การวางแผนปฏิบัติการ: วิธีการจัดทำแผนปฏิบัติการ

ความสำเร็จของโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับทีม เกิดขึ้นหลังจากที่คุณวางแผนการดำเนินงานที่มั่นคง หากไม่มีแผนปฏิบัติการ สมาชิกในทีมอาจมองไม่เห็นกำหนดการและงาน งบประมาณอาจพุ่งสูงขึ้น และภัยพิบัติอาจเกิดขึ้นได้ ดังนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณได้รับการดำเนินการอย่างดี เรามาเจาะลึกและค้นพบวิธีสร้างแผนการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ

การวางแผนปฏิบัติการคืออะไร?

การวางแผนปฏิบัติการคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อทีมหรือแผนกดึงแผนกลยุทธ์ทั่วทั้งบริษัทมาวางไว้ภายใต้กล้องจุลทรรศน์ เน้นไปที่อนาคต: จัดทำแผนที่งบประมาณและเป้าหมายของแผนกเพื่อขับเคลื่อนความสำเร็จของแผนกลยุทธ์ด้วยกิจกรรมเฉพาะทีมสำหรับ 1-3 ปีข้างหน้า

แผนปฏิบัติการทำงานได้ดีที่สุดเมื่อทั้งแผนกเข้าซื้อ กำหนดวันครบกำหนดสำหรับงาน วัดเป้าหมายเพื่อความสำเร็จ การรายงานปัญหา และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาทำงานได้ดียิ่งขึ้นเมื่อมีการสื่อสารข้ามแผนกเพื่อให้แน่ใจว่าเครื่องทั้งหมดทำงานได้อย่างราบรื่นเมื่อแต่ละทีมบรรลุเกณฑ์มาตรฐาน

ประโยชน์ของการวางแผนปฏิบัติการคืออะไร?

ทุกแผนมีผลกระทบอย่างมากต่อสมาชิกในทีมทุกคนที่เกี่ยวข้อง และแผนบางส่วนอาจเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณหรือส่งผลเสียต่อพวกเขา ถ้ามันส่งผลเสียต่อพวกเขา ทางที่ดีควรค้นหาให้เร็วที่สุดเพื่อที่คุณจะได้ปรับเปลี่ยนแผนการดำเนินงานและเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย

แต่นั่นคือจุดรวมของการวางแผนปฏิบัติการ: คุณจะได้เห็นผลกระทบของการดำเนินงานของคุณต่อผลกำไรของธุรกิจในแบบเรียลไทม์ หรือที่ทุกเกณฑ์มาตรฐาน ดังนั้นคุณจึงทราบแน่ชัดว่าเมื่อใดควรเปลี่ยน และด้วยแผนที่กำหนดเองสำหรับแต่ละแผนกเหมือนกับแผนปฏิบัติการ คุณจะรู้ได้อย่างชัดเจนว่ามีอะไรผิดพลาดและเพราะเหตุใด

วิธีการจัดทำแผนปฏิบัติการ

เนื่องจากแผนปฏิบัติการสร้างขึ้นด้วยความพยายามที่จะจัดสรรเงินทุน ทรัพยากร และพนักงานในแต่ละช่วงเวลา 1-3 ปี ขั้นตอนทั้งหมดที่แผนปฏิบัติการจำเป็นต้องรวมไว้จึงควรตอบสนองความพยายามนั้นในที่สุด

เห็นภาพแผนปฏิบัติการ

เช่นเดียวกับแผนโครงการใดๆ วิธีที่ดีที่สุดคือการเริ่มต้นด้วยวิสัยทัศน์ คุณสมบัติหลักของแผนปฏิบัติการในนั้นรวมถึงงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน บวกกับการจัดการพนักงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำงานในระดับที่เหมาะสมที่สุด ระบุวิสัยทัศน์ของคุณตามระดับเหล่านี้ จากนั้นคุณสามารถเริ่มขั้นตอนการวิจัยได้

คุณจะเน้นวิสัยทัศน์นั้นในรายละเอียดที่เป็นประโยชน์มากขึ้นของโครงการเมื่อเริ่มต้นขึ้น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยด้วยแผนภูมิแกนต์ที่ให้กำหนดการโครงการและมุมมองระดับสูงของความคืบหน้าและประสิทธิภาพ ProjectManager ช่วยให้คุณเห็นภาพแผนการดำเนินงานของคุณโดยจัดทำแผนภูมิแกนต์ที่มีคุณลักษณะครบถ้วน เพื่อให้คุณสามารถสร้างไทม์ไลน์ที่ชัดเจนด้วยการมอบหมายงานที่ชัดเจน เริ่มแผนปฏิบัติการของคุณได้ทันทีด้วย ProjectManager ทดลองใช้ฟรีวันนี้

วิจัยและระบุเป้าหมาย

ในการเริ่มสร้างแผนการดำเนินงานของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบเป้าหมายของคุณ เป้าหมายของแผนปฏิบัติการคือการตอบคำถามหลักห้าข้อ:

1. งบประมาณคืออะไร? พิจารณาว่าปีที่แล้วกับปีนี้อยู่ที่ไหน
2. ตอนนี้ทีมไหน? เข้าถึงสิ่งนี้จากมุมมองด้านงบประมาณ มุมมองด้านทรัพยากร และจากมุมมองของสมาชิกในทีม
3. ทีมของเราต้องการที่จะอยู่ที่ไหน? คิดเกี่ยวกับเวลานี้ในปีหน้า สองปี สามปี ฯลฯ..
4. เราจะพาทีมไปที่นั่นได้อย่างไร?
5. เราควรใช้เกณฑ์มาตรฐานใดในการวัดความก้าวหน้าของเรา ซึ่งอาจรวมถึงกำหนดเวลาการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ จำนวนสินค้าที่ผลิต จำนวนกรณีการบริการลูกค้าที่ปิด จำนวนบทวิจารณ์ระดับ 5 ดาวที่ได้รับ จำนวนลูกค้าที่ได้มา รายได้เพิ่มขึ้นเป็นเปอร์เซ็นต์ที่แน่นอน เป็นต้น

ในการตอบคำถามเหล่านี้ คุณจะต้องสัมภาษณ์สมาชิกในทีมของคุณโดยถามคำถามเหล่านี้กับพวกเขา แล้วจัดหมวดหมู่คำตอบของพวกเขา จัดลำดับความสำคัญของการตอบสนองออกเป็นควอแดรนต์: ดำเนินการได้ง่ายที่สุด -> จนถึงดำเนินการยากที่สุด และสำคัญที่สุดในการดำเนินการ -> มีความสำคัญน้อยที่สุดในการดำเนินการ นั่นคือเวลาที่เป้าหมายของคุณจะเริ่มเป็นรูปเป็นร่างและเข้าสู่จุดสนใจ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนโครงการฟรี

กำหนดงบประมาณและบุคลากร

เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายของคุณแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่างบประมาณสำหรับแผนการดำเนินงานของคุณมาจากงบประมาณรายปีของแผนกของคุณ ด้วยเหตุนี้ งบประมาณจึงเป็นสิ่งสำคัญในการพิจารณาเมื่อคุณเริ่มมอบหมายงาน ทรัพยากร และจัดสรรงบประมาณสำหรับสมาชิกในทีม

รับข้อเสนอแนะในขั้นตอนนี้ด้วย เนื่องจากคุณอาจมีคนที่เหมาะสมกับบทบาทที่คุณวางไว้ หรือขั้นตอนที่ไม่จำเป็นที่คุณสามารถตัดออกจากกระบวนการทั้งหมดได้

รายงานแผนปฏิบัติการ

เมื่อคุณได้จัดทำแผนปฏิบัติการของคุณแล้ว ซึ่งควรรวมถึงวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนพร้อมผลลัพธ์ เป้าหมาย ตารางเวลา และพนักงานที่จำเป็นในการบรรลุตามแผน ให้สร้างกระบวนการเพื่อรายงานเกี่ยวกับแผนทั้งหมดเมื่อแผนดำเนินไป

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หัวหน้าแผนกอื่นๆ และผู้นำจะต้องการตรวจสอบความคืบหน้าของแผนปฏิบัติการของคุณในแต่ละเกณฑ์เปรียบเทียบ ไม่ว่าจะเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือตามโครงการ ดังนั้นอย่าลืมรายงานสิ่งที่คุณค้นพบทั้งหมด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้นำยังคงอยู่บนกระดาน แดชบอร์ดโครงการสามารถเป็นโซลูชันที่ง่ายสำหรับการอัพเดทที่รวดเร็วและแม่นยำ

ปรับแผนปฏิบัติการตามความจำเป็น

เช่นเดียวกับโครงการที่วางแผนมาอย่างดี คุณต้องพร้อมเสมอที่จะเปลี่ยนแปลง บรรลุเกณฑ์มาตรฐานที่ให้ผลลัพธ์น้อยกว่าที่ต้องการหรือไม่ ด้วยแผนปฏิบัติการ กิจกรรมต่างๆ ได้รับการเจาะลึกมาก ซึ่งขณะนี้คุณสามารถทราบและเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าส่วนใดของแผนไม่มีประสิทธิภาพถึงระดับที่เหมาะสมที่สุด ทำการปรับเปลี่ยน มีส่วนร่วมกับสมาชิกในทีมตามความจำเป็น รับซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และดำเนินการตามเกณฑ์มาตรฐานถัดไปด้วยแผนปฏิบัติการที่ปรับปรุงใหม่ของคุณ

การปรับเปลี่ยนดังกล่าวสามารถทำได้ง่ายหากคุณมองการณ์ไกลในการวางแผนโดยใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการ ถ้าคุณต้องทำการปรับเปลี่ยนแผ่นงาน Excel แบบคงที่หรือเอกสาร Word การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการอัปเดต

ในทางกลับกัน ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการเป็นเครื่องมือแบบไดนามิกที่ช่วยให้คุณวางแผนโครงการ มอบหมายงาน ติดตามความคืบหน้า และทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย ProjectManager เก็บทรัพยากรทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว การเปลี่ยนแปลงจะอัปเดตโดยอัตโนมัติผ่านซอฟต์แวร์ในแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าคุณจะใช้ฟีเจอร์ใดในเครื่องมือของเรา ฟีเจอร์นั้นก็จะอัปเดตตลอดทั้งซอฟต์แวร์ ตัวอย่างเช่น เปลี่ยนวันที่ครบกำหนดในมุมมองรายการและจะซิงค์กับแกนต์ คัมบัง และปฏิทิน การอัปเดตใดๆ จะทริกเกอร์อีเมลและการแจ้งเตือนในแอปโดยอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

การวางแผนเชิงกลยุทธ์กับการวางแผนปฏิบัติการ

การวางแผนปฏิบัติการคือการวางแผนเชิงกลยุทธ์ในฐานะทีมการตลาดสำหรับองค์กร ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของทั้งหมด

การวางแผนเชิงกลยุทธ์ครอบคลุมคำถามห้าข้อที่กล่าวมาข้างต้น แต่มีอยู่ในระดับทั้งบริษัทเพื่อทำงานข้ามสายงาน การวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นกระบวนการของบริษัทในการกำหนดเป้าหมาย ภารกิจ และค่านิยมขององค์กร (รวมถึงทิศทางในระยะยาว) เพื่อให้เข้าใจถึงทรัพยากรและงบประมาณที่ต้องใช้ในการจัดสรรเพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพของแผน ซึ่งอาจรวมถึงการกำหนดว่าต้องดำเนินการใดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นจากระดับสูง มันไม่ได้เจาะลึกไปกว่านั้น—ทีมจะกำหนดทิศทางของตนเองโดยเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนปฏิบัติการเพื่อทำให้แผนกลยุทธ์ระดับสูงประสบความสำเร็จ

การวางแผนปฏิบัติการจึงถูกสร้างขึ้นเพื่อรองรับความพยายามนั้นโดยมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับแต่ละแผนก ซึ่งรวมถึงการกำหนดบทบาทของสมาชิกในทีมแต่ละคน เป้าหมายที่แต่ละทีมจะต้องสนับสนุนแผนกลยุทธ์ขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น ตลอดจนงบประมาณและทรัพยากรที่จำเป็นในการทำให้เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น งบประมาณสำหรับแผนกลยุทธ์ของคุณมาจากงบประมาณเชิงกลยุทธ์ ในขณะที่งบประมาณการดำเนินงานของคุณมาจากงบประมาณประจำปีของทีม ราวกับว่านั่นไม่ตรงไปตรงมาเพียงพอ ทุกสิ่งที่คุณวางแผนสำหรับแผนการดำเนินงานของคุณจะทำให้บทบาทของทุกคนในปีหน้าชัดเจน

ใครเป็นผู้บริหารแผนปฏิบัติการ?

โดยปกติ ผู้บริหารระดับกลางจะจัดการแผนปฏิบัติการ ในขณะที่แผนกลยุทธ์จะดำเนินการจากบนลงล่าง นอกจากนี้ ขอบเขตยังแคบและสามารถเปลี่ยนแปลงได้ทุกปีโดยเน้นที่การทำแผนที่กิจกรรมประจำ

ผู้จัดการระดับกลางหลายคนวางแผนและดำเนินการตามแผนปฏิบัติการได้ดีที่สุด เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการพิจารณากิจกรรม ทรัพยากร และงานในแต่ละวัน

ProjectManager สามารถช่วยในการวางแผนปฏิบัติการได้อย่างไร

การสร้างและดำเนินการตามแผนปฏิบัติการคุณภาพสูงเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรของคุณเริ่มต้นโครงการอย่างถูกวิธี ProjectManager มีเครื่องมือการจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลเพื่อช่วยคุณประดิษฐ์และดำเนินการตามแผนดังกล่าว

แผนภูมิแกนต์มีความสำคัญต่อการสร้างและติดตามแผนการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ProjectManager ช่วยให้คุณเข้าถึงแผนภูมิ Gantt ทางออนไลน์ คุณจึงเพิ่มเกณฑ์มาตรฐานสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพการปฏิบัติงานได้ คุณยังสามารถสร้างงานพร้อมกับการพึ่งพาเพื่อให้การดำเนินการประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน

ไม่ว่าคุณจะเป็นทีมผู้ดูแลระบบไอที ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด หรือวิศวกร ProjectManager มีเครื่องมือในการวางแผนและการรายงานที่มีประสิทธิภาพ วางแผนในการวิ่ง กำหนดวันครบกำหนด ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีม และติดตามทุกอย่างด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว

นอกจากนี้เรายังมีรายงานโครงการสำเร็จรูปจำนวนมากที่สามารถสร้างได้ทันที รวมถึงรายงานสถานะ รายงานผลต่าง รายงานไทม์ชีท และอื่นๆ

การวางแผนปฏิบัติการไม่ได้เสร็จสิ้นในไซโล และจะไม่ทำงานหากไม่มีน้ำหนักเต็มที่ของทีมสำรอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนกของคุณประสบความสำเร็จในแต่ละเกณฑ์มาตรฐาน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ pm ที่ได้รับรางวัลซึ่งอุทิศตนเพื่อช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ดำเนินแผนการดำเนินงานของตนได้อย่างราบรื่นสำหรับปีที่ดีกว่าข้างหน้า ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี 30 วันของเราวันนี้