虛擬協作：新的開放政策

每一次新的演變都需要我們改變開展業務和與同行合作的方式。 今天，全球化和日益偏遠的勞動力等因素正在引領在線社區和虛擬協作工具的廣泛使用。

開放的好處

在我看來，工作場所協作圍繞兩個主要理念展開：分享和開放。 但對於許多公司來說，這些都是陌生的概念。 走進世界各地的任何辦公室，您都可能會發現私人辦公室大門緊閉的高管和其他員工。

開放式辦公空間在 1990 年代末和 2000 年代初興起，谷歌和 Facebook 等創新公司打破了傳統辦公室的障礙。

當這種趨勢第一次流行時，我記得我的一些前同事發現過渡特別困難。 畢竟，多年來他們都有自己的私人辦公室，只要他們願意，他們就可以關上門，獨自一人工作。

但誰從中受益？

我以前的同事不明白的是，與同齡人同居有明顯的優勢。 沒過多久，他們終於開始意識到它的價值。

建立開放式辦公室方法或開放政策的推動力是促進對話、分享想法和加強協作。 在這種環境下，您可能會無意中聽到會從您的專家意見中受益的討論。 所以你可以插話並傳授你的智慧。 相反，您可以向一群同事提出自己的問題，並從他們的知識中獲得洞察力。

可以說，這種工作場所最吸引人的方面是它支持的即時連接。 一個可能需要您自己研究幾個小時的主題可能會被房間對面的同事輕鬆解釋。 因此，您可以在很短的時間內找到最緊迫的問題的答案。

未來的開放式辦公室概念已經到來

隨著虛擬協作工具的發明，開放式辦公理念和門戶開放政策進入了數字時代。 公司現在可以擁有一個專門的在線社區，員工可以在其中通過留言板、博客、維基、視頻、演示文稿等分享有用的信息。

最重要的是，知識共享不僅限於單個辦公室。 虛擬協作為可以在任何地方工作的員工打開了一個全新的世界。 您可以向全球各地的一組主題專家提出問題，而不是僅僅依靠特定工作場所內的同行來幫助您，並可能在幾秒鐘內得到多個答案。

倫敦的銷售專業人員可以從巴黎同行的洞察力中受益，就像紐約的營銷人員可以從迪拜的同事那裡學習一樣容易。

與開放式辦公室工作空間相比，虛擬協作工具還具有一定的優勢，因為它們記錄了共享的信息，使它們能夠通過減少發送的電子郵件數量以及消除在多個場合回答同一個問題的需要來幫助您節省時間場合。

例如，如果員工需要有關內部福利包的信息，他知道可以訪問公司指定的在線人力資源社區。 如果十幾個其他員工有同樣的問題，他們可以訪問同一個站點。 無需回復一封電子郵件或回答 13 次不同的問題。

事實上，根據 Forrester Consulting 2015 年 3 月的一項研究，使用虛擬協作工具可以減少每週發送電子郵件、搜索信息和等待回复的時間，從而將工作效率提高 14%。 預計這可能會導致 700 萬美元的儲蓄和收入增加。

此外，如果需要隱私，您可以選擇。 就像您在傳統的工作環境中關上辦公室的門一樣，您也可以使用虛擬協作工具來限制您的曝光。 您可以創建私人的、僅限邀請的會議室，您和您的同事可以在其中討論特定主題。 如果您需要讓員工參加一對一的輔導課程，您也可以這樣做。

換句話說，虛擬協作工具可以為您提供與現代開放式辦公場所相同的功能——還有許多額外的優勢。

虛擬協作將改變您的組織

拉丁格言“scientia potentia est” ，翻譯為“知識就是力量”，可以追溯到數百年前。 今天，這句話和幾個世紀前一樣重要——也許更重要，因為今天你如何獲得、使用和分享知識，使它變得更加強大。

從根本上改變的是人們獲取知識的方式。 過去，教育主要圍繞直接的、人與人之間的知識轉移和書本學習展開。 雖然這些方法肯定仍然存在，但個人——尤其是職場人士——已經發現了通過虛擬協作來教育自己和他人的新方法。

通過利用虛擬協作工具，您可以確保您的組織加強持續和協作學習的文化、吸引員工並促進協作——同時對您公司範圍內的業務成果產生積極影響。

改變的另一件事是您可以共享和利用知識在整個公司範圍內創造價值的方式——不僅在您當地的團隊、辦公室或國家，而且在全球範圍內，在您的業務專業領域內外。 例如，現場的服務代理可以為產品設計提供有關如何減少未來重複故障的寶貴信息，因為他或她對故障發生方式的親身經歷。

我們學習和分享知識的能力可以提高參與度，並創造更強大、更高效的工作環境。 借助當今的現代技術，開放式辦公室的最初願望和好處可以在更廣泛的範圍內影響業務。