Współpraca wirtualna: nowa polityka otwartych drzwi

Każda nowa ewolucja wymagała zmiany sposobu, w jaki prowadzimy działalność i współpracujemy z naszymi rówieśnikami. Obecnie takie rzeczy jak globalizacja i coraz bardziej zdalna siła robocza stoją na czele szerokiego wykorzystania społeczności internetowych i narzędzi do wirtualnej współpracy.

Korzyści z otwartości

Moim zdaniem współpraca w miejscu pracy obraca się wokół dwóch głównych idei: dzielenia się i bycia otwartym. Ale dla wielu firm są to obce koncepcje. Wejdź do dowolnego biura na całym świecie, a prawdopodobnie znajdziesz dyrektorów i innych pracowników z zamkniętymi drzwiami ich prywatnych biur.

Przestrzeń do pracy w otwartym biurze zyskała na znaczeniu pod koniec lat 90. i na początku 2000 r., a innowacyjne firmy, takie jak Google i Facebook, dosłownie przełamały bariery występujące w tradycyjnych biurach.

Pamiętam, że gdy ten trend po raz pierwszy się uchwycił, wielu moich byłych kolegów uważało to przejście za szczególnie trudne. W końcu od lat mieli swoje prywatne biura, w których mogli zamykać drzwi i pracować w samotności, kiedy tylko chcieli.

Ale kto na tym skorzystał?

Moi byli koledzy nie rozumieli, że wspólne zamieszkiwanie z rówieśnikami ma wyraźne zalety. I nie trwało długo, zanim w końcu zaczęli zdawać sobie sprawę z wartości.

Impulsem do wprowadzenia podejścia otwartego biura lub polityki otwartych drzwi jest ułatwienie rozmowy, dzielenie się pomysłami i zwiększenie współpracy. W takim środowisku możesz podsłuchać dyskusję, która skorzysta na twojej opinii eksperta. Abyś mógł wtrącić się i przekazać swoją mądrość. I odwrotnie, będziesz w stanie zadać własne pytania grupie kolegów i uzyskać wgląd w ich wiedzę.

Prawdopodobnie najbardziej atrakcyjnym aspektem tego typu miejsca pracy jest natychmiastowa łączność, którą umożliwia. Temat, który może zająć ci wiele godzin na samodzielne zbadanie, może być łatwo wyjaśniony przez kolegi po drugiej stronie pokoju. Dzięki temu możesz uzyskać odpowiedzi na najbardziej palące pytania w ułamku czasu.

Nadeszła koncepcja otwartego biura przyszłości

Wraz z wynalezieniem wirtualnych narzędzi współpracy koncepcja otwartego biura i polityka otwartych drzwi weszły w erę cyfrową. Firmy mogą teraz mieć dedykowaną społeczność online, w której pracownicy mogą udostępniać przydatne informacje za pośrednictwem forów dyskusyjnych, blogów, wiki, filmów, prezentacji i nie tylko.

Co najważniejsze, dzielenie się wiedzą nie ogranicza się do jednego biura. Wirtualna współpraca otwiera zupełnie nowy świat pracownikom, którzy mogą pracować z dowolnego miejsca. Zamiast polegać tylko na pomocy współpracowników w danym miejscu pracy, możesz zadać pytanie grupie ekspertów w danej dziedzinie – w różnych miejscach na całym świecie – i potencjalnie uzyskać wiele odpowiedzi w ciągu kilku sekund.

Specjaliści ds. sprzedaży w Londynie mogliby korzystać z wiedzy swoich rówieśników z Paryża równie łatwo, jak marketerzy z Nowego Jorku mogliby uczyć się od swoich kolegów z Dubaju.

Wirtualne narzędzia do współpracy mają również pewne zalety w porównaniu z przestrzeniami roboczymi na planie otwartym, ponieważ rejestrują udostępniane informacje, co pozwala im zaoszczędzić czas poprzez zmniejszenie liczby wysyłanych wiadomości e-mail, a także eliminując konieczność odpowiadania na to samo pytanie w wielu okazje.

Jeśli pracownik potrzebuje na przykład informacji o pakietach świadczeń wewnętrznych, wie, że musi odwiedzić wyznaczoną społeczność HR firmy przez Internet. Jeśli kilkunastu innych pracowników ma to samo pytanie, mogą odwiedzić tę samą witrynę. Nie ma potrzeby odpowiadania na pojedynczy e-mail ani odpowiadania na pytanie 13 razy.

W rzeczywistości, zgodnie z badaniem przeprowadzonym w marcu 2015 r. przez Forrester Consulting, korzystanie z narzędzi wirtualnej współpracy może prowadzić do 14% wzrostu produktywności poprzez zmniejszenie liczby godzin spędzanych każdego tygodnia na wysyłaniu e-maili, wyszukiwaniu informacji i oczekiwaniu na odpowiedzi. Przewiduje się, że może to doprowadzić do 7 milionów dolarów wzrostu oszczędności i przychodów.

Ponadto, jeśli pojawi się potrzeba prywatności, masz taką możliwość. Tak jak zamykasz drzwi do biura w tradycyjnym środowisku pracy, możesz również ograniczyć swoją ekspozycję, korzystając z narzędzi do współpracy wirtualnej. Możesz tworzyć prywatne sale konferencyjne przeznaczone tylko na zaproszenia, w których Ty i Twoi rówieśnicy możecie dyskutować na określony temat. Jeśli potrzebujesz zaangażować pracownika na indywidualną sesję mentoringową, również możesz to zrobić.

Innymi słowy, narzędzia do współpracy wirtualnej mogą zapewnić te same możliwości, co nowoczesne miejsce pracy w otwartym biurze – z wieloma dodatkowymi zaletami.

Wirtualna współpraca zmieni Twoją organizację

Łaciński aforyzm „scientia potentia est”, który tłumaczy się jako „wiedza to potęga”, pochodzi sprzed setek lat. Dziś to wyrażenie jest tak samo aktualne jak wieki temu – może nawet bardziej, ponieważ to sposób, w jaki dziś zdobywasz, wykorzystujesz i dzielisz się tą wiedzą, czyni ją jeszcze potężniejszą.

To, co zasadniczo się zmieniło, to sposób, w jaki ludzie zdobywają wiedzę. W przeszłości edukacja w dużej mierze koncentrowała się na bezpośrednim przekazywaniu wiedzy między osobami i uczeniu się książek. I chociaż te metody z pewnością pozostają, jednostki – szczególnie te ze świata pracy – odkryły nowe sposoby kształcenia siebie i innych poprzez wirtualną współpracę.

Wykorzystując narzędzia do współpracy wirtualnej, możesz zapewnić, że Twoja organizacja wzmacnia kulturę ciągłego uczenia się opartego na współpracy, angażuje pracowników i ułatwia współpracę — a wszystko to pozytywnie wpływając na wyniki biznesowe w całej firmie.

Kolejną zmianą jest sposób, w jaki możesz dzielić się wiedzą i wykorzystywać ją w celu dostarczania wartości w całej firmie – nie tylko w lokalnym zespole, biurze czy kraju, ale na całym świecie, w obszarach swojej wiedzy biznesowej i nie tylko. Na przykład agent serwisowy w terenie może dostarczyć cennych informacji na temat tego, jak ograniczyć powtarzające się awarie w przyszłości w projektowaniu produktu, ze względu na jego intymne doświadczenie, w jaki sposób występuje usterka.

Nasza zdolność do uczenia się i dzielenia się wiedzą prowadzi do wyższych poziomów zaangażowania i tworzy silniejsze, bardziej produktywne środowisko pracy. Przy dzisiejszych nowoczesnych technologiach pierwotne pragnienia i korzyści płynące z biur na planie otwartym mogą wpłynąć na biznes na znacznie szerszą skalę.