Planificare operațională: Cum să faci un plan de operațiuni

Succesul proiectului, în special la nivel de echipă, are loc după ce puneți în aplicare un plan operațional solid. Fără un plan operațional, membrii echipei pot pierde din vedere programarea și sarcinile, bugetele pot crește vertiginos și poate apărea un pandemoniu. Așadar, pentru a ne asigura că proiectul tău este bine executat, haideți să descoperim cum să facem un plan operațional eficient.

Ce este planificarea operațională?

Planificarea operațională este ceea ce se întâmplă atunci când o echipă sau un departament preia dintr-un plan strategic la nivel de companie și îl pune sub microscop. Este orientat spre viitor: elaborează bugetele și obiectivele departamentelor pentru a propulsa succesul planului strategic cu activități specifice, bazate pe echipă, pentru următorii 1-3 ani.

Planurile operaționale funcționează cel mai bine atunci când un întreg departament acceptă, atribuind date scadente pentru sarcini, măsurând obiectivele de succes, raportând probleme și colaborând eficient. Ele funcționează și mai bine atunci când există comunicare între departamente pentru a se asigura că întreaga mașină funcționează fără probleme pe măsură ce fiecare echipă își atinge punctul de referință.

Care sunt beneficiile planificării operaționale?

Fiecare plan are un efect masiv asupra tuturor membrilor echipei implicați, iar unele dintre acestea pot fi în beneficiul companiei dvs. sau în detrimentul acestora. Dacă este în detrimentul lor, cel mai bine este să aflați cât mai curând posibil, astfel încât să vă puteți modifica planul operațional și să pivotați cu ușurință.

Dar acesta este scopul planificării operaționale: poți vedea efectul operațiunilor tale asupra rezultatului afacerii în timp real sau la fiecare punct de referință, astfel încât să știi exact când să pivotezi. Și cu un plan care este la fel de personalizat pentru fiecare departament ca și un plan operațional, știi exact unde merg lucrurile prost și de ce.

Cum să faci un plan operațional

Deoarece planurile operaționale sunt construite într-un efort de a aloca fonduri, resurse și personal pentru fiecare perioadă de timp de 1-3 ani, toți pașii pe care trebuie să îi includă un plan operațional ar trebui, în cele din urmă, să servească acel efort.

Vizualizați planul operațional

Ca și în cazul oricărui plan de proiect, cel mai bine este să începeți cu viziunea. Principalele caracteristici ale unui plan operațional includ sarcini pentru atingerea unor obiective specifice, clar definite, plus managementul personalului dumneavoastră pentru a vă asigura că funcționează la niveluri optime. Identificați-vă viziunea în ceea ce privește aceste niveluri și apoi puteți începe cu faza de cercetare.

Veți concentra acea viziune pe detalii mai pragmatice ale proiectului odată ce acesta a început. Software-ul de management de proiect poate ajuta cu diagramele Gantt care vă oferă un program de proiect și o vedere la nivel înalt a progresului și performanței. ProjectManager vă ajută să vizualizați planul dumneavoastră operațional, oferind diagrame Gantt complet, astfel încât să puteți construi cronologie clare cu sarcini clare. Începeți corect planul operațional cu ProjectManager. Încercați-l gratuit astăzi.

Cercetarea și identificarea obiectivelor

Pentru a începe să vă construiți planul operațional, începeți prin a vă examina obiectivele. Scopul unui plan operațional este de a aborda cinci întrebări principale:

1. Care este bugetul? Luați în considerare unde a fost anul trecut față de anul acesta.
2. Unde este echipa acum? Abordați acest lucru dintr-o perspectivă bugetară, din perspectiva resurselor și din perspectiva membrilor echipei.
3. Unde vrea să fie echipa noastră? Gândește-te la această perioadă anul viitor, peste doi ani, peste trei ani etc.
4. Cum ajungem echipa acolo?
5. Ce repere ar trebui să folosim pentru a ne măsura progresul? Acestea pot include termenele limită de lansare a produselor, numărul de produse fabricate, numărul de cazuri de servicii pentru clienți închise, numărul de recenzii de 5 stele primite, numărul de clienți dobândiți, veniturile crescute cu un anumit procent și așa mai departe.

Pentru a răspunde la aceste întrebări, va trebui să intervievezi membrii echipei punându-le aceste întrebări și apoi să le clasificați răspunsurile. Prioritizează răspunsurile lor într-un cadran: Cel mai ușor de executat —> până la cel mai dificil de executat și cel mai important de executat —> cel mai puțin important de executat. Atunci obiectivele tale vor începe să prindă contur și să se concentreze.

Înrudit: șablon gratuit de plan de proiect

Atribuiți buget și oameni

Odată ce ți-ai stabilit obiectivele, este important să reții că bugetul pentru planul tău operațional provine din bugetul anual al departamentului tău. Așadar, acestea fiind spuse, bugetul este linia de sus de luat în considerare atunci când începeți să atribuiți sarcini, resurse și să alocați buget pentru membrii echipei.

Obțineți feedback și în această etapă, deoarece s-ar putea să aveți pe cineva mai potrivit pentru rolul în care l-ați plasat sau etapele inutile pe care le puteți elimina complet din proces.

Raport asupra Planului Operațional

Odată ce ți-ai stabilit planul operațional – care ar trebui să includă obiective clare cu livrabile, obiective, calendare și personal necesar pentru realizarea planului – construiește un proces pentru a raporta toate acestea pe măsură ce planul progresează.

Părțile interesate, alți șefi de departament și conducerea vor dori să revizuiască progresul planului dumneavoastră operațional la fiecare etalon – fie că este lunar, trimestrial sau bazat pe proiecte – așa că asigurați-vă că raportați asupra tuturor constatărilor dvs. și asigurați-vă că conducerea este încă la bord. Tablourile de bord ale proiectelor pot fi o soluție ușoară pentru actualizări rapide și precise.

Ajustați planul operațional după cum este necesar

Ca în cazul oricărui proiect bine planificat, trebuie să fii întotdeauna gata să pivotezi. Ați atins un punct de referință care a oferit rezultate mai puțin de dorit? Cu un plan operațional, activitățile sunt atât de detaliate încât acum puteți ști și înțelege exact care parte a planului nu a funcționat la niveluri optime. Faceți ajustări, implicați membrii echipei după cum este necesar, obțineți acceptarea de la părțile interesate și continuați la următorul punct de referință cu planul dumneavoastră operațional recent rafinat.

Astfel de ajustări pot fi făcute cu ușurință dacă ați avut prevederea de a vă face planul folosind software-ul de planificare a proiectelor. Dacă trebuie să faceți ajustări pe o foaie Excel statică sau pe un document Word, actualizarea tuturor modificărilor poate dura câteva ore.

Software-ul de planificare a proiectelor, pe de altă parte, este un instrument dinamic care vă permite să planificați proiecte, să atribuiți lucrări, să urmăriți progresul și să faceți modificări cu ușurință. ProjectManager păstrează toate resursele dvs. într-o singură locație online, modificările se actualizează automat prin intermediul software-ului, în timp real. Indiferent de caracteristica pe care o utilizați pe instrumentul nostru, aceasta se va actualiza în întregul software. De exemplu, modificați data scadentă în vizualizarea listă și se va sincroniza cu Gantt, kanban și calendar. Orice actualizări declanșează automat notificări prin e-mail și în aplicație pentru a menține pe toată lumea pe aceeași pagină.

Planificare strategică vs. planificare operațională

Planificarea operațională este pentru planificarea strategică, așa cum o echipă de marketing este pentru o organizație - este o parte a unui întreg.

Planificarea strategică cuprinde acele cinci întrebări enumerate mai sus, dar există la nivel de companie pentru a lucra interfuncțional. Planificarea strategică este procesul companiei de definire a obiectivelor, misiunilor și valorilor organizaționale (inclusiv direcția pe termen lung) pentru a înțelege mai bine resursele și bugetul pe care trebuie să le aloce pentru a asigura eficacitatea planului. Aceasta poate include definirea acțiunilor care trebuie întreprinse pentru a atinge acele obiective de la un nivel înalt. Nu detaliază mai mult decât atât – echipele își vor atribui propriile direcții ca parte a planificării operaționale pentru a face ca acel plan strategic de nivel superior să reușească.

Prin urmare, planificarea operațională este construită pentru a sprijini acel efort cu obiective clare pentru fiecare departament. Aceasta include definirea rolurilor fiecărui membru al echipei, a obiectivelor pe care le are fiecare echipă pentru a susține mai bine planul strategic al organizației și bugetul și resursele de care are nevoie pentru a realiza acest lucru. De exemplu, bugetul pentru planul dumneavoastră strategic provine din bugetul dumneavoastră strategic, în timp ce bugetul dumneavoastră operațional provine din bugetul anual al echipei dumneavoastră. De parcă acest lucru nu ar fi destul de simplu, tot ceea ce vă planificați pentru planul dumneavoastră operațional va face rolurile tuturor pentru anul următor să fie foarte clare.

Cine gestionează planul operațional?

De obicei, middle-managementul gestionează planul operațional, în timp ce planul strategic este executat de sus, în jos. În plus, domeniul său de aplicare este îngust și se poate schimba anual, cu accent pe cartografierea activităților de rutină.

Mulți manageri de mijloc sunt cei mai buni la elaborarea și implementarea planului operațional, deoarece acesta implică luarea în considerare a activităților, resurselor și sarcinilor de zi cu zi.

Cum poate ajuta ProjectManager la planificarea operațională

Crearea și implementarea unui plan operațional de înaltă calitate este cea mai bună modalitate de a vă asigura că organizația dumneavoastră începe un proiect cu piciorul potrivit. ProjectManager are instrumente de management de proiect premiate pentru a vă ajuta să elaborați și să executați un astfel de plan.

Diagramele Gantt sunt esențiale pentru crearea și monitorizarea eficientă a unui plan operațional. ProjectManager vă ajută să accesați diagrama Gantt online, astfel încât să puteți adăuga puncte de referință pentru evaluările performanței operaționale. De asemenea, puteți crea sarcini împreună cu dependențe pentru a face operația un succes sigur.

Indiferent dacă sunteți o echipă de administratori de sisteme IT, experți în marketing sau ingineri, ProjectManager include instrumente solide de planificare și raportare. Planificați în sprinturi, atribuiți date limită, colaborați cu membrii echipei și urmăriți totul cu doar un clic pe un buton.

În plus, avem numeroase rapoarte de proiect gata făcute care pot fi generate instantaneu, inclusiv rapoarte de stare, rapoarte de variație, rapoarte de pontaj și multe altele.

Planificarea operațională nu se face într-un siloz și nu funcționează fără întreaga greutate a echipei care o susține. Asigurați-vă că departamentul dvs. are succes la fiecare etalon. ProjectManager este un software pm premiat, dedicat pentru a ajuta companiile să-și uniformizeze planurile operaționale pentru un an mai bun viitor. Înscrieți-vă astăzi pentru încercarea noastră gratuită de 30 de zile.