Colaboração virtual: a nova política de portas abertas

Cada nova evolução exigiu uma transformação na forma como conduzimos os negócios e colaboramos com nossos pares. Hoje, coisas como a globalização e uma força de trabalho cada vez mais remota estão liderando o uso generalizado de comunidades online e ferramentas de colaboração virtual.

Os benefícios da abertura

Aos meus olhos, a colaboração no local de trabalho gira em torno de duas ideias principais: compartilhar e ser aberto. Mas para muitas empresas, esses são conceitos estranhos. Entre em qualquer escritório ao redor do mundo e você provavelmente encontrará executivos e outros funcionários com as portas de seus escritórios particulares fechadas.

O espaço de trabalho de escritório aberto ganhou destaque no final dos anos 1990 e início dos anos 2000, com empresas inovadoras como Google e Facebook literalmente derrubando as barreiras encontradas nos escritórios tradicionais.

Quando essa tendência pegou pela primeira vez, lembro que vários de meus ex-colegas acharam a transição particularmente difícil. Afinal, há anos eles tinham seus próprios escritórios particulares, onde podiam fechar as portas e trabalhar sozinhos quando quisessem.

Mas quem estava se beneficiando com isso?

O que meus ex-colegas não entendiam era que havia vantagens distintas em coabitar com seus pares. E não demorou muito para que eles finalmente começassem a perceber o valor.

O ímpeto por trás da instituição de uma abordagem de escritório aberto ou política de portas abertas é facilitar a conversa, compartilhar ideias e aumentar a colaboração. Nesse ambiente, você pode ouvir uma discussão que se beneficiaria de sua opinião de especialista. Assim, você poderia entrar na conversa e transmitir sua sabedoria. Por outro lado, você poderá fazer suas próprias perguntas a um grupo de colegas e obter insights a partir do conhecimento deles.

Indiscutivelmente, o aspecto mais atraente desse tipo de local de trabalho é a conectividade instantânea que ele permite. Um tópico que pode levar horas para você pesquisar por conta própria pode ser facilmente explicado por um colega do outro lado da sala. Assim, você pode ter respostas para suas perguntas mais urgentes em uma fração do tempo.

O conceito open-office do futuro chegou

Com a invenção das ferramentas de colaboração virtual, o conceito de escritório aberto e a política de portas abertas entraram na era digital. As empresas agora podem ter uma comunidade online dedicada onde os funcionários podem compartilhar informações úteis por meio de quadros de mensagens, blogs, wikis, vídeos, apresentações e muito mais.

O melhor de tudo é que o compartilhamento de conhecimento não se limita aos limites de um único escritório. A colaboração virtual abre um mundo totalmente novo para funcionários que podem trabalhar de qualquer lugar. Em vez de simplesmente confiar nos colegas em seu local de trabalho específico para ajudá-lo com algo, você pode fazer uma pergunta a um grupo de especialistas no assunto – em vários locais do mundo – e potencialmente ter várias respostas em segundos.

Os profissionais de vendas em Londres podem se beneficiar da visão de seus colegas em Paris com a mesma facilidade com que os profissionais de marketing em Nova York podem aprender com seus colegas em Dubai.

As ferramentas de colaboração virtual também têm certas vantagens sobre os espaços de trabalho de escritório em plano aberto, pois registram as informações compartilhadas, permitindo que você economize tempo reduzindo o número de e-mails enviados e eliminando a necessidade de responder à mesma pergunta em vários ocasiões.

Se um funcionário precisar de informações sobre pacotes de benefícios internos, por exemplo, ele sabe que deve visitar a comunidade de RH designada pela empresa online. Se uma dúzia de outros funcionários tiver a mesma pergunta, eles podem visitar o mesmo site. Não há necessidade de responder a um único e-mail ou responder à pergunta 13 vezes diferentes.

De fato, de acordo com um estudo de março de 2015 da Forrester Consulting, o uso de ferramentas de colaboração virtual pode levar a um aumento de 14% na produtividade, reduzindo o número de horas gastas semanalmente enviando e-mails, buscando informações e aguardando respostas. Prevê-se que isso possa levar a um aumento de US$ 7 milhões em economia e receita.

Além disso, caso surja a necessidade de privacidade, você tem essa opção. Assim como você fecharia a porta do escritório em um ambiente de trabalho tradicional, você também pode limitar sua exposição usando ferramentas de colaboração virtual. Você pode criar salas de reunião privadas, apenas para convidados, onde você e seus colegas podem discutir um tópico específico. Se você precisar envolver um funcionário para uma sessão de mentoria individual, também poderá fazer isso.

Em outras palavras, as ferramentas de colaboração virtual podem fornecer os mesmos recursos de um local de trabalho moderno de escritório aberto – com várias vantagens adicionais.

A colaboração virtual transformará sua organização

O aforismo latino “scientia potentia est”, que se traduz em “conhecimento é poder”, remonta a centenas de anos. Hoje, a frase é tão relevante quanto era há séculos – talvez ainda mais, porque é como você ganha, usa e compartilha esse conhecimento hoje que a torna ainda mais poderosa.

O que mudou fundamentalmente é como as pessoas obtêm conhecimento. No passado, a educação girava em grande parte em torno da transferência direta de conhecimento de pessoa para pessoa e aprendizado de livros. E enquanto esses métodos certamente permanecem, os indivíduos – particularmente aqueles no mundo do trabalho – descobriram novos meios de educar a si mesmos e aos outros por meio da colaboração virtual.

Ao aproveitar as ferramentas de colaboração virtual, você pode garantir que sua organização reforce uma cultura de aprendizado contínuo e colaborativo, envolva os funcionários e facilite a colaboração – tudo isso impactando positivamente os resultados de negócios em toda a empresa.

Outra coisa que mudou é a maneira como você pode compartilhar e aproveitar o conhecimento para agregar valor em toda a empresa – não apenas em sua equipe local, escritório ou país, mas globalmente, dentro de suas áreas de especialização de negócios e além. Por exemplo, um agente de serviço em campo pode fornecer informações valiosas sobre como reduzir falhas repetidas no futuro ao projeto do produto devido à sua experiência íntima de como a falha ocorre.

Nossa capacidade de aprender e compartilhar conhecimento leva a melhores níveis de engajamento e cria ambientes de trabalho mais fortes e produtivos. Com as tecnologias modernas de hoje, os desejos e benefícios originais dos escritórios de plano aberto podem impactar os negócios em uma escala muito maior.