Gerenciando a produtividade da equipe com Liam Martin, do Time Doctor

Gerenciar o tempo parece fácil, mas continua sendo um grande desafio para muitos profissionais ao gerenciar a produtividade da equipe. Na verdade, 80% do nosso dia de trabalho é gasto em atividades de baixo valor, deixando apenas 20% para o trabalho ativo.

No entanto, a gestão eficaz do tempo é alcançável. Envolve disciplina, otimização de tarefas e acompanhamento de desempenho consistente para atingir as metas estabelecidas.

Saber que cada minuto que você gasta em uma tarefa é medido o torna responsável. Ele automaticamente empurra você para se concentrar e ser mais produtivo.

Os painéis do Time Doctor permitem que você veja clientes, tarefas e distrações que ocupam a maior parte do seu tempo. Ele usa alertas pop-up para lembrá-lo das tarefas que você deve fazer quando se afastar do trabalho. E no final do dia, você receberá relatórios diários de tempo que mostram o quão perto você está de seu objetivo.

Principais conclusões da entrevista

Nesta entrevista, Liam Martin, cofundador da Time Doctor, compartilha insights progressivos sobre como tecnologias de ponta, como inteligência artificial, transformarão o gerenciamento do tempo, ajudarão no gerenciamento da produtividade da equipe e do trabalho remoto.

Aqui estão algumas dicas importantes:

• As inovações mais significativas no setor de rastreamento de tempo são a inteligência artificial e o aprendizado de máquina.
• O objetivo do Time Doctor é entender os segredos da eficiência e produtividade.
• O software de rastreamento de tempo com inteligência artificial pode monitorar e prever o comportamento humano.
• Há uma enorme desconexão entre a quantidade de tempo que você gasta fazendo algo e o que você faz.
• 80% do trabalho que você faz durante o seu dia de trabalho é uma preparação para fazer os 20% que são produtivos.
• Durante o pico do COVID, 46% da força de trabalho dos EUA estava trabalhando remotamente.
• Embora esperemos uma redução de 25% a 50% no trabalho remoto quando a pandemia terminar, ainda é maior do que era antes da pandemia.
• A pessoa comum já tentou ou usa 13 métodos diferentes para gerenciar seu tempo.

Minha conversa com Liam Martin

1. Por favor, conte-nos sobre você, sua experiência profissional e o Time Doctor.

Certo! Meu nome é Liam Martin. Sou cofundador da ferramenta de trabalho remoto Time Doctor e Staff.com .

O Time Doctor é uma ferramenta de rastreamento de tempo para equipes remotas, que estamos executando há aproximadamente dez anos. E nosso evento ' Running Remote ' é a maior conferência sobre construção e dimensionamento de equipes remotas. E estamos executando isso há cerca de quatro anos.

Sou muito apaixonado por como as equipes remotas trabalham e como construí-las e dimensioná-las, o que se tornou muito interessante e empolgante com o COVID. Provavelmente, mais coisas aconteceram no trabalho remoto no último ano do que nos últimos dez anos.

2. Como você começou o Time Doctor? É óbvio ver o valor do Time Doctor agora, mas quando você começou, o que você estava tentando alcançar naquele momento?

Dez anos atrás, quando começamos o negócio, eu administrava uma empresa de tutoria online. E eu trabalharia com tutores em todo o mundo, e nós ensinaríamos os alunos através do Skype.

E um dos maiores problemas que eu tinha era que eu cobrava 10 horas de um aluno, e então eles vinham até mim dizendo que eu só trabalhava com meu tutor por cinco horas. Então, aí eu tinha que ir ao tutor e perguntar: “você trabalhou dez ou cinco horas com um aluno?' E, claro, eles diriam dez porque é isso que eles faturaram.

Eu acabaria tendo que reembolsar o aluno por cinco horas e pagar ao tutor as dez horas completas. E isso me deixou sem dinheiro no bolso, e isso estava realmente destruindo o negócio.

Portanto, o Time Doctor foi uma ferramenta fantástica para identificar com muita clareza exatamente quanto tempo alguém gastou em uma tarefa específica.

No momento, estou fazendo um podcast com Nicholas e tenho acompanhado essa tarefa por 13 minutos e 22 segundos até agora.

Então, posso medir a eficiência disso em relação a todas as outras entrevistas. Eu acho que existem 583 que eu fiz atualmente dentro da minha fila. E descubra “bem, quais aplicativos eu uso mais”, “quão eficiente estou concluindo essas tarefas?” e assim por diante.

3. Claro, o que você queria antes de iniciar o negócio estava claro desde o início. Mas você administra o negócio há cerca de uma década e provavelmente descobriu algo novo? Quais são suas observações?

A maior inovação no setor de rastreamento de tempo, honestamente, é a inteligência artificial e o aprendizado de máquina.

Acredito que nos próximos dez anos haverá um assistente de IA para todo o trabalho para todos no planeta Terra. E esperançosamente, seremos a empresa por trás disso. Mas há uma enorme desconexão entre a quantidade de tempo que você gasta fazendo algo e o que você faz.

E, entender os segredos da eficiência e produtividade é o objetivo de pelo menos nossa empresa, como uma empresa de controle de tempo de produtividade e para onde eu acho que toda a indústria está indo.

Então, se você me der pontos de extremidade suficientes, por exemplo, posso dizer quando você vai coçar o nariz.

E isso é simplesmente um problema de dados. Porque podemos ver muitas dessas variáveis ​​se apresentarem dentro de onde as pessoas colocam seu tempo e como elas o empregam de forma eficaz. Então, o próximo grande estágio para a indústria está entrando na era da IA ​​de rastreamento de tempo.

4. Uma publicação afirmou que cerca de 80% da jornada de trabalho é gasto em atividades de baixo valor, restando apenas 20% para trabalho ativo. Como as pequenas empresas podem usar o Time Doctor para mudar esse comportamento? São atividades de alto valor e não qualquer atividade.

Isso também é interessante.

Se você está tentando identificar onde as pessoas dedicam seu tempo e quão produtivas elas são com seu tempo, é uma subida muito séria. Especialmente quando você o compara com o clássico gerente, vice-presidente ou diretor de MBA da Fortune 500 dentro de uma grande empresa. Porque eles tiveram a mentalidade das nove às cinco nos últimos 200 anos.

E, honestamente, é muito mais difícil do que você imagina, porque posso apresentar a alguém dados quantitativos muito claros de que uma semana de trabalho de 26 horas é uma semana de trabalho mais eficiente. Ou seja, você faz mais coisas em 26 horas do que com uma semana de trabalho de 40 horas.

Posso mostrar isso com os dados do Time Doctor com muita clareza, mas poucas pessoas estão convencidas, mesmo que sejam apresentadas a essas informações.

E tudo se resume a, como você disse anteriormente, 80% do trabalho que você faz durante o seu dia de trabalho é realmente uma preparação para fazer os 20% que são produtivos. Ou tarefas de valor muito baixo para prepará-lo para os 20% que são muito produtivos.

E sabemos em nossa pesquisa que se você se concentrar apenas nos 20, 30, 40% do seu dia de trabalho que é hiperprodutivo e se concentrar apenas nisso, você acaba sendo mais produtivo em fazer mais. Em vez de passar mais tempo trabalhando nessas tarefas.

Eu gostaria de poder dizer a você: “aqui está como posso convencer grandes corporações a serem capazes de entender essa promessa quebrada”. Mas a partir de agora, eu tenho sido relativamente mal sucedido, infelizmente.

5. Vamos supor que você tentou. O que você faria ou aconselharia as empresas a fazer? Como eles distribuem o tempo e se concentram em atividades de alto valor?

O que tentamos fazer com o Time Doctor é trazer esses dados de volta para a empresa. Então, digamos que você esteja olhando para uma organização de vendas. Os vendedores são realmente uma ótima medida de esforço versus resultados.

E você tem uma variável de resultado quantitativa muito clara, que é a quantidade de dinheiro que um vendedor gerou mês a mês.

Ainda estou para ver um único caso do vendedor mais bem-sucedido também passando a maior parte do tempo no trabalho, e já vi milhares de organizações de vendas neste momento.

O vendedor mais bem-sucedido nunca é o que mais trabalha. E como eu disse, esta é uma promessa quebrada.

Onde eles empregaram seu tempo? O que eles gastaram seu tempo fazendo?

Esses são os tipos de tendências que você pode incorporar e identificar onde as pessoas empregam seu tempo. E posso dar-lhe esses dados como vendedor.

E posso dizer: “Bem, Nicholas, parece que você está gastando cerca de metade do tempo no telefone do que o vendedor mais bem-sucedido da sua organização. Ou geralmente em toda a rede do Time Doctor.

Há algo lá que precisamos analisar e que você pode usar para descobrir suas tarefas relacionadas à atividade, em oposição às tarefas de CRM ou tarefas de e-mail, por exemplo.”

6. Então, o que você está dizendo é que o insight está correto nos dados. Assim, as empresas rastreiam seus dados e usam os insights que obtêm para tomar decisões.

De acordo com um estudo de Harvard, as empresas americanas perdem cerca de US$ 65 bilhões devido à má gestão do tempo dos funcionários. No entanto, você está confiante de que os usuários do Time Doctor economizam cerca de US$ 37.000 por ano. Por favor, conte-nos como a ferramenta funciona.

Então, como você descobriria isso é identificar tarefas de baixa atividade ou tarefas de baixo impacto que você faz dentro do seu dia de trabalho.

Vou trazer de volta o exemplo de vendas. Talvez você gaste metade do seu dia preparando seu CRM em seu e-mail. E sabemos que quanto mais tempo você gasta em seu CRM e seu e-mail, menos dinheiro você ganha como vendedor.

Mas sabemos que quanto mais tempo você gasta no telefone, quanto maior ou, quanto mais tempo você gasta no zoom, mais dinheiro você ganha como vendedor.

Então, tudo o que faríamos é dizer: “ok, vamos analisar seu dia de trabalho”, “vamos descobrir como podemos minimizar seu CRM e seu tempo de e-mail”.

E talvez até deleguemos isso contratando outra pessoa para ajudá-lo a manter seu CRM atualizado e gerenciar seus e-mails enquanto você se concentra em apenas fazer demonstrações com clientes e fechar o maior número possível.

Portanto, ele mede seu tempo nos sites com os quais você está interagindo e nos aplicativos com os quais está interagindo. E ele lhe dirá onde você está aplicando seu tempo.

Ele também pode aplicar isso contra todos os outros. Não apenas em sua organização de vendas, mas em todos na rede do Time Doctor. Então, eu posso dizer na verdade o que os vendedores de melhor desempenho fazem.

Mas posso ter uma amostra de 8.000 vendedores porque posso ver quem são os vendedores com melhor desempenho em toda a rede e ver como funciona o dia de trabalho deles.

E veja onde estão as correlações e diga: “parece que você realmente faz exatamente a quantidade certa de chamadas de zoom. Mas você não faz a quantidade certa de atividade de CRM em relação ao seu dia e precisa mudar isso.”

7. As pessoas parecem ter cerca de 13 métodos diferentes para gerenciar seu tempo. Isso significa que existem 13 respostas certas ou são as melhores respostas? O que faria o Time Doctor se destacar?

Acho que são nossas ferramentas de análise de tempo e aprendizado de máquina.

Como eu disse antes, acredito que o tempo todo a indústria de verificação e o mundo inteiro estão realmente migrando para a inteligência artificial. Vou colocar de outra forma. Eu acho que rastrear o tempo como uma empresa de rastreamento de tempo é a parte menos importante do Time Doctor.

Acho que, na verdade, descobrir os insights sobre o seu dia de trabalho é acionável. Para que você possa dizer uau, eu passava duas horas por dia no meu e-mail e parece que posso reduzir isso para meia hora. Ou posso ser menos preciso ao responder e-mails, por exemplo, e posso passar mais uma hora fazendo outra tarefa.

Ou melhor ainda, posso simplesmente parar de trabalhar e passar apenas cerca de três a quatro horas por dia trabalhando dentro da empresa. E fazer exatamente a mesma quantidade de coisas como se eu trabalhasse por oito horas.

E você acabou de mencionar isso nos estudos anteriores. Muito trabalho é realmente mais ocupado do que trabalho real.

E se todos olharem para dentro de si mesmos, é um desafio para muitas pessoas reconhecerem, porque há um certo nível de ignorância dentro disso.

Mas muitas vezes, as pessoas apenas passam o tempo em seus empregos, e na verdade não estão fazendo nada. E minha filosofia é que isso nunca vai mudar. você nunca dobrará magicamente sua produtividade, mas podemos aumentar sua felicidade em uma margem bastante significativa.

E se eu pudesse chegar em casa duas horas mais cedo todos os dias, ou se você pudesse trabalhar remotamente e não precisasse se deslocar e ganhasse de volta mais duas horas de sono todos os dias, isso explodiria completamente sua produtividade .

Você seria hiperprodutivo se tivesse duas horas a mais de sono por dia. E essas são as coisas que medimos em grande escala.

Então, podemos fornecer esse conjunto de dados enorme, reduzi-lo ao indivíduo e dizer, aqui estão as coisas acionáveis ​​que você precisa fazer para melhorar sua própria produtividade pessoal.

8. Você tem um prazo para acompanhar o desempenho? Preciso usar o Time Doctor por 30 dias para começar a ver os padrões ou 90 dias para começar a realmente rastrear os padrões?

Em média, poderíamos fornecer alguns dados de reconhecimento de padrões em um dia. No entanto, ele ficará mais preciso a cada dia que você o usar.

Vou voltar ao exemplo de vendas. Digamos que eu tenha uma semana de dados de vendas do seu tempo sendo rastreados como vendedor dentro do Time Doctor. Podemos lhe dar um resultado muito bom de como é um vendedor realmente bom, mas não podemos lhe dar uma visão muito boa de como você é como pessoa.

Então, há muita variação. Há um desvio padrão muito grande e você realmente tem que trabalhar nisso, eu diria que provavelmente por alguns meses antes de obter medições precisas que possam lhe dizer, sim, é exatamente esse o seu problema.

Seu problema é tempo no zoom ou seu problema é tempo no CRM.

E esta é a coisa central que você precisa mudar, ou muitas vezes descobrimos que você está realmente trabalhando demais, está gastando muito tempo para concluir uma tarefa.

E você pode não estar realmente pensando nisso conscientemente, mas muitas vezes, é só porque estamos nessa mentalidade de nove a cinco, oito horas de trabalho diário.

Você leva muito mais tempo para concluir uma tarefa porque precisa preencher o dia, muitas vezes. E a realidade é que você pode fazer tudo em três horas.

Minha mentalidade é fazer isso em três horas e depois ir para casa e ver seus filhos. Isso é uma vida muito melhor para mim.

9. Eu sei que você está integrado com alguns softwares. Eu imagino que basicamente sua integração seja focada no tempo que as pessoas gastam em cada um dos softwares com os quais você se integra. Ou você tem outros usos para essas integrações?

Sim. Em muitos casos, estamos fazendo algo bastante simples. Como nossas integrações com o Google Calendar, por exemplo, nos permite começar a rastrear uma determinada tarefa instantaneamente com o convite do Google Calendar.

Ou pode ser muito mais detalhado, como uma integração do HubSpot, onde poderemos realmente extrair seus dados de conversão. “Então, quão bem você está se saindo como vendedor dentro do HubSpot?” Podemos usar esses dados para definir quem é produtivo e quem não é tão produtivo.

Talvez você até saiba melhor do que eu. Temos mais de 80 integrações no momento e estamos adicionando mais a cada semana.

10. Existe diferença na forma como o Time Doctor trabalha em um ambiente de escritório e para equipes remotas?

Na verdade. Somos uma organização remota, temos funcionários em 40 países diferentes em todo o mundo.

Então é disso que se trata o nosso DNA. E esse é o tipo de ferramenta que estamos construindo.

Mas, o Time Doctor pode trabalhar dentro de um escritório tão bem quanto trabalhar remotamente.

A vantagem, no entanto, é que ele pode dar às pessoas a liberdade de trabalhar de qualquer lugar.

Então, se você é um trabalhador de escritório, você pode usar algo como o Time Doctor e convencer seu chefe e dizer “bem, eu já tenho essa ferramenta pronta. Você pode me manter responsável em termos do tempo que estou dedicando, e agora posso voltar para casa. Posso viajar para outro país. Eu posso muito bem fazer o que eu quiser.

Mas apenas certifique-se de que sou responsável como funcionário e certifique-se de que você saiba que meu dia de trabalho está funcionando com eficiência.

11. Agora, ainda estamos no meio do Covid-19. O que você acha que vai mudar quando os negócios começarem a voltar ao normal, quando tudo normalizar?

Estou usando os dados dos EUA, mas pode ser aplicável a quase qualquer lugar.

Antes do COVID, 4% da força de trabalho dos EUA estava trabalhando remotamente. E durante o pico do COVID, 46% da força de trabalho dos EUA estava trabalhando remotamente.

Esperamos que esse número caia aproximadamente para 30% após o COVID. Temos até dados mais precisos sobre o que coletamos recentemente das pessoas que se afastaram recentemente este ano.

Identificamos que 50% estão ficando remotos. 40% estão se tornando híbridos, onde metade está trabalhando remotamente e metade não. E 10% estão voltando para o escritório.

Portanto, esperamos, provavelmente, uma redução de 25 a 50% no trabalho remoto, mas ainda é um grande salto em relação a onde estávamos antes.

E esse número está projetado para voltar a subir muito em breve, estamos experimentando um fenômeno interessante. Particularmente porque países como os Estados Unidos distribuíram a vacina muito rapidamente. Muitas pessoas estão sendo convidadas de volta ao escritório.

Muito em breve, muitos funcionários acabarão desistindo porque sabem que existem posições remotas em outros lugares às quais podem ter acesso.

Então, isso é definitivamente algo que estamos assistindo, mas é um momento muito emocionante para o trabalho remoto.

12. Eu entendo que o Time Doctor é bastante simples de usar. Mas existem coisas que as pessoas podem achar difícil de usar e você tem um guia para isso?

Sim! Temos um FAQ completo e temos uma equipe de suporte de 20 pessoas em uma equipe de sucesso do cliente de 10.

A equipe está totalmente à disposição das empresas para poder ajudá-las a bordo.

Mas como você disse é bem simples. Você literalmente baixa o aplicativo, coloca as tarefas em que vai trabalhar durante todo o dia de trabalho e apenas clica em jogar em uma dessas tarefas. E você está funcionando.

13. Alguns de seus usuários propuseram que você adicionasse o faturamento de um RH ou Admin para decidir o custo com base em horas. Você está analisando o preço como um recurso ou tem uma alternativa para os usuários?

Sim! Nós fazemos.

Número um, nós integramos com um monte de plataformas diferentes que podem adicionar a função de cobrança e a função de RH dentro do Time Doctor, que é algo que muitos de nossos usuários usam.

Também percebemos que queríamos nos tornar de classe mundial no rastreamento de tempo e, mais especificamente, na análise de tempo. Então, se nos tornarmos uma ferramenta de cobrança e uma ferramenta de administração de RH e todos esses outros tipos de coisas, isso vai tirar nosso foco desse objetivo singular.

E há um monte de empresas fantásticas que estão fazendo um ótimo trabalho nisso, não queremos necessariamente interromper isso. Na verdade, queremos trabalhar com parceiros. Então, é por isso que decidimos focar nisso.

Quando tomamos a decisão de adicionar um novo recurso, é algo que é muito debatido dentro de nossa organização. E temos pensado bastante nisso. Mas queremos continuar a ser de classe mundial em análise de tempo e é por isso que estamos mantendo isso.

14. Você acabou de dizer que não pretende entrar em RH ou faturamento e tudo mais. Mas você está desenvolvendo novas ferramentas para o Time Doctor?

Sim, realmente. Estamos fazendo um monte de suíte de análise de tempo e relatórios.

Assim, podemos analisar, por exemplo, quem é de alto desempenho e quem é de baixo desempenho dentro de sua organização.

Uma das coisas em que estamos trabalhando, o que é muito legal, é que podemos identificar qual é a sua função dentro de cerca de um ano, uma semana de uso do Time Doctor, sem você nos dizer.

Assim, podemos dizer se eles estão usando o HubSpot e o Salesforce para essas proporções. E eles estão usando e-mail nessa proporção, e estão usando zoom nessa proporção. Então sabemos que eles são um representante de desenvolvimento de vendas por exemplo, o que é muito legal.

E somos bastante precisos. Acho que estamos em cerca de 96% agora que o algoritmo está certo. E temos coisas como agendas dentro do Time Doctor que estamos construindo para que você possa ter agendas diferentes para horários diferentes em que trabalha, principalmente para empresas remotas.

E algumas das outras coisas que estamos fazendo são integrações fantásticas com pagamentos. Assim, plataformas de integração como TransferWise, Payoneer ou PayPal, para poder clicar rápida e facilmente em um botão, pagar seus funcionários.

E também certifique-se de estar em conformidade com todas as diferentes leis que existem sobre como pagar legalmente alguém que não esteja em seu país direto. E estamos fazendo parceria com um monte de empresas para poder ajudar com isso também.

15. Estou curioso, qual foi a melhor coisa que alguém já lhe disse sobre o Time Doctor?

Oh garoto! Salvamos o casamento de um homem com o Time Doctor.

Sua esposa ia se divorciar dele e levar seu filho porque ele tinha um vício em World of Warcraft. Ele é um desenvolvedor e tinha um vício em videogames aprovado pelo DSM. E ele passava mais de oito horas por dia trabalhando no mundo do warcraft.

Então, ele trabalhava em seu trabalho regular como desenvolvedor e, logo depois, jogava World of Warcraft por cerca de oito horas e ia dormir.

E então, ele acordaria na manhã seguinte e faria tudo de novo. E ele foi capaz de usar o Time Doctor para poder analisar onde seu tempo estava sendo gasto.

Mas, com a ajuda de seu terapeuta, ele foi capaz de reduzir a quantidade de tempo que jogou World of Warcraft e acabou deletando seu personagem.

Ele agora é um artista de alto desempenho em seu trabalho, onde estava caindo em termos de desempenho e acredito que ainda está casado e feliz.

16. Muito impressionante! O que há no Time Doctor que você acha que as pessoas não estão usando o suficiente. Como algo que é realmente único, poderoso, mas ninguém está realmente usando isso tanto quanto deveria?

As integrações são incrivelmente poderosas e ninguém realmente as usa na medida em que achamos que estão usando. E é realmente uma pena.

Muitas vezes, quando temos clientes que não querem mais usar o Time Doctor, deixamos de usar o software.

Eles dirão, bem, eu gostaria que realmente tivesse uma integração fantástica com o JIRA e fizesse exatamente isso, e nós diremos bem, ele faz isso. (Risos)

Você realmente configurou a integração porque podemos ajudá-lo com isso agora mesmo? E podemos salvar muitos clientes dessa forma.

Como eu disse antes, queremos ser uma empresa de análise de tempo e queremos nos integrar muito bem a todo o resto, para que todas essas informações sejam comunicadas sem problemas.

Portanto, a integração é de longe provavelmente um dos recursos mais subutilizados dentro do Time Doctor e torna o software muito mais útil e agradável quando você está interagindo com ele.

Sobre o tempo doutor

O Time Doctor é um software de rastreamento de tempo com inteligência artificial que monitora e prevê o comportamento humano com o objetivo de entender os segredos da eficiência e produtividade.

A solução ajuda indivíduos e organizações a serem mais produtivos, evitando o desperdício de tempo. Seus quadros de horários, produtividade do funcionário, monitoramento de tela e recursos de rastreamento de tempo ajudaram seus usuários a aumentar sua lucratividade em 30%.

Desde 2012, o Time Doctor capacita as pessoas a trabalhar de forma produtiva, não importa onde estejam, enquanto podem passar mais tempo com suas famílias.