İş Planı Yapmanın En İyi Yolu

Hedeflerinize ulaşmadan önce, onlara nasıl ulaşacağınızı planlamanız gerekir. Bir çalışma planı, istenen bu amaç ve hedeflere giden açık bir yol oluşturur. Bu yol boyunca, planınızda tanımlanması gereken kaynaklar, kısıtlamalar ve diğer iş yönetimi unsurları olacaktır.

Tabii ki, iş planı tek bir kişi tarafından yazılmayacak ve başlatılmayacak. Sonunda onay için yönetim kurulu üyelerine ve paydaşlara sunulması gereken bir proje ekibi için bir eylem planıdır. Her şey söylenip yapıldığında, iş planınızın geri kalanını oluşturmaya devam edebilirsiniz.

İş planınızı bir proje yönetimi yazılımında oluşturursanız, planınızı yinelemeye devam etmek ve zaman içinde iyileştirmeler yapmak kolaydır. Ve bu yazılım çevrimiçiyse, herkes gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir ve ideal bir sonuç için tam olarak hangi adımların gerekli olduğunu bilir.

Açıkça bir çalışma planı oldukça önemlidir, bu yüzden nasıl yapılacağını daha derine inelim ve onaylatalım.

Proje Çalışma Planı Nedir?

Proje çalışma planı, başka bir isimle proje yönetim planıdır. Doğru yapıldığında, proje çalışma planınız görevler, kilometre taşları, çıktılar, kaynaklar, bütçe gereksinimleri ve hepsini bir araya getirmek için bir zaman çizelgesi oluşturarak bir projenin amaç ve hedeflerine ulaşmak için gereken adımları açıkça ifade edecek ve ana hatlarıyla belirtecektir.

Genellikle büyük projeler ve girişimler için en uygun olanıdır, ancak gerçekten her düzeyde kullanılabilir. İş planınıza başlamadan önce SMART hedeflerini kullanmayı düşünün: Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamanla ilgili hedefler oluşturun. Bu, planınıza sağ ayakla başlamanıza yardımcı olacaktır.

İlgili: Ücretsiz Çalışma Planı Şablonu

Neden Bir Çalışma Planına İhtiyacınız Var?

Bahsettiğimiz gibi, iş planınız tüm proje için yol haritanız olacaktır. Sadece sizi ve ekibinizi düzenli tutmakla kalmayacak, aynı zamanda kilit paydaşlardan, ilgili departmanlardan, ilgili sorumluluk/risk liderlerinden ve daha pek çok kişiden destek almanızı sağlayacaktır.

Ek olarak, hem paydaş düzeyinde hem de yönetim ve ekip üyesi düzeyinde beklentilerin yönetilmesine yardımcı olur; işe sağ ayakla başlayan herkesin sağ ayağa kalkma şansı da daha yüksektir.

İş Planı Nasıl Yapılır?

Bir iş planı oluşturmak oldukça ilgili bir süreçtir ve paydaşlara sunmadan önce mümkün olduğunca çok sayıda yerleşik ayrıntı gerektirir. İşte odaklanmanız gerekenler.

1. Proje Adını, Amacını ve Genel Zaman Çizelgesini Belirleyin

Bunu yaparak projenizi onaylayanlara, projenin amacına göre bir çeyrek, altı ay veya bir yıl süreceğini ve bu adımdan sonra dolduracağınız diğer bilgileri söyleyebilirsiniz.

Ayrıca proje onaylayıcınıza projenizin amacını da söylemelisiniz. Projeniz müşteri ihtiyaçlarını daha iyi karşılayacak mı? Belki rakibiniz sahip olduğunuz bir ürünün yükseltilmiş bir sürümünü piyasaya sürdü ve pazar taleplerini karşılamak için ölçeği büyütmeniz gerekiyor. Nihai hedef ne olursa olsun, hemen belirtildiğinden emin olun.

2. Çalışma Planınızı Bağlama Yapın

Bu projenin gerçekleşmesine neden ihtiyaç duyduğunuzu ve bu nihai hedefe ulaşmaya çalışmak için sizi neyin düşündürdüğünü daha iyi özetlemek için bir giriş ve arka plan yazın. Bağlam oluşturmak ve sorunu kurmak, çözüme neden ihtiyaç duyduğunuzu açıklamaya yardımcı olur. Bu, iyi, genel iş yönetimini kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.

3. Hedeflerinizi ve Hedeflerinizi Belirleyin

Hedefleriniz amacınız gibi görünebilir, ancak daha uzun vadeli oldukları için biraz daha spesifiktirler - yani, ekibiniz bir hata düzeltmesi başlatma süreci veya müşteriye daha doğrudan nasıl yanıt verileceği hakkında daha fazla şey öğrendi. pazar geri bildirimi.

Benzer şekilde, proje hedefleriniz ölçülebilir olmalıdır. Örneğin, bu projenin lansmandan sonraki amacı, aktif aylık abone sayısında %xx'lik bir artış veya elde edilen gelirde belirli bir dolar tutarında artış yaratmaktır.

SMART hedeflerinizi burada kullanmak en iyisidir. Proje zaman çerçevesi içinde neyin spesifik, neyin ölçülebilir, neyin ulaşılabilir, neyin alakalı olduğunu ve neler yapılabileceğini belirleyin.

İlgili: İş Dökümü Yapısı (WBS) Kılavuzu

4. Kaynaklarınızı Tanımlayın ve Koordine Edin

Kaynaklarınızı tanımlayıp koordine ettiğinizde, aşağıdaki soruları yanıtladığınızdan emin olun:

• Bu projeye ne kadar bütçe ayrılacak?
• Bütçe hangi departmandan tahsis edilecek?
• Takımda kime ihtiyacın var?
• Projeyi kolaylaştırmak için hangi proje planlama araçları (zaman takibi, ekip işbirliği, proje yönetimi araçları gibi) gerekli olacak?

5. Kısıtlamalarınızı Anlayın

Ve özellikle zaman, bütçe ve kaynakların üçlü kısıtlamasını göz önünde bulundurun. Bu noktada, önceki adımlarda üçünü de listelemiş olduğunuzdan, artık bu süreçleri engelleyebilecek riskleri hesaba katabilirsiniz.

Belki ekip üyelerinizden bazıları bu süre zarfında birkaç gün hastalanır; belki beklenmedik görevlerin yerine getirilmesi gerekir; bütçeden daha fazla para çekilmesini gerektiren bazı araçlarınız çökebilir. Kısıtlamalarınız ne olursa olsun, teslimatların tamamlanmasını ve hatta projenizin amaç ve hedeflerini etkileyebilecek tam bir kısıtlamaya yol açabilecek bir risk gibi hissedebilecek herhangi bir şeyi hesaba katın.

6. Riskleri ve Hesap Verebilirliği Tartışın

Riskler mümkün olduğunca çok köşeden değerlendirilmelidir. Ücretli izinleri, personelin tahakkuk ettiği tatil süresini ve şirket tatillerini düşünün. Bütçenizi veya zaman çizelgenizi doğrudan etkileyebilecek garip kazaları düşünün. Ardından, ortamın bu risklerin gerçeğe dönüşmesi için elverişli hale gelmesi durumunda sorumluluğu üstlenecek birini atayın. Hata olasılığını en aza indirmek için tüm ekip üyelerinin projenin başarılı sonucunda ölçülebilir bir paya sahip olabilmesi için bir sorumluluk duygusu yaratın.

İnce dişli bir tarakla yalnızca temel bilgileri değil, proje çalışma planınızdaki her ayrıntıyı da ele alın. Halihazırda ele alınan her olası soru veya kırmızı bayrak ile, paydaşlardan onay alabilir ve projenize doğru beklentileri göz önünde bulundurarak başlayabilirsiniz.

İş planınızın projenize rehberlik edecek eylem planı olduğunu unutmayın, bu nedenle kısıtlamalar ve potansiyel riskler hakkında ne kadar fazla ayrıntıya sahip olursanız, ekibiniz çıktıları üretmek ve amaç ve hedeflere ulaşmak için görevlerini o kadar iyi yerine getirecektir.

İş Planı Şablonu

İş planı şablonumuz, yukarıda açıklanan adımları belgelemenize yardımcı olabilir. Şablonunuzu sürekli olarak izlediğinizden ve planlama sürecinizde değişiklikler meydana geldikçe güncellediğinizden emin olun.

Bir Çalışma Planı Yapmak İçin İhtiyacınız Olan Araçlar

Bir iş planı oluşturmak için, projenizi tamamlamak için gereken tüm işleri belirlemek için bir iş kırılım yapısıyla başlamalısınız. Ardından, İKY'nizden elde ettiğiniz bulgulara dayanarak, görevleri, çıktıları, bunların bağımlılıklarını, kilometre taşlarını, hangi görevin hangi departmana ve ekip üyesine atandığını, her bir görev için kaç onay düzeyi olduğunu işaretlemek için bir zaman çizelgesi oluşturabileceksiniz. , vb.

Bu noktada, birçok proje yöneticisi zaman çizelgelerini bir şelale modelinde sıralamak için Gantt çizelgelerini kullanacaktır. Proje yeterince küçükse veya mantıklıysa, birçok proje yöneticisi görevleri ve çıktıları basit bir görev listesinde sıralamalarına yardımcı olan araçlar kullanır.

Örneğin Gantt çizelgelerimiz, zaman içinde proje görevlerinizin görsel bir görünümünü oluşturmanıza yardımcı olur. Proje başlangıç ​​tarihini, her bir proje görevinin ne olduğunu, kime atandığını, her bir görevin ne kadar sürmesi beklendiğini ve bir bütün olarak projenin tamamlanma tarihini kolayca görebilirsiniz.

Mükemmel iş planını yapmanıza yardımcı olabilecek Gantt çizelgeleri ve diğer proje planlama araçları hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki kısa videoyu izleyin. Proje planlama yazılımının planlama, yürütme ve raporlamanızı iyileştirebileceği tüm yolları size hızlı bir şekilde göstereceğiz; böylece bu iş planını güvenle yapabilirsiniz.

ProjectManager İş Planınızda Size Yardımcı Olabilir

Bir projenin her ayrıntısını sıralamak, ekibinizi yönetmekten paydaşlarınızı yönetmeye kadar kolay bir iş değildir. Proje zaman çizelgenizi, proje kapsamını oluşturan görevleri, potansiyel riskleri, bütçeyi dengeleme ve kaynakları tahsis etme arasında hassas bir denge gerektirir. Tüm bunları müşterilerin nihai ihtiyaçlarını ve proje amaçlarını ve hedeflerini göz önünde bulundurarak yapmaktan bahsetmiyorum bile.

Bir iş planı şablonu düşüncelerinizi düzenlemenize yardımcı olabilir, ancak eylem planınızı oluşturmak ve onu yürütmek için planlama, yürütme ve izleme aşamalarında size yardımcı olacak dinamik bir proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız olacaktır.

ProjectManager ile bulut tabanlı Gantt çizelgelerimiz, tüm proje zaman çizelgenizi planlamanıza, görevler atamanıza, bağımlılıklar oluşturmanıza ve hepsini izlemenize olanak tanır. Ek olarak, personelinizin ve yöneticilerinizin görevler hakkında yorum yapmasına, gerekli dosyaları eklemesine ve nerede olurlarsa olsunlar birbirleriyle etkileşime girmesine olanak tanıyan ekip işbirliği özelliklerine sahibiz.

ProjectManager ayrıca ekibinizde çalışılan saatleri dengelemenize olanak tanıyan kaynak yönetimi araçlarına sahiptir. Bu, ne olursa olsun zamanınızın, araçlarınızın ve kaynaklarınızın dengeli olmasını sağlamaya yardımcı olur.

Bir iş planı oluşturuyor ve nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz? Seni koruduk. ProjectManager ile , iş planınızı kilometre taşından kilometre taşına kadar daha iyi izlemenize yardımcı olan bulut tabanlı bir yazılıma erişim elde edeceksiniz. ProjectManager ile 30 günlük ücretsiz denemenizi bugün başlatın .