Planejamento operacional: como fazer um plano de operações

O sucesso do projeto, especificamente em nível de equipe, acontece depois que você implementa um plano operacional sólido. Sem um plano operacional, os membros da equipe podem perder de vista o agendamento e as tarefas, os orçamentos podem disparar e o pandemônio pode ocorrer. Então, para garantir que seu projeto seja bem executado, vamos mergulhar e descobrir como fazer um plano operacional eficaz.

O que é Planejamento Operacional?

O planejamento operacional é o que acontece quando uma equipe ou departamento se baseia em um plano estratégico de toda a empresa e o coloca sob um microscópio. É orientado para o futuro: mapeia os orçamentos e metas do departamento para impulsionar o sucesso do plano estratégico com atividades específicas baseadas em equipe para os próximos 1-3 anos.

Os planos operacionais funcionam melhor quando um departamento inteiro concorda, atribuindo prazos para tarefas, medindo metas de sucesso, relatando problemas e colaborando de forma eficaz. Eles funcionam ainda melhor quando há comunicação entre os departamentos para garantir que toda a máquina esteja funcionando sem problemas à medida que cada equipe atinge seu benchmark.

Quais são os benefícios do planejamento operacional?

Todo plano tem um efeito enorme em todos os membros da equipe envolvidos, e alguns deles podem beneficiar ou prejudicar sua empresa. Se for em detrimento deles, é melhor descobrir o mais rápido possível para que você possa modificar seu plano operacional e dinamizar com facilidade.

Mas esse é o ponto principal do planejamento operacional: você consegue ver o efeito de suas operações nos resultados da empresa em tempo real, ou em cada referência, para saber exatamente quando mudar. E com um plano tão personalizado para cada departamento quanto um plano operacional, você sabe exatamente onde as coisas dão errado e por quê.

Como fazer um plano operacional

Como os planos operacionais são construídos em um esforço para alocar fundos, recursos e pessoal para cada período de 1 a 3 anos, todas as etapas que um plano operacional precisa incluir devem servir a esse esforço.

Visualize o Plano Operacional

Como em qualquer plano de projeto, é melhor começar com a visão. As principais características de um plano operacional incluem tarefas para atingir objetivos específicos e claramente definidos, além do gerenciamento de sua equipe para garantir que estejam funcionando em níveis ideais. Identifique sua visão no que se refere a esses níveis, e então você pode começar com a fase de pesquisa.

Você vai focar essa visão em detalhes mais pragmáticos do projeto assim que ele começar. O software de gerenciamento de projetos pode ajudar com gráficos de Gantt que fornecem um cronograma do projeto e uma visão de alto nível do progresso e do desempenho. O ProjectManager ajuda você a visualizar seu plano operacional fornecendo gráficos de Gantt completos, para que você possa criar cronogramas limpos com atribuições de tarefas claras. Comece seu plano operacional com o ProjectManager. Experimente gratuitamente hoje.

Pesquisar e identificar metas

Para começar a construir seu plano operacional, comece examinando seus objetivos. O objetivo de um plano operacional é abordar cinco questões principais:

1. Qual é o orçamento? Considere onde estava no ano passado versus este ano.
2. Onde está a equipe agora? Aborde isso de uma perspectiva orçamentária, de recursos e de uma perspectiva de membro da equipe.
3. Onde nossa equipe quer estar? Pense nessa época no próximo ano, em dois anos, em três anos, etc.
4. Como levamos a equipe para lá?
5. Que benchmarks devemos usar para medir nosso progresso? Isso pode incluir prazos de lançamento de produtos, número de produtos manufaturados, número de casos de atendimento ao cliente encerrados, número de avaliações de 5 estrelas recebidas, número de clientes adquiridos, receita aumentada em uma certa porcentagem e assim por diante.

Para responder a essas perguntas, você precisará entrevistar os membros de sua equipe fazendo essas perguntas e, em seguida, categorizar suas respostas. Priorize suas respostas em um quadrante: Mais fácil de executar —> mais difícil de executar e mais importante de executar —> menos importante de executar. É quando seus objetivos começarão a tomar forma e entrar em foco.

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Atribuir orçamento e pessoas

Depois de mapear suas metas, é importante observar que o orçamento do seu plano operacional vem do orçamento anual do seu departamento. Então, com isso dito, o orçamento é a linha principal a ser considerada quando você começa a atribuir tarefas, recursos e alocar orçamento para os membros da equipe.

Obtenha feedback neste estágio também, pois você pode ter alguém mais adequado para a função em que o colocou ou estágios desnecessários que você pode cortar completamente do processo.

Relatório sobre o Plano Operacional

Depois de mapear seu plano operacional - que deve incluir objetivos claros com entregas, metas, cronogramas e equipe necessária para atingir o plano - crie um processo para relatar tudo à medida que o plano avança.

As partes interessadas, outros chefes de departamento e a liderança vão querer revisar o progresso do seu plano operacional em cada benchmark – seja mensal, trimestral ou baseado em projeto – portanto, certifique-se de relatar todas as suas descobertas e garantir que a liderança ainda esteja a bordo. Os painéis de projeto podem ser uma solução fácil para atualizações rápidas e precisas.

Ajuste o Plano Operacional conforme Necessário

Como em qualquer projeto bem planejado, você deve estar sempre pronto para pivotar. Atingiu um benchmark que forneceu resultados menos do que desejáveis? Com um plano operacional, as atividades são tão detalhadas que agora você pode saber e entender exatamente qual parte do plano não estava funcionando nos níveis ideais. Faça ajustes, envolva os membros da equipe conforme necessário, obtenha a adesão das partes interessadas e continue até o próximo benchmark com seu plano operacional recém-refinado.

Esses ajustes podem ser feitos facilmente se você tiver a previsão de fazer seu plano usando um software de planejamento de projetos. Se você precisar fazer ajustes em uma planilha estática do Excel ou documento do Word, todas as alterações podem levar horas para serem atualizadas.

O software de planejamento de projetos, por outro lado, é uma ferramenta dinâmica que permite planejar projetos, atribuir trabalho, acompanhar o progresso e fazer alterações com facilidade. O ProjectManager mantém todos os seus recursos hospedados em um local online, as alterações são atualizadas automaticamente através do software, em tempo real. Não importa qual recurso você esteja usando em nossa ferramenta, ele será atualizado em todo o software. Por exemplo, altere a data de vencimento na exibição de lista e ela será sincronizada com o Gantt, o kanban e o calendário. Qualquer atualização aciona automaticamente notificações por e-mail e no aplicativo para manter todos na mesma página.

Planejamento Estratégico x Planejamento Operacional

O planejamento operacional está para o planejamento estratégico como uma equipe de marketing está para uma organização — é parte de um todo.

O planejamento estratégico abrange essas cinco questões listadas acima, mas existe em nível de toda a empresa para funcionar de forma multifuncional. O planejamento estratégico é o processo da empresa de definir metas, missões e valores organizacionais (incluindo sua direção de longo prazo) para entender melhor os recursos e o orçamento que ela precisa alocar para garantir a eficácia do plano. Isso pode incluir a definição de quais ações precisam ser tomadas para atingir esses objetivos de um alto nível. Ele não vai além disso — as equipes atribuirão suas próprias direções como parte do planejamento operacional para que esse plano estratégico de nível superior seja bem-sucedido.

O planejamento operacional é, portanto, construído para apoiar esse esforço com objetivos claros para cada departamento. Isso inclui definir os papéis de cada membro da equipe, os objetivos de cada equipe para melhor apoiar o plano estratégico da organização e o orçamento e os recursos necessários para que isso aconteça. Por exemplo, o orçamento do seu plano estratégico vem do seu orçamento estratégico, enquanto o seu orçamento operacional vem do orçamento anual da sua equipe. Como se isso não fosse simples o suficiente, tudo o que você mapear para o seu plano operacional deixará as funções de todos para o próximo ano muito claras.

Quem Gerencia o Plano Operacional?

Normalmente, a gerência intermediária gerencia o plano operacional, enquanto o plano estratégico é executado de cima para baixo. Além disso, seu escopo é estreito e pode mudar anualmente com ênfase no mapeamento de atividades rotineiras.

Muitos gerentes intermediários são melhores em mapear e implementar o plano operacional porque envolve a consideração das atividades, recursos e tarefas do dia-a-dia.

Como o ProjectManager pode ajudar no planejamento operacional

Criar e implementar um plano operacional de alta qualidade é a melhor maneira de garantir que sua organização inicie um projeto com o pé direito. O ProjectManager possui ferramentas premiadas de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a elaborar e executar esse plano.

Os gráficos de Gantt são essenciais para criar e monitorar um plano operacional de forma eficaz. O ProjectManager ajuda você a acessar seu gráfico de Gantt online para que você possa adicionar benchmarks para análises de desempenho operacional. Você também pode criar tarefas junto com dependências para tornar a operação um sucesso infalível.

Seja você uma equipe de administradores de sistemas de TI, especialistas em marketing ou engenheiros, o ProjectManager inclui ferramentas robustas de planejamento e relatórios. Planeje sprints, atribua datas de vencimento, colabore com membros da equipe e acompanhe tudo com apenas o clique de um botão.

Além disso, temos vários relatórios de projetos prontos que podem ser gerados instantaneamente, incluindo relatórios de status, relatórios de variação, relatórios de quadro de horários e muito mais.

O planejamento operacional não é feito em um silo e não funciona sem o apoio total da equipe. Certifique-se de que seu departamento seja bem-sucedido em cada benchmark. O ProjectManager é um premiado software pm dedicado a ajudar as empresas a suavizar seus planos operacionais para um ano melhor. Inscreva-se para nosso teste gratuito de 30 dias hoje.