與 Time Doctor 的 Liam Martin 一起管理團隊生產力

管理時間聽起來很容易，但在管理團隊生產力時，這對於許多專業人士來說仍然是一個巨大的挑戰。 事實上，我們 80% 的工作日都花在了低價值的活動上，只剩下 20% 的時間用於積極工作。

然而，有效的時間管理是可以實現的。 它涉及紀律、任務優化和一致的績效跟踪，以實現既定目標。

知道你花在一項任務上的每一分鐘都是有衡量的，這會讓你負責。 它會自動促使您集中精力並提高工作效率。

Time Doctor 的儀表板可讓您查看佔用您大部分時間的客戶、任務和乾擾。 它使用彈出警報來提醒您在離開工作時應該執行的任務。 在一天結束時，您將獲得每日時間報告，顯示您離目標有多近。

採訪的主要內容

在這次採訪中，Time Doctor 的聯合創始人 Liam Martin 分享了關於人工智能等尖端技術將如何改變時間管理、幫助管理團隊生產力和遠程工作的進步見解。

以下是一些關鍵要點：

• 時間跟踪行業最重要的創新是人工智能和機器學習。
• Time Doctor 的目標是了解效率和生產力的秘密。
• 人工智能驅動的時間跟踪軟件可以監控和預測人類行為。
• 你花在做某事上的時間和你完成的事情之間存在巨大的脫節。
• 您在工作日所做的 80% 的工作是為完成 20% 的高效工作做準備。
• 在 COVID 高峰期間，46% 的美國勞動力在遠程工作。
• 儘管我們預計大流行結束後遠程工作將減少 25% 至 50%，但仍高於大流行之前的水平。
• 普通人已經嘗試或使用了 13 種不同的方法來管理他們的時間。

我與利亞姆·馬丁的對話

1. 請介紹一下您自己、您的專業經驗和 Time Doctor。

當然！ 我叫利亞姆·馬丁。 我是遠程工作工具Time Doctor和Staff.com的聯合創始人。

Time Doctor 是一個用於遠程團隊的時間跟踪工具，我們已經運行了大約十年。 我們的活動“遠程運行”是關於建立和擴展遠程團隊的最大會議。 我們已經運行了大約四年。

我對遠程團隊的工作方式以及如何構建和擴展它們充滿熱情，這對於 COVID 變得非常有趣和令人興奮。 可能，去年遠程工作發生的事情比過去十年更多。

2. 你是如何開始時間醫生的？ 現在看時間醫生的價值是顯而易見的，但是當你開始的時候，你當時想要達到的目標是什麼？

十年前，當我們開始創業時，我經營著一家在線輔導公司。 我會和世界各地的導師一起工作，我們會通過 Skype 輔導學生。

我遇到的最大問題之一是我會向學生收取 10 小時的費用，然後他們會來找我說我只和導師一起工作了 5 小時。 所以，然後我不得不去找導師問，“你和學生一起工作了十個小時還是五個小時？” 當然，他們會說十，因為那是他們的賬單。

我最終不得不退還學生五個小時的費用，並支付給導師整整十個小時的費用。 這讓我口袋裡沒有錢，這真的毀了生意。

因此，時間醫生是一個非常棒的工具，可以非常清楚地確定某人在特定任務上花費了多長時間。

現在，我正在和 Nicholas 一起做播客，到目前為止，我一直在跟踪該任務 13 分 22 秒才能完成。

然後，我可以根據所有其他採訪來衡量它的效率。 我認為我目前在隊列中完成了 583 次。 並弄清楚“嗯，我最常使用哪些應用程序”，“我完成這些任務的效率如何？” 等等。

3. 當然，創業前你想要什麼，從一開始就很清楚。 但是您已經經營該業務大約十年了，您可能已經發現了一些新東西？ 你有什麼觀察？

老實說，時間跟踪行業最大的創新是人工智能和機器學習。

我相信在未來十年內，地球上每個人的所有工作都會有一個人工智能助手。 希望我們能成為這背後的公司。 但是你花在做某事上的時間和你完成的事情之間存在巨大的脫節。

而且，了解效率和生產力的秘密至少是我們公司的目標，作為一家生產力時間跟踪公司，我認為整個行業都在發展。

所以，如果你給我足夠的端點，例如，我可以告訴你什麼時候要抓鼻子。

這只是一個數據問題。 因為我們可以看到很多這些變量都存在於人們將時間放在哪里以及他們如何有效地分配時間的內部。 因此，該行業的下一個​​重要階段是進入時間跟踪的 AI 時代。

4. 一份出版物稱，大約80% 的工作日用於低價值活動，僅剩下 20% 用於積極工作。 小型企業如何使用 Time Doctor 來改變這種行為？ 那是高價值的活動，而不僅僅是任何活動。

這也是一個有趣的事情。

如果您試圖確定人們將時間花在哪里以及他們的時間效率如何，那麼這是一座非常需要攀登的山。 尤其是當你將它與經典的財富 500 強 MBA 經理、副總裁或大公司內的董事進行比較時。 因為在過去的 200 年裡，他們一直處於朝九晚五的心態。

老實說，這比你想像的要困難得多，因為我可以向某人提供非常清晰的定量數據，即每週工作 26 小時是更有效的工作週。 這意味著您在 26 小時內完成的工作比每週工作 40 小時完成的要多。

我可以通過 Time Doctor 的數據非常清楚地表明這一點，但即使向他們展示了這些信息，也很少有人會相信。

正如你之前所說，歸根結底，你在工作日所做的 80% 的工作實際上是為完成 20% 的高效工作做準備。 或者非常低價值的任務，讓你為那 20% 的工作做好準備。

我們在研究中知道，如果你只專注於 20%、30%、40% 的工作效率高的工作日，並且只專注於這一點，你實際上最終會更有效率地完成更多工作。 而不是如果你花更多的時間在這些任務上工作。

我希望我能告訴你，“這就是我可以說服非常大的公司能夠理解這個破碎的承諾的方法。” 但到目前為止，不幸的是，我相對不成功。

5. 假設您嘗試過。 你會做什麼或建議企業做什麼？ 他們如何分配時間並專注於高價值活動？

我們嘗試使用 Time Doctor 做的是將這些數據直接帶回公司。 因此，假設您正在查看一個銷售組織。 銷售人員確實是衡量努力與結果的好方法。

你有一個非常明確的量化結果變量，即銷售人員每月產生的金額。

我還沒有看到一個最成功的銷售人員也在工作上花費最多時間的案例，而且我已經看到了成千上萬的銷售組織。

最成功的銷售人員從來都不是最努力的人。 正如我所說，這是一個破碎的承諾。

他們把時間花在了哪裡？ 他們把時間花在做什麼上了？

這些是您可以構建並確定人們將時間分配到何處的趨勢類型。 作為銷售人員，我可以給你這些數據。

我可以說，“好吧，尼古拉斯，看起來你花在電話上的時間大約是組織中最成功的銷售人員的一半。 或者通常跨越整個 Time Doctor 網絡。

那裡有一些我們需要查看的東西，並且您可以使用這些東西來找出與活動相關的任務，而不是作為示例的 CRM 任務或電子郵件任務。”

6. 所以，你說的是數據中的洞察力是正確的。 因此，公司跟踪他們的數據並利用他們獲得的洞察力做出決策。

根據哈佛大學的一項研究，由於員工時間管理不善，美國公司損失了大約 65B 美元。 但是，您確信 Time Doctor 的用戶每年可以節省大約 37,000 美元。 請告訴我們該工具的工作原理。

因此，您如何發現這一點是識別您在工作日內執行的低活動任務或低影響任務。

我將帶回銷售示例。 也許您花了半天時間在電子郵件中準備您的 CRM。 我們知道，您在 CRM 和電子郵件上花費的時間越多，您作為銷售人員賺的錢就越少。

但我們知道，您在手機上花費的時間越多，您在 Zoom 上花費的時間越多，您作為銷售人員賺的錢就越多。

所以，我們要做的就是說，“好吧，讓我們看看你的工作日”，“讓我們弄清楚如何最大限度地減少你的 CRM 和電子郵件時間。”

也許我們甚至會委託其他人來幫助您保持您的 CRM 處於最新狀態並管理您的電子郵件，而您則專注於與客戶進行演示並儘可能多地關閉。

因此，它會衡量您在與之交互的網站和與之交互的應用程序上的時間。 它會告訴你你在哪裡應用你的時間。

它也可以將其應用於其他所有人。 不僅在您的銷售組織中，而且在 Time Doctor 網絡中的每個人中。 所以，我可以告訴你實際上表現最好的銷售人員是做什麼的。

但我可能有 8,000 名銷售人員的樣本量，因為我可以看到誰是整個網絡中表現最好的銷售人員，並了解他們的 Workday 是如何工作的。

看看相關性在哪裡，然後說：“看起來你實際上做了正確的縮放調用時間。 但是你沒有按照你一天的比例來做適量的 CRM 活動，你需要改變這一點。”

7. 人們似乎有大約13 種不同的方法來管理他們的時間。 這是否意味著有 13 個正確答案或者它們是更好的答案？ 是什麼讓時間醫生脫穎而出？

我認為這是我們的時間分析和機器學習工具。

正如我之前所說，我相信整個時間檢查行業和整個世界實際上都在轉向人工智能。 我換一種說法。 我認為作為時間跟踪公司的時間跟踪是時間醫生最不重要的部分。

我認為實際上找出對您的工作日的見解是可行的。 所以你可以說哇，我每天在電子郵件中花費兩個小時，看起來我可以將其減少到半小時。 或者我可以不那麼精確地回復電子郵件作為例子，我可以再花一個小時做另一項任務。

或者更好的是，我可以直接停止工作，每天只需要花大約三四個小時在公司內部工作。 並且完成與我工作八小時完全相同的事情。

你剛才在研究中提到過。 很多工作真的比實際工作更忙。

如果每個人都深入自己的內心，對許多人來說這是一件具有挑戰性的事情，因為其中存在一定程度的無知。

但很多時候，人們只是在工作上打發時間，實際上並沒有做任何事情。 我的理念是這永遠不會改變。 您永遠不會神奇地使您的工作效率翻倍，但我們可以大大提高您的幸福感。

如果我可以讓你每天提前兩個小時回家，或者如果你可以遠程工作並且你不必通勤並且你每天多賺兩個小時的睡眠，那會徹底破壞你的工作效率.

如果你每天多睡兩個小時，你的工作效率就會很高。 這些是我們大規模測量的東西。

然後我們可以給你那個龐大的數據集，把它歸結為個人，然後說，這是你需要做的可操作的事情，以提高你自己的個人生產力。

8. 你有跟踪績效的時間表嗎？ 我必須使用 Time Doctor 30 天才能開始看到模式，還是必須使用 90 天才能開始真正跟踪模式？

平均而言，我們能夠在一天內為您提供一些模式識別數據。 但是，您使用它的每一天都會變得更加精確。

我將回到銷售示例。 假設我有一周的銷售數據，您在 Time Doctor 中作為銷售人員被跟踪。 我們可以給你一個非常好的銷售員長相的非常好的結果，但我們不能給你一個非常好的關於你作為一個人的長相的看法。

所以，有很多變化。 有一個相當大的標準偏差，你真的必須努力，我會說可能需要幾個月才能得到可以告訴你的精確測量，是的，這正是你的問題所在。

您的問題是縮放時間，或者您的問題是 CRM 時間。

這是你需要轉換的核心，或者很多時候我們會發現你實際上工作太努力了，你花了太長時間來完成一項任務。

你可能實際上並沒有有意識地考慮這一點，但很多時候，這只是因為我們處於這種朝九晚五、八小時工作日的心態。

你需要更長的時間來完成一項任務，因為你需要填滿一天，很多時候。 而現實情況是，你可以在三個小時內完成所有事情。

我的想法是在三個小時內完成它，然後回家看看你的孩子。 這對我來說是更好的生活。

9. 我知道你集成了幾個軟件。 我想基本上你的集成主要集中在人們花在你集成的每個軟件上的時間上。 或者您對這些集成還有其他用途嗎？

是的。 在很多情況下，我們正在做一些非常簡單的事情。 就像我們與 Google 日曆的集成一樣，例如，允許我們使用 Google 日曆邀請立即開始跟踪特定任務。

或者它可能更詳細，例如 HubSpot 集成，我們實際上可以在其中提取您的轉換數據。 “那麼，作為 HubSpot 的銷售人員，你做得怎麼樣？” 我們可以使用這些數據來定義誰高效，誰不那麼高效。

也許你甚至會比我更了解。 我們現在有 80 多個集成，並且我們每週都會添加更多。

10. Time Doctor 在辦公環境和遠程團隊的工作方式有什麼不同嗎？

並不真地。 我們是一個遠程優先的組織，我們在全球 40 個不同的國家/地區擁有員工。

這就是我們的 DNA 的全部意義所在。 這就是我們正在構建的工具類型。

但是，Time Doctor 可以像遠程工作一樣在辦公室內工作。

然而，它的優勢在於它可以讓人們自由地在任何地方工作。

所以，如果你是辦公室工作人員，你可以使用 Time Doctor 之類的工具，然後說服你的老闆說：“好吧，我已經有了這個工具。 你可以讓我對我投入的時間負責，現在我可以回家了。 我可以去另一個國家旅行。 我幾乎可以為所欲為。

但只要確保我作為一名員工負責，並確保你知道我的工作日正在高效運行。

11. 現在，我們仍處於 Covid-19 的中間。 您認為當業務開始恢復正常、一切正常化時會發生什麼變化？

我使用的是美國數據，但它幾乎適用於任何地方。

在 COVID 之前，4% 的美國勞動力在遠程工作。 在 COVID 疫情高峰期間，46% 的美國勞動力在遠程工作。

我們預計這一數字將在 COVID 後下降約 30%。 我們甚至有更精確的數據，關於我們最近從今年最近離開的人那裡收集到的信息。

我們已經確定 50% 的人處於遠程狀態。 40% 正在使用混合模式，其中一半遠程工作，另一半不遠程工作。 10% 的人會回到辦公室。

因此，我們預計遠程工作可能會減少 25% 到 50%，但這仍然是我們之前的巨大飛躍。

這個數字預計很快就會回升，我們正在經歷一個有趣的現象。 特別是像美國這樣的國家很快就分發了疫苗。 很多人被要求回到辦公室。

很快，很多員工最終會辭職，因為他們知道在其他地方有他們可以訪問的遠程優先職位。

所以，這絕對是我們正在關注的事情，但對於遠程工作來說，這是一個非常激動人心的時刻。

12. 我知道 Time Doctor 使用起來非常簡單。 但是，是否有一些人們可能會覺得難以使用的東西，而你有這方面的指南？

是的！ 我們有完整的常見問題解答，我們在 10 人的客戶成功團隊中有 20 人的支持團隊。

該團隊完全可供公司使用，以便能夠幫助他們入職。

但正如你所說，這很簡單。 您確實下載了該應用程序，輸入了您將在整個工作日處理的任務，然後您只需單擊其中一項任務即可。 你已經啟動並運行了。

13. 您的一些用戶建議您應該為 HR 或 Admin 添加計費，以根據小時數來決定成本。 您是否正在考慮將定價作為一項功能，還是為用戶提供替代方案？

是的！ 我們的確是。

第一，我們集成了一大堆不同的平台，可以在 Time Doctor 中添加計費功能和 HR 功能，這是我們很多用戶使用的東西。

我們還意識到，我們希望在時間跟踪和更具體的時間分析方面成為世界一流。 因此，如果我們成為計費工具和人力資源管理工具以及所有其他類型的東西，我們的注意力就會從這個單一目標上移開。

並且有一大堆出色的公司在這方面做得很好，我們不一定想破壞它。 我們實際上想與合作夥伴合作。 所以，這就是我們決定專注於此的原因。

當我們決定添加一個新功能時，這是我們組織內部非常激烈的爭論。 我們已經考慮了很多。 但我們希望在時間分析方面繼續保持世界一流水平，這就是我們堅持這一點的原因。

14. 你剛剛說過你不打算進入人力資源或計費部門等等。 但是您是否正在為 Time Doctor 開發任何新工具？

是的，實際上。 我們正在做一大堆時間分析套件和報告。

因此，我們可以分析，例如，在您的組織內誰是高績效者，誰是低績效者。

我們正在做的一件很酷的事情是，我們可以在使用 Time Doctor 後大約一年或一周內確定您的工作角色，而無需您告訴我們。

因此，我們可以根據這些比率判斷他們是否使用 HubSpot 和 Salesforce。 他們以這個比例使用電子郵件，他們正在使用這個比例放大。 然後我們知道他們是以銷售開發代表為例，這非常整潔。

而且我們非常精確。 我認為我們現在大約有 96% 的算法是正確的。 我們正在構建 Time Doctor 內部的時間表之類的東西，這樣您就可以在不同的工作時間有不同的時間表，特別是對於遠程業務。

我們正在做的其他一些事情是與支付的完美集成。 因此，TransferWise、Payoneer 或 PayPal 等集成平台能夠快速輕鬆地單擊一個按鈕，向您的員工付款。

還要確保您遵守所有不同的法律，這些法律涉及如何實際合法地向不在您直接國家的人付款。 我們正在與一大堆公司合作，以便也能夠提供幫助。

15. 我很好奇，關於時間醫生，有人對你說過的最好的話是什麼？

好傢伙！ 我們挽救了一個男人與時間醫生的婚姻。

因為他沉迷於魔獸世界，他的妻子準備和他離婚並帶走他的孩子。 他是一名開發人員，而且他對 DSM 批准的視頻遊戲成癮。 而且他每天要花八個小時以上的時間在魔獸世界上工作。

所以，他會以開發人員的身份從事他的常規工作，然後就在此之後，他會玩魔獸世界大約八個小時，然後就去睡覺了。

然後，他會在第二天早上醒來，他會再做一次。 他能夠使用時間醫生來分析他的時間都花在了哪裡。

但是，在他的治療師的幫助下，他能夠減少玩魔獸世界的時間，然後最終刪除了他的角色。

他現在在他的工作中表現出色，他的表現正在下降，我相信他仍然幸福地結婚了。

16.非常令人印象深刻！ 你認為人們使用得不夠多的時間醫生是什麼。 就像一些真正獨特、強大的東西，但沒有人真正盡可能多地使用它？

這些集成功能非常強大，沒有人真正使用它們到我們認為他們正在使用它們的程度。 這真的很可惜。

很多時候，當我們的客戶不想再使用 Time Doctor 時，我們會停止使用該軟件。

他們會說，我希望它真的能與 JIRA 完美地集成，並做到這一點，我們會說它確實做到了。 （笑）

您是否真的設置了集成，因為我們現在可以幫助您？ 我們可以通過這種方式節省很多客戶。

就像我之前說的，我們想成為一家時間分析公司，我們想很好地整合到其他所有東西中，以便所有這些信息都能無縫傳達。

因此，到目前為止，集成可能是 Time Doctor 中使用最少的功能之一，它使軟件在您與之交互時更加有用和愉快。

關於時間醫生

Time Doctor 是一款人工智能驅動的時間跟踪軟件，它監控和預測人類行為，旨在了解效率和生產力的秘密。

該解決方案通過停止浪費時間來幫助個人和組織提高生產力。 他們的時間表、員工生產力、屏幕監控、時間跟踪功能幫助他們的用戶將盈利能力提高了 30%。

自 2012 年以來，Time Doctor 讓人們無論身在何處都能高效地工作，同時能夠與家人共度更多時間。