Collaborazione virtuale: la nuova politica delle porte aperte

Ogni nuova evoluzione ha reso necessaria una trasformazione nel modo in cui conduciamo gli affari e collaboriamo con i nostri colleghi. Oggi, cose come la globalizzazione e una forza lavoro sempre più remota stanno guidando l'uso diffuso delle comunità online e degli strumenti di collaborazione virtuale.

I vantaggi dell'apertura

Ai miei occhi, la collaborazione sul posto di lavoro ruota attorno a due idee primarie: condividere ed essere aperti. Ma per molte aziende, questi sono concetti alieni. Entra in qualsiasi ufficio nel mondo e probabilmente troverai dirigenti e altri dipendenti con le porte dei loro uffici privati ​​chiusi.

Lo spazio di lavoro open-office è salito alla ribalta alla fine degli anni '90 e all'inizio degli anni 2000, con aziende innovative come Google e Facebook che hanno letteralmente abbattuto le barriere degli uffici tradizionali.

Quando questa tendenza ha preso piede per la prima volta, ricordo che alcuni miei ex colleghi hanno trovato la transizione particolarmente difficile. Dopotutto, da anni avevano i loro uffici privati, dove potevano chiudere le porte e lavorare in solitudine ogni volta che lo desideravano.

Ma chi ne beneficiava?

Quello che i miei ex colleghi non capivano era che c'erano evidenti vantaggi nel convivere con i loro coetanei. E non passò molto tempo prima che finalmente iniziassero a rendersi conto del valore.

L'impulso dietro l'istituzione di un approccio open-office o di una politica della porta aperta è facilitare la conversazione, condividere idee e aumentare la collaborazione. In questo ambiente, potresti ascoltare una discussione che trarrebbe vantaggio dalla tua opinione di esperti. Così potresti intervenire e impartire la tua saggezza. Al contrario, saresti in grado di porre le tue domande a un gruppo di colleghi e ottenere informazioni dalle loro conoscenze.

Probabilmente, l'aspetto più interessante di questo tipo di posto di lavoro è la connettività istantanea che consente. Un argomento che potrebbe richiedere ore per la ricerca da solo può essere facilmente spiegato da un collega dall'altra parte della stanza. Così potresti avere le risposte alle tue domande più urgenti in una frazione del tempo.

Il concetto di open-office del futuro è arrivato

Con l'invenzione degli strumenti di collaborazione virtuale, il concetto di ufficio aperto e la politica della porta aperta sono entrati nell'era digitale. Le aziende possono ora avere una community online dedicata in cui i dipendenti possono condividere informazioni utili tramite bacheche, blog, wiki, video, presentazioni e altro ancora.

Soprattutto, la condivisione delle conoscenze non si limita ai confini di un singolo ufficio. La collaborazione virtuale apre un mondo completamente nuovo ai dipendenti che possono lavorare da qualsiasi luogo. Invece di affidarti semplicemente ai colleghi all'interno del tuo particolare posto di lavoro per aiutarti con qualcosa, potresti porre una domanda a un gruppo di esperti in materia - in varie località del mondo - e potenzialmente avere più risposte in pochi secondi.

I professionisti delle vendite a Londra potrebbero trarre vantaggio dall'intuizione dei loro colleghi a Parigi con la stessa facilità con cui i marketer di New York potrebbero imparare dai loro colleghi a Dubai.

Gli strumenti di collaborazione virtuale presentano anche alcuni vantaggi rispetto agli spazi di lavoro dell'ufficio open space perché registrano le informazioni condivise, consentendo loro di aiutarti a risparmiare tempo riducendo il numero di e-mail inviate ed eliminando la necessità di rispondere alla stessa domanda su più occasioni.

Se un dipendente ha bisogno di informazioni sui pacchetti di vantaggi interni, ad esempio, sa di visitare online la community HR designata dall'azienda. Se una dozzina di altri dipendenti hanno la stessa domanda, possono visitare lo stesso sito. Non è necessario rispondere a una singola e-mail o rispondere alla domanda 13 volte diverse.

Infatti, secondo uno studio del marzo 2015 di Forrester Consulting, l'uso di strumenti di collaborazione virtuale può portare a un aumento del 14% della produttività riducendo il numero di ore trascorse ogni settimana a inviare e-mail, cercare informazioni e attendere risposte. Si prevede che ciò potrebbe portare a un aumento di 7 milioni di dollari in risparmi e ricavi.

Inoltre, in caso di necessità di privacy, hai questa opzione. Proprio come chiuderesti la porta del tuo ufficio in un ambiente di lavoro tradizionale, puoi anche limitare la tua esposizione utilizzando strumenti di collaborazione virtuale. Puoi creare sale riunioni private solo su invito in cui tu e i tuoi colleghi potete discutere un argomento specifico. Se hai bisogno di coinvolgere un dipendente per una sessione di tutoraggio individuale, puoi farlo anche tu.

In altre parole, gli strumenti di collaborazione virtuale possono fornirti le stesse capacità di un moderno ambiente di lavoro open-office, con una serie di vantaggi aggiuntivi.

La collaborazione virtuale trasformerà la tua organizzazione

L'aforisma latino "scientia potentia est", che si traduce in "la conoscenza è potere", risale a centinaia di anni fa. Oggi, la frase è rilevante quanto lo era secoli fa, forse anche di più, perché è il modo in cui acquisisci, usi e condividi quella conoscenza oggi che la rende ancora più potente.

Ciò che è fondamentalmente cambiato è il modo in cui le persone ottengono la conoscenza. In passato, l'istruzione ruotava in gran parte attorno al trasferimento di conoscenze diretto da persona a persona e all'apprendimento dei libri. E mentre quei metodi rimangono certamente, gli individui – in particolare quelli nel mondo del lavoro – hanno scoperto nuovi mezzi per educare se stessi e gli altri attraverso la collaborazione virtuale.

Sfruttando gli strumenti di collaborazione virtuale, puoi assicurarti che la tua organizzazione rafforzi una cultura di apprendimento continuo e collaborativo, coinvolga i dipendenti e faciliti la collaborazione, il tutto con un impatto positivo sui risultati aziendali a livello aziendale.

Un'altra cosa che è cambiata è il modo in cui puoi condividere e sfruttare le conoscenze per fornire valore a tutta l'azienda, non solo nel tuo team, ufficio o paese locale, ma a livello globale, all'interno delle tue aree di competenza aziendale e oltre. Ad esempio, un addetto all'assistenza sul campo può fornire preziose informazioni su come ridurre i guasti ripetuti in futuro alla progettazione del prodotto a causa della sua esperienza intima di come si verifica l'errore.

La nostra capacità di apprendere e condividere le conoscenze porta a migliori livelli di coinvolgimento e crea ambienti di lavoro più forti e produttivi. Con le moderne tecnologie di oggi, i desideri e i vantaggi originali degli uffici open space possono avere un impatto sul business su scala molto più ampia.