Perencanaan Operasional: Cara Membuat Rencana Operasional

Keberhasilan proyek, khususnya di tingkat tim, terjadi setelah Anda menerapkan rencana operasional yang solid. Tanpa rencana operasional, anggota tim dapat melupakan penjadwalan dan tugas, anggaran dapat meroket dan kekacauan dapat terjadi. Jadi, untuk memastikan bahwa proyek Anda dijalankan dengan baik, mari selami dan temukan cara membuat rencana operasional yang efektif.

Apa itu Perencanaan Operasional?

Perencanaan operasional adalah apa yang terjadi ketika sebuah tim atau departemen menarik dari rencana strategis seluruh perusahaan dan meletakkannya di bawah mikroskop. Berorientasi ke masa depan: memetakan anggaran dan tujuan departemen untuk mendorong keberhasilan rencana strategis dengan aktivitas spesifik berbasis tim untuk 1-3 tahun ke depan.

Rencana operasional bekerja paling baik ketika seluruh departemen setuju, menetapkan tanggal jatuh tempo untuk tugas, mengukur tujuan untuk sukses, melaporkan masalah dan berkolaborasi secara efektif. Mereka bekerja lebih baik lagi bila ada komunikasi lintas departemen untuk memastikan bahwa seluruh mesin berjalan dengan lancar saat setiap tim mencapai tolok ukurnya.

Apa Manfaat Perencanaan Operasional?

Setiap rencana memiliki efek besar pada semua anggota tim yang terlibat, dan beberapa di antaranya dapat menguntungkan perusahaan Anda atau merugikan mereka. Jika itu merugikan mereka, yang terbaik adalah mencari tahu sesegera mungkin sehingga Anda dapat mengubah rencana operasional dan pivot Anda dengan mudah.

Tapi itulah inti dari perencanaan operasional: Anda bisa melihat efek dari operasi Anda pada bottom line bisnis secara real time, atau di setiap benchmark, sehingga Anda tahu persis kapan harus berporos. Dan dengan rencana yang biasa bagi setiap departemen sebagai rencana operasional, Anda tahu persis di mana ada kesalahan dan mengapa.

Cara Membuat Rencana Operasional

Karena rencana operasional dibangun dalam upaya untuk mengalokasikan dana, sumber daya dan staf untuk setiap periode waktu 1-3 tahun, semua langkah yang perlu dimasukkan dalam rencana operasional pada akhirnya harus melayani upaya itu.

Visualisasikan Rencana Operasional

Seperti halnya rencana proyek, yang terbaik adalah memulai dengan visi. Fitur utama dari rencana operasional di dalamnya termasuk tugas untuk mencapai tujuan tertentu yang jelas, ditambah manajemen staf Anda untuk memastikan mereka berfungsi pada tingkat optimal. Identifikasi visi Anda yang berkaitan dengan level tersebut, dan kemudian Anda dapat memulai dengan fase penelitian.

Anda akan memfokuskan visi itu pada detail proyek yang lebih pragmatis setelah dimulai. Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dengan bagan Gantt yang memberi Anda jadwal proyek dan pandangan kemajuan dan kinerja tingkat tinggi. ProjectManager membantu Anda memvisualisasikan rencana operasional Anda dengan menyediakan bagan Gantt berfitur lengkap, sehingga Anda dapat membuat garis waktu yang bersih dengan penetapan tugas yang jelas. Mulai rencana operasional Anda langsung dengan ProjectManager. Cobalah gratis hari ini.

Riset dan Identifikasi Tujuan

Untuk mulai membangun rencana operasional Anda, mulailah dengan memeriksa tujuan Anda. Tujuan dari rencana operasional adalah untuk menjawab lima pertanyaan utama:

1. Apa anggarannya? Pertimbangkan di mana tahun lalu versus tahun ini.
2. Di mana tim sekarang? Pendekatan ini dari perspektif anggaran, perspektif sumber daya dan dari perspektif anggota tim.
3. Di mana tim kami ingin berada? Pikirkan tentang waktu ini tahun depan, dalam dua tahun, dalam tiga tahun, dll.
4. Bagaimana kita membawa tim ke sana?
5. Tolok ukur apa yang harus kita gunakan untuk mengukur kemajuan kita? Ini dapat mencakup tenggat waktu peluncuran produk, jumlah barang manufaktur, jumlah kasus layanan pelanggan yang ditutup, jumlah ulasan bintang 5 yang diterima, jumlah pelanggan yang diperoleh, pendapatan meningkat dengan persentase tertentu, dan sebagainya.

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda harus mewawancarai anggota tim Anda dengan menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini, dan kemudian mengkategorikan jawaban mereka. Prioritaskan tanggapan mereka ke dalam kuadran: Paling mudah untuk dieksekusi —> hingga yang paling sulit untuk dieksekusi, dan yang paling penting untuk dieksekusi —> yang paling tidak penting untuk dieksekusi. Saat itulah tujuan Anda akan mulai terbentuk dan menjadi fokus.

Terkait: Template Rencana Proyek Gratis

Tetapkan Anggaran dan Orang

Setelah Anda memetakan tujuan Anda, penting untuk dicatat bahwa anggaran untuk rencana operasional Anda berasal dari anggaran tahunan departemen Anda. Jadi, dengan itu, anggaran adalah hal utama yang perlu dipertimbangkan saat Anda mulai menetapkan tugas, sumber daya, dan mengalokasikan anggaran untuk anggota tim.

Dapatkan umpan balik pada tahap ini juga, karena Anda mungkin memiliki seseorang yang lebih cocok untuk peran yang Anda tempatkan, atau tahap yang tidak perlu yang dapat Anda potong dari proses sepenuhnya.

Laporan Rencana Operasional

Setelah Anda memetakan rencana operasional Anda—yang harus mencakup tujuan yang jelas dengan hasil, sasaran, jadwal, dan staf yang diperlukan untuk mencapai rencana tersebut—bangunlah sebuah proses untuk melaporkan semuanya seiring berjalannya rencana.

Pemangku kepentingan, kepala departemen lain, dan kepemimpinan akan ingin meninjau kemajuan rencana operasional Anda di setiap tolok ukur—apakah itu bulanan, triwulanan, atau berbasis proyek—jadi pastikan untuk melaporkan semua temuan Anda dan pastikan bahwa kepemimpinan masih ada. Dasbor proyek dapat menjadi solusi mudah untuk pembaruan yang cepat dan akurat.

Sesuaikan Rencana Operasional Sesuai Kebutuhan

Seperti halnya proyek yang direncanakan dengan baik, Anda harus selalu siap untuk berputar. Mencapai tolok ukur yang memberikan hasil yang kurang diinginkan? Dengan rencana operasional, kegiatan-kegiatan tersebut digali sedemikian rupa sehingga Anda sekarang dapat mengetahui dan memahami dengan tepat bagian mana dari rencana tersebut yang tidak berjalan ke tingkat optimal. Lakukan penyesuaian, libatkan anggota tim sesuai kebutuhan, dapatkan dukungan dari pemangku kepentingan, dan lanjutkan ke tolok ukur berikutnya dengan rencana operasional Anda yang baru disempurnakan.

Penyesuaian tersebut dapat dengan mudah dilakukan jika Anda memiliki pandangan ke depan untuk membuat rencana Anda menggunakan perangkat lunak perencanaan proyek. Jika Anda harus melakukan penyesuaian pada lembar Excel statis atau dokumen Word, semua perubahan dapat memakan waktu berjam-jam untuk diperbarui.

Perangkat lunak perencanaan proyek, di sisi lain, adalah alat dinamis yang memungkinkan Anda merencanakan proyek, menetapkan pekerjaan, melacak kemajuan, dan membuat perubahan dengan mudah. ProjectManager menyimpan semua sumber daya Anda di satu lokasi online, perubahan secara otomatis diperbarui melalui perangkat lunak, secara real time. Apa pun fitur yang Anda gunakan pada alat kami, fitur itu akan diperbarui di seluruh perangkat lunak. Misalnya, ubah tanggal jatuh tempo pada tampilan daftar dan itu akan disinkronkan dengan Gantt, kanban, dan kalender. Pembaruan apa pun secara otomatis memicu email dan pemberitahuan dalam aplikasi agar semua orang tetap berada di halaman yang sama.

Perencanaan Strategis vs. Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional adalah perencanaan strategis seperti halnya tim pemasaran bagi organisasi—itu adalah bagian dari keseluruhan.

Perencanaan strategis mencakup lima pertanyaan yang tercantum di atas tetapi ada di tingkat perusahaan untuk bekerja secara lintas fungsi. Perencanaan strategis adalah proses perusahaan untuk menentukan tujuan, misi, dan nilai organisasi (termasuk arah jangka panjangnya) untuk lebih memahami sumber daya dan anggaran yang perlu dialokasikan untuk memastikan kemanjuran rencana. Ini dapat mencakup menentukan tindakan mana yang perlu diambil untuk mencapai tujuan tersebut dari tingkat tinggi. Itu tidak menelusuri lebih jauh dari itu—tim akan menetapkan arah mereka sendiri sebagai bagian dari perencanaan operasional untuk membuat rencana strategis tingkat yang lebih tinggi itu berhasil.

Oleh karena itu, perencanaan operasional dibangun untuk mendukung upaya tersebut dengan tujuan yang jelas untuk setiap departemen. Ini termasuk mendefinisikan peran setiap anggota tim, tujuan yang dimiliki setiap tim untuk mendukung rencana strategis organisasi dengan lebih baik, serta anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mewujudkannya. Misalnya, anggaran untuk rencana strategis Anda berasal dari anggaran strategis Anda, sedangkan anggaran operasional Anda berasal dari anggaran tahunan tim Anda. Seolah-olah itu tidak cukup mudah, semua yang Anda petakan untuk rencana operasional Anda akan membuat peran setiap orang untuk tahun depan menjadi sangat jelas.

Siapa yang Mengelola Rencana Operasional?

Biasanya, manajemen menengah mengelola rencana operasional, sedangkan rencana strategis dijalankan dari atas, ke bawah. Selain itu, cakupannya sempit dan dapat berubah setiap tahun dengan penekanan pada pemetaan kegiatan rutin.

Banyak manajer menengah paling baik dalam memetakan dan mengimplementasikan rencana operasional karena melibatkan pertimbangan aktivitas, sumber daya, dan tugas sehari-hari.

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu Perencanaan Operasional

Membuat dan menerapkan rencana operasional berkualitas tinggi adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa organisasi Anda memulai proyek dengan langkah yang benar. ProjectManager memiliki alat manajemen proyek pemenang penghargaan untuk membantu Anda menyusun dan menjalankan rencana semacam itu.

Bagan Gantt sangat penting untuk membuat dan memantau rencana operasional secara efektif. ProjectManager membantu Anda mengakses bagan Gantt Anda secara online sehingga Anda dapat menambahkan tolok ukur untuk tinjauan kinerja operasional. Anda juga dapat membuat tugas bersama dengan dependensi untuk membuat operasi menjadi sukses yang pasti.

Baik Anda tim administrator sistem TI, pakar pemasaran, atau insinyur, ProjectManager menyertakan alat perencanaan dan pelaporan yang andal. Rencanakan dalam sprint, tetapkan tanggal jatuh tempo, berkolaborasi dengan anggota tim, dan lacak semuanya hanya dengan mengklik tombol.

Plus, kami memiliki banyak laporan proyek siap pakai yang dapat dibuat secara instan, termasuk laporan status, laporan varians, laporan absen dan banyak lagi.

Perencanaan operasional tidak dilakukan dalam silo, dan tidak akan berhasil tanpa dukungan penuh dari tim. Pastikan departemen Anda berhasil di setiap benchmark. ProjectManager adalah perangkat lunak pm pemenang penghargaan yang didedikasikan untuk membantu bisnis memperlancar rencana operasional mereka untuk tahun depan yang lebih baik. Daftar untuk uji coba gratis kami selama 30 hari hari ini.