Kolaborasi virtual: Kebijakan pintu terbuka yang baru

Setiap evolusi baru memerlukan transformasi dalam cara kita menjalankan bisnis dan berkolaborasi dengan rekan-rekan kita. Saat ini, hal-hal seperti globalisasi dan tenaga kerja yang semakin jauh menjadi ujung tombak meluasnya penggunaan komunitas online dan alat kolaborasi virtual.

Manfaat keterbukaan

Di mata saya, kolaborasi di tempat kerja berkisar pada dua ide utama: berbagi dan bersikap terbuka. Tetapi bagi banyak perusahaan, ini adalah konsep asing. Berjalanlah ke kantor mana pun di seluruh dunia dan Anda mungkin akan menemukan eksekutif dan karyawan lain dengan pintu kantor pribadi mereka tertutup.

Ruang kerja kantor terbuka menjadi terkenal di akhir 1990-an dan awal 2000-an, dengan perusahaan inovatif seperti Google dan Facebook benar-benar mendobrak hambatan yang ditemukan di kantor tradisional.

Ketika tren ini pertama kali muncul, saya ingat sejumlah mantan rekan kerja saya merasa transisi ini sangat sulit. Lagi pula, selama bertahun-tahun mereka memiliki kantor pribadi sendiri, di mana mereka bisa menutup pintu dan bekerja dalam kesendirian kapan pun mereka mau.

Tapi siapa yang diuntungkan dari itu?

Apa yang mantan rekan kerja saya tidak mengerti adalah ada keuntungan yang berbeda untuk hidup bersama dengan rekan-rekan mereka. Dan tidak lama kemudian mereka akhirnya mulai menyadari nilainya.

Dorongan di balik penerapan pendekatan kantor terbuka atau kebijakan pintu terbuka adalah untuk memfasilitasi percakapan, berbagi ide, dan meningkatkan kolaborasi. Dalam lingkungan ini, Anda mungkin mendengar diskusi yang akan mendapat manfaat dari pendapat ahli Anda. Jadi Anda bisa berpadu dan memberikan kebijaksanaan Anda. Sebaliknya, Anda dapat mengajukan pertanyaan Anda sendiri kepada sekelompok rekan kerja dan mendapatkan wawasan dari pengetahuan mereka.

Bisa dibilang, aspek yang paling menarik dari jenis tempat kerja ini adalah konektivitas instan yang dimungkinkannya. Sebuah topik yang mungkin membutuhkan waktu berjam-jam untuk Anda teliti sendiri dapat dengan mudah dijelaskan oleh seorang rekan kerja di seberang ruangan. Jadi Anda bisa mendapatkan jawaban atas pertanyaan Anda yang paling mendesak dalam waktu singkat.

Konsep kantor terbuka masa depan telah tiba

Dengan penemuan alat kolaborasi virtual, konsep kantor terbuka dan kebijakan pintu terbuka telah memasuki era digital. Perusahaan sekarang dapat memiliki komunitas online khusus di mana karyawan dapat berbagi informasi yang berguna melalui papan pesan, blog, wiki, video, presentasi, dan banyak lagi.

Yang terbaik dari semuanya, berbagi pengetahuan tidak terbatas pada satu kantor saja. Kolaborasi virtual membuka dunia baru bagi karyawan yang dapat bekerja dari mana saja. Alih-alih hanya mengandalkan rekan-rekan di tempat kerja khusus Anda untuk membantu Anda dengan sesuatu, Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada sekelompok ahli materi pelajaran – di berbagai lokasi di seluruh dunia – dan berpotensi memiliki banyak jawaban dalam hitungan detik.

Para profesional penjualan di London dapat memperoleh manfaat dari wawasan rekan-rekan mereka di Paris semudah yang dapat dipelajari oleh para pemasar di New York dari rekan-rekan mereka di Dubai.

Alat kolaborasi virtual juga memiliki keunggulan tertentu dibandingkan ruang kerja kantor terbuka karena alat ini merekam informasi yang dibagikan, memungkinkannya membantu Anda menghemat waktu dengan mengurangi jumlah email yang dikirim serta menghilangkan kebutuhan untuk menjawab pertanyaan yang sama di beberapa kesempatan.

Jika seorang karyawan membutuhkan informasi tentang paket tunjangan internal, misalnya, dia tahu untuk mengunjungi komunitas SDM yang ditunjuk perusahaan secara online. Jika selusin karyawan lain memiliki pertanyaan yang sama, mereka dapat mengunjungi situs yang sama. Tidak perlu membalas satu email atau menjawab pertanyaan 13 kali berbeda.

Faktanya, menurut studi bulan Maret 2015 oleh Forrester Consulting, penggunaan alat kolaborasi virtual dapat menghasilkan peningkatan 14% dalam produktivitas dengan mengurangi jumlah jam yang dihabiskan setiap minggu untuk mengirim email, mencari informasi, dan menunggu tanggapan. Diperkirakan bahwa ini dapat menghasilkan peningkatan tabungan dan pendapatan sebesar $7 juta.

Selain itu, jika kebutuhan akan privasi muncul, Anda memiliki opsi itu. Sama seperti Anda akan menutup pintu kantor Anda di lingkungan tempat kerja tradisional, Anda juga dapat membatasi eksposur Anda menggunakan alat kolaborasi virtual. Anda dapat membuat ruang rapat khusus undangan tempat Anda dan rekan Anda dapat mendiskusikan topik tertentu. Jika Anda perlu melibatkan seorang karyawan untuk sesi mentoring satu lawan satu, Anda juga bisa melakukannya.

Dengan kata lain, alat kolaborasi virtual dapat memberi Anda kemampuan yang sama seperti tempat kerja kantor terbuka modern – dengan sejumlah keuntungan tambahan.

Kolaborasi virtual akan mengubah organisasi Anda

Pepatah Latin "scientia potentia est," yang diterjemahkan menjadi "pengetahuan adalah kekuatan," sudah ada sejak ratusan tahun yang lalu. Saat ini, frasa tersebut sama relevannya dengan berabad-abad yang lalu – bahkan mungkin lebih, karena cara Anda memperoleh, menggunakan, dan membagikan pengetahuan itulah yang membuatnya semakin kuat saat ini.

Yang berubah secara mendasar adalah cara orang memperoleh pengetahuan. Di masa lalu, pendidikan sebagian besar berkisar langsung, transfer pengetahuan dari orang ke orang dan pembelajaran buku. Dan meskipun metode tersebut tetap ada, individu – terutama mereka yang berada di dunia kerja – telah menemukan cara baru untuk mendidik diri mereka sendiri dan orang lain melalui kolaborasi virtual.

Dengan memanfaatkan alat kolaborasi virtual, Anda dapat memastikan organisasi Anda memperkuat budaya pembelajaran yang berkelanjutan dan kolaboratif, melibatkan karyawan, dan memfasilitasi kolaborasi – semuanya sekaligus berdampak positif pada hasil bisnis di seluruh perusahaan Anda.

Hal lain yang berubah adalah cara Anda dapat berbagi dan memanfaatkan pengetahuan untuk memberikan nilai di seluruh perusahaan – tidak hanya di tim, kantor, atau negara lokal Anda, tetapi secara global, dalam bidang keahlian bisnis Anda dan seterusnya. Misalnya, agen layanan di lapangan dapat memberikan informasi berharga tentang bagaimana mengurangi kegagalan berulang di masa depan untuk desain produk karena pengalamannya yang mendalam tentang bagaimana kesalahan itu terjadi.

Kemampuan kita untuk belajar dan berbagi pengetahuan menghasilkan tingkat keterlibatan yang lebih baik dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih kuat dan lebih produktif. Dengan teknologi modern saat ini, keinginan dan manfaat asli dari kantor terbuka dapat berdampak pada bisnis dalam skala yang jauh lebih luas.