Cum să monitorizezi progresul zilnic ca manager de proiect

Oamenilor le place să monitorizeze totul, de la greutatea lor până la finanțele lor, așa că este firesc ca managerii să-și dorească să monitorizeze zilnic progresul proiectelor lor. Jennifer Bridges, PMP, vă arată cum.

Înrudit: Cum folosesc managerii de proiect tablourile de bord în timp real pentru a monitoriza progresul

În revizuire – Cum să monitorizați progresul zilnic ca manager de proiect

Jennifer a spus că este surprinsă cât de supărați sunt unii oameni când sunt întrebați cum progresează planul lor de proiect. Toată lumea monitorizează tot timpul, așa că de ce nu un proiect?

Dar ce este progresul, de fapt? Se îndreaptă spre o destinație. Există un început, un mijloc și un sfârșit. În termeni de proiect, există ieri, sau istoricul. Există astăzi, care este acum în timp real. Apoi urmează mâine, sau viitor, ceea ce numim proiecții.

Când monitorizăm progresul, ceea ce facem este să ne întrebăm „Unde suntem acum și unde ar trebui să fim?” Cu alte cuvinte, care este progresul nostru real în comparație cu obiectivele proiectului pe care le-am declarat în planurile noastre?

Privind aceste două puncte, avem de-a face cu câteva variații:

• Ora, care se referă la program
• Cost, care se referă la buget
• Domeniul de aplicare, care se referă la livrabile, produse și servicii
• Resurse, care se referă la oamenii, instrumentele și materialele utilizate în proiect

A ști unde se află proiectul în ceea ce privește aceste valori este cheia pentru monitorizarea progresului și dacă sunteți la timp, în urmă sau înainte de termen.

Cum să vă monitorizați proiectul zilnic

Jennifer a sugerat acest curs de acțiune în trei pași:

1. Setați-vă intervalele: aceasta înseamnă să aveți o oră în fiecare zi în care treceți peste rapoarte. Alegeți un moment care funcționează cel mai bine pentru dvs. Dimineața ar putea fi cea mai bună, dar amiaza sau chiar noaptea după terminarea zilei de lucru ar putea funcționa. Singura condiție este ca datele să fie în timp real, astfel încât să fie exacte și actuale.
2. Colectați-vă datele: pentru a vă alimenta rapoartele, aveți nevoie de date. Rapoartele vor fi la fel de bune ca și datele pe care le colectați. Din fericire, există multe metode pentru a obține date bune, de la instrumente software până la mijloace mai vizuale, cum ar fi hărți, monitoare, tractoare, cântare etc. Puteți efectua, de asemenea, sondaje, sondaje sau interviuri. Aflați cum să folosiți datele pentru a fi un manager mai bun.
3. Evaluați și ajustați: aveți un timp și aveți date, dar ce faceți cu el? Îl evaluați în raport cu variațiile și determinați unde vă aflați în proiect. Apoi, te adaptezi, renegociezi sau reorientezi pentru a ajunge acolo unde vrei, dacă nu ești acolo.

Sfat pro: Un alt lucru pe care îl puteți folosi ca măsurătoare pentru a monitoriza progresul zilnic al proiectului este calea sa critică. Aceasta este calea de cea mai lungă durată printr-o diagramă de rețea pentru a afla care este cel mai scurt timp pentru finalizarea proiectului. Vă poate ajuta să stabiliți priorități, unde să vă concentrați eforturile și unde puteți reduce programul.

Multumesc pentru vizionare!

Transcriere

Astăzi, vorbim despre cum să monitorizăm progresul zilnic ca manager de proiect. Ei bine, mi se pare interesant faptul că uneori oamenii aproape că se pot jigni sau pot deveni defensivi dacă întrebi „Unde ești în proiect?”

În adevăr, în viață, monitorizăm mereu totul. Ne monitorizăm greutatea. Ne monitorizăm dieta. Ne monitorizăm finanțele. În zilele noastre, oamenii își pot monitoriza copiii. Ei bine, haideți să vedem de ce este atât de important să vă monitorizați proiectele.

Ei bine, în primul rând, când vorbim despre progres, vorbim despre mișcarea înainte spre o destinație. Și pentru un proiect avem o dată de început și o dată de încheiere. Așa că vrem să știm când am început și când ne oprim.

Deci mereu sunt oameni care întreabă în echipă, știi: „Progresăm? Am ajuns?" Și uneori oamenilor le place să aibă o indicație: „Da, avansăm”. Deci sunt vești bune.

Deci, când vorbim despre progres, ne uităm la diferite intervale de timp. Uneori ne uităm la ce am făcut ieri? Deci ne uităm la trecut.

Uneori vrem să știm, ce facem astăzi? Ca acum? Și apoi, uneori, suntem îngrijorați de ziua de mâine, vrem să știm despre proiecțiile viitoare.

Și când ne uităm la asta, toate acestea sunt o formă de date. Ar putea fi istoric, ar putea fi în timp real sau ar putea fi din nou proiecții.

Deci acum să ne uităm la... din nou, când ne uităm la progres, ne uităm la unde suntem acum și unde ar trebui să fim?

Deci, dacă ne uităm la unde suntem acum, ne uităm la progresul real versus progresul așteptat, obiectivele noastre și de multe ori așteptările noastre contractuale.

Deci, când ne uităm la diferența dintre acestea două, vorbim despre o formă de variație.

Și iată lucrurile pe care vrem să le monitorizăm într-un proiect. Deci vrem să ne uităm la timp. Unde suntem in raport cu programul? Suntem înainte de termen? Suntem în întârziere?

De asemenea, vrem să ne uităm la costuri, în special la bugetul nostru. Ne atingem bugetul? Ne depășim bugetul? Vrem să știm despre bani.

Așa că vrem să ne uităm și la domeniul de aplicare, deoarece scopul începe să fie livrabilele pe care le producem, produsele sau poate serviciile.

Și atunci vrem să ne uităm și la oameni, avem destui oameni? Avem prea mulți oameni? Cum trebuie să compensăm?

Așa că haideți să ne uităm la modul în care monitorizăm și în special vrem să ne uităm zilnic. Deci, mai întâi de toate, setați intervalele de când doriți să monitorizați.

De exemplu, dacă monitorizați zilnic, poate doriți să vă uitați la anumite rapoarte sau proiecții dimineața, poate la prânz sau chiar noaptea. Și în mod ideal, într-un proiect, privești lucrurile în timp real.

Deci, atunci doriți să vă colectați datele. Deci, când vorbim despre colectarea datelor, vrem să ne uităm la ce metode colectăm acele date.

Așadar, astăzi, lucrul grozav este că aveți tot felul de software sau instrumente de management de proiect la care ne putem uita, ceea ce îl face foarte simplu. Apoi ne putem uita și la diferite imagini.

Astăzi avem tot felul de metode interactive, cum ar fi hărți interactive, poate monitoare interactive sau trackere sau cântare. De asemenea, putem chestiona oamenii din echipă. Putem efectua, de asemenea, sondaje și, de asemenea, putem extrage diferite rapoarte.

Și odată ce ne colectăm datele, acum ce facem cu ele? Putem folosi acele date pentru a evalua, din nou, unde ne aflăm. Și în funcție de variația locului în care ne aflăm, putem căuta să ne adaptăm.

Din nou, privind dacă suntem înaintea programului, suntem în întârziere și apoi știm cum să ne adaptăm pentru a reveni pe drumul cel bun. Și, în funcție de locul în care ne aflăm, ar putea fi nevoie să renegociem ceva cu privire la proiect. Și dacă da, putem și rebaza.

Deci, cu asta, dacă aveți nevoie de un instrument care vă poate ajuta cu progresul zilnic, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.com.