التعاون الافتراضي: سياسة الباب المفتوح الجديدة

استلزم كل تطور جديد إحداث تحول في الطريقة التي ندير بها الأعمال ونتعاون مع أقراننا. اليوم ، تتصدر أشياء مثل العولمة والقوى العاملة عن بعد بشكل متزايد الاستخدام الواسع للمجتمعات عبر الإنترنت وأدوات التعاون الافتراضية.

فوائد الانفتاح

في نظري ، يدور التعاون في مكان العمل حول فكرتين أساسيتين: المشاركة والانفتاح. لكن بالنسبة للعديد من الشركات ، هذه مفاهيم غريبة. ادخل إلى أي مكتب في جميع أنحاء العالم وستجد على الأرجح المديرين التنفيذيين والموظفين الآخرين بأبواب مكاتبهم الخاصة مغلقة.

برزت مساحة العمل المفتوحة للمكاتب في أواخر التسعينيات وأوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين ، حيث قامت الشركات المبتكرة مثل Google و Facebook بتحطيم الحواجز الموجودة في المكاتب التقليدية.

عندما ظهر هذا الاتجاه لأول مرة ، أتذكر عددًا من زملائي السابقين الذين وجدوا أن الانتقال صعب بشكل خاص. بعد كل شيء ، كان لديهم لسنوات مكاتبهم الخاصة ، حيث يمكنهم إغلاق الأبواب والعمل في عزلة متى شاءوا.

لكن من كان يستفيد من ذلك؟

ما لم يفهمه زملائي السابقون هو أن هناك مزايا واضحة للتعايش مع أقرانهم. ولم يمض وقت طويل قبل أن يبدأوا أخيرًا في إدراك القيمة.

الدافع وراء تأسيس نهج المكتب المفتوح أو سياسة الباب المفتوح هو تسهيل المحادثة ومشاركة الأفكار وزيادة التعاون. في هذه البيئة ، قد تسمع مناقشة قد تستفيد من رأي خبيرك. حتى تتمكن من التناغم ونقل حكمتك. على العكس من ذلك ، ستكون قادرًا على طرح أسئلتك الخاصة على مجموعة من الزملاء واكتساب نظرة ثاقبة من معرفتهم.

يمكن القول أن الجانب الأكثر جاذبية لهذا النوع من أماكن العمل هو الاتصال الفوري الذي يتيحه. يمكن أن يشرح أحد الزملاء بسهولة الموضوع الذي قد يستغرق ساعات للبحث فيه بمفردك. لذلك يمكنك الحصول على إجابات لأسئلتك الأكثر إلحاحًا في وقت قصير.

وصل مفهوم المكاتب المفتوحة للمستقبل

مع اختراع أدوات التعاون الافتراضية ، دخل مفهوم المكتب المفتوح وسياسة الباب المفتوح في العصر الرقمي. يمكن للشركات الآن أن يكون لديها مجتمع مخصص عبر الإنترنت حيث يمكن للموظفين مشاركة المعلومات المفيدة عبر لوحات الرسائل والمدونات ومواقع wiki ومقاطع الفيديو والعروض التقديمية والمزيد.

وأفضل ما في الأمر أن مشاركة المعرفة لا تقتصر على حدود مكتب واحد. يفتح التعاون الافتراضي عالمًا جديدًا تمامًا للموظفين الذين يمكنهم العمل من أي مكان. بدلاً من مجرد الاعتماد على زملائك في مكان عملك المحدد لمساعدتك في شيء ما ، يمكنك طرح سؤال على مجموعة من الخبراء في الموضوع - في مواقع مختلفة في جميع أنحاء العالم - ومن المحتمل أن يكون لديك إجابات متعددة في ثوانٍ.

يمكن لمحترفي المبيعات في لندن الاستفادة من نظرة أقرانهم في باريس بنفس السهولة التي يمكن أن يتعلمها المسوقون في نيويورك من زملائهم في دبي.

تتمتع أدوات التعاون الافتراضية أيضًا بمزايا معينة مقارنة بمساحات العمل المكتبية ذات المخطط المفتوح لأنها تسجل المعلومات المشتركة ، مما يمكنها من مساعدتك في توفير الوقت عن طريق تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة بالإضافة إلى التخلص من الحاجة إلى الإجابة على نفس السؤال على أكثر من مناسبات.

إذا احتاج الموظف إلى معلومات حول حزم المنافع الداخلية ، على سبيل المثال ، فهو يعرف أنه يمكنه زيارة مجتمع الموارد البشرية المعين للشركة عبر الإنترنت. إذا كان لدى عشرات الموظفين الآخرين نفس السؤال ، فيمكنهم زيارة نفس الموقع. ليست هناك حاجة للرد على بريد إلكتروني واحد أو للإجابة على السؤال 13 مرة مختلفة.

في الواقع ، وفقًا لدراسة أجرتها شركة Forrester Consulting في مارس 2015 ، يمكن أن يؤدي استخدام أدوات التعاون الافتراضية إلى زيادة الإنتاجية بنسبة 14٪ عن طريق تقليل عدد الساعات التي يقضيها كل أسبوع في إرسال البريد الإلكتروني والبحث عن المعلومات وانتظار الردود. من المتوقع أن يؤدي هذا إلى زيادة قدرها 7 ملايين دولار في المدخرات والإيرادات.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا دعت الحاجة إلى الخصوصية ، فلديك هذا الخيار. تمامًا كما تغلق باب مكتبك في بيئة مكان العمل التقليدية ، يمكنك أيضًا الحد من تعرضك باستخدام أدوات التعاون الافتراضية. يمكنك إنشاء غرف اجتماعات خاصة للدعوة فقط حيث يمكنك أنت وأقرانك مناقشة موضوع معين. إذا كنت بحاجة إلى إشراك موظف في جلسة توجيه فردية ، فيمكنك القيام بذلك أيضًا.

بعبارة أخرى ، يمكن أن توفر لك أدوات التعاون الافتراضية نفس الإمكانات التي يوفرها مكان العمل المفتوح الحديث - مع عدد من المزايا الإضافية.

التعاون الافتراضي سيحول مؤسستك

تعود الحكمة اللاتينية "علم القوة" ، والتي تُترجم إلى "المعرفة قوة" ، إلى مئات السنين. اليوم ، تعتبر العبارة ذات صلة كما كانت منذ قرون - وربما أكثر من ذلك ، لأنها الطريقة التي تكتسب بها هذه المعرفة وتستخدمها وتشاركها اليوم هي التي تجعلها أكثر قوة.

ما تغير جوهريًا هو كيف يسعى الناس للحصول على المعرفة. في الماضي ، كان التعليم يدور إلى حد كبير حول نقل المعرفة المباشر من شخص إلى آخر وتعلم الكتب. وبينما تظل هذه الأساليب قائمة بالتأكيد ، اكتشف الأفراد - خاصة أولئك في عالم العمل - وسائل جديدة لتثقيف أنفسهم والآخرين من خلال التعاون الافتراضي.

من خلال الاستفادة من أدوات التعاون الافتراضية ، يمكنك التأكد من أن مؤسستك تعزز ثقافة التعلم المستمر والتعاوني ، وتشرك الموظفين ، وتسهل التعاون - كل ذلك مع التأثير بشكل إيجابي على نتائج الأعمال على مستوى شركتك.

الشيء الآخر الذي تم تغييره هو الطريقة التي يمكنك بها مشاركة المعرفة والاستفادة منها لتقديم قيمة على مستوى الشركة - ليس فقط في فريقك المحلي أو مكتبك أو بلدك ولكن على مستوى العالم ، ضمن مجالات خبرتك التجارية وخارجها. على سبيل المثال ، يمكن لوكيل الخدمة في الميدان تقديم معلومات قيمة حول كيفية تقليل تكرار الفشل في المستقبل لتصميم المنتج بسبب تجربته الحميمة لكيفية حدوث الخطأ.

تؤدي قدرتنا على التعلم وتبادل المعرفة إلى مستويات أفضل من المشاركة وخلق بيئات عمل أقوى وأكثر إنتاجية. مع التقنيات الحديثة اليوم ، يمكن أن تؤثر الرغبات والمزايا الأصلية للمكاتب ذات المخطط المفتوح على الأعمال على نطاق أوسع بكثير.