การทำงานร่วมกันเสมือน: นโยบายเปิดประตูใหม่

วิวัฒนาการใหม่แต่ละครั้งจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินธุรกิจและร่วมมือกับเพื่อนร่วมงานของเรา ทุกวันนี้ สิ่งต่างๆ เช่น โลกาภิวัตน์และกำลังคนจากระยะไกลที่เพิ่มขึ้นกำลังเป็นหัวหอกในการใช้ชุมชนออนไลน์และเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเสมือนอย่างแพร่หลาย

ประโยชน์ของการเปิดกว้าง

ในสายตาของฉัน การทำงานร่วมกันในที่ทำงานเกี่ยวข้องกับแนวคิดหลักสองประการ: การแบ่งปันและการเปิดใจ แต่สำหรับหลายๆ บริษัท สิ่งเหล่านี้เป็นแนวคิดที่แปลกใหม่ เดินเข้าไปในสำนักงานใดก็ได้ทั่วโลก และคุณจะพบผู้บริหารและพนักงานคนอื่นๆ ที่ประตูสำนักงานส่วนตัวของพวกเขาปิดลง

พื้นที่ทำงานแบบเปิดโล่งเริ่มมีชื่อเสียงในช่วงปลายทศวรรษ 1990 และต้นทศวรรษ 2000 โดยบริษัทที่มีนวัตกรรม เช่น Google และ Facebook ได้ทำลายอุปสรรคที่พบในสำนักงานแบบเดิมๆ

เมื่อเทรนด์นี้เกิดขึ้นครั้งแรก ฉันจำได้ว่าอดีตเพื่อนร่วมงานของฉันหลายคนพบว่าการเปลี่ยนแปลงนี้ยากเป็นพิเศษ อย่างไรก็ตาม เป็นเวลาหลายปีที่พวกเขามีสำนักงานส่วนตัว ที่ซึ่งพวกเขาสามารถปิดประตูและทำงานอย่างสันโดษได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

แต่ใครได้ประโยชน์จากสิ่งนั้น?

สิ่งที่อดีตเพื่อนร่วมงานของฉันไม่เข้าใจก็คือการอยู่ร่วมกันกับเพื่อนของพวกเขานั้นมีข้อดีที่แตกต่างกันออกไป และไม่นานพวกเขาก็เริ่มตระหนักถึงคุณค่าในที่สุด

แรงผลักดันที่อยู่เบื้องหลังการจัดตั้งแนวทางเปิดสำนักงานหรือนโยบายแบบเปิดกว้างคือการอำนวยความสะดวกในการสนทนา แบ่งปันความคิด และเพิ่มการทำงานร่วมกัน ในสภาพแวดล้อมนี้ คุณอาจได้ยินการสนทนาที่จะได้ประโยชน์จากความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ เพื่อให้คุณสามารถพูดสอดรู้สอดเห็นและบอกเล่าภูมิปัญญาของคุณ ในทางกลับกัน คุณจะสามารถตั้งคำถามของคุณเองกับกลุ่มเพื่อนร่วมงานและรับข้อมูลเชิงลึกจากความรู้ของพวกเขาได้

เนื้อหาที่น่าสนใจที่สุดของสถานที่ทำงานประเภทนี้คือการเชื่อมต่อแบบทันทีที่เปิดใช้งาน เพื่อนร่วมงานที่อยู่อีกฟากหนึ่งของห้องอาจอธิบายหัวข้อที่อาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นคว้าด้วยตัวเอง คุณจึงมีคำตอบสำหรับคำถามที่เร่งด่วนที่สุดได้ในเวลาไม่นาน

แนวคิดเปิดสำนักงานแห่งอนาคตมาถึงแล้ว

ด้วยการประดิษฐ์เครื่องมือการทำงานร่วมกันเสมือน แนวคิดแบบเปิดสำนักงานและนโยบายเปิดประตูได้เข้าสู่ยุคดิจิทัล ขณะนี้บริษัทต่างๆ สามารถมีชุมชนออนไลน์เฉพาะที่พนักงานสามารถแบ่งปันข้อมูลที่เป็นประโยชน์ผ่านกระดานข้อความ บล็อก วิกิ วิดีโอ การนำเสนอ และอื่นๆ

เหนือสิ่งอื่นใด การแบ่งปันความรู้ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในสำนักงานแห่งเดียว การทำงานร่วมกันเสมือนเปิดโลกใบใหม่ให้กับพนักงานที่สามารถทำงานจากทุกที่ แทนที่จะอาศัยเพียงเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานของคุณเพื่อช่วยเหลือคุณในบางสิ่ง คุณสามารถตั้งคำถามกับกลุ่มผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านในสถานที่ต่างๆ ทั่วโลก และอาจมีคำตอบหลายข้อในไม่กี่วินาที

ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายในลอนดอนสามารถได้รับประโยชน์จากความเข้าใจอย่างถ่องแท้ของเพื่อนร่วมงานในปารีส เช่นเดียวกับที่นักการตลาดในนิวยอร์กสามารถเรียนรู้จากเพื่อนร่วมงานในดูไบ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันเสมือนยังมีข้อได้เปรียบบางประการเหนือพื้นที่ทำงานของสำนักงานแบบเปิดโล่ง เพราะพวกเขาบันทึกข้อมูลที่แบ่งปัน ช่วยให้คุณประหยัดเวลาด้วยการลดจำนวนอีเมลที่ส่ง และยังขจัดความจำเป็นในการตอบคำถามเดียวกันในหลายข้อ โอกาส

หากพนักงานต้องการข้อมูลเกี่ยวกับแพ็คเกจสวัสดิการภายใน เช่น เขารู้ว่าต้องไปเยี่ยมชมชุมชน HR ที่บริษัทกำหนดทางออนไลน์ หากมีพนักงานอีกหลายสิบคนที่มีคำถามเหมือนกัน พวกเขาสามารถเยี่ยมชมไซต์เดียวกันได้ ไม่จำเป็นต้องตอบกลับอีเมลเดียวหรือตอบคำถาม 13 ครั้งที่แตกต่างกัน

อันที่จริง ตามการศึกษาในเดือนมีนาคม 2015 โดย Forrester Consulting การใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเสมือนสามารถนำไปสู่การเพิ่มผลผลิต 14% โดยการลดจำนวนชั่วโมงที่ใช้ในแต่ละสัปดาห์ในการส่งอีเมล ค้นหาข้อมูล และรอการตอบกลับ คาดการณ์ว่าสิ่งนี้อาจนำไปสู่การออมและรายได้เพิ่มขึ้น 7 ล้านดอลลาร์

นอกจากนี้ หากจำเป็นต้องมีความเป็นส่วนตัว คุณมีตัวเลือกนั้น เช่นเดียวกับที่คุณปิดประตูสำนักงานในสภาพแวดล้อมที่ทำงานแบบเดิมๆ คุณสามารถจำกัดการเปิดรับโดยใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเสมือนได้เช่นกัน คุณสามารถสร้างห้องประชุมส่วนตัวเฉพาะผู้ได้รับเชิญซึ่งคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะได้ หากคุณต้องการให้พนักงานมีส่วนร่วมในช่วงการให้คำปรึกษาแบบตัวต่อตัว คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน

กล่าวอีกนัยหนึ่ง เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเสมือนสามารถมอบความสามารถเช่นเดียวกับสถานที่ทำงานแบบเปิดในสำนักงานสมัยใหม่ โดยมีข้อดีเพิ่มเติมหลายประการ

การทำงานร่วมกันเสมือนจะเปลี่ยนองค์กรของคุณ

คำพังเพยภาษาละติน "scientia potentia est" ซึ่งแปลว่า "ความรู้คือพลัง" ย้อนหลังไปหลายร้อยปี ทุกวันนี้ วลีมีความเกี่ยวข้องพอๆ กับที่เคยเป็นเมื่อหลายศตวรรษก่อน – อาจจะมากกว่านั้นด้วยซ้ำ เพราะเป็นวิธีที่คุณได้รับ ใช้ และแบ่งปันความรู้นั้นในวันนี้ ซึ่งทำให้มีพลังมากขึ้น

สิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปโดยพื้นฐานคือวิธีที่ผู้คนดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งความรู้ ในอดีต การศึกษาส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการถ่ายทอดความรู้แบบตัวต่อตัวโดยตรงและการเรียนรู้หนังสือ และในขณะที่วิธีการเหล่านั้นยังคงมีอยู่อย่างแน่นอน ปัจเจกบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่อยู่ในโลกแห่งการทำงาน ได้ค้นพบวิธีการใหม่ในการให้ความรู้แก่ตนเองและผู้อื่นผ่านการทำงานร่วมกันเสมือน

ด้วยการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเสมือน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าองค์กรของคุณส่งเสริมวัฒนธรรมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องและทำงานร่วมกัน ดึงดูดพนักงาน และอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน – ทั้งหมดนี้ส่งผลในเชิงบวกต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจทั่วทั้งบริษัทของคุณ

อีกสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปคือวิธีที่คุณสามารถแบ่งปันและใช้ประโยชน์จากความรู้เพื่อส่งมอบคุณค่าทั่วทั้งบริษัท ไม่ใช่แค่ในทีมในพื้นที่ สำนักงาน หรือประเทศของคุณ แต่ทั่วโลก ภายในพื้นที่ของความเชี่ยวชาญทางธุรกิจและอื่นๆ ตัวอย่างเช่น ตัวแทนบริการในภาคสนามสามารถให้ข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับวิธีลดความล้มเหลวซ้ำในอนาคตให้กับการออกแบบผลิตภัณฑ์เนื่องจากประสบการณ์ที่ใกล้ชิดของเขาหรือเธอว่าความผิดพลาดเกิดขึ้นได้อย่างไร

ความสามารถของเราในการเรียนรู้และแบ่งปันความรู้นำไปสู่ระดับการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่แข็งแกร่งและมีประสิทธิผลมากขึ้น ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยในปัจจุบัน ความต้องการและผลประโยชน์ดั้งเดิมของสำนักงานแบบเปิดโล่งสามารถส่งผลกระทบต่อธุรกิจในขนาดที่กว้างกว่ามาก