Proje Yöneticisi Olarak Günlük İlerleme Nasıl İzlenir?

İnsanlar kilolarından mali durumlarına kadar her şeyi izlemeyi severler, bu nedenle yöneticilerin projelerindeki günlük ilerlemeyi izlemek istemeleri çok doğaldır. Jennifer Bridges, PMP, size nasıl olduğunu gösteriyor.

İlgili: Proje Yöneticileri İlerlemeyi İzlemek İçin Gerçek Zamanlı Gösterge Tablolarını Nasıl Kullanıyor?

İncelemede - Bir Proje Yöneticisi Olarak Günlük İlerleme Nasıl İzlenir

Jennifer, proje planlarının nasıl ilerlediği sorulduğunda bazı insanların ne kadar üzüldüğüne şaşırdığını söyledi. Herkes her zaman her şeyi izliyor, öyleyse neden bir proje olmasın?

Ama ilerleme nedir, gerçekten? Bir hedefe doğru ilerliyor. Başı, ortası ve sonu vardır. Proje açısından, dün ya da tarihsel olan var. Gerçek zamanlı olarak şimdi olan bugün var. Sonra yarın ya da gelecek var, projeksiyon dediğimiz şey.

İlerlemeyi izlediğimizde yaptığımız şey, “Şu anda neredeyiz ve nerede olmalıyız?” diye sormaktır. Başka bir deyişle, planlarımızda belirttiğimiz proje hedeflerine kıyasla gerçek ilerlememiz nedir?

Bu iki noktaya baktığımızda, birkaç varyansla uğraşıyoruz:

• Programa atıfta bulunan zaman
• Bütçeyi ifade eden maliyet
• Teslimatlara, ürünlere ve hizmetlere atıfta bulunan kapsam
• Projede kullanılan insanları, araçları ve malzemeleri ifade eden kaynaklar

Projenin bu metrikler açısından nerede durduğunu bilmek, ilerlemeyi ve zamanında mı, programın gerisinde mi yoksa ilerisinde mi olduğunuzu izlemenin anahtarıdır.

Projenizi Günlük Nasıl İzlersiniz?

Jennifer bu üç adımlı eylem planını önerdi:

1. Aralıklarınızı Belirleyin: Bu, her gün raporları gözden geçireceğiniz bir zamana sahip olmak anlamına gelir. Sizin için en uygun zamanı seçin. Sabah en iyisi olabilir, ancak öğlen veya hatta iş günü bittikten sonra gece işe yarayabilir. Önkoşullardan biri, verilerin gerçek zamanlı olması, yani doğru ve güncel olmasıdır.
2. Verilerinizi Toplayın: Raporlarınızı beslemek için verilere ihtiyacınız var. Raporlar yalnızca topladığınız veriler kadar iyi olacaktır. Neyse ki, yazılım araçlarından haritalar, monitörler, traktörler, kantarlar vb. gibi daha görsel araçlara kadar iyi veri elde etmenin birçok yöntemi var. Siz de anket, anket veya röportaj yapabilirsiniz. Daha iyi bir yönetici olmak için verileri nasıl kullanacağınızı öğrenin.
3. Değerlendirin ve Ayarlayın: Bir zamanınız var ve verileriniz var, ancak bununla ne yapıyorsunuz? Varyanslara göre değerlendirir ve projede nerede olduğunuzu belirlersiniz. Ardından, orada değilseniz, olmak istediğiniz yere ulaşmak için kendinizi ayarlar, yeniden müzakere eder veya yeniden temellendirirsiniz.

Uzman İpucu: Projenizin günlük ilerlemesini izlemek için metrik olarak kullanabileceğiniz başka bir şey de kritik yoludur. Bu, projeyi tamamlamak için en kısa sürenin ne olduğunu bulmak için bir ağ diyagramı boyunca en uzun yoldur. Önceliklendirmenize, çabalarınızı nereye odaklayacağınıza ve programı nerede kesebileceğinize yardımcı olabilir.

İzlediğiniz için teşekkürler!

Transkripsiyon

Bugün, bir proje yöneticisi olarak günlük ilerlemeyi nasıl izleyeceğimiz hakkında konuşuyoruz. Eh, bazen insanların “Projede neredesin?” diye sorduğunuzda neredeyse gücenmeleri veya savunmaya geçmelerini ilginç buluyorum.

Gerçekte, hayatta her zaman her şeyi izliyoruz. Kilomuzu takip ediyoruz. Diyetimizi izliyoruz. Finansmanımızı izliyoruz. Günümüzde insanlar çocuklarını izleyebilmektedir. Peki, projelerinizi izlemenin neden bu kadar önemli olduğuna bir bakalım.

Her şeyden önce, ilerleme hakkında konuştuğumuzda, bir hedefe doğru ileriye doğru hareketten bahsediyoruz. Ve bir projede bir başlangıç ​​tarihimiz ve bir bitiş tarihimiz var. Bu yüzden ne zaman başladığımızı ve ne zaman durduğumuzu bilmek istiyoruz.

Yani takımda her zaman soran insanlar var, bilirsiniz, “İlerliyor muyuz? Henüz varmadık mı?" Ve bazen insanlar “Evet ilerliyoruz” şeklinde bir işarete sahip olmayı severler. Bu iyi bir haber.

Yani ilerleme hakkında konuştuğumuzda, farklı zaman aralıklarına bakıyoruz. Bazen dün ne yaptığımıza bakarız. Yani geçmişe bakıyoruz.

Bazen bilmek isteriz, bugün ne yapıyoruz? Şu anki gibi mi? Ve bazen yarın için endişeleniyoruz, gelecek projeksiyonları hakkında bilgi edinmek istiyoruz.

Ve buna baktığımızda, bunların hepsi bir tür veri. Tarihsel olabilir, gerçek zamanlı olabilir veya yine tahminler olabilir.

Şimdi bir bakalım… tekrar, ilerlemeye baktığımızda, şu anda neredeyiz ve nerede olmalıyız?

Dolayısıyla, şu anda nerede olduğumuza bakarsak, beklenen ilerlemeye, hedeflerimize ve çoğu zaman sözleşmeye bağlı beklentilerimize karşı gerçek ilerlemeye bakıyoruz.

Bu ikisi arasındaki farka baktığımızda, bir çeşit varyanstan bahsediyoruz.

Ve işte bir projede izlemek istediğimiz şeyler. Bu yüzden zamana bakmak istiyoruz. Takvime göre neredeyiz? Programın ilerisinde miyiz? Programın gerisinde miyiz?

Ayrıca maliyete, özellikle de bütçemize bakmak istiyoruz. Bütçemizi karşılıyor muyuz? Bütçemizi aşıyor muyuz? Para hakkında bilgi almak istiyoruz.

Dolayısıyla kapsama da bakmak istiyoruz çünkü kapsam ürettiğimiz çıktılar, ürünler veya belki hizmetler olmaya başlar.

Ve sonra insanlara da bakmak istiyoruz, yeterince insanımız var mı? Çok mu insanımız var? Nasıl telafi etmemiz gerekiyor?

Öyleyse nasıl izlediğimize ve özellikle günlük olarak bakmak istediğimize bakalım. Yani ilk olarak ne zaman izlemek istediğinize dair aralıklarınızı belirliyorsunuz.

Örneğin, günlük olarak izliyorsanız, belirli raporlara veya projeksiyonlara sabahları, belki öğlenleri, hatta geceleri bakmak isteyebilirsiniz. Ve ideal olarak, bir projede gerçek zamanlı şeylere bakıyorsunuz.

O zaman verilerinizi toplamak istiyorsunuz. Dolayısıyla veri toplamaktan bahsettiğimizde, bu verileri hangi yöntemlerle topladığımıza bakmak istiyoruz.

Bugün en güzel şey, bakabileceğimiz her türlü proje yönetimi yazılımına veya aracına sahip olmanız, bu da onu çok basit hale getiriyor. O zaman farklı görsellere de bakabiliriz.

Bugün, etkileşimli haritalar, belki etkileşimli monitörler veya izleyiciler veya ölçekler gibi her türlü etkileşimli yöntemimiz var. Ekipteki kişileri de inceleyebiliriz. Anketler de yapabiliyoruz, farklı raporlar da alabiliyoruz.

Ve bir kez verilerimizi topladığımızda, şimdi onunla ne yapacağız? Bu verileri nerede olduğumuzu tekrar değerlendirmek için kullanabiliriz. Ve bulunduğumuz yerin varyansına bağlı olarak, uyum sağlamaya çalışabiliriz.

Yine, programın ilerisinde miyiz, programın gerisinde miyiz ve sonra tekrar yola çıkmak için nasıl uyum sağlayacağımızı biliyor muyuz? Ve nerede olduğumuza bağlı olarak, projeyle ilgili bir şeyleri yeniden müzakere etmemiz gerekebilir. Ve eğer öyleyse, yeniden temellendirebiliriz.

Bununla, günlük ilerlemenizde size yardımcı olabilecek bir araca ihtiyacınız varsa, şimdi ProjectManager.com'da yazılımımıza kaydolun.