Come monitorare i progressi quotidiani come Project Manager

Le persone amano monitorare tutto, dal loro peso alle loro finanze, quindi è naturale che i manager vogliano monitorare i progressi quotidiani dei loro progetti. Jennifer Bridges, PMP, ti mostra come.

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In Review – Come monitorare i progressi quotidiani come Project Manager

Jennifer ha detto di essere sorpresa di quanto siano sconvolte alcune persone quando viene chiesto loro come sta procedendo il loro piano di progetto. Tutti monitorano sempre tutto, quindi perché non un progetto?

Ma cos'è davvero il progresso? Si sta muovendo verso una destinazione. C'è un inizio, una metà e una fine. In termini di progetto, c'è l'ieri, o lo storico. C'è oggi, che è l'adesso in tempo reale. Poi c'è il domani, o il futuro, quelle che chiamiamo proiezioni.

Quando monitoriamo i progressi, ciò che stiamo facendo è chiederci: "Dove siamo ora e dove dovremmo essere?" In altre parole, qual è il nostro effettivo progresso rispetto agli obiettivi del progetto che avevamo indicato nei nostri piani?

Osservando questi due punti, abbiamo a che fare con alcune varianze:

• Tempo, che si riferisce al programma
• Costo, che si riferisce al budget
• Ambito, che si riferisce a deliverable, prodotti e servizi
• Risorse, che si riferisce alle persone, agli strumenti e ai materiali utilizzati nel progetto

Sapere dove si trova il progetto in termini di queste metriche è fondamentale per monitorare i progressi e se sei puntuale, in ritardo o in anticipo sulla pianificazione.

Come monitorare il tuo progetto ogni giorno

Jennifer ha suggerito questa linea d'azione in tre fasi:

1. Imposta i tuoi intervalli: questo significa avere un momento ogni giorno in cui esaminare i rapporti. Scegli un momento che funziona meglio per te. La mattina potrebbe essere la cosa migliore, ma mezzogiorno o anche la sera dopo che la giornata di lavoro è finita potrebbe funzionare. L'unico prerequisito è che i dati siano in tempo reale, quindi accurati e aggiornati.
2. Raccogli i tuoi dati: per alimentare i tuoi rapporti, hai bisogno di dati. I rapporti saranno validi solo quanto i dati raccolti. Fortunatamente, ci sono molti metodi per ottenere buoni dati, da strumenti software a mezzi più visivi, come mappe, monitor, trattori, bilance, ecc. Puoi anche condurre sondaggi, sondaggi o interviste. Scopri come utilizzare i dati per essere un manager migliore.
3. Valuta e regola: hai tempo e dati, ma cosa ne fai? Lo valuti rispetto alle varianze e determini dove ti trovi nel progetto. Quindi ti aggiusti, rinegozi o ristabilisci le basi per arrivare dove vuoi essere, se non ci sei.

Suggerimento per professionisti: un'altra cosa che puoi utilizzare come metrica per monitorare i progressi quotidiani del tuo progetto è il suo percorso critico. Questo è il percorso di durata più lungo attraverso un diagramma di rete per capire qual è il tempo più breve per completare il progetto. Può aiutarti a stabilire le priorità, dove concentrare i tuoi sforzi e dove puoi tagliare il programma.

Grazie per la visione!

Trascrizione

Oggi parliamo di come monitorare i progressi quotidiani come project manager. Bene, trovo interessante che a volte le persone possano quasi offendersi o mettersi sulla difensiva se chiedi: "Dove sei nel progetto?"

In verità, nella vita, controlliamo sempre tutto. Monitoriamo il nostro peso. Monitoriamo la nostra dieta. Monitoriamo le nostre finanze. Al giorno d'oggi le persone possono monitorare i propri figli. Bene, quindi diamo un'occhiata al motivo per cui è così importante monitorare i tuoi progetti.

Ebbene, prima di tutto, quando si parla di progresso, si parla di movimento in avanti verso una destinazione. E su un progetto abbiamo una data di inizio e una data di fine. Quindi vogliamo sapere quando abbiamo iniziato e quando ci fermiamo.

Quindi ci sono sempre persone che chiedono nella squadra, sai: "Stiamo progredendo? Siamo arrivati?" E a volte alle persone piace avere un'indicazione: "Sì, stiamo avanzando". Quindi questa è una buona notizia.

Quindi, quando parliamo di progresso, osserviamo intervalli di tempo diversi. A volte guardiamo cosa abbiamo fatto ieri? Quindi guardiamo al passato.

A volte vogliamo sapere, cosa facciamo oggi? Come adesso? E poi a volte siamo preoccupati per il domani, vogliamo sapere delle proiezioni future.

E quando guardiamo questo, tutto questo è una forma di dati. Potrebbe essere storico, potrebbe essere in tempo reale o potrebbero essere di nuovo proiezioni.

Quindi ora diamo un'occhiata a... di nuovo, quando guardiamo ai progressi, guardiamo a dove siamo ora e dove dovremmo essere?

Quindi, se guardiamo a dove siamo ora, stiamo guardando i progressi effettivi rispetto ai progressi attesi, i nostri obiettivi e molte volte le nostre aspettative contrattuali.

Quindi, quando osserviamo la differenza tra questi due, stiamo parlando di una qualche forma di varianza.

Ed ecco le cose che vogliamo monitorare su un progetto. Quindi vogliamo guardare il tempo. A che punto siamo rispetto al programma? Siamo in anticipo sui tempi? Siamo in ritardo?

Vogliamo anche considerare il costo, in particolare il nostro budget. Stiamo rispettando il nostro budget? Stiamo superando il nostro budget? Vogliamo sapere dei soldi.

Quindi vogliamo anche esaminare la portata, perché la portata inizia ad essere i risultati che stiamo producendo, i prodotti o forse i servizi.

E poi vogliamo anche guardare le persone, abbiamo abbastanza persone? Abbiamo troppe persone? Come dobbiamo compensare?

Quindi diamo un'occhiata a come monitoriamo e in particolare vogliamo guardare ogni giorno. Quindi, prima di tutto, imposti gli intervalli di quando desideri monitorare.

Ad esempio, se stai monitorando ogni giorno, potresti voler guardare rapporti o proiezioni specifici al mattino, forse a mezzogiorno o anche di notte. E idealmente, su un progetto stai guardando le cose in tempo reale.

Quindi vuoi raccogliere i tuoi dati. Quindi, quando parliamo di raccolta di dati, vogliamo esaminare quali metodi stiamo raccogliendo quei dati.

Quindi oggi la cosa grandiosa è che hai tutti i tipi di software o strumenti di gestione dei progetti che possiamo guardare, il che lo rende super semplice. Quindi possiamo anche guardare diversi elementi visivi.

Oggi abbiamo tutti i tipi di metodi interattivi come mappe interattive, magari monitor interattivi o tracker o scale. Possiamo anche sondare le persone del team. Possiamo anche condurre sondaggi e possiamo anche tirare diversi rapporti.

E una volta che raccogliamo i nostri dati, ora cosa ne facciamo? Possiamo usare quei dati per valutare, ancora una volta, dove siamo. E in base alla varianza di dove ci troviamo, possiamo cercare di adattarci.

Ancora una volta, guardando se siamo in anticipo rispetto al programma, siamo in ritardo e poi sappiamo come adattarci per tornare in pista. E a seconda di dove siamo, potremmo aver bisogno di rinegoziare qualcosa sul progetto. E se è così, possiamo anche ribasare.

Quindi, con questo, se hai bisogno di uno strumento che possa aiutarti con i tuoi progressi quotidiani, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.com.