Betriebsplanung: So erstellen Sie einen Betriebsplan

Der Projekterfolg, insbesondere auf Teamebene, stellt sich ein, nachdem Sie einen soliden Betriebsplan erstellt haben. Ohne einen operativen Plan können Teammitglieder Zeitpläne und Aufgaben aus den Augen verlieren, Budgets können in die Höhe schnellen und Chaos kann entstehen. Um also sicherzustellen, dass Ihr Projekt gut ausgeführt wird, lassen Sie uns eintauchen und herausfinden, wie Sie einen effektiven Betriebsplan erstellen.

Was ist Betriebsplanung?

Operative Planung ist das, was passiert, wenn ein Team oder eine Abteilung aus einem unternehmensweiten strategischen Plan schöpft und ihn unter die Lupe nimmt. Es ist zukunftsorientiert: Es legt Abteilungsbudgets und Ziele fest, um den Erfolg des strategischen Plans mit spezifischen, teambasierten Aktivitäten für die nächsten 1-3 Jahre voranzutreiben.

Betriebspläne funktionieren am besten, wenn sich eine ganze Abteilung einbringt, Fälligkeitstermine für Aufgaben zuweist, Erfolgsziele misst, über Probleme berichtet und effektiv zusammenarbeitet. Sie funktionieren sogar noch besser, wenn abteilungsübergreifend kommuniziert wird, um sicherzustellen, dass die gesamte Maschine reibungslos läuft, wenn jedes Team seinen Benchmark erreicht.

Was sind die Vorteile der operativen Planung?

Jeder Plan hat massive Auswirkungen auf alle beteiligten Teammitglieder, und einige davon können zum Vorteil oder zum Nachteil Ihres Unternehmens sein. Wenn es zu ihrem Nachteil ist, ist es am besten, es so schnell wie möglich herauszufinden, damit Sie Ihren Betriebsplan ändern und problemlos umschwenken können.

Aber das ist der springende Punkt bei der Betriebsplanung: Sie können die Auswirkungen Ihrer Betriebsabläufe auf das Geschäftsergebnis in Echtzeit oder bei jedem Benchmark sehen, sodass Sie genau wissen, wann Sie umschwenken müssen. Und mit einem Plan, der für jede Abteilung so individuell ist wie ein Betriebsplan, wissen Sie genau, wo etwas schief geht und warum.

So erstellen Sie einen Betriebsplan

Da Betriebspläne in dem Bemühen erstellt werden, Mittel, Ressourcen und Personal für jeden Zeitraum von 1-3 Jahren bereitzustellen, sollten alle Schritte, die ein Betriebsplan beinhalten muss, letztendlich dieser Anstrengung dienen.

Visualisieren Sie den Betriebsplan

Wie bei jedem Projektplan beginnt man am besten mit der Vision. Zu den Hauptmerkmalen eines Betriebsplans gehören Aufgaben zum Erreichen bestimmter, klar definierter Ziele sowie das Management Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie auf optimalem Niveau arbeiten. Identifizieren Sie Ihre Vision in Bezug auf diese Ebenen, und dann können Sie mit der Forschungsphase beginnen.

Sie werden diese Vision auf pragmatischere Details des Projekts konzentrieren, sobald es begonnen hat. Projektmanagement-Software kann mit Gantt-Diagrammen helfen, die Ihnen einen Projektplan und einen Überblick über Fortschritt und Leistung geben. ProjectManager hilft Ihnen bei der Visualisierung Ihres Betriebsplans, indem es voll funktionsfähige Gantt-Diagramme bereitstellt, sodass Sie klare Zeitpläne mit klaren Aufgabenzuweisungen erstellen können. Beginnen Sie Ihren Betriebsplan direkt mit ProjectManager. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.

Recherchieren und Ziele identifizieren

Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Betriebsplans, indem Sie Ihre Ziele untersuchen. Das Ziel eines Betriebsplans besteht darin, fünf Hauptfragen zu beantworten:

1. Was ist das Budget? Überlegen Sie, wo es letztes Jahr im Vergleich zu diesem Jahr war.
2. Wo ist die Mannschaft jetzt? Gehen Sie dies aus der Perspektive des Budgets, der Ressourcen und der Teammitglieder an.
3. Wo will unser Team stehen? Denken Sie an diese Zeit im nächsten Jahr, in zwei Jahren, in drei Jahren usw.
4. Wie bekommen wir das Team dorthin?
5. An welchen Maßstäben sollten wir unseren Fortschritt messen? Dies kann Fristen für die Produkteinführung, die Anzahl der hergestellten Waren, die Anzahl der abgeschlossenen Kundendienstfälle, die Anzahl der erhaltenen 5-Sterne-Bewertungen, die Anzahl der gewonnenen Kunden, die Umsatzsteigerung um einen bestimmten Prozentsatz und so weiter umfassen.

Um diese Fragen zu beantworten, müssen Sie Ihre Teammitglieder befragen, indem Sie ihnen diese Fragen stellen und dann ihre Antworten kategorisieren. Priorisieren Sie ihre Antworten in einem Quadranten: Am einfachsten auszuführen —> am schwierigsten auszuführen und am wichtigsten auszuführen —> am wenigsten wichtig auszuführen. Dann nehmen Ihre Ziele Gestalt an und rücken in den Fokus.

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Weisen Sie Budget und Personen zu

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, ist es wichtig zu beachten, dass das Budget für Ihren Betriebsplan aus dem Jahresbudget Ihrer Abteilung stammt. Vor diesem Hintergrund ist das Budget die oberste Linie, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie beginnen, Aufgaben, Ressourcen und Budget für Teammitglieder zuzuweisen.

Holen Sie auch in dieser Phase Feedback ein, da Sie möglicherweise jemanden haben, der besser für die Rolle geeignet ist, in die Sie ihn versetzt haben, oder unnötige Phasen, die Sie vollständig aus dem Prozess streichen können.

Bericht über den Betriebsplan

Sobald Sie Ihren Betriebsplan erstellt haben – der klare Ziele mit Ergebnissen, Zielen, Zeitplänen und dem Personal enthalten sollte, das zum Erreichen des Plans erforderlich ist – entwickeln Sie einen Prozess, um über all dies zu berichten, während der Plan voranschreitet.

Stakeholder, andere Abteilungsleiter und Führungskräfte werden den Fortschritt Ihres Betriebsplans bei jedem Benchmark überprüfen wollen – ob monatlich, vierteljährlich oder projektbasiert – stellen Sie also sicher, dass Sie über alle Ihre Ergebnisse berichten und sicherstellen, dass die Führungskräfte immer noch an Bord sind. Projekt-Dashboards können eine einfache Lösung für schnelle und genaue Aktualisierungen sein.

Passen Sie den Betriebsplan nach Bedarf an

Wie bei jedem gut geplanten Projekt müssen Sie immer bereit sein, sich zu drehen. Haben Sie einen Benchmark erreicht, der weniger als die gewünschten Ergebnisse geliefert hat? Mit einem Betriebsplan werden die Aktivitäten so detailliert, dass Sie jetzt genau wissen und verstehen können, welcher Teil des Plans nicht optimal funktioniert hat. Nehmen Sie Anpassungen vor, binden Sie Teammitglieder nach Bedarf ein, holen Sie sich Unterstützung von Stakeholdern und fahren Sie mit Ihrem neu verfeinerten Betriebsplan zum nächsten Benchmark fort.

Solche Anpassungen können leicht vorgenommen werden, wenn Sie vorausschauend planen, indem Sie eine Projektplanungssoftware verwenden. Wenn Sie Anpassungen an einer statischen Excel-Tabelle oder einem Word-Dokument vornehmen müssen, kann es Stunden dauern, bis alle Änderungen aktualisiert sind.

Projektplanungssoftware hingegen ist ein dynamisches Tool, mit dem Sie Projekte planen, Arbeiten zuweisen, den Fortschritt verfolgen und mühelos Änderungen vornehmen können. ProjectManager speichert alle Ihre Ressourcen an einem Online-Standort, Änderungen werden automatisch in Echtzeit über die Software aktualisiert. Unabhängig davon, welche Funktion Sie in unserem Tool verwenden, wird sie in der gesamten Software aktualisiert. Ändern Sie beispielsweise das Fälligkeitsdatum in der Listenansicht und es wird mit Gantt, Kanban und Kalender synchronisiert. Alle Updates lösen automatisch E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen aus, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben.

Strategische Planung vs. operative Planung

Operative Planung verhält sich zur strategischen Planung wie ein Marketingteam zu einer Organisation – es ist ein Teil eines Ganzen.

Die strategische Planung umfasst die fünf oben aufgeführten Fragen, existiert jedoch auf unternehmensweiter Ebene, um funktionsübergreifend zu arbeiten. Strategische Planung ist der Prozess des Unternehmens, organisatorische Ziele, Missionen und Werte (einschließlich seiner langfristigen Ausrichtung) zu definieren, um die Ressourcen und das Budget besser zu verstehen, die es zuweisen muss, um die Wirksamkeit des Plans sicherzustellen. Dies kann die Definition umfassen, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um diese Ziele von einer hohen Ebene aus zu erreichen. Weiter geht es nicht – die Teams werden im Rahmen der operativen Planung ihre eigenen Anweisungen geben, um diesen übergeordneten strategischen Plan zum Erfolg zu führen.

Die operative Planung ist daher so aufgebaut, dass sie diese Bemühungen mit klaren Zielen für jede Abteilung unterstützt. Dazu gehören die Definition der Rollen jedes Teammitglieds, die Ziele, die jedes Team hat, um den strategischen Plan der Organisation besser zu unterstützen, sowie das Budget und die Ressourcen, die es benötigt, um dies zu verwirklichen. Beispielsweise stammt das Budget für Ihren strategischen Plan aus Ihrem strategischen Budget, während Ihr operatives Budget aus dem Jahresbudget Ihres Teams stammt. Als ob das nicht einfach genug wäre, wird alles, was Sie für Ihren Betriebsplan festlegen, die Rollen aller für das nächste Jahr kristallklar machen.

Wer verwaltet den Betriebsplan?

Typischerweise verwaltet das mittlere Management den operativen Plan, während der strategische Plan von oben nach unten ausgeführt wird. Darüber hinaus ist sein Umfang eng und kann sich jährlich ändern, wobei der Schwerpunkt auf der Darstellung von Routineaktivitäten liegt.

Viele mittlere Manager sind am besten darin, den Betriebsplan zu skizzieren und umzusetzen, da dies die Berücksichtigung der täglichen Aktivitäten, Ressourcen und Aufgaben beinhaltet.

Wie ProjectManager bei der Betriebsplanung helfen kann

Die Erstellung und Umsetzung eines qualitativ hochwertigen Betriebsplans ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation ein Projekt auf dem richtigen Fuß startet. ProjectManager verfügt über preisgekrönte Projektmanagement-Tools, mit denen Sie einen solchen Plan erstellen und ausführen können.

Gantt-Diagramme sind unerlässlich, um einen Betriebsplan effektiv zu erstellen und zu überwachen. ProjectManager hilft Ihnen, online auf Ihr Gantt-Diagramm zuzugreifen, damit Sie Benchmarks für betriebliche Leistungsüberprüfungen hinzufügen können. Sie können auch Aufgaben zusammen mit Abhängigkeiten erstellen, um den Vorgang zu einem sicheren Erfolg zu machen.

Egal, ob Sie ein Team aus IT-Systemadministratoren, Marketingexperten oder Ingenieuren sind, ProjectManager enthält robuste Planungs- und Berichtstools. Planen Sie Sprints, weisen Sie Fälligkeitstermine zu, arbeiten Sie mit Teammitgliedern zusammen und verfolgen Sie alles mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche.

Außerdem haben wir zahlreiche vorgefertigte Projektberichte, die sofort erstellt werden können, darunter Statusberichte, Abweichungsberichte, Arbeitszeittabellenberichte und mehr.

Die operative Planung erfolgt nicht in einem Silo und funktioniert nicht ohne das volle Gewicht des Teams, das dahinter steht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Abteilung bei jedem Benchmark erfolgreich ist. ProjectManager ist eine preisgekrönte PM-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Betriebspläne für ein besseres Jahr im Voraus zu glätten. Melden Sie sich noch heute für unsere kostenlose 30-Tage-Testversion an.