Virtuelle Zusammenarbeit: Die neue Politik der offenen Tür

Jede neue Entwicklung hat eine Veränderung in der Art und Weise erforderlich gemacht, wie wir Geschäfte führen und mit unseren Kollegen zusammenarbeiten. Heute führen Dinge wie die Globalisierung und eine zunehmend entfernte Belegschaft die weit verbreitete Nutzung von Online-Communities und Tools für die virtuelle Zusammenarbeit an.

Die Vorteile der Offenheit

In meinen Augen dreht sich die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz um zwei Hauptideen: Teilen und Offenheit. Doch für viele Unternehmen sind das Fremdwörter. Wenn Sie ein beliebiges Büro auf der ganzen Welt betreten, werden Sie wahrscheinlich Führungskräfte und andere Mitarbeiter vorfinden, deren Türen zu ihren Privatbüros geschlossen sind.

Ende der 1990er und Anfang der 2000er Jahre gewannen Großraumbüros an Bedeutung, als innovative Unternehmen wie Google und Facebook die Barrieren herkömmlicher Büros buchstäblich niederrissen.

Als sich dieser Trend zum ersten Mal durchsetzte, erinnere ich mich, dass einige meiner ehemaligen Kollegen den Übergang besonders schwierig fanden. Immerhin hatten sie jahrelang ihre eigenen privaten Büros, wo sie die Türen schließen und in Ruhe arbeiten konnten, wann immer sie wollten.

Aber wer profitierte davon?

Was meine ehemaligen Kollegen nicht verstanden, war, dass das Zusammenleben mit Gleichaltrigen deutliche Vorteile hatte. Und es dauerte nicht lange, bis sie den Wert endlich erkannten.

Der Antrieb für die Einführung eines Open-Office-Ansatzes oder einer Politik der offenen Tür besteht darin, Gespräche zu erleichtern, Ideen auszutauschen und die Zusammenarbeit zu verbessern. In dieser Umgebung können Sie eine Diskussion belauschen, die von Ihrer Expertenmeinung profitieren würde. So könnten Sie sich einmischen und Ihre Weisheit weitergeben. Umgekehrt könnten Sie einer Gruppe von Kollegen Ihre eigenen Fragen stellen und Erkenntnisse aus ihrem Wissen gewinnen.

Der attraktivste Aspekt dieser Art von Arbeitsplatz ist wohl die sofortige Konnektivität, die sie ermöglicht. Ein Thema, für dessen Recherche Sie möglicherweise Stunden benötigen, kann von einem Kollegen auf der anderen Seite des Raums leicht erklärt werden. So könnten Sie in einem Bruchteil der Zeit Antworten auf Ihre dringendsten Fragen erhalten.

Das Open-Office-Konzept der Zukunft ist da

Mit der Erfindung virtueller Kollaborationstools sind das Open-Office-Konzept und die Open-Door-Policy in das digitale Zeitalter eingetreten. Unternehmen können jetzt eine dedizierte Online-Community haben, in der Mitarbeiter nützliche Informationen über Message Boards, Blogs, Wikis, Videos, Präsentationen und mehr austauschen können.

Das Beste daran ist, dass der Wissensaustausch nicht auf die Grenzen eines einzelnen Büros beschränkt ist. Die virtuelle Zusammenarbeit eröffnet Mitarbeitern, die von überall aus arbeiten können, eine ganz neue Welt. Anstatt sich nur darauf zu verlassen, dass die Kollegen an Ihrem Arbeitsplatz Ihnen bei etwas helfen, könnten Sie einer Gruppe von Fachexperten – an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt – eine Frage stellen und möglicherweise innerhalb von Sekunden mehrere Antworten erhalten.

Vertriebsprofis in London könnten genauso leicht von den Erkenntnissen ihrer Kollegen in Paris profitieren, wie Marketer in New York von ihren Kollegen in Dubai lernen könnten.

Virtuelle Kollaborationstools haben gegenüber Großraumbüroarbeitsplätzen auch gewisse Vorteile, da sie die geteilten Informationen aufzeichnen und Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem sie die Anzahl der versendeten E-Mails reduzieren und die Notwendigkeit, dieselbe Frage mehrfach zu beantworten, entfällt Gelegenheiten.

Benötigt ein Mitarbeiter zum Beispiel Informationen zu internen Leistungspaketen, weiß er, dass er die dafür vorgesehene HR-Community des Unternehmens online besuchen kann. Wenn ein Dutzend andere Mitarbeiter dieselbe Frage haben, können sie dieselbe Website besuchen. Es ist nicht nötig, auf eine einzige E-Mail zu antworten oder die Frage 13 Mal zu beantworten.

Laut einer Studie von Forrester Consulting vom März 2015 kann der Einsatz virtueller Collaboration-Tools zu einer Produktivitätssteigerung von 14 % führen, indem die Anzahl der Stunden reduziert wird, die jede Woche mit E-Mails, der Suche nach Informationen und dem Warten auf Antworten verbracht werden. Es wird erwartet, dass dies zu einer Steigerung von Einsparungen und Einnahmen in Höhe von 7 Millionen US-Dollar führen könnte.

Darüber hinaus haben Sie diese Option, falls der Bedarf an Privatsphäre besteht. Genauso wie Sie Ihre Bürotür in einer traditionellen Arbeitsumgebung schließen würden, können Sie Ihre Exposition auch mithilfe von Tools für die virtuelle Zusammenarbeit begrenzen. Sie können private Besprechungsräume nur für geladene Gäste erstellen, in denen Sie und Ihre Kollegen ein bestimmtes Thema diskutieren können. Wenn Sie einen Mitarbeiter für eine persönliche Mentoring-Sitzung engagieren müssen, können Sie das auch tun.

Mit anderen Worten, virtuelle Kollaborationstools bieten Ihnen die gleichen Möglichkeiten wie ein moderner Open-Office-Arbeitsplatz – mit einer Reihe zusätzlicher Vorteile.

Virtuelle Zusammenarbeit wird Ihre Organisation verändern

Der lateinische Aphorismus „scientia potentia est“, was übersetzt „Wissen ist Macht“ bedeutet, ist Hunderte von Jahren alt. Heute ist der Satz genauso relevant wie vor Jahrhunderten – vielleicht sogar noch mehr, denn die Art und Weise, wie Sie dieses Wissen heute gewinnen, nutzen und teilen, macht es noch mächtiger.

Was sich grundlegend geändert hat, ist die Art und Weise, wie Menschen sich Wissen aneignen. In der Vergangenheit drehte sich die Bildung hauptsächlich um den direkten persönlichen Wissenstransfer und das Lernen aus Büchern. Und obwohl diese Methoden sicherlich bestehen bleiben, haben Einzelpersonen – insbesondere in der Arbeitswelt – neue Mittel entdeckt, um sich und andere durch virtuelle Zusammenarbeit weiterzubilden.

Durch die Nutzung virtueller Kollaborationstools können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen und kollaborativen Lernens stärkt, Mitarbeiter einbindet und die Zusammenarbeit erleichtert – und sich gleichzeitig positiv auf Ihre unternehmensweiten Geschäftsergebnisse auswirkt.

Eine andere Sache, die sich geändert hat, ist die Art und Weise, wie Sie Wissen teilen und nutzen können, um unternehmensweit Mehrwert zu schaffen – nicht nur in Ihrem lokalen Team, Büro oder Land, sondern weltweit, innerhalb Ihrer Fachgebiete und darüber hinaus. Beispielsweise kann ein Kundendienstmitarbeiter vor Ort wertvolle Informationen darüber liefern, wie Wiederholungsausfälle in Zukunft für die Produktentwicklung reduziert werden können, da er oder sie aus eigener Erfahrung weiß, wie der Fehler auftritt.

Unsere Fähigkeit, zu lernen und Wissen zu teilen, führt zu einem höheren Engagement und schafft stärkere, produktivere Arbeitsumgebungen. Mit den modernen Technologien von heute können sich die ursprünglichen Wünsche und Vorteile von Großraumbüros in viel größerem Umfang auf das Geschäft auswirken.