Виртуальное сотрудничество: новая политика открытых дверей

Каждая новая эволюция требовала изменений в том, как мы ведем бизнес и сотрудничаем с нашими коллегами. Сегодня такие вещи, как глобализация и все более удаленная рабочая сила, стимулируют широкое использование онлайн-сообществ и виртуальных инструментов для совместной работы.

Преимущества открытости

На мой взгляд, совместная работа на рабочем месте вращается вокруг двух основных идей: делиться и быть открытым. Но для многих компаний это чуждые понятия. Зайдите в любой офис по всему миру, и вы, скорее всего, увидите руководителей и других сотрудников с закрытыми дверями личных кабинетов.

Рабочее пространство открытого офиса приобрело известность в конце 1990-х и начале 2000-х годов, когда инновационные компании, такие как Google и Facebook, буквально разрушили барьеры, существовавшие в традиционных офисах.

Когда эта тенденция только зародилась, я помню, как некоторым моим бывшим коллегам переход был особенно труден. В конце концов, в течение многих лет у них были свои личные кабинеты, где они могли закрывать двери и работать в одиночестве, когда захотят.

Но кто от этого выиграл?

Чего мои бывшие коллеги не понимали, так это того, что сожительство со сверстниками имело явные преимущества. И это было незадолго до того, как они, наконец, начали осознавать ценность.

Стимул, стоящий за внедрением подхода открытого офиса или политики открытых дверей, заключается в том, чтобы облегчить общение, обмен идеями и расширение сотрудничества. В этой среде вы можете подслушать дискуссию, в которой будет полезно ваше экспертное мнение. Чтобы вы могли присоединиться и поделиться своей мудростью. И наоборот, вы сможете задать свои вопросы группе коллег и получить представление об их знаниях.

Возможно, наиболее привлекательным аспектом этого типа рабочего места является возможность мгновенного подключения. Тема, на изучение которой у вас могут уйти часы, может быть легко объяснена коллегой, сидящим напротив. Таким образом, вы можете получить ответы на свои самые насущные вопросы в кратчайшие сроки.

Наступила концепция открытого офиса будущего

С изобретением инструментов виртуального сотрудничества концепция открытого офиса и политика открытых дверей вошли в эпоху цифровых технологий. Компании теперь могут иметь специальное интернет-сообщество, где сотрудники могут делиться полезной информацией через доски объявлений, блоги, вики, видео, презентации и многое другое.

Лучше всего то, что обмен знаниями не ограничивается рамками одного офиса. Виртуальное сотрудничество открывает целый новый мир для сотрудников, которые могут работать из любого места. Вместо того, чтобы просто полагаться на то, что коллеги на вашем конкретном рабочем месте помогут вам в чем-то, вы можете задать вопрос группе экспертов в данной области — в разных местах по всему миру — и потенциально получить несколько ответов за считанные секунды.

Профессионалы по продажам в Лондоне могут извлечь пользу из знаний своих коллег в Париже так же легко, как маркетологи в Нью-Йорке могут учиться у своих коллег в Дубае.

Инструменты виртуального сотрудничества также имеют определенные преимущества по сравнению с офисными рабочими пространствами с открытой планировкой, поскольку они записывают совместно используемую информацию, позволяя вам сэкономить время за счет сокращения количества отправляемых электронных писем, а также устраняя необходимость отвечать на один и тот же вопрос на нескольких случаи.

Например, если сотруднику нужна информация о внутренних пакетах льгот, он знает, что нужно посетить специальное онлайн-сообщество компании по управлению персоналом. Если у дюжины других сотрудников есть такой же вопрос, они могут посетить тот же сайт. Нет необходимости отвечать на одно электронное письмо или отвечать на вопрос 13 раз.

На самом деле, согласно исследованию Forrester Consulting, проведенному в марте 2015 года, использование виртуальных инструментов для совместной работы может привести к повышению производительности на 14 % за счет сокращения количества часов, затрачиваемых каждую неделю на переписку по электронной почте, поиск информации и ожидание ответов. Ожидается, что это может привести к увеличению сбережений и доходов на 7 миллионов долларов.

Кроме того, если возникнет необходимость в конфиденциальности, у вас есть такая возможность. Точно так же, как вы закрыли бы дверь своего офиса в традиционной рабочей среде, вы также можете ограничить воздействие, используя инструменты виртуальной совместной работы. Вы можете создавать закрытые переговорные комнаты только по приглашению, где вы и ваши коллеги можете обсудить определенную тему. Если вам нужно привлечь сотрудника к индивидуальному наставничеству, вы тоже можете это сделать.

Другими словами, виртуальные инструменты для совместной работы могут предоставить вам те же возможности, что и современное рабочее место в открытом офисе, но с рядом дополнительных преимуществ.

Виртуальное сотрудничество изменит вашу организацию

Латинский афоризм «scientia potentia est», что переводится как «знание — сила», существует уже сотни лет. Сегодня эта фраза так же актуальна, как и столетия назад, а может быть, даже более актуальна, потому что именно то, как вы получаете, используете и делитесь этими знаниями сегодня, делает их еще более действенными.

Что принципиально изменилось, так это то, как люди получают знания. В прошлом образование в основном вращалось вокруг прямой передачи знаний от человека к человеку и изучения книг. И хотя эти методы, безусловно, остаются, люди — особенно те, кто работает, — открыли новые способы обучения себя и других посредством виртуального сотрудничества.

Используя виртуальные инструменты для совместной работы, вы можете убедиться, что ваша организация укрепляет культуру непрерывного и совместного обучения, вовлекает сотрудников и облегчает совместную работу — и все это при положительном влиянии на бизнес-результаты всей компании.

Еще одна вещь, которая изменилась, — это то, как вы можете делиться знаниями и использовать их для создания ценности в масштабах всей компании — не только в вашей локальной команде, офисе или стране, но и глобально, в ваших областях бизнеса и за их пределами. Например, агент по обслуживанию на местах может предоставить ценную информацию о том, как уменьшить количество повторных отказов в будущем при проектировании продукта, благодаря своему личному опыту в отношении того, как возникает отказ.

Наша способность учиться и делиться знаниями ведет к повышению уровня вовлеченности и создает более сильную и продуктивную рабочую среду. С сегодняшними современными технологиями первоначальные желания и преимущества офисов открытой планировки могут влиять на бизнес в гораздо более широком масштабе.