5 Adımda Gantt Şeması Nasıl Yapılır?

Gantt çizelgeleri uzun zamandan beri var, ancak analogdan dijitale geçtiklerinden, kullanım kolaylıkları onları proje yönetiminin temel unsurlarından biri haline getirdi.

Gantt şeması nedir?

Gantt şeması, bir projenin iş etkinliklerini sürelerini, bağımlılıklarını gösteren ve proje yöneticilerinin bunları ekip üyelerine atamasına izin veren bir zaman çizelgesinde organize eden yığılmış bir çubuk grafiktir. Gantt çizelgeleri önemli bir proje planlama ve çizelgeleme aracıdır.

Bir Gantt diyagramının solunda görevlerin bir listesi, sağında ise bu görevlerin projede meydana geldikleri zamana göre yerleştirildiği çubuk grafik zaman çizelgesi bulunur. Her görev, bir başlangıç ​​tarihi ve bir bitiş tarihi ile düzenlenir. Görevin süresi budur. Grafiksel olarak iki nokta arasındaki bir çizgidir.

Bu düzen, proje yöneticilerinin görevlerin ne olduğunu, her birinin ne zaman başlayıp ne zaman bittiğini ve görevin tamamlanmasının ne kadar süreceğini görmesini kolaylaştırır. Gantt şeması ayrıca tüm projenin süresinin yanı sıra görevlerin ne kadar örtüştüğünü de gösterir.

Gantt Şeması Ne İçin Kullanılır?

Gantt çizelgeleri, çeşitli amaçları olan çok yönlü proje yönetimi araçlarıdır. Projeleri planlamak, programlamak ve izlemek için kullanılırlar. Planlama aşamasında, Gantt çizelgeleri proje yöneticilerinin proje zaman çizelgesini görselleştirmelerine yardımcı olur, böylece hangi kaynakların ne zaman gerekli olduğunu, iş yükünün nasıl atanacağını tanımlayabilir ve ayrıca bir projenin kritik yol aktivitelerinin neler olduğunu anlayabilirler.

Ardından, tüm proje faaliyetleri Gantt şemasına dahil edildiğinde, proje planını zamanında yürütmek için doğru bir proje takvimi oluşturmak daha kolay olur. Bu nedenle, bir Gantt şeması size projeyi tamamlamak için hangi görevlerin gerekli olduğunu ve ne kadar süreceğini gösterir. Ancak başarılı bir projeyi planlamak ve programlamak için nasıl yaparsınız? Bir Gantt şeması oluşturmak için beş adım aşağıdadır.

Gantt Şeması Oluşturma Adımları

Gantt şeması oluşturmanın birkaç yolu vardır. Geleneksel bir proje yöneticisi olmak istiyorsanız, bir kağıt kalem çıkartabilirsiniz. Bu, planınızı bir araya getirmeye başlamak için iyi bir yol olabilir, ancak tüm sorunları ve değişiklikleriyle birlikte bir projeyi yönetmek mümkün değildir.

İşleri kolaylaştırmak için, alanları doldurmanız için size bir Excel elektronik tablosu sağlayan ücretsiz bir Gantt şeması şablonu sunuyoruz. Ancak programınızı bir elektronik tabloda tutarsanız, bu bir sorun olacaktır. Excel, kolay ve görsel zaman çizelgeleri oluşturmak için oluşturulmuştur, ancak bir proje yönetim aracı değildir. Gerçekten ihtiyacınız olan şey, Gantt şeması oluşturucu özelliğine sahip bir proje yönetim yazılımıdır. Elektronik tabloyu çevrimiçi Gantt şeması yazılımımıza yüklemenizi öneririz. Bunun faydaları aşağıda ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Bununla birlikte, bir Excel Gantt şeması şablonu veya bir Gantt şeması yazılımı seçseniz de, bir Gantt şeması oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız tüm planlama verilerini toplama adımlarından geçmeniz gerekir. Aşağıdaki beş adımı tamamladıktan sonra, okumak için bir dakikanızı ayırın. Gantt grafiğinizi çevrimiçi olarak yazılımımıza yerleştirmenin, onu yalnızca programınızı planlamakla kalmayıp aynı zamanda yürütmenize yardımcı olan canlı bir belge haline nasıl getirdiğini açıklayacağız.

1. Bir Görev Listesi Yapın

İşin haritasını çıkarmadan önce bir listeye sahip olmanız gerekir. Etkili olması için bu görev listesi kapsamlı ve eksiksiz olmalıdır. Bu nedenle, bir iş kırılım yapısı (WBS) kullanmanız önerilir.

Bu araç, adı gibi, işi bireysel faaliyetlere bölmek için daha büyük, karmaşık (veya daha küçük, daha basit) projeleri parçalara ayırır. Nihai teslimatla başlar ve projenin sonuna ulaşmak için gerekli olan temel adımları atmak için adım adım geriye gider.

Görevleri toplarken, süreleri hakkında bir fikir edinmek için ilgili projelerin geçmiş verilerine bakmanın zararı olmaz. Ayrıca, ekibinizin içinden veya dışından benzer projelerden geçmiş kişilerle konuşmak, bir sonraki adıma geçerken yardımcı olabilir.

İlgili: İş Dökümü Yapısı (WBS) Şablonu

2. Görevlerin Başlangıç ​​ve Bitiş Tarihleri ​​Nelerdir?

Bu, görevleri alıp proje zaman çizelgenize göre sıraladığınız zamandır. Bazı görevlerin aynı anda ancak farklı ekip üyeleri tarafından gerçekleştirilmesi mümkündür ve hatta muhtemeldir.

Başlangıç ​​tarihinin ne olduğunu belirlediğinizde, görevleriniz o tarihte çubuk grafik zaman çizelgesinde görünecektir. Ardından, son adımda edindiğiniz bilgilerle, görevin ne zaman tamamlanacağına dair bir zaman tahmini yapın. Bu, tüm proje boyunca görevi yapmak için gereken süreyi işaretleyerek iki noktayı ve aralarındaki çubuğu oluşturur.

Bu, proje için bir zaman çizelgesi oluşturmaya yönelik ilk adımdır. Görevlerinizin süresi, başlangıç ​​tarihi ile bitiş tarihi arasındaki zamandır. Şimdi gazla yemek yapıyorsun. Artık yalnızca bir görev listeniz değil, projenizin bir zaman çizelgesi üzerinde düzenlenmiş görsel bir temsili var. Bu, projeyi yürüttüğünüzde ilerlemenize bir bakışta yardım sağlar.

3. Kilometre Taşları Ekle

Proje çıktılarınızın veya çalışma aşamalarınızın tamamlandığını işaretlemek için Gantt grafiğinize kilometre taşları ekleyin. Ne kadar küçük olursa olsun her görevi toplamak isterken, büyük resmi de göz ardı etmek istemezsiniz. Gantt çizelgeleri, projeyi aşamalara ayırmanıza veya projenin büyük bir benzersiz bölümü tamamlandığında işaretlemenize olanak tanır.

Bir projede kilometre taşlarına sahip olmak faydalıdır. Projenin büyük bir bölümünü bitirdiğinizi görmek sadece moralinizi yükseltmekle kalmaz, aynı zamanda nihai varış noktanıza giden yolda yol işaretleri gibi davranarak önemli olayları betimler.

4. Görev Bağımlılıklarını Tanımlayın

Bazı görevler aynı anda yürütülebilirken, diğerleri tamamlanmadan diğerleri başlatılamaz. Bunlara görev bağımlılıkları denir. Tanımlanmazlarsa, ekibinizin iş akışında darboğazlar oluşturabilirler.

Dört tür görev bağımlılığı vardır.

1. Bitirmeden Başlamaya: Görev, tamamlanmadan öncekine kadar başlayamaz.
2. Başlamadan Başlama: Görev, başlamadan öncekine kadar başlayamaz.
3. Bitirmeden Bitirmeye: Görev, bitmeden önce bitemez.
4. Baştan sona: Görev başlamadan önce bitemez.

Bu görev bağımlılıkları belirlendikten sonra, ilgili görevleri bağlayarak bunları Gantt grafiğinizde oluşturun. Bu şekilde, hangi görevlerin birbirine bağlı olduğunu kolayca görebileceksiniz.

5. Atamaya Başlayın

Gantt grafiğinizde görevlerinizi, kilometre taşlarınızı, sürelerinizi ve bağımlılıklarınızı belirledikten sonra görev atamaya başlayabilirsiniz. Burası ekip üyelerine iş verdiğiniz yerdir. Artık atandıkları görevlerin son tarihini karşılamaktan sorumludurlar.

Proje yöneticileri, bir proje takvimi oluşturmak için Gantt grafiğini ve atamaları boyunca ekibin ilerlemesini izlemek için görsel bir kılavuz olarak kullanabilir. Ancak, üstün proje yönetimi yazılımıyla çalışıyorsanız, Gantt şemasının yapabileceği çok daha fazla şey vardır.

ProjectManager, Gantt Grafiğinizi Nasıl Üstüne Çıkarır?

Gantt şeması şablonumuzu kullanmış veya yalnızca bir Excel veya Google E-Tablolar elektronik tablosunda bir görev listesi toplamış olsanız da, belgeyi ProjectManager Gantt şeması oluşturucusuna aktararak bir sonraki düzeye taşıyabilirsiniz. MS Project, CSV veya Excel dosyalarını içe aktarabilirsiniz ve görevleriniz otomatik olarak bir çubuk grafik zaman çizelgesine yayılır.

Ardından, Gantt grafiği aracının sol tarafında istediğiniz sütunları seçebilir ve seçebilirsiniz. Burada başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​ekleyebilir, alt görevleri belirleyebilir ve her bir etkinliğin süresini tahmin edebilirsiniz. Kilometre taşları elmas sembollerle eklenir ve görev bağımlılıkları birbirine bağlanabilir.

Ekip üyelerinize görev atama zamanı geldiğinde, bunu doğrudan Gantt şeması aracımızdan yapabilirsiniz. Ardından ekip üyeleri, görevleri yürütürken ortak bir platform olarak Gantt şeması görünümünü kullanabilir. ProjectManager bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımı olduğundan, her yerden ve her zaman buna erişebilirler, bu da dağıtılmış ekipler için harikadır.

Ekip üyeleri, gerektiğinde belge ekleyerek görev düzeyinde de yorum yapabilir. Sınırsız dosya depolama alanına sahibiz, böylece gerekli olan tüm görüntüleri veya aktarmaları ekleyebilirler. Bir ekip üyesinin proje yöneticisine veya göreve atanmamış başka bir proje üyesine sorusu varsa, bunları @ yapabilir ve bu kişiye e-posta ile bildirilir, böylece tartışmaya katılabilirler.

Kolay Düzenleme ve Otomasyonlar

Gantt çizelgeleriyle ilgili şikayetlerden biri, düzenlemelerinin zor olmasıdır. Ancak ProjectManager, görev sürelerini değiştirmeyi, görev bağımlılıkları eklemeyi ve Gantt şemasını güncellemeyi sürükle ve bırak kadar kolay hale getirir. Başlangıç ​​ve bitiş tarihinizi alın ve istediğiniz yere taşıyın. Bu kadar kolay.

Çevrimiçi Gantt şeması da otomatikleştirilebilir, bu nedenle bir görev ertelenirse, görevin buna bağlı tarihleri, herhangi bir zamanlama hatasından kaçınmak için ayarlanacaktır. Görevler tamamlandığında proje yöneticilerini ve ekip üyelerini güncel tutmak için e-posta bildirimleri de otomatikleştirilebilir. ProjectManager, proje yönetiminde Gantt çizelgelerinin vaadini yerine getirir.

Gantt Şeması Oluşturmak için Başka Hangi Yazılımlar Kullanılıyor?

Bugün proje yöneticilerinin farklı Gantt şeması şablonlarına, Gantt şeması araçlarına ve proje yönetimi yazılımına erişimi var. Bunlar en yaygın seçimlerdir.

Microsoft Excel

Excel elektronik tabloları ve çubuk grafiklerle temel bir Gantt grafiği oluşturabilirsiniz. Gantt grafiği oluşturmak için Excel kullanmanın bazı artıları ve eksileri şunlardır:

Artıları:

• Microsoft Office lisansınız varsa ucuz bir çözümdür.
• Ekip üyelerinizin Microsoft Excel'e aşina olması muhtemeldir.
• Web'de kullanabileceğiniz Gantt şeması Excel şablonları vardır.

Eksileri:

• Microsoft Excel bir proje yönetimi yazılımı değildir, bu nedenle zaman takibi, iş yükü yönetimi, görev yönetimi gibi diğer tamamlayıcı özelliklere sahip değildir.
• El ile güncellenmesi gereken statik bir belgedir ve kritik yolu belirleme, ekip üyelerine görev atama, görev bağımlılıklarını belirleme gibi önemli özelliklerden yoksundur.
• Gantt grafiğini görmek isteyen her ekip üyesinin, her güncelleme için bir Excel dosyası indirmesi gerekir.

Microsoft Projesi

Microsoft Project veya MS projesi, Excel elektronik tablolarından daha iyi Gantt çizelgeleri oluşturmanıza olanak tanıyan bir proje yönetim aracıdır. Ancak aynı zamanda sınırlamaları vardır.

Artıları:

• Gantt şeması oluşturucunun yanı sıra başka proje yönetimi özelliklerine de sahiptir.
• Microsoft projesi Gantt çizelgelerinin güncellenmesi Excel Gantt çizelgelerinden daha kolaydır.
• MS projesi Gantt çizelgeleri, Excel Gantt çizelgelerinden daha fazla özelliğe sahiptir.

Eksileri:

• Pahalı ve kullanımı zor bir proje yönetimi yazılımıdır.
• Bulut tabanlı bir Gantt şeması aracı değildir, bu nedenle her ekip üyesinin bilgisayarına yüklemenizi gerektirir.
• Mac bilgisayarlarda çalışmaz.

Google E-Tablolar

Google E-Tablolar Gantt çizelgeleri, yukarıda tartıştığımız bazı artıları ve eksileri paylaşır.

Artıları:

• Ekip işbirliğini ve dosya paylaşımını kolaylaştıran çevrimiçi bir araçtır.
• Kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir ve kullanımı kolaydır.
• Elektronik tablosu ve çubuk grafikleriyle temel Gantt çizelgeleri oluşturmanıza olanak tanır.

Eksileri:

• Google sayfaları bir proje yönetimi aracı değildir, bu nedenle zaman takibi, iş yükü yönetimi, görev yönetimi vb. gibi diğer tamamlayıcı özelliklere sahip değildir.
• Tıpkı Excel gibi, yalnızca kritik yolu belirleme, ekip üyelerine görev atama, görev bağımlılıklarını belirleme gibi önemli özelliklerden yoksun basit bir Gantt şeması oluşturmanıza izin verir.

Gördüğünüz gibi, bunlar bir Gantt şeması oluşturmanın en yaygın yolları olsa da, proje yöneticilerinin ihtiyaç duyduğu ideal çözüm değiller. ProjectManager, yalnızca Gantt çizelgeleri oluşturmanıza değil, aynı zamanda projelerinizi baştan sona yönetmenize olanak tanıyan doğru proje yönetimi özelliklerine sahiptir.

ProjectManager, bulut tabanlı proje yönetimi yazılımıdır. Çevrimiçi Gantt şeması oluşturucumuz, proje yöneticilerine programı kontrol etme, görev bağımlılıklarını bağlama ve entegre raporlama ile ilerlemeyi izleme araçları sağlar. Ekip üyeleri, daha verimli çalışmak için ortak bir platforma sahip olur. Bu, kanban, takvim ve liste görünümlerine de sahip olan yazılımımızın yalnızca bir yönüdür. 30 günlük ücretsiz denememizden yararlanarak bir sonraki projenizi yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğimizi görün.