運用計画: 運用計画の作成方法

プロジェクトの成功、特にチーム レベルでの成功は、しっかりとした運用計画を立てた後に実現します。 運用計画がなければ、チーム メンバーはスケジュールやタスクを見失い、予算が急増し、大混乱に陥る可能性があります。 それでは、プロジェクトが適切に実行されるようにするために、効果的な運用計画を作成する方法を詳しく見ていきましょう。

運用計画とは

運用計画とは、チームまたは部門が会社全体の戦略計画から引き出し、それを詳細に検討するときに発生するものです。 未来志向: 部門の予算と目標を計画し、今後 1 ～ 3 年間の特定のチームベースの活動で戦略計画の成功を推進します。

運用計画は、部門全体が賛同し、タスクの期日を割り当て、成功のための目標を測定し、問題を報告し、効果的に協力するときに最も効果的です。 各チームがベンチマークに到達したときにマシン全体がスムーズに動作するように、部門間でコミュニケーションが取られている場合は、さらに効果的です。

運用計画の利点は何ですか?

すべての計画は、関係するすべてのチーム メンバーに大きな影響を与えます。その中には、会社の利益にも不利益にもなり得るものがあります。 それが彼らに不利益をもたらす場合は、運用計画を変更して簡単に方向転換できるように、できるだけ早く見つけ出すことをお勧めします。

しかし、それが運用計画の要点です。事業の収益に対する運用の影響をリアルタイムで、またはすべてのベンチマークで確認できるため、いつピボットするかを正確に知ることができます。 また、運用計画と同様に各部門に合わせた計画を作成することで、どこで問題が発生し、その理由が正確にわかります。

運用計画の立て方

運用計画は、1 ～ 3 年の期間ごとに資金、リソース、およびスタッフを割り当てるために作成されるため、運用計画に含める必要があるすべての手順は、最終的にその努力に役立つはずです。

運用計画を視覚化する

他のプロジェクト計画と同様に、ビジョンから始めるのが最善です。 運用計画の主な特徴には、特定の明確に定義された目標を達成するためのタスクと、スタッフが最適なレベルで機能していることを確認するための管理が含まれます。 これらのレベルに関連するビジョンを特定してから、調査段階から始めることができます。

プロジェクトが開始されたら、プロジェクトのより実用的な詳細にそのビジョンを集中させます。 プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトのスケジュールと、進行状況とパフォーマンスの概要を示すガント チャートに役立ちます。 ProjectManager は、完全な機能を備えたガント チャートを提供することにより、運用計画を視覚化するのに役立ちます。これにより、明確なタスク割り当てでクリーンなタイムラインを構築できます。 ProjectManager を使用して運用計画を開始します。 今すぐ無料でお試しください。

目標の調査と特定

運用計画の構築を開始するには、目標を検討することから始めます。 運用計画の目標は、次の 5 つの主な質問に対処することです。

1. 予算は？ 昨年と今年の順位を考えてみてください。
2. チームは今どこにいますか？ これには、予算の観点、リソースの観点、およびチーム メンバーの観点から取り組みます。
3. 私たちのチームはどこになりたいですか? 来年、2 年後、3 年後などを考えてみてください。
4. チームをそこに連れて行くにはどうすればよいですか？
5. 進捗状況を測定するためにどのベンチマークを使用する必要がありますか? これには、製品の発売期限、製造された商品の数、クローズされたカスタマー サービス ケースの数、受け取った 5 つ星のレビューの数、獲得した顧客の数、特定の割合で増加した収益などが含まれます。

これらの質問に答えるには、チーム メンバーにこれらの質問をしてインタビューし、回答を分類する必要があります。 回答の優先順位を象限に分けます。実行するのが最も簡単 —> 実行するのが最も難しい —> 実行するのが最も難しい —> 実行するのが最も重要な —> 実行するのが最も重要でない. それがあなたの目標が形になり始め、焦点が合う時です。

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予算と人を割り当てる

目標を策定したら、運用計画の予算は、部門の年間予算に基づいていることに注意することが重要です。 そうは言っても、予算は、タスク、リソースを割り当て、チームメンバーに予算を割り当てる際に考慮すべき最優先事項です。

この段階でもフィードバックを入手してください。配置した役割により適した人がいる場合や、プロセスから完全に削除できる不要な段階がある場合があります。

運営計画の報告

運用計画を策定したら (計画を達成するために必要な成果物、目標、タイムテーブル、およびスタッフを含む明確な目的を含める必要があります)、計画の進行に合わせてそのすべてを報告するプロセスを構築します。

利害関係者、他の部門長、および経営陣は、毎月、四半期ごと、またはプロジェクトベースであるかにかかわらず、各ベンチマークで運用計画の進捗状況を確認する必要があるため、すべての調査結果を必ず報告し、経営陣が引き続き参加していることを確認してください。 プロジェクト ダッシュボードは、迅速かつ正確な更新のための簡単なソリューションです。

必要に応じて運用計画を調整する

綿密に計画されたプロジェクトと同様に、いつでも方向転換する準備ができている必要があります。 望ましい結果が得られなかったベンチマークに到達しましたか? 運用計画を使用すると、アクティビティが非常にドリルダウンされるため、計画のどの部分が最適なレベルで実行されていないかを正確に把握して理解できるようになります。 調整を行い、必要に応じてチーム メンバーを関与させ、利害関係者から賛同を得て、新しく洗練された運用計画で次のベンチマークに進みます。

プロジェクト計画ソフトウェアを使用して計画を立てる先見の明があれば、このような調整は簡単に行うことができます。 静的な Excel シートまたは Word ドキュメントを調整する必要がある場合、すべての変更が更新されるまでに数時間かかることがあります。

一方、プロジェクト計画ソフトウェアは、プロジェクトの計画、作業の割り当て、進捗状況の追跡、変更を簡単に行える動的なツールです。 ProjectManager は、すべてのリソースをオンラインの 1 つの場所に保管し、変更はソフトウェアを通じてリアルタイムで自動的に更新されます。 ツールで使用している機能に関係なく、ソフトウェア全体で更新されます。 たとえば、リスト ビューで期日を変更すると、ガントチャート、かんばん、カレンダーと同期されます。 更新があると、電子メールとアプリ内通知が自動的にトリガーされ、全員が同じページに留まります。

戦略計画と運用計画

運用計画は、マーケティング チームが組織にとって戦略的計画であるように、組織全体の一部です。

戦略的計画には、上記の 5 つの質問が含まれますが、機能横断的に機能するために全社レベルで存在します。 戦略計画とは、計画の有効性を確保するために割り当てる必要があるリソースと予算をよりよく理解するために、組織の目標、使命、および価値 (長期的な方向性を含む) を定義する企業のプロセスです。 これには、それらの目標を達成するために実行する必要があるアクションを大まかに定義することが含まれます。 それ以上掘り下げることはありません。チームは、より高いレベルの戦略計画を成功させるために、運用計画の一部として独自の方向性を割り当てます。

したがって、運用計画は、各部門の明確な目的を持ってその取り組みをサポートするように構築されています。 これには、各チーム メンバーの役割、組織の戦略計画をより適切にサポートするために各チームが持つ目標、およびそれを実現するために必要な予算とリソースの定義が含まれます。 たとえば、戦略計画の予算は戦略予算から得られますが、運用予算はチームの年間予算から得られます。 それだけでは不十分であるかのように、運用計画を策定することで、来年の全員の役割が明確になります。

運用計画を管理するのは誰ですか?

通常、中間管理職が運用計画を管理し、戦略計画はトップダウンで実行されます。 さらに、その範囲は狭く、日常的な活動を計画することに重点を置いて、毎年変更される可能性があります。

多くの中間管理職は、日常の活動、リソース、およびタスクを考慮する必要があるため、運用計画を策定して実装するのに最適です。

ProjectManager が運用計画にどのように役立つか

高品質の運用計画を作成して実装することは、組織がプロジェクトを順調に開始できるようにするための最良の方法です。 ProjectManager には、受賞歴のあるプロジェクト管理ツールがあり、そのような計画を作成して実行するのに役立ちます。

ガント チャートは、運用計画を効果的に作成および監視するために不可欠です。 ProjectManager を使用すると、オンラインでガント チャートにアクセスできるため、運用パフォーマンス レビュー用のベンチマークを追加できます。 依存関係とともにタスクを作成して、操作を確実に成功させることもできます。

IT システム管理者、マーケティング エキスパート、エンジニアのいずれのチームであっても、ProjectManager には強力な計画およびレポート ツールが含まれています。 ボタンをクリックするだけで、スプリントの計画、期日の割り当て、チーム メンバーとのコラボレーション、すべての追跡を行うことができます。

さらに、ステータス レポート、差異レポート、タイムシート レポートなど、すぐに生成できる多数の既製のプロジェクト レポートがあります。

運用計画はサイロで行われるわけではなく、チーム全体がそれをバックアップしなければ機能しません。 あなたの部門が各ベンチマークで成功していることを確認してください。 ProjectManager は、受賞歴のある pm ソフトウェアであり、企業がより良い年を迎えるための運用計画を円滑に進めるのに役立ちます。 30 日間の無料トライアルに今すぐサインアップしてください。