Operasyonel Planlama: Operasyon Planı Nasıl Yapılır

Proje başarısı, özellikle ekip düzeyinde, sağlam bir operasyonel plan oluşturduktan sonra gerçekleşir. Operasyonel bir plan olmadan, ekip üyeleri zamanlamayı ve görevleri gözden kaçırabilir, bütçeler fırlayabilir ve kargaşa baş gösterebilir. Öyleyse, projenizin iyi bir şekilde yürütüldüğünden emin olmak için, hadi başlayalım ve etkili bir operasyonel planın nasıl yapılacağını keşfedelim.

Operasyonel Planlama nedir?

Operasyonel planlama, bir ekip veya departman şirket çapında bir stratejik plandan yararlandığında ve onu mikroskop altına koyduğunda olan şeydir. Gelecek odaklıdır: stratejik planın başarısını önümüzdeki 1-3 yıl için belirli, takıma dayalı faaliyetlerle ilerletmek için departman bütçelerini ve hedeflerini belirler.

Operasyonel planlar en iyi şekilde, tüm departman kabul ettiğinde, görevler için son tarihler atadığında, başarı için hedefleri ölçüp, sorunlar hakkında rapor verdiğinde ve etkin bir şekilde işbirliği yaptığında işe yarar. Her ekip kendi kriterine ulaşırken tüm makinenin sorunsuz çalışmasını sağlamak için departmanlar arasında iletişim olduğunda daha da iyi çalışırlar.

Operasyonel Planlamanın Faydaları Nelerdir?

Her planın ilgili tüm ekip üyeleri üzerinde büyük bir etkisi vardır ve bunlardan bazıları şirketinizin yararına veya zararına olabilir. Bu onların zararınaysa, operasyonel planınızı değiştirebilmeniz ve kolaylıkla dönebilmeniz için mümkün olan en kısa sürede öğrenmek en iyisidir.

Ancak operasyonel planlamanın bütün noktası budur: operasyonlarınızın işin kârlılığı üzerindeki etkisini gerçek zamanlı olarak veya her karşılaştırmada görebilirsiniz, böylece tam olarak ne zaman dönmeniz gerektiğini bilirsiniz. Operasyonel bir plan kadar her departman için özel olan bir planla, işlerin nerede ve neden ters gittiğini tam olarak bilirsiniz.

Operasyonel Plan Nasıl Yapılır?

Operasyonel planlar, her 1-3 yıllık dönem için fon, kaynak ve personel tahsis etme çabası içinde oluşturulduğundan, bir operasyonel planın içermesi gereken tüm adımlar nihayetinde bu çabaya hizmet etmelidir.

Operasyonel Planı Görselleştirin

Herhangi bir proje planında olduğu gibi, vizyonla başlamak en iyisidir. Buradaki operasyonel planın ana özellikleri, belirli, açıkça tanımlanmış hedeflere ulaşmak için görevleri ve ayrıca optimum seviyelerde çalıştıklarından emin olmak için personelinizin yönetimini içerir. Vizyonunuzu bu seviyelerle ilgili olarak tanımlayın ve ardından araştırma aşamasına başlayabilirsiniz.

Başladıktan sonra bu vizyona projenin daha pragmatik ayrıntılarına odaklanacaksınız. Proje yönetimi yazılımı, size bir proje takvimi ve ilerleme ile performansın üst düzey bir görünümünü veren Gantt çizelgeleri konusunda yardımcı olabilir. ProjectManager, tam özellikli Gantt çizelgeleri sağlayarak operasyonel planınızı görselleştirmenize yardımcı olur, böylece net görev atamalarıyla temiz zaman çizelgeleri oluşturabilirsiniz. ProjectManager ile operasyonel planınızı hemen başlatın. Bugün ücretsiz deneyin.

Hedefleri Araştırın ve Belirleyin

Operasyonel planınızı oluşturmaya başlamak için hedeflerinizi inceleyerek başlayın. Operasyonel bir planın amacı beş ana soruyu ele almaktır:

1. Bütçe nedir? Geçen yıl ve bu yıl nerede olduğunu düşünün.
2. Takım şimdi nerede? Buna bütçe perspektifinden, kaynaklar perspektifinden ve ekip üyesi perspektifinden yaklaşın.
3. Ekibimiz nerede olmak istiyor? Gelecek yıl, iki yıl, üç yıl, vb. bu zamanı düşünün.
4. Takımı oraya nasıl getireceğiz?
5. İlerlememizi ölçmek için hangi kriterleri kullanmalıyız? Bu, ürün lansman son tarihlerini, üretilen mal sayısını, kapatılan müşteri hizmetleri vakalarının sayısını, alınan 5 yıldızlı inceleme sayısını, edinilen müşteri sayısını, belirli bir oranda artan geliri vb. içerebilir.

Bu soruları yanıtlamak için ekip üyelerinize bu soruları sorarak röportaj yapmanız ve ardından yanıtlarını kategorilere ayırmanız gerekir. Yanıtlarını bir çeyreğe göre önceliklendirin: Yürütmesi en kolay -> yürütmesi en zor ve yürütmesi en önemli -> yürütmesi en az önemli. İşte o zaman hedefleriniz şekillenmeye ve odaklanmaya başlayacak.

İlgili: Ücretsiz Proje Planı Şablonu

Bütçe ve Kişileri Ata

Hedeflerinizi belirledikten sonra, operasyonel planınızın bütçesinin departmanınızın yıllık bütçesinden geldiğini unutmamak önemlidir. Bu nedenle, bütçe, ekip üyeleri için görevler, kaynaklar atamaya ve bütçe ayırmaya başlarken göz önünde bulundurulması gereken en önemli satırdır.

Bu aşamada da geri bildirim alın, çünkü onları yerleştirdiğiniz rol için daha uygun birine sahip olabilirsiniz veya süreçten tamamen çıkarabileceğiniz gereksiz aşamalar olabilir.

Operasyonel Plan Raporu

Operasyonel planınızın haritasını çıkardıktan sonra -ki bu planın gerçekleşmesi için gerekli olan çıktılar, hedefler, zaman çizelgeleri ve personel ile birlikte net hedefler içermelidir- plan ilerledikçe bunların hepsini rapor edecek bir süreç oluşturun.

Paydaşlar, diğer departman başkanları ve liderlik, aylık, üç aylık veya proje bazlı olsun, her bir kıyaslamada operasyonel planınızın ilerlemesini gözden geçirmek isteyecektir, bu nedenle tüm bulgularınızı rapor ettiğinizden ve liderliğin hala gemide olduğundan emin olun. Proje panoları, hızlı ve doğru güncellemeler için kolay bir çözüm olabilir.

Operasyonel Planı Gerektiği gibi Ayarlayın

İyi planlanmış herhangi bir projede olduğu gibi, her zaman dönmeye hazır olmalısınız. İstenen sonuçlardan daha azını veren bir kıyaslama mı yaptınız? Operasyonel bir planla, faaliyetler o kadar ayrıntılıdır ki, artık planın hangi bölümünün optimal düzeyde performans göstermediğini tam olarak bilip anlayabilirsiniz. Düzenlemeler yapın, gerektiğinde ekip üyelerini dahil edin, paydaşlardan destek alın ve yeni geliştirilmiş operasyonel planınızla bir sonraki kıyaslamaya devam edin.

Proje planlama yazılımı kullanarak planınızı yapma öngörünüz varsa, bu tür ayarlamalar kolayca yapılabilir. Statik bir Excel sayfasında veya Word belgesinde ayarlamalar yapmanız gerekiyorsa, tüm değişikliklerin güncellenmesi saatler alabilir.

Proje planlama yazılımı ise projeleri planlamanıza, iş atamanıza, ilerlemeyi izlemenize ve kolaylıkla değişiklik yapmanıza olanak tanıyan dinamik bir araçtır. ProjectManager, tüm kaynaklarınızı tek bir çevrimiçi konumda muhafaza eder, değişiklikler yazılım aracılığıyla gerçek zamanlı olarak otomatik olarak güncellenir. Aracımızda hangi özelliği kullanırsanız kullanın, yazılım boyunca güncellenecektir. Örneğin, liste görünümünde teslim tarihini değiştirin ve Gantt, kanban ve takvim ile senkronize olacaktır. Herhangi bir güncelleme, herkesi aynı sayfada tutmak için e-posta ve uygulama içi bildirimleri otomatik olarak tetikler.

Stratejik Planlama ve Operasyonel Planlama

Operasyonel planlama, bir pazarlama ekibinin bir organizasyon için olduğu gibi stratejik planlamadır - bir bütünün parçasıdır.

Stratejik planlama, yukarıda listelenen bu beş soruyu kapsar, ancak çapraz fonksiyonel olarak çalışmak için şirket genelinde mevcuttur. Stratejik planlama, şirketin planın etkinliğini sağlamak için ayırması gereken kaynakları ve bütçeyi daha iyi anlamak için kurumsal hedefleri, misyonları ve değerleri (uzun vadeli yönü dahil) tanımlama sürecidir. Bu, yüksek bir seviyeden bu hedeflere ulaşmak için hangi eylemlerin yapılması gerektiğini tanımlamayı içerebilir. Bundan daha fazla detaya inmez; ekipler, bu daha yüksek seviyeli stratejik planın başarılı olması için operasyonel planlamanın bir parçası olarak kendi talimatlarını atayacaktır.

Bu nedenle operasyonel planlama, bu çabayı her departman için net hedeflerle desteklemek üzere oluşturulmuştur. Bu, her bir ekip üyesinin rollerini, her ekibin organizasyonun stratejik planını daha iyi desteklemek için sahip olduğu hedefleri ve bunu gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu bütçeyi ve kaynakları tanımlamayı içerir. Örneğin, stratejik planınızın bütçesi stratejik bütçenizden gelirken operasyonel bütçeniz ekibinizin yıllık bütçesinden gelir. Bu yeterince basit değilmiş gibi, operasyonel planınız için planladığınız her şey, gelecek yıl için herkesin rolünü netleştirecek.

Operasyonel Planı Kim Yönetiyor?

Tipik olarak, orta yönetim operasyonel planı yönetirken, stratejik plan yukarıdan aşağıya doğru yürütülür. Ek olarak, kapsamı dardır ve rutin faaliyetlerin haritalandırılmasına vurgu yapılarak yıllık bazda değişebilir.

Çoğu orta düzey yönetici, günlük faaliyetlerin, kaynakların ve görevlerin dikkate alınmasını içerdiğinden, operasyonel planın haritasını çıkarmada ve uygulamada en iyisidir.

ProjectManager Operasyonel Planlamaya Nasıl Yardımcı Olabilir?

Yüksek kaliteli bir operasyonel plan oluşturmak ve uygulamak, kuruluşunuzun bir projeye doğru adımla başlamasını sağlamanın en iyi yoludur. ProjectManager, böyle bir planı oluşturmanıza ve yürütmenize yardımcı olacak ödüllü proje yönetimi araçlarına sahiptir.

Gantt çizelgeleri, bir operasyonel planın etkin bir şekilde oluşturulması ve izlenmesi için gereklidir. ProjectManager, Gantt grafiğinize çevrimiçi olarak erişmenize yardımcı olur, böylece operasyonel performans incelemeleri için karşılaştırma ölçütleri ekleyebilirsiniz. Ayrıca, işlemin kesinlikle başarılı olması için bağımlılıklarla birlikte görevler de oluşturabilirsiniz.

İster BT sistem yöneticileri, pazarlama uzmanları veya mühendislerden oluşan bir ekip olun, ProjectManager güçlü planlama ve raporlama araçları içerir. Sprintlerde plan yapın, son tarihler atayın, ekip üyeleriyle işbirliği yapın ve sadece bir düğmeye tıklayarak her şeyi izleyin.

Ayrıca, durum raporları, sapma raporları, zaman çizelgesi raporları ve daha fazlası dahil olmak üzere anında oluşturulabilen çok sayıda hazır proje raporumuz var.

Operasyonel planlama bir siloda yapılmaz ve ekibin tüm ağırlığı onu desteklemeden çalışmaz. Departmanınızın her bir kıyaslamada başarılı olduğundan emin olun. ProjectManager, işletmelerin daha iyi bir yıl için operasyonel planlarını düzeltmelerine yardımcı olmaya adanmış ödüllü bir PM yazılımıdır. 30 günlük ücretsiz denememiz için bugün kaydolun.