Gestión de la productividad del equipo con Liam Martin de Time Doctor

Administrar el tiempo suena fácil, pero sigue siendo un gran desafío para muchos profesionales al administrar la productividad del equipo. De hecho, el 80% de nuestra jornada laboral se dedica a actividades de bajo valor, dejando solo el 20% para trabajo activo.

No obstante, se puede lograr una gestión eficaz del tiempo. Implica disciplina, optimización de tareas y seguimiento constante del rendimiento para lograr los objetivos establecidos.

Saber que cada minuto que pasa en una tarea se mide lo hace responsable. Te empuja automáticamente a concentrarte y ser más productivo.

Los paneles de Time Doctor le permiten ver clientes, tareas y distracciones que ocupan la mayor parte de su tiempo. Utiliza alertas emergentes para recordarle las tareas que debería estar haciendo cuando se aleja del trabajo. Y al final del día, obtendrá informes de tiempo diarios que le mostrarán qué tan cerca está de su objetivo.

Conclusiones clave de la entrevista

En esta entrevista, Liam Martin, cofundador de Time Doctor, comparte ideas progresivas sobre cómo las tecnologías de vanguardia, como la inteligencia artificial, transformarán la gestión del tiempo, ayudarán a gestionar la productividad del equipo y el trabajo remoto.

Aquí hay algunos puntos clave:

• Las innovaciones más significativas en la industria del seguimiento del tiempo son la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.
• El objetivo de Time Doctor es comprender los secretos de la eficiencia y la productividad.
• El software de seguimiento de tiempo impulsado por IA puede monitorear y predecir el comportamiento humano.
• Hay una gran desconexión entre la cantidad de tiempo que pasas haciendo algo y lo que haces.
• El 80% del trabajo que haces durante tu Workday es una preparación para hacer el 20% que es productivo.
• Durante el pico de COVID, el 46% de la fuerza laboral de EE. UU. trabajaba de forma remota.
• Aunque esperamos una reducción del 25% al ​​50% en el trabajo remoto cuando termine la pandemia, sigue siendo más alto que antes de la pandemia.
• La persona promedio ha probado o usa 13 métodos diferentes para administrar su tiempo.

Mi conversación con Liam Martin

1. Cuéntenos sobre usted, su experiencia profesional y Time Doctor.

¡Por supuesto! Mi nombre es Liam Martín. Soy cofundador de la herramienta de trabajo remoto Time Doctor y Staff.com .

Time Doctor es una herramienta de seguimiento de tiempo para equipos remotos, que hemos estado ejecutando durante aproximadamente diez años. Y nuestro evento ' Running Remote ' es la conferencia más grande sobre creación y escalado de equipos remotos. Y lo hemos estado haciendo durante unos cuatro años.

Me apasiona cómo funcionan los equipos remotos y cómo construirlos y escalarlos, lo que se ha vuelto muy interesante y emocionante con COVID. Probablemente, hayan pasado más cosas en el trabajo remoto en el último año que en los últimos diez años.

2. ¿Cómo empezaste Time Doctor? Es obvio ver el valor de Time Doctor en este momento, pero cuando comenzaste, ¿qué estabas tratando de lograr en ese momento?

Hace diez años, cuando comenzamos el negocio, dirigía una empresa de tutoría en línea. Y trabajaría con tutores en todo el mundo, y daríamos tutoría a los estudiantes a través de Skype.

Y uno de los mayores problemas que tuve fue que le cobraba a un estudiante por 10 horas, y luego venían a decirme que solo trabajé con mi tutor durante cinco horas. Entonces, tendría que ir al tutor y preguntar, "¿trabajó con un estudiante durante diez horas o cinco horas?" Y claro, dirían diez porque eso es lo que facturaron.

Terminaría teniendo que reembolsar al estudiante cinco horas y pagarle al tutor las diez horas completas. Y esto me dejó sin dinero en el bolsillo, y eso realmente estaba destruyendo el negocio.

Entonces, Time Doctor fue una herramienta fantástica para identificar muy claramente cuánto tiempo pasó alguien en una tarea en particular.

En este momento, estoy haciendo un podcast con Nicholas, y he estado rastreando esa tarea durante 13 minutos y 22 segundos hasta ahora para completarla.

Entonces, puedo medir la eficiencia de eso contra todas las otras entrevistas. Creo que hay como 583 que he hecho actualmente dentro de mi cola. Y descubra "bueno, ¿qué aplicaciones uso más", "¿qué tan eficiente estoy completando estas tareas?" y así.

3. Por supuesto, lo que quería antes de iniciar el negocio fue claro desde el principio. Pero ha estado dirigiendo el negocio durante aproximadamente una década y probablemente haya descubierto algo nuevo. ¿Cuáles son sus observaciones?

Honestamente, la mayor innovación en la industria del seguimiento del tiempo es la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.

Creo que dentro de los próximos diez años, habrá un asistente de IA para todo el trabajo para todos en el planeta tierra. Y con suerte, seremos la compañía detrás de eso. Pero hay una gran desconexión entre la cantidad de tiempo que pasas haciendo algo y lo que haces.

Y, comprender los secretos de la eficiencia y la productividad es el objetivo de al menos nuestra empresa, como una empresa de seguimiento del tiempo de productividad y hacia dónde creo que se dirige toda la industria.

Entonces, si me das suficientes puntos finales, como ejemplo, puedo decirte cuándo te vas a rascar la nariz.

Y esto es simplemente un problema de datos. Porque podemos ver que muchas de esas variables se presentan dentro de dónde las personas ponen su tiempo y cómo lo implementan de manera efectiva. Entonces, la próxima gran etapa para la industria es ingresar a la era de la IA del seguimiento del tiempo.

4. Una publicación indicó que alrededor del 80% de la jornada laboral se dedica a actividades de bajo valor, dejando solo el 20% para trabajo activo. ¿Cómo pueden las pequeñas empresas usar Time Doctor para cambiar este comportamiento? Son actividades de alto valor y no una actividad cualquiera.

Eso también es interesante.

Si está tratando de identificar dónde las personas dedican su tiempo y qué tan productivos son con su tiempo, es una colina muy difícil de escalar. Especialmente cuando lo compara con el clásico gerente, vicepresidente o director de MBA de Fortune 500 dentro de una gran empresa. Porque han tenido la mentalidad de nueve a cinco durante los últimos 200 años.

Y, sinceramente, es mucho más difícil de lo que piensa porque puedo presentarle a alguien con datos cuantitativos muy claros que una semana laboral de 26 horas es una semana laboral más eficiente. Lo que significa que hace más cosas en 26 horas que en una semana laboral de 40 horas.

Puedo mostrar eso con los datos de Time Doctor muy claramente, pero muy pocas personas están convencidas a pesar de que se les presenta esa información.

Y todo se reduce a, como dijiste anteriormente, que el 80 % del trabajo que haces durante tu Workday es realmente una preparación para hacer el 20 % que es productivo. O tareas de muy bajo valor para prepararte para el 20% que es muy productivo.

Y sabemos en nuestra investigación que si solo se enfoca en el 20, 30, 40 % de su Workday que es hiperproductivo y solo se enfoca en eso, en realidad termina siendo más productivo al hacer más cosas. En lugar de pasar más tiempo trabajando en esas tareas.

Desearía poder decirles, “así es como puedo convencer a corporaciones muy grandes para que puedan entender esa promesa incumplida”. Pero a partir de ahora, he tenido relativamente poco éxito, desafortunadamente.

5. Supongamos que lo intentó. ¿Qué haría o aconsejaría hacer a las empresas? ¿Cómo distribuyen el tiempo y se enfocan en actividades de alto valor?

Lo que tratamos de hacer con Time Doctor es llevar esos datos directamente a la empresa. Entonces, digamos que está viendo una organización de ventas. Los vendedores son realmente una gran medida de esfuerzo versus resultados.

Y tiene una variable de resultado cuantitativa muy clara, que es la cantidad de dinero que un vendedor genera mes tras mes.

Todavía tengo que ver un solo caso del vendedor más exitoso que también pase la mayor parte del tiempo en el trabajo, y he visto miles de organizaciones de ventas en este punto.

El vendedor más exitoso nunca es el más trabajador. Y como dije, esta es una promesa rota.

¿Dónde desplegaron su tiempo? ¿A qué dedicaban su tiempo?

Esos son los tipos de tendencias que puede incorporar e identificar dónde las personas emplean su tiempo. Y te puedo dar esos datos como vendedor.

Y puedo decir, “bueno, Nicholas, parece que pasas la mitad del tiempo hablando por teléfono que el vendedor más exitoso de tu organización. O, en general, en toda la red de Time Doctor.

Hay algo allí que debemos observar y ese algo que puede usar para poder descubrir sus tareas relacionadas con la actividad, a diferencia de las tareas de CRM o las tareas de correo electrónico como ejemplo”.

6. Entonces, lo que estás diciendo es que la información está en los datos. Por lo tanto, las empresas rastrean sus datos y utilizan los conocimientos que obtienen para tomar decisiones.

Según un estudio de Harvard, las empresas estadounidenses pierden aproximadamente $ 65 mil millones debido a la mala gestión del tiempo por parte de los empleados. Sin embargo, está seguro de que los usuarios de Time Doctor ahorran alrededor de $37,000 al año. Cuéntenos cómo funciona la herramienta.

Entonces, cómo descubriría eso es identificar tareas de baja actividad o tareas de bajo impacto que realiza dentro de su Workday.

Voy a traer de vuelta el ejemplo de ventas. Tal vez pasas la mitad de tu día preparando tu CRM en tu correo electrónico. Y sabemos que cuanto más tiempo pase en su CRM y su correo electrónico, menos dinero ganará como vendedor.

Pero sabemos que cuanto más tiempo pasas en el teléfono, más alto o, cuanto más tiempo pasas en zoom, más dinero ganas como vendedor.

Entonces, todo lo que haríamos sería decir, "está bien, veamos su Workday", "vamos a descubrir cómo podemos minimizar su CRM y su tiempo de correo electrónico".

Y tal vez incluso deleguemos eso contratando a otra persona para que lo ayude a mantener su CRM actualizado y administrar sus correos electrónicos mientras se enfoca en hacer demostraciones con los clientes y cerrar tantos como sea humanamente posible.

Por lo tanto, mide su tiempo en los sitios web con los que está interactuando y las aplicaciones con las que está interactuando. Y le dirá dónde está aplicando su tiempo.

También puede aplicar eso contra todos los demás. No solo en su organización de ventas, sino también en todos los miembros de la red de Time Doctor. Entonces, puedo decirle realmente lo que hacen los vendedores con mejor desempeño.

Pero podría tener un tamaño de muestra de 8000 vendedores porque puedo ver quiénes son los vendedores con mejor desempeño en toda la red y observar cómo funciona su Workday.

Y vea dónde están las correlaciones, y luego diga: “parece que realmente hace exactamente la cantidad de tiempo correcta de llamadas de zoom. Pero no realiza la cantidad correcta de actividad de CRM como proporción de su día, y necesita cambiar eso”.

7. Las personas parecen tener alrededor de 13 métodos diferentes para administrar su tiempo. ¿Eso significa que hay 13 respuestas correctas o son las mejores respuestas? ¿Qué haría que Time Doctor se destaque?

Creo que son nuestras herramientas de análisis de tiempo y aprendizaje automático.

Como dije antes, creo que toda la industria de verificación de tiempo y el mundo entero se están moviendo hacia la inteligencia artificial. Lo pondré de otra manera. Creo que el seguimiento del tiempo como empresa de seguimiento del tiempo es la parte menos importante de Time Doctor.

Creo que, de hecho, descubrir las perspectivas de su Workday es procesable. Para que puedas decir wow, pasaba dos horas al día en mi correo electrónico, y parece que puedo reducirlo a media hora. O puedo ser menos preciso al responder correos electrónicos como ejemplo, y puedo pasar otra hora haciendo otra tarea.

O mejor aún, puedo dejar de trabajar y solo tengo que pasar unas tres o cuatro horas diarias trabajando dentro de la empresa. Y hacer exactamente la misma cantidad de cosas que si trabajara durante ocho horas.

Y lo acabas de mencionar en los estudios anteriores. Una gran cantidad de trabajo es realmente más ocupado que el trabajo real.

Y si todos miran profundamente dentro de sí mismos, es un desafío para muchas personas reconocerlo porque hay un cierto nivel de ignorancia en su interior.

Pero muchas veces, las personas simplemente pasan el tiempo en sus trabajos y en realidad no están haciendo nada. Y mi filosofía es que eso nunca va a cambiar. nunca va a duplicar mágicamente su productividad, pero podemos aumentar su felicidad por un margen bastante significativo.

¿Qué pasaría si pudiera llevarte a casa dos horas antes todos los días, o si pudieras trabajar de forma remota y no tuvieras que desplazarte y recuperaras dos horas más de sueño todos los días? Eso haría estallar por completo tu productividad. .

Serías hiperproductivo si tuvieras dos horas más de sueño por día. Y esas son las cosas que medimos a gran escala.

Luego, podemos brindarle ese conjunto de datos masivo, reducirlo al individuo y decir, aquí están las cosas procesables que debe hacer para poder mejorar su propia productividad personal.

8. ¿Tiene un marco de tiempo para realizar un seguimiento del rendimiento? ¿Tengo que usar Time Doctor durante 30 días para comenzar a ver patrones o 90 días para comenzar a rastrear realmente los patrones?

En promedio, podríamos brindarle algunos datos de reconocimiento de patrones en un día. Sin embargo, se volverá más preciso cada día que lo use.

Voy a volver al ejemplo de las ventas. Digamos que tengo una semana de datos de ventas de su tiempo siendo rastreado como vendedor dentro de Time Doctor. Podemos darle un muy buen resultado de cómo se ve un vendedor realmente bueno, pero no podemos darle una muy buena visión de cómo se ve usted como persona.

Entonces, hay mucha variación. Hay una desviación estándar bastante grande y realmente tienes que trabajar en ello, diría que probablemente durante unos meses antes de obtener mediciones precisas que te digan, sí, este es exactamente tu problema.

Su problema es el tiempo en zoom o su problema es el tiempo en CRM.

Y esto es lo principal que debe cambiar, o es que muchas veces descubriremos que en realidad está trabajando demasiado, que está dedicando demasiado tiempo a completar una tarea.

Y es posible que en realidad no esté pensando en esto conscientemente, pero muchas veces, es solo porque estamos en esta mentalidad de Workday de nueve a cinco y ocho horas.

Te toma mucho más tiempo completar una tarea porque necesitas llenar el día, muchas veces. Y la realidad es que podrías hacerlo todo en tres horas.

Mi mentalidad es hacerlo en tres horas y luego ir a casa y ver a tus hijos. Esa es una vida mucho mejor para mí.

9. Sé que está integrado con un par de software. Me imagino que básicamente su integración se centra en el tiempo que las personas dedican a cada uno de los software con los que se integra. ¿O tienes otros usos para estas integraciones?

Sí. En muchos casos, estamos haciendo algo bastante simple. Como nuestras integraciones con el calendario de Google, por ejemplo, nos permite comenzar a rastrear una tarea en particular instantáneamente con la invitación del calendario de Google.

O podría ser mucho más detallado, como una integración de HubSpot en la que realmente podremos obtener sus datos de conversión. "Entonces, ¿qué tan bien te está yendo como vendedor dentro de HubSpot?" Podemos usar esos datos para definir quién es productivo y quién no lo es.

Tal vez incluso lo sabrías mejor que yo. Tenemos más de 80 integraciones en este momento y las estamos agregando más cada semana.

10. ¿Hay alguna diferencia en la forma en que trabaja Time Doctor en un entorno de oficina y para equipos remotos?

Realmente no. Somos una organización remota, tenemos empleados en 40 países diferentes en todo el mundo.

Así que de eso se trata nuestro ADN. Y ese es el tipo de herramienta que estamos construyendo.

Pero, Time Doctor puede funcionar dentro de una oficina tan bien como de forma remota.

La ventaja, sin embargo, es que puede dar a las personas la libertad de trabajar desde cualquier lugar.

Entonces, si trabaja en una oficina, puede usar algo como Time Doctor y convencer a su jefe y decirle “bueno, ya tengo esta herramienta en su lugar. Puedes hacerme responsable en términos del tiempo que estoy dedicando, y ahora puedo volver a casa. Puedo viajar a otro país. Casi puedo hacer lo que quiera.

Pero solo asegúrese de que soy responsable como empleado y de que sepa que mi Workday funciona de manera eficiente.

11. Ahora, todavía estamos en medio de Covid-19. ¿Qué crees que cambiará cuando los negocios comiencen a volver a la normalidad, cuando todo se normalice?

Estoy usando los datos de EE. UU., pero pueden aplicarse a casi cualquier lugar.

Antes de COVID, el 4% de la fuerza laboral de EE. UU. trabajaba de forma remota. Y durante el pico de COVID, el 46% de la fuerza laboral de EE. UU. trabajaba de forma remota.

Esperamos que ese número baje aproximadamente a un 30 % después de la COVID. Incluso tenemos datos más precisos sobre lo que hemos recopilado recientemente de las personas que se han vuelto remotas recientemente este año.

Hemos identificado que el 50% se mantiene remoto. El 40% se está volviendo híbrido, donde la mitad trabaja de forma remota y la otra mitad no. Y el 10% vuelve a la oficina.

Por lo tanto, esperamos, probablemente, una reducción del 25 al 50 % en el trabajo remoto, pero sigue siendo un gran salto desde donde estábamos antes.

Y se prevé que ese número vuelva a subir muy pronto, estamos experimentando un fenómeno interesante. Particularmente porque países como Estados Unidos distribuyeron la vacuna con bastante rapidez. Se le está pidiendo a mucha gente que regrese a la oficina.

Muy pronto, muchos empleados terminarán renunciando porque saben que hay primeros puestos remotos en otros lugares a los que pueden acceder.

Entonces, definitivamente es algo que estamos observando, pero es un momento muy emocionante para el trabajo remoto.

12. Entiendo que Time Doctor es bastante fácil de usar. Pero, ¿hay cosas que las personas pueden encontrar difíciles de usar y tiene una guía para eso?

¡Sí! Tenemos un FAQ completo y contamos con un equipo de soporte de 20 personas en un equipo de éxito del cliente de 10.

El equipo está completamente a disposición de las empresas para poder ayudarlas a bordo.

Pero como dijiste, es bastante simple. Literalmente, descargas la aplicación, ingresas las tareas en las que vas a trabajar a lo largo de tu jornada laboral y simplemente haces clic en reproducir en una de esas tareas. Y estás listo y funcionando.

13. Algunos de sus usuarios propusieron que debería agregar la facturación de un RR. HH. o un administrador para decidir el costo en función de las horas. ¿Está considerando los precios como una característica o tiene una alternativa para los usuarios?

¡Sí! Hacemos.

Número uno, nos integramos con un montón de plataformas diferentes que pueden agregar la función de facturación y la función de recursos humanos dentro de Time Doctor, que es algo que usan muchos de nuestros usuarios.

También nos dimos cuenta de que queríamos ser de clase mundial en el seguimiento del tiempo y, más específicamente, en el análisis del tiempo. Entonces, si nos convertimos en una herramienta de facturación y una herramienta de administración de recursos humanos y todos estos otros tipos de cosas, nos quitará el enfoque de ese objetivo singular.

Y hay un montón de compañías fantásticas que están haciendo un gran trabajo en eso, no necesariamente queremos interrumpir eso. De hecho, queremos trabajar con socios. Entonces, es por eso que decidimos centrarnos en eso.

Cuando tomamos la decisión de agregar una nueva característica, es algo que se debate muy acaloradamente dentro de nuestra organización. Y lo hemos pensado bastante. Pero queremos seguir siendo de clase mundial en análisis de tiempo, por eso nos mantenemos firmes en eso.

14. Acabas de decir que no tienes la intención de dedicarte a recursos humanos o facturación y todo eso. Pero, ¿estás desarrollando nuevas herramientas para Time Doctor?

Sí, en realidad. Estamos haciendo un montón de conjuntos de análisis de tiempo e informes.

Entonces, podemos analizar, como ejemplo, quién tiene un alto rendimiento y quién tiene un bajo rendimiento dentro de su organización.

Una de las cosas en las que estamos trabajando, que es genial, es que podemos identificar cuál es su puesto de trabajo dentro de aproximadamente un año, una semana de usar Time Doctor, sin que nos lo diga.

Entonces podemos decir si están usando HubSpot y Salesforce en estas proporciones. Y están usando el correo electrónico en esta proporción y están usando el zoom en esta proporción. Entonces sabemos que son un representante de desarrollo de ventas como ejemplo, lo cual es bastante bueno.

Y somos bastante precisos. Creo que estamos en alrededor del 96% ahora que el algoritmo funciona correctamente. Y tenemos cosas como horarios dentro de Time Doctor que estamos creando para que pueda tener diferentes horarios para diferentes horas en las que trabaja, particularmente para negocios remotos.

Y algunas de las otras cosas que estamos haciendo son fantásticas integraciones con pagos. Por lo tanto, las plataformas de integración como TransferWise, Payoneer o PayPal, para poder hacer clic en un botón de forma rápida y sencilla, pagar a sus empleados.

Y también asegúrese de cumplir con todas las diferentes leyes que existen sobre cómo pagar legalmente a alguien que no está en su país directo. Y nos estamos asociando con un montón de empresas para poder ayudar con eso también.

15. Tengo curiosidad, ¿qué es lo mejor que te han dicho sobre Time Doctor?

¡Oh chico! Salvamos el matrimonio de un hombre con Time Doctor.

Su esposa iba a divorciarse de él y quedarse con su hijo porque tenía una adicción a World of Warcraft. Es desarrollador y tenía una adicción a los videojuegos aprobada por DSM. Y pasaba más de ocho horas al día trabajando en el mundo de Warcraft.

Entonces, trabajaba en su trabajo habitual como desarrollador, y luego, justo después de eso, jugaba World of Warcraft durante unas ocho horas y se iba a dormir.

Y luego, se despertaría a la mañana siguiente y lo haría todo de nuevo. Y pudo usar Time Doctor para poder analizar en qué estaba gastando su tiempo.

Pero, con la ayuda de su terapeuta, pudo reducir la cantidad de tiempo que jugaba World of Warcraft y finalmente eliminó su personaje.

Ahora tiene un desempeño superior en su trabajo donde estaba cayendo en términos de rendimiento y creo que todavía está felizmente casado.

16. ¡Muy impresionante! ¿Qué tiene Time Doctor que crees que la gente no está usando lo suficiente? ¿Te gusta algo que es realmente único, poderoso, pero nadie lo está usando tanto como debería?

Las integraciones son increíblemente poderosas y nadie las usa en la medida en que creemos que las están usando. Y es realmente una pena.

Muchas veces, cuando tengamos clientes que ya no quieran usar Time Doctor, dejaremos de usar el software.

Dirán, bueno, desearía que realmente tuviera una integración fantástica con JIRA e hiciera exactamente esto, y nosotros diremos que sí lo hace. (Risas)

¿Realmente configuró la integración porque podemos ayudarlo con eso ahora mismo? Y podemos salvar a muchos clientes de esa manera.

Como dije antes, queremos ser una empresa de análisis de tiempo y queremos integrarnos muy bien en todo lo demás para que toda esta información se comunique sin problemas.

Por lo tanto, la integración es probablemente una de las características menos utilizadas dentro de Time Doctor y hace que el software sea mucho más útil y agradable cuando interactúa con él.

ya era hora doctor

Time Doctor es un software de seguimiento del tiempo impulsado por IA que monitorea y predice el comportamiento humano con el objetivo de comprender los secretos de la eficiencia y la productividad.

La solución ayuda a las personas y organizaciones a ser más productivas al detener la pérdida de tiempo. Sus hojas de tiempo, productividad de los empleados, monitoreo de pantalla y funciones de seguimiento del tiempo han ayudado a sus usuarios a aumentar su rentabilidad en un 30 %.

Desde 2012, Time Doctor ha empoderado a las personas para que trabajen de manera productiva sin importar dónde se encuentren y, al mismo tiempo, puedan pasar más tiempo con sus familias.