Planificación operativa: cómo hacer un plan de operaciones

El éxito del proyecto, específicamente a nivel de equipo, ocurre después de implementar un plan operativo sólido. Sin un plan operativo, los miembros del equipo pueden perder de vista la programación y las tareas, los presupuestos pueden dispararse y puede producirse un caos. Entonces, para garantizar que su proyecto se ejecute bien, profundicemos y descubramos cómo hacer un plan operativo efectivo.

¿Qué es la Planificación Operativa?

La planificación operativa es lo que sucede cuando un equipo o departamento se basa en un plan estratégico de toda la empresa y lo pone bajo un microscopio. Está orientado al futuro: traza los presupuestos y objetivos del departamento para impulsar el éxito del plan estratégico con actividades específicas basadas en el equipo para los próximos 1 a 3 años.

Los planes operativos funcionan mejor cuando todo un departamento participa, asigna fechas de vencimiento para tareas, mide objetivos para el éxito, informa sobre problemas y colabora de manera efectiva. Funcionan aún mejor cuando hay comunicación entre departamentos para garantizar que toda la máquina funcione sin problemas a medida que cada equipo alcanza su punto de referencia.

¿Cuáles son los beneficios de la planificación operativa?

Cada plan tiene un efecto masivo en todos los miembros del equipo involucrados, y algunos de ellos pueden beneficiar o perjudicar a su empresa. Si es en detrimento de ellos, es mejor averiguarlo lo antes posible para que pueda modificar su plan operativo y pivotar con facilidad.

Pero ese es el objetivo de la planificación operativa: puede ver el efecto de sus operaciones en el resultado final del negocio en tiempo real, o en cada punto de referencia, para que sepa exactamente cuándo pivotar. Y con un plan que es tan personalizado para cada departamento como un plan operativo, sabe exactamente dónde fallan las cosas y por qué.

Cómo hacer un plan operativo

Dado que los planes operativos se construyen en un esfuerzo por asignar fondos, recursos y personal para cada período de 1 a 3 años, todos los pasos que debe incluir un plan operativo deberían servir en última instancia para ese esfuerzo.

Visualiza el Plan Operativo

Como con cualquier plan de proyecto, es mejor comenzar con la visión. Las características principales de un plan operativo incluyen tareas para lograr objetivos particulares y claramente definidos, además de la gestión de su personal para garantizar que funcionen a niveles óptimos. Identifique su visión en lo que respecta a esos niveles, y luego puede comenzar con la fase de investigación.

Vas a enfocar esa visión en detalles más pragmáticos del proyecto una vez que haya comenzado. El software de gestión de proyectos puede ayudar con los diagramas de Gantt que le brindan un cronograma del proyecto y una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento. ProjectManager lo ayuda a visualizar su plan operativo al proporcionar gráficos de Gantt con todas las funciones, para que pueda crear cronogramas limpios con asignaciones de tareas claras. Comience bien su plan operativo con ProjectManager. Pruébalo gratis hoy.

Investigar e Identificar Metas

Para comenzar a desarrollar su plan operativo, comience por examinar sus objetivos. El objetivo de un plan operativo es abordar cinco preguntas principales:

1. ¿Cuál es el presupuesto? Considere dónde estaba el año pasado en comparación con este año.
2. ¿Dónde está el equipo ahora? Aborde esto desde una perspectiva presupuestaria, una perspectiva de recursos y desde la perspectiva de un miembro del equipo.
3. ¿Dónde quiere estar nuestro equipo? Piensa en esta época el próximo año, dentro de dos años, dentro de tres años, etc.
4. ¿Cómo llevamos al equipo allí?
5. ¿Qué puntos de referencia debemos usar para medir nuestro progreso? Esto puede incluir plazos de lanzamiento de productos, cantidad de productos fabricados, cantidad de casos de servicio al cliente cerrados, cantidad de reseñas de 5 estrellas recibidas, cantidad de clientes adquiridos, ingresos aumentados en un cierto porcentaje, etc.

Para responder a estas preguntas, deberá entrevistar a los miembros de su equipo haciéndoles estas preguntas y luego categorizar sus respuestas. Priorice sus respuestas en un cuadrante: más fácil de ejecutar -> a más difícil de ejecutar y más importante de ejecutar -> menos importante de ejecutar. Ahí es cuando sus objetivos comenzarán a tomar forma y se enfocarán.

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Asignar presupuesto y personas

Una vez que haya trazado sus objetivos, es importante tener en cuenta que el presupuesto de su plan operativo proviene del presupuesto anual de su departamento. Entonces, dicho esto, el presupuesto es lo más importante a considerar al comenzar a asignar tareas, recursos y asignar presupuesto para los miembros del equipo.

Obtenga comentarios en esta etapa también, ya que es posible que tenga a alguien más adecuado para el rol en el que lo ha colocado, o etapas innecesarias que puede eliminar por completo del proceso.

Informe sobre el Plan Operativo

Una vez que haya trazado su plan operativo, que debe incluir objetivos claros con entregables, metas, cronogramas y el personal necesario para lograr el plan, desarrolle un proceso para informar sobre todo a medida que avanza el plan.

Las partes interesadas, otros jefes de departamento y el liderazgo querrán revisar el progreso de su plan operativo en cada punto de referencia, ya sea mensual, trimestral o basado en proyectos, así que asegúrese de informar sobre todos sus hallazgos y asegúrese de que el liderazgo todavía esté a bordo. Los paneles de proyectos pueden ser una solución fácil para actualizaciones rápidas y precisas.

Ajuste el plan operativo según sea necesario

Al igual que con cualquier proyecto bien planificado, siempre debe estar listo para pivotar. ¿Llegó a un punto de referencia que entregó resultados menos que deseables? Con un plan operativo, las actividades están tan detalladas que ahora puede saber y comprender exactamente qué parte del plan no estaba funcionando a niveles óptimos. Realice ajustes, involucre a los miembros del equipo según sea necesario, obtenga la aceptación de las partes interesadas y continúe con el siguiente punto de referencia con su plan operativo recién refinado.

Dichos ajustes se pueden hacer fácilmente si tuvo la previsión de hacer su plan utilizando un software de planificación de proyectos. Si tiene que hacer ajustes en una hoja estática de Excel o en un documento de Word, todos los cambios pueden tardar horas en actualizarse.

El software de planificación de proyectos, por otro lado, es una herramienta dinámica que le permite planificar proyectos, asignar trabajo, realizar un seguimiento del progreso y realizar cambios con facilidad. ProjectManager mantiene todos sus recursos alojados en una ubicación en línea, los cambios se actualizan automáticamente a través del software, en tiempo real. Independientemente de la función que esté utilizando en nuestra herramienta, se actualizará en todo el software. Por ejemplo, cambie la fecha de vencimiento en la vista de lista y se sincronizará con Gantt, kanban y calendario. Cualquier actualización activa automáticamente correos electrónicos y notificaciones en la aplicación para mantener a todos en la misma página.

Planificación Estratégica vs. Planificación Operativa

La planificación operativa es para la planificación estratégica lo que un equipo de marketing es para una organización: es parte de un todo.

La planificación estratégica abarca las cinco preguntas enumeradas anteriormente, pero existe a nivel de toda la empresa para trabajar de forma transversal. La planificación estratégica es el proceso de la empresa de definir objetivos, misiones y valores organizacionales (incluida su dirección a largo plazo) para comprender mejor los recursos y el presupuesto que necesita asignar para garantizar la eficacia del plan. Esto puede incluir definir qué acciones deben tomarse para lograr esos objetivos desde un alto nivel. No profundiza más que eso: los equipos asignarán sus propias direcciones como parte de la planificación operativa para que ese plan estratégico de alto nivel tenga éxito.

Por lo tanto, la planificación operativa está diseñada para respaldar ese esfuerzo con objetivos claros para cada departamento. Esto incluye definir las funciones de cada miembro del equipo, los objetivos que tiene cada equipo para respaldar mejor el plan estratégico de la organización y el presupuesto y los recursos que necesita para hacerlo realidad. Por ejemplo, el presupuesto de su plan estratégico proviene de su presupuesto estratégico, mientras que su presupuesto operativo proviene del presupuesto anual de su equipo. Como si eso no fuera lo suficientemente sencillo, todo lo que planee para su plan operativo hará que los roles de todos para el próximo año sean muy claros.

¿Quién gestiona el plan operativo?

Por lo general, la gerencia media administra el plan operativo, mientras que el plan estratégico se ejecuta de arriba hacia abajo. Además, su alcance es limitado y puede cambiar anualmente con énfasis en el mapeo de actividades de rutina.

Muchos gerentes intermedios son mejores para trazar e implementar el plan operativo porque implica la consideración de las actividades, los recursos y las tareas del día a día.

Cómo ProjectManager puede ayudar con la planificación operativa

Crear e implementar un plan operativo de alta calidad es la mejor manera de garantizar que su organización comience un proyecto con el pie derecho. ProjectManager tiene herramientas de administración de proyectos galardonadas para ayudarlo a diseñar y ejecutar dicho plan.

Los diagramas de Gantt son esenciales para crear y monitorear un plan operativo de manera efectiva. ProjectManager lo ayuda a acceder a su diagrama de Gantt en línea para que pueda agregar puntos de referencia para las revisiones de rendimiento operativo. También puede crear tareas junto con dependencias para que la operación sea un éxito seguro.

Ya sea que forme parte de un equipo de administradores de sistemas de TI, expertos en marketing o ingenieros, ProjectManager incluye sólidas herramientas de planificación e informes. Planifique en sprints, asigne fechas de vencimiento, colabore con los miembros del equipo y realice un seguimiento de todo con solo hacer clic en un botón.

Además, tenemos numerosos informes de proyectos listos para usar que se pueden generar al instante, incluidos informes de estado, informes de variación, informes de hojas de tiempo y más.

La planificación operativa no se realiza en un silo, y no funciona sin el respaldo total del equipo. Asegúrese de que su departamento tenga éxito en cada punto de referencia. ProjectManager es un software de pm galardonado dedicado a ayudar a las empresas a suavizar sus planes operativos para un mejor año por delante. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.