Planification opérationnelle : comment établir un plan d'opérations
Publié: 2022-08-23Le succès du projet, en particulier au niveau de l'équipe, se produit après la mise en place d'un plan opérationnel solide. Sans plan opérationnel, les membres de l'équipe peuvent perdre de vue la planification et les tâches, les budgets peuvent monter en flèche et un pandémonium peut s'ensuivre. Alors, pour vous assurer que votre projet est bien exécuté, plongeons et découvrons comment faire un plan opérationnel efficace.
Qu'est-ce que la planification opérationnelle ?
La planification opérationnelle est ce qui se passe lorsqu'une équipe ou un département s'inspire d'un plan stratégique à l'échelle de l'entreprise et le met sous un microscope. Il est orienté vers l'avenir : il établit les budgets et les objectifs des départements pour propulser le succès du plan stratégique avec des activités d'équipe spécifiques pour les 1 à 3 prochaines années.
Les plans opérationnels fonctionnent mieux lorsqu'un département entier s'engage, assigne des dates d'échéance pour les tâches, mesure les objectifs de réussite, signale les problèmes et collabore efficacement. Ils fonctionnent encore mieux lorsqu'il y a une communication entre les départements pour s'assurer que l'ensemble de la machine fonctionne correctement lorsque chaque équipe atteint son point de référence.
Quels sont les avantages de la planification opérationnelle ?
Chaque plan a un effet massif sur tous les membres de l'équipe impliqués, et certains d'entre eux peuvent être à l'avantage ou à leur détriment de votre entreprise. Si c'est à leur détriment, mieux vaut le savoir le plus tôt possible afin de pouvoir modifier votre plan opérationnel et pivoter en toute simplicité.
Mais c'est là tout l'intérêt de la planification opérationnelle : vous pouvez voir l'effet de vos opérations sur les résultats de l'entreprise en temps réel, ou à chaque référence, afin de savoir exactement quand pivoter. Et avec un plan aussi personnalisé pour chaque service qu'un plan opérationnel, vous savez exactement où les choses tournent mal et pourquoi.
Comment faire un plan opérationnel
Étant donné que les plans opérationnels sont élaborés dans le but d'allouer des fonds, des ressources et du personnel pour chaque période de 1 à 3 ans, toutes les étapes qu'un plan opérationnel doit inclure devraient finalement servir cet effort.
Visualisez le plan opérationnel
Comme pour tout plan de projet, il est préférable de commencer par la vision. Les principales caractéristiques d'un plan opérationnel comprennent des tâches pour atteindre des objectifs particuliers clairement définis, ainsi que la gestion de votre personnel pour s'assurer qu'il fonctionne à des niveaux optimaux. Identifiez votre vision en ce qui concerne ces niveaux, puis vous pourrez commencer la phase de recherche.
Vous allez concentrer cette vision sur des détails plus pragmatiques du projet une fois qu'il aura démarré. Un logiciel de gestion de projet peut vous aider avec des diagrammes de Gantt qui vous donnent un calendrier de projet et une vue de haut niveau de l'avancement et des performances. ProjectManager vous aide à visualiser votre plan opérationnel en fournissant des diagrammes de Gantt complets, afin que vous puissiez créer des échéanciers clairs avec des affectations de tâches claires. Commencez votre plan opérationnel du bon pied avec ProjectManager. Essayez-le gratuitement aujourd'hui.
Rechercher et identifier les objectifs
Pour commencer à élaborer votre plan opérationnel, commencez par examiner vos objectifs. L'objectif d'un plan opérationnel est de répondre à cinq questions principales :
- Quel est le budget ? Considérez où il était l'année dernière par rapport à cette année.
- Où est l'équipe maintenant ? Abordez cela du point de vue budgétaire, du point de vue des ressources et du point de vue des membres de l'équipe.
- Où notre équipe veut-elle être ? Pensez à cette période l'année prochaine, dans deux ans, dans trois ans, etc.
- Comment y amener l'équipe ?
- Quels repères devrions-nous utiliser pour mesurer nos progrès ? Cela peut inclure les délais de lancement des produits, le nombre de produits manufacturés, le nombre de dossiers de service client fermés, le nombre d'avis 5 étoiles reçus, le nombre de clients acquis, les revenus augmentés d'un certain pourcentage, etc.
Pour répondre à ces questions, vous devrez interroger les membres de votre équipe en leur posant ces questions, puis catégoriser leurs réponses. Classez leurs réponses par ordre de priorité dans un quadrant : du plus facile à exécuter —> au plus difficile à exécuter, et du plus important à exécuter —> le moins important à exécuter. C'est alors que vos objectifs commenceront à prendre forme et à se préciser.
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Attribuer un budget et des personnes
Une fois que vous avez défini vos objectifs, il est important de noter que le budget de votre plan opérationnel provient du budget annuel de votre département. Cela dit, le budget est la première ligne à prendre en compte lorsque vous commencez à attribuer des tâches, des ressources et à allouer un budget aux membres de l'équipe.
Obtenez également des commentaires à ce stade, car vous pourriez avoir quelqu'un de mieux adapté au rôle dans lequel vous l'avez placé, ou des étapes inutiles que vous pouvez supprimer complètement du processus.
Rapport sur le plan opérationnel
Une fois que vous avez élaboré votre plan opérationnel, qui doit inclure des objectifs clairs avec des livrables, des buts, des échéanciers et le personnel nécessaire pour réaliser le plan, élaborez un processus pour rendre compte de tout cela au fur et à mesure que le plan progresse.
Les parties prenantes, les autres chefs de service et la direction voudront examiner les progrès de votre plan opérationnel à chaque point de repère, qu'il soit mensuel, trimestriel ou basé sur un projet. Assurez-vous donc de faire rapport sur toutes vos conclusions et assurez-vous que la direction est toujours à bord. Les tableaux de bord de projet peuvent être une solution simple pour des mises à jour rapides et précises.
Ajuster le plan opérationnel au besoin
Comme pour tout projet bien planifié, vous devez toujours être prêt à pivoter. Vous avez atteint un benchmark qui a fourni des résultats moins que souhaitables ? Avec un plan opérationnel, les activités sont tellement approfondies que vous pouvez maintenant savoir et comprendre exactement quelle partie du plan n'a pas fonctionné à des niveaux optimaux. Faites des ajustements, impliquez les membres de l'équipe au besoin, obtenez l'adhésion des parties prenantes et passez à la prochaine référence avec votre plan opérationnel nouvellement affiné.
De tels ajustements peuvent être facilement effectués si vous avez eu la prévoyance de faire votre plan à l'aide d'un logiciel de planification de projet. Si vous devez effectuer des ajustements sur une feuille Excel statique ou un document Word, la mise à jour de toutes les modifications peut prendre des heures.
Le logiciel de planification de projet, quant à lui, est un outil dynamique qui vous permet de planifier des projets, d'attribuer des tâches, de suivre les progrès et d'apporter des modifications en toute simplicité. ProjectManager conserve toutes vos ressources hébergées dans un emplacement en ligne, les modifications sont automatiquement mises à jour via le logiciel, en temps réel. Quelle que soit la fonctionnalité que vous utilisez sur notre outil, elle sera mise à jour dans tout le logiciel. Par exemple, modifiez la date d'échéance dans la vue de liste et elle se synchronisera avec le Gantt, le kanban et le calendrier. Toutes les mises à jour déclenchent automatiquement des notifications par e-mail et dans l'application pour garder tout le monde sur la même page.
Planification stratégique vs planification opérationnelle
La planification opérationnelle est à la planification stratégique ce qu'une équipe marketing est à une organisation : c'est une partie d'un tout.
La planification stratégique englobe les cinq questions énumérées ci-dessus, mais existe à l'échelle de l'entreprise pour travailler de manière interfonctionnelle. La planification stratégique est le processus de l'entreprise consistant à définir les objectifs, les missions et les valeurs de l'organisation (y compris son orientation à long terme) afin de mieux comprendre les ressources et le budget qu'elle doit allouer pour assurer l'efficacité du plan. Cela peut inclure la définition des actions à entreprendre pour atteindre ces objectifs à un niveau élevé. Cela ne va pas plus loin que cela - les équipes assigneront leurs propres orientations dans le cadre de la planification opérationnelle pour faire en sorte que ce plan stratégique de niveau supérieur réussisse.
La planification opérationnelle est donc construite pour soutenir cet effort avec des objectifs clairs pour chaque département. Cela comprend la définition des rôles de chaque membre de l'équipe, les objectifs de chaque équipe pour mieux soutenir le plan stratégique de l'organisation et le budget et les ressources dont elle a besoin pour y arriver. Par exemple, le budget de votre plan stratégique provient de votre budget stratégique, tandis que votre budget opérationnel provient du budget annuel de votre équipe. Comme si cela n'était pas assez simple, tout ce que vous planifiez pour votre plan opérationnel rendra les rôles de chacun pour l'année prochaine parfaitement clairs.
Qui gère le plan opérationnel ?
En règle générale, la gestion intermédiaire gère le plan opérationnel, tandis que le plan stratégique est exécuté du haut vers le bas. De plus, sa portée est étroite et peut changer sur une base annuelle en mettant l'accent sur la cartographie des activités de routine.
De nombreux cadres intermédiaires sont les meilleurs pour élaborer et mettre en œuvre le plan opérationnel, car il implique la prise en compte des activités, des ressources et des tâches quotidiennes.
Comment ProjectManager peut aider à la planification opérationnelle
La création et la mise en œuvre d'un plan opérationnel de haute qualité est le meilleur moyen de s'assurer que votre organisation démarre un projet du bon pied. ProjectManager dispose d'outils de gestion de projet primés pour vous aider à élaborer et à exécuter un tel plan.
Les diagrammes de Gantt sont essentiels pour créer et suivre efficacement un plan opérationnel. ProjectManager vous aide à accéder à votre diagramme de Gantt en ligne afin que vous puissiez ajouter des repères pour les revues de performance opérationnelle. Vous pouvez également créer des tâches avec des dépendances pour faire de l'opération un succès infaillible.
Que vous soyez une équipe d'administrateurs de systèmes informatiques, d'experts en marketing ou d'ingénieurs, ProjectManager comprend des outils de planification et de création de rapports robustes. Planifiez des sprints, attribuez des dates d'échéance, collaborez avec les membres de l'équipe et suivez tout d'un simple clic sur un bouton.
De plus, nous avons de nombreux rapports de projet prêts à l'emploi qui peuvent être générés instantanément, y compris des rapports d'état, des rapports d'écart, des rapports de feuille de temps et plus encore.
La planification opérationnelle ne se fait pas en silo, et elle ne fonctionne pas sans tout le poids de l'équipe qui la soutient. Assurez-vous que votre service réussit à chaque point de repère. ProjectManager est un logiciel pm primé dédié à aider les entreprises à lisser leurs plans opérationnels pour une meilleure année à venir. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour notre essai gratuit de 30 jours.