Sanal işbirliği: Yeni açık kapı politikası

Her yeni evrim, iş yapma ve meslektaşlarımızla işbirliği yapma şeklimizde bir dönüşümü zorunlu kıldı. Bugün, küreselleşme ve giderek daha uzak bir iş gücü gibi şeyler, çevrimiçi toplulukların ve sanal işbirliği araçlarının yaygın kullanımına öncülük ediyor.

Açıklığın faydaları

Benim gözümde, işyeri işbirliği iki temel fikir etrafında dönüyor: paylaşmak ve açık olmak. Ancak birçok şirket için bunlar yabancı kavramlardır. Dünyanın herhangi bir yerindeki herhangi bir ofise girdiğinizde, muhtemelen özel ofislerinin kapıları kapalı olan yöneticiler ve diğer çalışanlar bulacaksınız.

Açık ofis çalışma alanı, 1990'ların sonunda ve 2000'lerin başında, Google ve Facebook gibi yenilikçi şirketlerin geleneksel ofislerde bulunan engelleri tam anlamıyla yıkmasıyla öne çıktı.

Bu eğilim ilk yakalandığında, bazı eski meslektaşlarımın geçişi özellikle zor bulduğunu hatırlıyorum. Ne de olsa yıllardır kapıları kapatabilecekleri ve istedikleri zaman yalnızlık içinde çalışabilecekleri kendi özel ofisleri vardı.

Ama bundan kim yararlanıyordu?

Eski meslektaşlarımın anlamadığı şey, yaşıtlarıyla birlikte yaşamanın belirgin avantajları olduğuydu. Ve sonunda değeri anlamaya başlamaları çok uzun sürmedi.

Açık ofis yaklaşımı veya açık kapı politikası oluşturmanın arkasındaki itici güç, konuşmayı kolaylaştırmak, fikirleri paylaşmak ve işbirliğini artırmaktır. Bu ortamda uzman görüşünüzden yararlanabileceğiniz bir tartışmaya kulak misafiri olabilirsiniz. Böylece araya girip bilgeliğinizi aktarabilirsiniz. Tersine, bir grup meslektaşınıza kendi sorularınızı yöneltebilir ve onların bilgilerinden fikir edinebilirsiniz.

Muhtemelen, bu tür bir işyerinin en çekici yönü, sağladığı anında bağlantıdır. Kendi başınıza araştırmanız saatler sürebilecek bir konu, odanın hemen karşısındaki bir meslektaşınız tarafından kolayca açıklanabilir. Böylece en acil sorularınıza çok kısa sürede yanıt alabilirsiniz.

Geleceğin açık ofis konsepti geldi

Sanal işbirliği araçlarının icadı ile açık ofis konsepti ve açık kapı politikası dijital çağa girmiştir. Şirketler artık çalışanların mesaj panoları, bloglar, wiki'ler, videolar, sunumlar ve daha fazlası aracılığıyla faydalı bilgileri paylaşabilecekleri özel bir çevrimiçi topluluğa sahip olabilir.

Hepsinden iyisi, bilgi paylaşımı tek bir ofisin sınırlarıyla sınırlı değildir. Sanal işbirliği, her yerden çalışabilen çalışanlara yepyeni bir dünyanın kapılarını açar. Size bir konuda yardımcı olmaları için yalnızca işyerinizdeki meslektaşlarınıza güvenmek yerine, dünyanın çeşitli yerlerindeki bir grup konu uzmanına soru sorabilir ve potansiyel olarak saniyeler içinde birden fazla yanıt alabilirsiniz.

New York'taki pazarlamacıların Dubai'deki meslektaşlarından öğrenebileceği kadar, Londra'daki satış profesyonelleri de Paris'teki meslektaşlarının içgörülerinden faydalanabilir.

Sanal işbirliği araçlarının ayrıca, paylaşılan bilgileri kaydetmeleri, gönderilen e-postaların sayısını azaltarak zamandan tasarruf etmenize yardımcı olmaları ve aynı soruyu birden çok soruda yanıtlama ihtiyacını ortadan kaldırmaları nedeniyle açık plan ofis çalışma alanlarına göre belirli avantajları vardır. durumlar.

Örneğin, bir çalışanın dahili fayda paketleri hakkında bilgiye ihtiyacı varsa, şirketin belirlenmiş İK topluluğunu çevrimiçi olarak ziyaret etmesi gerektiğini bilir. Bir düzine başka çalışanın aynı sorusu varsa, aynı siteyi ziyaret edebilirler. Tek bir e-postaya veya 13 kez soruya cevap vermeye gerek yok.

Aslında, Forrester Consulting tarafından Mart 2015'te yapılan bir araştırmaya göre, sanal işbirliği araçlarının kullanımı, her hafta e-posta göndermek, bilgi aramak ve yanıt beklemek için harcanan saat sayısını azaltarak üretkenlikte %14'lük bir artış sağlayabilir. Bunun 7 milyon dolarlık tasarruf ve gelir artışına yol açabileceği tahmin ediliyor.

Ek olarak, mahremiyet ihtiyacı ortaya çıkarsa, bu seçeneğiniz vardır. Geleneksel bir işyeri ortamında ofis kapınızı kapatacağınız gibi, sanal işbirliği araçlarını kullanarak da maruz kalmanızı sınırlayabilirsiniz. Sizin ve meslektaşlarınızın belirli bir konuyu tartışabileceği özel, yalnızca davetiyeyle girilebilen toplantı odaları oluşturabilirsiniz. Bire bir mentorluk seansı için bir çalışanla görüşmeniz gerekiyorsa, bunu da yapabilirsiniz.

Başka bir deyişle, sanal işbirliği araçları size modern bir açık ofis çalışma alanıyla aynı özellikleri bir dizi ek avantajla birlikte sağlayabilir.

Sanal işbirliği kuruluşunuzu dönüştürecek

"Bilgi güçtür" anlamına gelen Latince aforizma "scientia potentia est" yüzlerce yıl öncesine dayanmaktadır. Bugün, bu ifade yüzyıllar önce olduğu kadar alakalı – belki daha da fazla, çünkü bugün bu bilgiyi nasıl kazandığınız, kullandığınız ve paylaştığınız, onu daha da güçlü kılıyor.

Temelde değişen şey, insanların bilgiyi nasıl elde ettikleridir. Geçmişte, eğitim büyük ölçüde doğrudan, kişiden kişiye bilgi aktarımı ve kitap öğrenimi etrafında dönüyordu. Ve bu yöntemler kesinlikle geçerli olsa da, bireyler - özellikle çalışma dünyasındakiler - sanal işbirliği yoluyla kendilerini ve başkalarını eğitmek için yeni yollar keşfettiler.

Sanal işbirliği araçlarından yararlanarak, kuruluşunuzun bir sürekli ve işbirliğine dayalı öğrenme kültürünü güçlendirmesini, çalışanların katılımını sağlamasını ve işbirliğini kolaylaştırmasını sağlayabilirsiniz - tüm bunlar şirket genelindeki iş sonuçlarınızı olumlu yönde etkiler.

Değişen başka bir şey ise, şirket çapında değer sağlamak için bilgiyi paylaşma ve kullanma şeklinizdir - yalnızca yerel ekibinizde, ofisinizde veya ülkenizde değil, aynı zamanda küresel olarak, iş uzmanlığı alanlarınız dahilinde ve ötesinde. Örneğin, sahadaki bir servis temsilcisi, arızanın nasıl meydana geldiğine dair kendi yakın deneyiminden dolayı, gelecekte tekrar eden arızaların ürün tasarımına nasıl azaltılacağı konusunda değerli bilgiler sağlayabilir.

Öğrenme ve bilgiyi paylaşma yeteneğimiz, daha iyi katılım seviyelerine yol açar ve daha güçlü, daha üretken çalışma ortamları yaratır. Günümüzün modern teknolojileri ile, açık plan ofislerin orijinal arzuları ve faydaları, işi çok daha geniş bir ölçekte etkileyebilir.