Оперативное планирование: как составить план операций

Успех проекта, особенно на уровне команды, достигается после того, как вы разработаете надежный оперативный план. Без оперативного плана члены команды могут упустить из виду расписание и задачи, бюджеты могут резко возрасти, и может возникнуть столпотворение. Итак, чтобы убедиться, что ваш проект хорошо выполнен, давайте углубимся и узнаем, как составить эффективный оперативный план.

Что такое оперативное планирование?

Оперативное планирование — это то, что происходит, когда команда или отдел опираются на общекорпоративный стратегический план и рассматривают его под микроскопом. Он ориентирован на будущее: он намечает бюджеты и цели отделов, чтобы способствовать успеху стратегического плана с конкретными командными действиями на следующие 1-3 года.

Операционные планы работают лучше всего, когда весь отдел принимает участие, назначает сроки выполнения задач, измеряет цели для достижения успеха, сообщает о проблемах и эффективно сотрудничает. Они работают еще лучше, когда есть связь между отделами, чтобы обеспечить бесперебойную работу всей машины, когда каждая команда достигает своего эталона.

Каковы преимущества оперативного планирования?

Каждый план оказывает огромное влияние на всех вовлеченных членов команды, и некоторые из них могут быть как на благо вашей компании, так и во вред им. Если это наносит им ущерб, лучше узнать об этом как можно скорее, чтобы вы могли изменить свой оперативный план и с легкостью изменить ситуацию.

Но в этом весь смысл оперативного планирования: вы видите влияние своих операций на итоговую прибыль бизнеса в режиме реального времени или при каждом контрольном показателе, поэтому вы точно знаете, когда нужно изменить направление. А с планом, который является индивидуальным для каждого отдела, как и оперативный план, вы точно знаете, где что-то пойдет не так и почему.

Как составить оперативный план

Поскольку операционные планы разрабатываются с целью распределения средств, ресурсов и персонала на каждые 1–3 года, все этапы, которые должен включать операционный план, в конечном итоге должны служить этим усилиям.

Визуализируйте оперативный план

Как и в любом плане проекта, лучше всего начать с видения. Основные характеристики оперативного плана включают в себя задачи по достижению конкретных, четко определенных целей, а также управление вашим персоналом, чтобы гарантировать, что они работают на оптимальном уровне. Определите свое видение, поскольку оно относится к этим уровням, а затем вы можете начать с фазы исследования.

Вы собираетесь сосредоточить свое видение на более прагматичных деталях проекта, как только он начнется. Программное обеспечение для управления проектами может помочь с диаграммами Ганта, которые дают вам график проекта и общее представление о ходе выполнения и производительности. ProjectManager помогает вам визуализировать ваш оперативный план, предоставляя полнофункциональные диаграммы Ганта, чтобы вы могли строить четкие временные рамки с четкими назначениями задач. Начните свой оперативный план прямо с ProjectManager. Попробуйте бесплатно сегодня.

Исследование и определение целей

Чтобы приступить к построению оперативного плана, начните с изучения ваших целей. Целью оперативного плана является решение пяти основных вопросов:

1. Каков бюджет? Подумайте, где он был в прошлом году по сравнению с этим годом.
2. Где сейчас команда? Подойдите к этому с точки зрения бюджета, ресурсов и с точки зрения члена команды.
3. Где наша команда хочет быть? Подумайте об этом времени в следующем году, через два года, через три года и т. д.
4. Как нам собрать команду?
5. Какие ориентиры мы должны использовать для измерения нашего прогресса? Это может включать сроки запуска продукта, количество произведенных товаров, количество закрытых случаев обслуживания клиентов, количество полученных 5-звездочных отзывов, количество привлеченных клиентов, увеличение дохода на определенный процент и так далее.

Чтобы ответить на эти вопросы, вам нужно будет опросить членов вашей команды, задав им эти вопросы, а затем распределить их ответы по категориям. Распределите их ответы по приоритетам в виде квадранта: от самого простого к самому сложному и от самого важного к выполнению -> от наименее важного к выполнению. Именно тогда ваши цели начнут обретать форму и сфокусироваться.

Связанный: Бесплатный шаблон плана проекта

Назначить бюджет и людей

После того, как вы определили свои цели, важно отметить, что бюджет вашего оперативного плана исходит из годового бюджета вашего отдела. Итак, с учетом сказанного, бюджет — это главная строка, которую следует учитывать, когда вы начинаете назначать задачи, ресурсы и распределять бюджет для членов команды.

Получите обратную связь и на этом этапе, так как у вас может быть кто-то, кто лучше подходит для роли, на которую вы его поставили, или ненужные этапы, которые вы можете полностью исключить из процесса.

Отчет об оперативном плане

После того, как вы наметили свой оперативный план, который должен включать четкие задачи с результатами, задачами, графиками и персоналом, необходимым для выполнения плана, разработайте процесс, чтобы сообщать обо всем этом по мере выполнения плана.

Заинтересованные стороны, руководители других отделов и руководство захотят просмотреть ход выполнения вашего операционного плана по каждому контрольному показателю — будь то ежемесячно, ежеквартально или на основе проекта — поэтому обязательно сообщайте обо всех своих выводах и убедитесь, что руководство по-прежнему находится на борту. Панели управления проектами могут быть простым решением для быстрых и точных обновлений.

Корректируйте оперативный план по мере необходимости

Как и в любом хорошо спланированном проекте, вы всегда должны быть готовы к повороту. Достигнуть контрольного показателя, который дал менее желаемые результаты? В оперативном плане действия настолько детализированы, что теперь вы можете точно знать и понимать, какая часть плана не выполнялась на оптимальном уровне. Внесите коррективы, привлеките членов команды по мере необходимости, заручитесь поддержкой заинтересованных сторон и переходите к следующему эталонному показателю с обновленным операционным планом.

Такие корректировки можно легко сделать, если вы предусмотрительно составили свой план с помощью программного обеспечения для планирования проектов. Если вам нужно внести коррективы в статический лист Excel или документ Word, обновление всех изменений может занять несколько часов.

Программное обеспечение для планирования проектов, с другой стороны, представляет собой динамичный инструмент, который позволяет планировать проекты, назначать работу, отслеживать ход выполнения и с легкостью вносить изменения. ProjectManager хранит все ваши ресурсы в одном онлайн-хранилище, изменения автоматически обновляются через программное обеспечение в режиме реального времени. Независимо от того, какую функцию вы используете в нашем инструменте, она будет обновляться во всем программном обеспечении. Например, измените срок выполнения в представлении списка, и он будет синхронизирован с диаграммой Ганта, канбаном и календарем. Любые обновления автоматически вызывают уведомления по электронной почте и в приложении, чтобы держать всех на одной странице.

Стратегическое планирование против оперативного планирования

Оперативное планирование относится к стратегическому планированию так же, как маркетинговая команда к организации — это часть целого.

Стратегическое планирование включает в себя пять вопросов, перечисленных выше, но существует на уровне всей компании для межфункциональной работы. Стратегическое планирование — это процесс определения целей, миссии и ценностей компании (включая ее долгосрочное направление) для лучшего понимания ресурсов и бюджета, которые необходимо выделить для обеспечения эффективности плана. Это может включать определение действий, которые необходимо предпринять для достижения этих целей на высоком уровне. Дальше этого ничего не делается — команды будут назначать свои собственные направления в рамках оперативного планирования, чтобы этот стратегический план более высокого уровня был успешным.

Таким образом, оперативное планирование построено таким образом, чтобы поддерживать эти усилия с четкими целями для каждого отдела. Это включает в себя определение ролей каждого члена команды, целей, которые должна иметь каждая команда, чтобы лучше поддерживать стратегический план организации, а также бюджета и ресурсов, необходимых для ее реализации. Например, бюджет вашего стратегического плана исходит из вашего стратегического бюджета, а ваш операционный бюджет — из годового бюджета вашей команды. Как будто это не было достаточно просто, все, что вы наметите в своем операционном плане, сделает роли каждого в следующем году кристально ясными.

Кто управляет оперативным планом?

Как правило, менеджеры среднего звена управляют операционным планом, тогда как стратегический план выполняется сверху вниз. Кроме того, его объем является узким и может меняться ежегодно с упором на планирование рутинных действий.

Многие менеджеры среднего звена лучше всего разрабатывают и реализуют операционный план, потому что он включает рассмотрение повседневных действий, ресурсов и задач.

Как ProjectManager может помочь в оперативном планировании

Создание и реализация высококачественного операционного плана — лучший способ гарантировать, что ваша организация начнет проект с правильной ноги. ProjectManager имеет отмеченные наградами инструменты управления проектами, которые помогут вам разработать и выполнить такой план.

Диаграммы Ганта необходимы для эффективного создания и контроля оперативного плана. ProjectManager помогает вам получить доступ к диаграмме Ганта в Интернете, чтобы вы могли добавлять контрольные показатели для оценки операционной эффективности. Вы также можете создавать задачи вместе с зависимостями, чтобы операция прошла безошибочно.

Независимо от того, являетесь ли вы группой администраторов ИТ-систем, экспертов по маркетингу или инженеров, ProjectManager включает в себя надежные инструменты планирования и отчетности. Планируйте спринты, назначайте сроки выполнения, сотрудничайте с членами команды и отслеживайте все одним нажатием кнопки.

Кроме того, у нас есть множество готовых отчетов по проектам, которые можно создавать мгновенно, включая отчеты о состоянии, отчеты об отклонениях, отчеты о расписании и многое другое.

Оперативное планирование не осуществляется изолированно, и оно не работает без полной поддержки команды. Убедитесь, что ваш отдел успешно справляется со всеми задачами. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления бизнесом, предназначенное для того, чтобы помочь компаниям сгладить свои операционные планы на год вперед. Подпишитесь на нашу бесплатную 30-дневную пробную версию сегодня.