Anasayfa
Paydaş, bir ticari girişimin veya projenin sonucundan etkilenen bir kişi, grup veya kuruluştur. Proje paydaşları, adından da anlaşılacağı gibi, bir projenin başarısıyla ilgilenirler ve projeye sponsor olan organizasyonun içinden veya dışından olabilir.
Paydaş ilişkileri, proje yaşam döngünüz üzerinde olumlu veya olumsuz bir etkiye sahip olabilir, bu nedenle kilit paydaşlarınızı belirlemeniz ve gereksinimlerini karşılamak için bir paydaş yönetim planı oluşturmanız gerekir.
Proje yönetimi yazılımıyla kilit paydaşlarınızı takip etmek, her şeyden haberdar olmanın ve proje paydaşlarınızın memnun ve üretken kalmasını sağlamanın harika bir yoludur.
Kimler proje paydaşı olabilir? Bu uzun bir liste. Bazı örnekler aşağıdaki gibidir.
İki ana proje paydaşı türü vardır: dahili ve harici. Birbirlerinden nasıl farklı olduklarını ve her bir paydaş grubu için paydaş yönetim sürecinin nasıl çalıştığını görelim.
Bir iç paydaş, projeye ilgisi, o projeyi yöneten organizasyonun bir parçası olmakla doğrudan ilgili olan kişidir. İç paydaşlar, projenin iş hedeflerine ve stratejik hedeflerine ulaşmak ister. Organizasyondaki proje yöneticileri, ekip üyeleri, sponsorlar, sahipler ve hatta yatırımcılar olabilirler.
Dış paydaşlar, kuruluşla doğrudan ilgili olmayan ancak iş için önemli olan veya projeden bir dereceye kadar etkilenen kişilerdir. Bunlar genellikle tedarik zincirinin, alacaklıların veya kamu gruplarının bir parçasıdır.
İlgili: Paydaş Analizi Şablonu
Paydaş yönetimi, bir projeye dahil olan tüm iç ve dış paydaşların beklenti ve gereksinimlerini yönetmekten oluşan bir proje yönetimi sürecidir.
Bunu yapmak için proje yöneticilerinin, proje sırasında uygulanacak paydaş yönetimi stratejilerini açıklayan önemli bir proje yönetimi belgesi olan bir paydaş yönetim planı oluşturmaları gerekir.
Ayrıca proje yöneticileri, proje yaşam döngüsünün her aşaması boyunca paydaş yönetimi sürecini kolaylaştırmak için proje durum raporları gibi araç ve teknikleri kullanır.
Paydaş yönetimi teriminin sadece proje yönetimine özgü olmadığı, aynı zamanda işletme yönetimi ile de ilgili olabileceği unutulmamalıdır. Paydaş ilişkileri yönetimi, büyük şirketler, orta ölçekli şirketler ve hatta kar amacı gütmeyen kuruluşlar için olduğu kadar küçük işletmeler için de önemlidir.
Benzer şekilde, hem proje yönetimi ekipleri hem de her büyüklükteki işletme, paydaş yönetimi için ProjectManager gibi bir proje planlama yazılımı kullanmaktan yararlanabilir. Bunun nedeni, ProjectManager'ın Gantt çizelgeleri, kanban panoları, takvimler ve görev listeleri gibi sağlam planlama araçları sunmasıdır.
Uzman ipucu: Proje yönetimi enstitüsü (PMI), paydaş yönetimine “proje yönetimi bilgi alanı” olarak atıfta bulunur.
ProjectManager, paydaş ilişkileri yönetimi araçlarına ve ekip işbirliği özelliklerine sahiptir—Daha fazla bilgi edinin.
Yukarıda belirtildiği gibi, bir paydaş yönetim planı, proje paydaşlarınızı ve onlarla iletişim kurmak ve gereksinimlerini karşılamak için kullanacağınız stratejileri tanımlayan bir proje yönetimi belgesidir.
Bir paydaş yönetim planı genellikle aşağıdaki unsurları içerir.
Her bir paydaş yönetimi yaklaşımı projenizin veya işinizin ihtiyaçlarına göre farklılık gösterse de, paydaş ilişkilerinizi yönetmek için bazı en iyi uygulamalar vardır.
Paydaş yönetimi planındaki tüm temellerinizin kapsandığından emin olmak için bu beş adımı izleyin.
Herhangi bir iyi paydaş yönetim planının ilk adımı, uygun paydaş tanımlamasıdır. Projeniz veya işiniz için kilit bireysel paydaşların ve paydaş gruplarının kim olduğunu belirleyin. Paydaş teorisi, paydaşlarınızın kim olduğunu ve projenizden nasıl etkilendiklerini daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir.
Hangi kilit paydaşların proje üzerinde daha büyük bir etkiye sahip olacağına ve hangi aşamada etkilerinin daha az veya daha fazla olacağına dikkat edin. Paydaş önceliklendirme süreci için bir soğan diyagramı kullanabilirsiniz. Projenizde veya işinizde en yüksek etkiye sahip olabilecekleri için her zaman kilit paydaş ilişkilerinize dikkat edin.
Yeni paydaşlarla çalışmak başlangıçta zor olabilir. Paydaşlarınızı tanımak, etkili paydaş ilişkileri yönetiminin anahtarıdır. Bu nedenle proje paydaşlarınızla görüşmeniz tavsiye edilir, işte bazı örnekler.
Güç çıkarları ızgarası veya proje çıkarları matrisi, paydaşlarınızın projede sahip oldukları güç ve ilgi düzeyini belirlemenize olanak tanıyan bir çizelgedir. Paydaş analizi için çok yararlı bir proje yönetim aracıdır.
Bu aracı kullanarak bu dört paydaş grubunu belirleyebilirsiniz. Önem derecesine göre listelenirler.
Her bir kilit paydaşın hangi aşamalara dahil olacağını ve geri bildirimlerinin gerekli olduğu zaman çizelgelerini açıkça belirleyin. Paydaş ilişkilerinizi nasıl yöneteceğinizi tanımlamak için bir paydaş katılımı veya paydaş iletişim planı oluşturun. Her zaman olduğu gibi, her proje yönetimi aşamasında gerçekçi, şeffaf ve dürüst olun.
Beklentileri belirlemek ve yönetmek, belki de herhangi bir paydaş yönetim planının en önemli yönüdür. Paydaşlar projeye yatırım yapıyor ve projenin nasıl devam etmesi gerektiği konusunda hem iyi hem de kötü birçok görüşe sahip olacaklar. Paydaş ilişkilerinin nasıl yönetileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıya bir eğitim videosu ekledik.
Paydaş analizi tek bir adım değil, bir dizi adım, paydaş tanımlama, paydaş haritalama ve paydaş önceliklendirmedir. Basit bir ifadeyle, paydaş analizi, proje paydaşlarınızın kim olduğunu, etki ve katılım düzeylerini ve projeniz veya işiniz için önemini anlama süreci olarak tanımlanabilir.
Paydaş belirleme, paydaş analizi sürecindeki ilk adımdır ve paydaş yönetim planınızın temelidir. Adından da anlaşılacağı gibi, bu süreç tüm iç ve dış paydaşlarınızın belirlenmesinden oluşur. Daha sonra bu paydaşlar analiz edilecek, önceliklendirilecek ve sürece dahil edilecektir.
Paydaş belirleme sürecinde proje yöneticilerinin dikkate alması gereken bazı şeyler şunlardır:
Artık tüm iç ve dış paydaşlarınızı belirlediğinize göre, onların ilgi düzeylerini ve proje üzerindeki güçlerini veya etkilerini belirlemenin zamanı geldi. Bu, paydaş ilişkileri yönetimi sürecinde önemli bir adımdır, çünkü bu, paydaş önceliklendirmesi için gereken bilgileri alacağınız zamandır.
Bunu yapmanın en kolay yolu, bir güç faizi ızgarası veya güç faizi matrisi oluşturmaktır. ProjectManager'ın ücretsiz paydaş haritası şablonunu deneyin.
Kapsamlı bir listeye sahip olduğunuzda, proje paydaşlarınıza proje için önemlerine göre öncelik vermeye başlayabilirsiniz. Aralarından kimlerin proje üzerinde en fazla etkiye sahip olduğuna ve projeden etkilendiğine karar verin.
Kilit paydaşlarınızın kim olduğunu belirledikten sonra, onlara göz kulak olmak ve onları memnun etmek için en iyi paydaş yönetimi stratejilerinin hangileri olduğunu belirlemek daha kolay olacaktır.
Son olarak, paydaş haritanızda oluşturulan bilgilerle paydaşlarınızla nasıl etkileşim kuracağınızı anlarsınız. Bu, proje paydaşlarınızla nasıl iletişim kuracağınıza ve etkileşim kuracağınıza karar verdiğiniz süreçtir.
Bu, siz ve her bir proje paydaşı arasındaki iletişim kanallarını ve sıklığını ana hatlarıyla belirten bir paydaş iletişim planına yol açar. Başlamak için iletişim planı şablonumuzu kullanabilirsiniz.
Paydaş analizi, paydaş yönetimi ve paydaş iletişimi karmaşık olabilir. Mevcut projeye aşılanmış bir proje gibi, bu da işleri daha da zorlaştırabilir. Neyse ki, paydaş yönetimi sürecinde size yardımcı olması için proje yönetimi yazılım araçlarını kullanabilirsiniz. ProjectManager, daha verimli çalışmanıza yardımcı olmak için projelerinizi, ekiplerinizi ve paydaşlarınızı organize eden ödüllü bir proje yönetim aracıdır.
Paydaşları yönetmek, etkinlikleri yakalamak ve herkesin girdilerini ekleyebileceği bir alan sağlamak için bir programla başlar.
Paydaşlara proje planı ve takvimini sunmak için etkileşimli Gantt grafiğimizi kullanın. Kolayca paylaşılabilir ve dahil edilebilecekleri ortak bir platform görevi görür.
Program, yürütülene kadar sadece bir soyutlamadır. Bu, ekibin katılımını gerektirir. Paydaşların bu ayrıntılara dahil olmaları gerekmez, ancak bunu görebilmeleri gerekir.
Paydaşlar projenin nasıl ilerlediğiyle çok ilgileniyorlar. Onlarla yabani otlara girmenize ihtiyaçları yok, ancak geniş vuruşlar önemlidir.
Ekiplerinizi üretken tutarak paydaşları mutlu edin. İş yüklerini izleyebilmek ve yanmalarını önlemek için gerektiği gibi ayarlayabilmek istiyorsunuz.
Paydaşların güncel tutulması, paydaş yönetiminin temel taşıdır. Verileri paydaşlarla istedikleri şekilde paylaşma esnekliği sağlayan bir araca ihtiyacınız var.
Paydaşlar sadece bireysel projelerle ilgilenmekle kalmaz, aynı fikirde olan bir proje programına ve hatta bir portföye yatırım yapılabilir. Ölçeklenebilen bir proje yönetimi aracına ihtiyacınız var.
Tüm projelere tek bir sayfada genel bir bakış sunan araçlarla projeleri, programları veya bir portföyü izleyin. Portföyünüzü stratejik hedeflere uygun hale getirmek için bir portföy panosu ve yol haritası da vardır.
Proje paydaşları ve paydaş yönetimi hakkında daha fazla kaynak için, sizi paydaş yönetimi konusunda daha fazla araştırmanız ve yönlendirmeniz için bir bağlantı listesi hazırladık.
Yukarıda belirtildiği gibi, paydaş ilişkileri yönetimi, büyük şirketler, orta ölçekli şirketler ve hatta kar amacı gütmeyen kuruluşlar için olduğu kadar küçük işletmeler için de önemlidir. Bugün 30 günlük bu ücretsiz denemeden yararlanarak ProjectManager'ın paydaş katılımınızı iyileştirmenize nasıl yardımcı olabileceğini görün.
Ücretsiz Denememi Başlat