamente, existen muchos métodos para obtener buenos datos, desde herramientas de software hasta medios más visuales, como mapas, monitores, tractores, básculas, etc. También puede realizar encuestas, sondeos o entrevistas. Aprenda a usar los datos para ser un mejor administrador.
3. Evalúa y ajusta: tienes un tiempo y tienes datos, pero ¿qué haces con ellos? Lo evalúa contra las variaciones y determina dónde se encuentra en el proyecto. Luego ajusta, renegocia o vuelve a establecer la base para llegar a donde quiere estar, si no está allí.

Consejo profesional: otra cosa que puede usar como métrica para monitorear el progreso diario de su proyecto es su ruta crítica. Esa es la ruta de mayor duración a través de un diagrama de red para determinar cuál es el tiempo más corto para completar el proyecto. Puede ayudarlo a priorizar, dónde enfocar sus esfuerzos y dónde puede reducir el cronograma.

¡Gracias por ver!

Transcripción

Hoy, estamos hablando de cómo monitorear el progreso diario como gerente de proyecto. Bueno, me parece interesante que a veces las personas casi se ofenden o se ponen a la defensiva si preguntas: "¿En qué parte del proyecto estás?"

En verdad, en la vida, siempre estamos monitoreando todo. Controlamos nuestro peso. Controlamos nuestra dieta. Vigilamos nuestras finanzas. Hoy en día la gente puede monitorear a sus hijos. Bueno, veamos por qué es tan importante monitorear sus proyectos.

Bueno, antes que nada, cuando hablamos de progreso, estamos hablando de un avance hacia un destino. Y en un proyecto tenemos una fecha de inicio y una fecha de finalización. Entonces queremos saber cuándo empezamos y cuándo paramos.

Así que siempre hay gente preguntando en el equipo, ya sabes, "¿Estamos progresando? ¿Ya llegamos?" Y a veces a la gente le gusta tener una indicación, "Sí, estamos avanzando". Esas son buenas noticias.

Entonces, cuando hablamos de progreso, estamos considerando diferentes intervalos de tiempo. A veces nos fijamos en ¿qué hicimos ayer? Así que estamos mirando al pasado.

A veces queremos saber, ¿qué estamos haciendo hoy? ¿Como ahora mismo? Y luego, a veces estamos preocupados por el mañana, queremos saber acerca de las proyecciones futuras.

Y cuando miramos esto, todo esto es algún tipo de datos. Podría ser histórico, podría ser en tiempo real o podrían ser nuevamente proyecciones.

Así que ahora veamos... de nuevo, cuando estamos viendo el progreso, estamos viendo dónde estamos ahora y dónde deberíamos estar.

Entonces, si miramos dónde estamos ahora, estamos viendo el progreso real versus el progreso esperado, nuestras metas y muchas veces nuestras expectativas contractuales.

Entonces, cuando observamos la diferencia entre estos dos, estamos hablando de algún tipo de variación.

Y aquí están las cosas que queremos monitorear en un proyecto. Así que queremos mirar el tiempo. ¿Dónde estamos en relación con el horario? ¿Estamos adelantados en el cronograma? ¿Estamos atrasados?

También queremos ver el costo, específicamente nuestro presupuesto. ¿Estamos cumpliendo con nuestro presupuesto? ¿Estamos excediendo nuestro presupuesto? Queremos saber sobre el dinero.

Entonces, también queremos ver el alcance porque el alcance comienza a ser los entregables que estamos produciendo, los productos o tal vez los servicios.

Y luego también queremos mirar a las personas, ¿tenemos suficientes personas? ¿Tenemos demasiada gente? ¿Cómo debemos compensar?

Así que echemos un vistazo a cómo monitoreamos y específicamente queremos ver a diario. Entonces, antes que nada, establece los intervalos de cuando desea monitorear.

Por ejemplo, si realiza un seguimiento diario, es posible que desee ver informes o proyecciones específicos por la mañana, tal vez al mediodía o incluso por la noche. E idealmente, en un proyecto estás viendo las cosas en tiempo real.

Entonces desea recopilar sus datos. Entonces, cuando hablamos de recopilar datos, queremos ver qué métodos estamos recopilando esos datos.

Así que hoy lo mejor es que tienes todo tipo de software o herramientas de gestión de proyectos que podemos ver, lo que lo hace súper simple. Entonces también podemos mirar diferentes imágenes.

Hoy tenemos todo tipo de métodos interactivos como mapas interactivos, tal vez monitores interactivos o rastreadores o escalas. También podemos encuestar a las personas del equipo. También podemos realizar encuestas y también podemos extraer diferentes informes.

Y una vez que recopilamos nuestros datos, ¿qué hacemos con ellos? Podemos usar esos datos para evaluar, nuevamente, dónde estamos. Y en función de la variación de dónde estamos, podemos buscar ajustarnos.

Una vez más, mirar si estamos adelantados en el cronograma, si estamos atrasados ​​y luego saber cómo ajustarnos para volver a la normalidad. Y dependiendo de dónde estemos, es posible que tengamos que renegociar algo en el proyecto. Y si es así, también podemos rebaseline.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo con su progreso diario, regístrese ahora en nuestro software en ProjectManager.com.