プロジェクト マネージャーとして毎日の進捗状況を監視する方法
公開: 2022-08-23人々は自分の体重から財務まで、すべてを監視するのが大好きなので、マネージャーがプロジェクトの毎日の進捗状況を監視したいと思うのは当然のことです。 PMP の Jennifer Bridges がその方法を説明します。
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ジェニファーは、プロジェクト計画がどのように進んでいるかを尋ねられたときに、一部の人々がどれほど動揺しているかに驚いている. 誰もが常にすべてを監視しているので、プロジェクトではないのはなぜですか?
しかし、本当に進歩とは何ですか？ 目的地に向かって動いています。 始まり、中間、終わりがあります。 プロジェクト用語では、昨日、または歴史があります。 リアルタイムの今である今日があります。 そして、私たちが予測と呼ぶ明日、または未来があります。
進捗状況を監視するとき、私たちが行っていることは、「私たちは今どこにいて、どこにいるべきか?」と自問することです。 つまり、計画で示したプロジェクトの目標と比較して、実際の進捗状況はどうなっているでしょうか?
これらの 2 つの点を見ると、いくつかの差異を扱っています。
- スケジュールを参照する時間
- 予算を指すコスト
- 成果物、製品、およびサービスを指すスコープ
- プロジェクトで使用される人、ツール、および材料を指すリソース。
これらの指標の観点からプロジェクトがどの位置にあるのかを知ることは、進捗状況を監視するための鍵であり、予定どおりか、遅れているか、進んでいるかを監視するための鍵となります。
プロジェクトを毎日監視する方法
ジェニファーは、次の 3 ステップの行動方針を提案しました。
- 間隔を設定する:これは、レポートを確認する時間を毎日持つことを意味します。 ご都合のよい時間をお選びください。 朝がベストかもしれませんが、仕事が終わった後の正午や夜でも効果があります。 1 つの前提条件は、データがリアルタイムであるため、正確で最新であることです。
- データの収集:レポートにフィードするには、データが必要です。 レポートは、収集したデータと同じくらい優れたものになります。 幸いなことに、ソフトウェア ツールから地図、モニター、トラクター、スケールなどのより視覚的な手段まで、適切なデータを取得する方法はたくさんあります。調査、投票、インタビューを行うこともできます。 データを使用してより優れたマネージャーになる方法を学びます。
- 評価と調整:時間とデータがありますが、それをどうしますか? それを差異に対して評価し、プロジェクトのどこにいるかを判断します。 次に、調整、再交渉、またはベースラインの変更を行って、希望する場所に到達できない場合でも、そこに到達します。
プロのヒント:プロジェクトの日々の進捗状況を監視する指標として使用できるもう 1 つのことは、クリティカル パスです。 これは、プロジェクトを完了するための最短時間を把握するためのネットワーク ダイアグラムの最長期間パスです。 優先順位を付け、どこに力を注ぎ、どこでスケジュールを短縮できるかを支援します。
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転写
今日は、プロジェクト マネージャーとして毎日の進捗状況を監視する方法について説明します。 ええと、「プロジェクトのどこにいるの？」と尋ねると、人々が気分を害したり、防御的になったりすることがあるのは興味深いことです。
実は、人生において、私たちは常にすべてを監視しています。 私たちは自分の体重を監視します。 私たちは食事を監視します。 私たちは財政を監視します。 今日、人々は子供たちを監視することができます。 それでは、プロジェクトを監視することがなぜそれほど重要なのかを見ていきましょう。
まず第一に、私たちが進歩について話すとき、私たちは目的地に向かって前進することについて話しています. プロジェクトには、開始日と終了日があります。 そのため、いつ開始し、いつ終了したかを知りたいのです。
そのため、チームには常に次のように尋ねる人がいます。 私たちはまだそこにいますか？ また、「はい、前進しています」という指示を好む人もいます。 それは朗報です。
したがって、進歩について話すときは、さまざまな時間間隔を見ています。 時々私たちは昨日何をしたかを見ますか？ だから私たちは過去を見ています。
時々、私たちは今日何をしているのか知りたいと思うことがあります。 今のように？ そして時々、私たちは明日のことを心配し、将来の予測について知りたがります。
これを見ると、これらはすべて何らかの形のデータです。 それは過去のものかもしれませんし、リアルタイムかもしれませんし、また予測かもしれません。
それでは、見てみましょう…再び、進歩を見るとき、私たちは現在どこにいて、どこにいるべきかを見ていますか?
したがって、現在の状況を見ると、実際の進捗状況と予想される進捗状況、目標、および多くの場合、契約上の期待が見られます。
したがって、これら2つの違いを見ると、何らかの形の分散について話している.
そして、これがプロジェクトで監視したいものです。 ですから、時間を見てみたいと思います。 スケジュールとの関係で私たちはどこにいますか？ 予定より進んでいますか？ 予定より遅れていますか？
また、コスト、特に予算も確認したいと考えています。 予算は達成できていますか？ 予算を超えていませんか？ 私たちはお金について知りたいです。
スコープは、私たちが作成している成果物、製品、またはおそらくサービスになり始めているためです。
そして、人にも目を向けたいのですが、十分な人がいますか？ 人が多すぎますか？ どのように補償する必要がありますか？
それでは、私たちがどのように監視しているか、具体的には毎日見たいものを見てみましょう。 まず、監視する間隔を設定します。
たとえば、毎日監視している場合は、特定のレポートまたは予測を朝、おそらく正午または夜に見たいと思うかもしれません。 そして理想的には、プロジェクトでは物事をリアルタイムで見ています。
そのため、データを収集する必要があります。 したがって、データの収集について話すときは、どのような方法でそのデータを収集しているかに注目したいと思います。
今日の素晴らしい点は、私たちが検討できるあらゆる種類のプロジェクト管理ソフトウェアまたはツールがあることです。これにより、非常にシンプルになります。 次に、さまざまなビジュアルを見ることもできます。
今日、インタラクティブなマップ、インタラクティブなモニター、トラッカー、スケールなど、あらゆる種類のインタラクティブな方法があります。 また、チームのメンバーを調査することもできます。 また、世論調査を実施したり、さまざまなレポートを取得したりすることもできます。
データを収集したら、次にそれをどうするか? そのデータを使用して、現在地を評価できます。 そして、私たちがどこにいるかの違いに基づいて、調整することができます.
繰り返しますが、予定より進んでいるか、予定より遅れているかを見て、軌道に戻るために調整する方法を知っています。 そして、私たちがどこにいるのかによっては、プロジェクトに関する何かを再交渉する必要があるかもしれません. その場合は、ベースラインを変更することもできます。
それで、日々の進歩に役立つツールが必要な場合は、ProjectManager.com で今すぐソフトウェアにサインアップしてください。