与 Time Doctor 的 Liam Martin 一起管理团队生产力

管理时间听起来很容易，但在管理团队生产力时，这对于许多专业人士来说仍然是一个巨大的挑战。 事实上，我们 80% 的工作日都花在了低价值的活动上，只剩下 20% 的时间用于积极工作。

然而，有效的时间管理是可以实现的。 它涉及纪律、任务优化和一致的绩效跟踪，以实现既定目标。

知道你花在一项任务上的每一分钟都是有衡量的，这会让你负责。 它会自动促使您集中精力并提高工作效率。

Time Doctor 的仪表板可让您查看占用您大部分时间的客户、任务和干扰。 它使用弹出警报来提醒您在离开工作时应该执行的任务。 在一天结束时，您将获得每日时间报告，显示您离目标有多近。

采访的主要内容

在这次采访中，Time Doctor 的联合创始人 Liam Martin 分享了关于人工智能等尖端技术将如何改变时间管理、帮助管理团队生产力和远程工作的进步见解。

以下是一些关键要点：

• 时间跟踪行业最重要的创新是人工智能和机器学习。
• Time Doctor 的目标是了解效率和生产力的秘密。
• 人工智能驱动的时间跟踪软件可以监控和预测人类行为。
• 你花在做某事上的时间和你完成的事情之间存在巨大的脱节。
• 您在工作日所做的 80% 的工作是为完成 20% 的高效工作做准备。
• 在 COVID 高峰期间，46% 的美国劳动力在远程工作。
• 尽管我们预计大流行结束后远程工作将减少 25% 至 50%，但仍高于大流行之前的水平。
• 普通人已经尝试或使用了 13 种不同的方法来管理他们的时间。

我与利亚姆·马丁的对话

1. 请介绍一下您自己、您的专业经验和 Time Doctor。

当然！ 我叫利亚姆·马丁。 我是远程工作工具Time Doctor和Staff.com的联合创始人。

Time Doctor 是一个用于远程团队的时间跟踪工具，我们已经运行了大约十年。 我们的活动“远程运行”是关于建立和扩展远程团队的最大会议。 我们已经运行了大约四年。

我对远程团队的工作方式以及如何构建和扩展它们充满热情，这对于 COVID 变得非常有趣和令人兴奋。 可能，去年远程工作发生的事情比过去十年更多。

2. 你是如何开始时间医生的？ 现在看时间医生的价值是显而易见的，但是当你开始的时候，你当时想要达到的目标是什么？

十年前，当我们开始创业时，我经营着一家在线辅导公司。 我会和世界各地的导师一起工作，我们会通过 Skype 辅导学生。

我遇到的最大问题之一是我会向学生收取 10 小时的费用，然后他们会来找我说我只和导师一起工作了 5 小时。 所以，然后我不得不去找导师问，“你和学生一起工作了十个小时还是五个小时？” 当然，他们会说十，因为那是他们的账单。

我最终不得不退还学生五个小时的费用，并支付给导师整整十个小时的费用。 这让我口袋里没有钱，这真的毁了生意。

因此，时间医生是一个非常棒的工具，可以非常清楚地确定某人在特定任务上花费了多长时间。

现在，我正在和 Nicholas 一起做播客，到目前为止，我一直在跟踪该任务 13 分 22 秒才能完成。

然后，我可以根据所有其他采访来衡量它的效率。 我认为我目前在队列中完成了 583 次。 并弄清楚“嗯，我最常使用哪些应用程序”，“我完成这些任务的效率如何？” 等等。

3. 当然，创业前你想要什么，从一开始就很清楚。 但是您已经经营该业务大约十年了，您可能已经发现了一些新东西？ 你有什么观察？

老实说，时间跟踪行业最大的创新是人工智能和机器学习。

我相信在未来十年内，地球上每个人的所有工作都会有一个人工智能助手。 希望我们能成为这背后的公司。 但是你花在做某事上的时间和你完成的事情之间存在巨大的脱节。

而且，了解效率和生产力的秘密至少是我们公司的目标，作为一家生产力时间跟踪公司，我认为整个行业都在发展。

所以，如果你给我足够的端点，例如，我可以告诉你什么时候要抓鼻子。

这只是一个数据问题。 因为我们可以看到很多这些变量都存在于人们将时间放在哪里以及他们如何有效地分配时间的内部。 因此，该行业的下一个重要阶段是进入时间跟踪的 AI 时代。

4. 一份出版物称，大约80% 的工作日用于低价值活动，仅剩下 20% 用于积极工作。 小型企业如何使用 Time Doctor 来改变这种行为？ 那是高价值的活动，而不仅仅是任何活动。

这也是一个有趣的事情。

如果您试图确定人们将时间花在哪里以及他们的时间效率如何，那么这是一座非常需要攀登的山。 尤其是当你将它与经典的财富 500 强 MBA 经理、副总裁或大公司内的董事进行比较时。 因为在过去的 200 年里，他们一直处于朝九晚五的心态。

老实说，这比你想象的要困难得多，因为我可以向某人提供非常清晰的定量数据，即每周工作 26 小时是更有效的工作周。 这意味着您在 26 小时内完成的工作比每周工作 40 小时完成的要多。

我可以通过 Time Doctor 的数据非常清楚地表明这一点，但即使向他们展示了这些信息，也很少有人会相信。

正如你之前所说，归根结底，你在工作日所做的 80% 的工作实际上是为完成 20% 的高效工作做准备。 或者非常低价值的任务，让你为那 20% 的工作做好准备。

我们在研究中知道，如果你只专注于 20%、30%、40% 的工作效率高的工作日，并且只专注于这一点，你实际上最终会更有效率地完成更多工作。 而不是如果你花更多的时间在这些任务上工作。

我希望我能告诉你，“这就是我可以说服非常大的公司能够理解这个破碎的承诺的方法。” 但到目前为止，不幸的是，我相对不成功。

5. 假设您尝试过。 你会做什么或建议企业做什么？ 他们如何分配时间并专注于高价值活动？

我们尝试使用 Time Doctor 做的是将这些数据直接带回公司。 因此，假设您正在查看一个销售组织。 销售人员确实是衡量努力与结果的好方法。

你有一个非常明确的量化结果变量，即销售人员每月产生的金额。

我还没有看到一个最成功的销售人员也在工作上花费最多时间的案例，而且我已经看到了成千上万的销售组织。

最成功的销售人员从来都不是最努力的人。 正如我所说，这是一个破碎的承诺。

他们把时间花在了哪里？ 他们把时间花在做什么上了？

这些是您可以构建并确定人们将时间分配到何处的趋势类型。 作为销售人员，我可以给你这些数据。

我可以说，“好吧，尼古拉斯，看起来你花在电话上的时间大约是组织中最成功的销售人员的一半。 或者通常跨越整个 Time Doctor 网络。

那里有一些我们需要查看的东西，并且您可以使用这些东西来找出与活动相关的任务，而不是作为示例的 CRM 任务或电子邮件任务。”

6. 所以，你说的是数据中的洞察力是正确的。 因此，公司跟踪他们的数据并利用他们获得的洞察力做出决策。

根据哈佛大学的一项研究，由于员工时间管理不善，美国公司损失了大约 65B 美元。 但是，您确信 Time Doctor 的用户每年可以节省大约 37,000 美元。 请告诉我们该工具的工作原理。

因此，您如何发现这一点是识别您在工作日内执行的低活动任务或低影响任务。

我将带回销售示例。 也许您花了半天时间在电子邮件中准备您的 CRM。 我们知道，您在 CRM 和电子邮件上花费的时间越多，您作为销售人员赚的钱就越少。

但我们知道，您在手机上花费的时间越多，您在 Zoom 上花费的时间越多，您作为销售人员赚的钱就越多。

所以，我们要做的就是说，“好吧，让我们看看你的工作日”，“让我们弄清楚如何最大限度地减少你的 CRM 和电子邮件时间。”

也许我们甚至会委托其他人来帮助您保持您的 CRM 处于最新状态并管理您的电子邮件，而您则专注于与客户进行演示并尽可能多地关闭。

因此，它会衡量您在与之交互的网站和与之交互的应用程序上的时间。 它会告诉你你在哪里应用你的时间。

它也可以将其应用于其他所有人。 不仅在您的销售组织中，而且在 Time Doctor 网络中的每个人中。 所以，我可以告诉你实际上表现最好的销售人员是做什么的。

但我可能有 8,000 名销售人员的样本量，因为我可以看到谁是整个网络中表现最好的销售人员，并了解他们的 Workday 是如何工作的。

看看相关性在哪里，然后说：“看起来你实际上做了正确的缩放调用时间。 但是你没有按照你一天的比例来做适量的 CRM 活动，你需要改变这一点。”

7. 人们似乎有大约13 种不同的方法来管理他们的时间。 这是否意味着有 13 个正确答案或者它们是更好的答案？ 是什么让时间医生脱颖而出？

我认为这是我们的时间分析和机器学习工具。

正如我之前所说，我相信整个时间检查行业和整个世界实际上都在转向人工智能。 我换一种说法。 我认为作为时间跟踪公司的时间跟踪是时间医生最不重要的部分。

我认为实际上找出对您的工作日的见解是可行的。 所以你可以说哇，我每天在电子邮件中花费两个小时，看起来我可以将其减少到半小时。 或者我可以不那么精确地回复电子邮件作为例子，我可以再花一个小时做另一项任务。

或者更好的是，我可以直接停止工作，每天只需要花大约三四个小时在公司内部工作。 并且完成与我工作八小时完全相同的事情。

你刚才在研究中提到过。 很多工作真的比实际工作更忙。

如果每个人都深入自己的内心，对许多人来说这是一件具有挑战性的事情，因为其中存在一定程度的无知。

但很多时候，人们只是在工作上打发时间，实际上并没有做任何事情。 我的理念是这永远不会改变。 您永远不会神奇地使您的工作效率翻倍，但我们可以大大提高您的幸福感。

如果我可以让你每天提前两个小时回家，或者如果你可以远程工作并且你不必通勤并且你每天多赚两个小时的睡眠会怎样，那会彻底破坏你的工作效率.

如果你每天多睡两个小时，你的工作效率就会很高。 这些是我们大规模测量的东西。

然后我们可以给你那个庞大的数据集，把它归结为个人，然后说，这是你需要做的可操作的事情，以提高你自己的个人生产力。

8. 你有跟踪绩效的时间表吗？ 我必须使用 Time Doctor 30 天才能开始看到模式，还是必须使用 90 天才能开始真正跟踪模式？

平均而言，我们能够在一天内为您提供一些模式识别数据。 但是，您使用它的每一天都会变得更加精确。

我将回到销售示例。 假设我有一周的销售数据，您在 Time Doctor 中作为销售人员被跟踪。 我们可以给你一个非常好的销售员长相的非常好的结果，但我们不能给你一个非常好的关于你作为一个人的长相的看法。

所以，有很多变化。 有一个相当大的标准偏差，你真的必须努力，我会说可能需要几个月才能得到可以告诉你的精确测量，是的，这正是你的问题所在。

您的问题是缩放时间，或者您的问题是 CRM 时间。

这是你需要转换的核心，或者很多时候我们会发现你实际上工作太努力了，你花了太长时间来完成一项任务。

你可能实际上并没有有意识地考虑这一点，但很多时候，这只是因为我们处于这种朝九晚五、八小时工作日的心态。

你需要更长的时间来完成一项任务，因为你需要填满一天，很多时候。 而现实情况是，你可以在三个小时内完成所有事情。

我的想法是在三个小时内完成它，然后回家看看你的孩子。 这对我来说是更好的生活。

9. 我知道你集成了几个软件。 我想基本上你的集成主要集中在人们花在你集成的每个软件上的时间上。 或者您对这些集成还有其他用途吗？

是的。 在很多情况下，我们正在做一些非常简单的事情。 就像我们与 Google 日历的集成一样，例如，允许我们使用 Google 日历邀请立即开始跟踪特定任务。

或者它可能更详细，例如 HubSpot 集成，我们实际上可以在其中提取您的转换数据。 “那么，作为 HubSpot 的销售人员，你做得怎么样？” 我们可以使用这些数据来定义谁高效，谁不那么高效。

也许你甚至会比我更了解。 我们现在有 80 多个集成，并且我们每周都会添加更多。

10. Time Doctor 在办公环境和远程团队的工作方式有什么不同吗？

并不真地。 我们是一个远程优先的组织，我们在全球 40 个不同的国家/地区拥有员工。

这就是我们的 DNA 的全部意义所在。 这就是我们正在构建的工具类型。

但是，Time Doctor 可以像远程工作一样在办公室内工作。

然而，它的优势在于它可以让人们自由地在任何地方工作。

所以，如果你是办公室工作人员，你可以使用 Time Doctor 之类的工具，然后说服你的老板说：“好吧，我已经有了这个工具。 你可以让我对我投入的时间负责，现在我可以回家了。 我可以去另一个国家旅行。 我几乎可以为所欲为。

但只要确保我作为一名员工负责，并确保你知道我的工作日正在高效运行。

11. 现在，我们仍处于 Covid-19 的中间。 您认为当业务开始恢复正常、一切正常化时会发生什么变化？

我使用的是美国数据，但它几乎适用于任何地方。

在 COVID 之前，4% 的美国劳动力在远程工作。 在 COVID 疫情高峰期间，46% 的美国劳动力在远程工作。

我们预计这一数字将在 COVID 后下降约 30%。 我们甚至有更精确的数据，关于我们最近从今年最近离开的人那里收集到的信息。

我们已经确定 50% 的人处于远程状态。 40% 正在使用混合模式，其中一半远程工作，另一半不远程工作。 10% 的人会回到办公室。

因此，我们预计远程工作可能会减少 25% 到 50%，但这仍然是我们之前的巨大飞跃。

这个数字预计很快就会回升，我们正在经历一个有趣的现象。 特别是像美国这样的国家很快就分发了疫苗。 很多人被要求回到办公室。

很快，很多员工最终会辞职，因为他们知道在其他地方有他们可以访问的远程优先职位。

所以，这绝对是我们正在关注的事情，但对于远程工作来说，这是一个非常激动人心的时刻。

12. 我知道 Time Doctor 使用起来非常简单。 但是，是否有一些人们可能会觉得难以使用的东西，而你有这方面的指南？

是的！ 我们有完整的常见问题解答，我们在 10 人的客户成功团队中有 20 人的支持团队。

该团队完全可供公司使用，以便能够帮助他们入职。

但正如你所说，这很简单。 您确实下载了该应用程序，输入了您将在整个工作日处理的任务，然后您只需单击其中一项任务即可。 你已经启动并运行了。

13. 您的一些用户建议您应该为 HR 或 Admin 添加计费，以根据小时数来决定成本。 您是否正在考虑将定价作为一项功能，还是为用户提供替代方案？

是的！ 我们的确是。

第一，我们集成了一大堆不同的平台，可以在 Time Doctor 中添加计费功能和 HR 功能，这是我们很多用户使用的东西。

我们还意识到，我们希望在时间跟踪和更具体的时间分析方面成为世界一流。 因此，如果我们成为计费工具和人力资源管理工具以及所有其他类型的东西，我们的注意力就会从这个单一目标上移开。

并且有一大堆出色的公司在这方面做得很好，我们不一定想破坏它。 我们实际上想与合作伙伴合作。 所以，这就是我们决定专注于此的原因。

当我们决定添加一个新功能时，这是我们组织内部非常激烈的争论。 我们已经考虑了很多。 但我们希望在时间分析方面继续保持世界一流水平，这就是我们坚持这一点的原因。

14. 你刚刚说过你不打算进入人力资源或计费部门等等。 但是您是否正在为 Time Doctor 开发任何新工具？

是的，实际上。 我们正在做一大堆时间分析套件和报告。

因此，我们可以分析，例如，在您的组织内谁是高绩效者，谁是低绩效者。

我们正在做的一件很酷的事情是，我们可以在使用 Time Doctor 后大约一年或一周内确定您的工作角色，而无需您告诉我们。

因此，我们可以根据这些比率判断他们是否使用 HubSpot 和 Salesforce。 他们以这个比例使用电子邮件，他们正在使用这个比例放大。 然后我们知道他们是以销售开发代表为例，这非常整洁。

而且我们非常精确。 我认为我们现在大约有 96% 的算法是正确的。 我们正在构建 Time Doctor 内部的时间表之类的东西，这样您就可以在不同的工作时间有不同的时间表，特别是对于远程业务。

我们正在做的其他一些事情是与支付的完美集成。 因此，TransferWise、Payoneer 或 PayPal 等集成平台能够快速轻松地单击一个按钮，向您的员工付款。

还要确保您遵守所有不同的法律，这些法律涉及如何实际合法地向不在您直接国家的人付款。 我们正在与一大堆公司合作，以便也能够提供帮助。

15. 我很好奇，关于时间医生，有人对你说过的最好的话是什么？

好家伙！ 我们挽救了一个男人与时间医生的婚姻。

因为他沉迷于魔兽世界，他的妻子准备和他离婚并带走他的孩子。 他是一名开发人员，而且他对 DSM 批准的视频游戏成瘾。 而且他每天要花八个小时以上的时间在魔兽世界上工作。

所以，他会以开发人员的身份从事他的常规工作，然后就在此之后，他会玩魔兽世界大约八个小时，然后就去睡觉了。

然后，他会在第二天早上醒来，他会再做一次。 他能够使用时间医生来分析他的时间都花在了哪里。

但是，在他的治疗师的帮助下，他能够减少玩魔兽世界的时间，然后最终删除了他的角色。

他现在在他的工作中表现出色，他的表现正在下降，我相信他仍然幸福地结婚了。

16.非常令人印象深刻！ 你认为人们使用得不够多的时间医生是什么。 就像一些真正独特、强大的东西，但没有人真正尽可能多地使用它？

这些集成功能非常强大，没有人真正使用它们到我们认为他们正在使用它们的程度。 这真的很可惜。

很多时候，当我们的客户不想再使用 Time Doctor 时，我们会停止使用该软件。

他们会说，我希望它真的能与 JIRA 完美地集成，并做到这一点，我们会说它确实做到了。 （笑）

您是否真的设置了集成，因为我们现在可以帮助您？ 我们可以通过这种方式节省很多客户。

就像我之前说的，我们想成为一家时间分析公司，我们想很好地整合到其他所有东西中，以便所有这些信息都能无缝传达。

因此，到目前为止，集成可能是 Time Doctor 中使用最少的功能之一，它使软件在您与之交互时更加有用和愉快。

关于时间医生

Time Doctor 是一款人工智能驱动的时间跟踪软件，它监控和预测人类行为，旨在了解效率和生产力的秘密。

该解决方案通过停止浪费时间来帮助个人和组织提高生产力。 他们的时间表、员工生产力、屏幕监控、时间跟踪功能帮助他们的用户将盈利能力提高了 30%。

自 2012 年以来，Time Doctor 让人们无论身在何处都能高效地工作，同时能够与家人共度更多时间。