التخطيط التشغيلي: كيفية وضع خطة العمليات

يحدث نجاح المشروع ، على وجه التحديد على مستوى الفريق ، بعد وضع خطة تشغيلية قوية. بدون خطة تشغيلية ، يمكن لأعضاء الفريق أن يغيبوا عن بالهم الجدولة والمهام ، ويمكن أن ترتفع الميزانيات بشكل كبير ويمكن أن يترتب على ذلك الهرج والمرج. لذلك ، لضمان تنفيذ مشروعك بشكل جيد ، دعنا نتعمق ونكتشف كيفية وضع خطة تشغيلية فعالة.

ما هو التخطيط التشغيلي؟

التخطيط التشغيلي هو ما يحدث عندما يستمد فريق أو قسم من خطة إستراتيجية على مستوى الشركة ويضعها تحت المجهر. إنه موجه نحو المستقبل: فهو يرسم ميزانيات الأقسام وأهدافها لدفع نجاح الخطة الإستراتيجية بأنشطة محددة قائمة على الفريق للسنوات 1-3 القادمة.

تعمل الخطط التشغيلية بشكل أفضل عندما يشتري قسم بأكمله ، وتعيين تواريخ استحقاق المهام ، وقياس أهداف النجاح ، والإبلاغ عن المشكلات والتعاون بفعالية. إنهم يعملون بشكل أفضل عندما يكون هناك اتصال عبر الأقسام لضمان أن الجهاز بأكمله يعمل بسلاسة حيث يصل كل فريق إلى معياره.

ما هي فوائد التخطيط التشغيلي؟

كل خطة لها تأثير هائل على جميع أعضاء الفريق المعنيين ، ويمكن أن يكون بعضها لصالح شركتك أو على حسابهم. إذا كان ذلك على حسابهم ، فمن الأفضل اكتشاف ذلك في أقرب وقت ممكن حتى تتمكن من تعديل خطتك التشغيلية والمحور بسهولة.

لكن هذا هو بيت القصيد من التخطيط التشغيلي: يمكنك معرفة تأثير عملياتك على صافي أرباح الأعمال في الوقت الفعلي ، أو في كل معيار ، حتى تعرف بالضبط متى يجب أن تقوم بالتركيز. ومع وجود خطة مخصصة لكل قسم مثل خطة تشغيلية ، فأنت تعرف بالضبط أين تسوء الأمور ولماذا.

كيفية عمل خطة تشغيلية

نظرًا لأن الخطط التشغيلية مبنية في محاولة لتخصيص الأموال والموارد والموظفين لكل فترة زمنية تتراوح من 1 إلى 3 سنوات ، فإن جميع الخطوات التي يجب أن تتضمنها الخطة التشغيلية يجب أن تخدم هذا الجهد في النهاية.

تصور الخطة التشغيلية

كما هو الحال مع أي خطة مشروع ، من الأفضل أن تبدأ بالرؤية. تتضمن السمات الرئيسية لخطة التشغيل الواردة فيها مهامًا لتحقيق أهداف محددة ومحددة بوضوح ، بالإضافة إلى إدارة موظفيك لضمان عملهم في المستويات المثلى. حدد رؤيتك من حيث صلتها بتلك المستويات ، وبعد ذلك يمكنك البدء بمرحلة البحث.

ستركز هذه الرؤية على المزيد من التفاصيل الواقعية للمشروع بمجرد أن يبدأ. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في مخططات جانت التي تمنحك جدولًا زمنيًا للمشروع وعرضًا عالي المستوى للتقدم والأداء. يساعدك ProjectManager على تصور خطتك التشغيلية من خلال توفير مخططات جانت كاملة الميزات ، حتى تتمكن من إنشاء مخططات زمنية نظيفة مع تعيينات مهام واضحة. ابدأ خطتك التشغيلية بشكل صحيح مع ProjectManager. جربه مجانًا اليوم.

البحث وتحديد الأهداف

لبدء بناء خطتك التشغيلية ، ابدأ بفحص أهدافك. الهدف من الخطة التشغيلية هو معالجة خمسة أسئلة رئيسية:

1. ما هي الميزانية؟ ضع في اعتبارك أين كان العام الماضي مقابل هذا العام.
2. اين الفريق الان؟ تعامل مع هذا من منظور الميزانية ومن منظور الموارد ومن منظور أعضاء الفريق.
3. أين يريد فريقنا أن يكون؟ فكر في هذا الوقت من العام المقبل ، بعد عامين ، بعد ثلاث سنوات ، إلخ.
4. كيف نصل الفريق إلى هناك؟
5. ما هي المعايير التي يجب أن نستخدمها لقياس تقدمنا؟ يمكن أن يشمل ذلك المواعيد النهائية لإطلاق المنتج ، وعدد السلع المصنعة ، وعدد حالات خدمة العملاء المغلقة ، وعدد المراجعات الخمس نجوم المستلمة ، وعدد العملاء المكتسبين ، وزيادة الإيرادات بنسبة معينة وما إلى ذلك.

للإجابة على هذه الأسئلة ، ستحتاج إلى مقابلة أعضاء فريقك عن طريق طرح هذه الأسئلة عليهم ، ثم تصنيف إجاباتهم. رتب إجاباتهم حسب الأولوية في رباعي: أسهل في التنفيذ -> إلى الأكثر صعوبة في التنفيذ ، والأهم من ذلك -> التنفيذ الأقل أهمية. هذا هو الوقت الذي تبدأ فيه أهدافك في التبلور والتركيز.

ذات صلة: قالب خطة مشروع مجاني

تعيين الميزانية والأشخاص

بمجرد تحديد أهدافك ، من المهم ملاحظة أن ميزانية خطتك التشغيلية تأتي من الميزانية السنوية لقسمك. لذلك ، مع ذلك ، الميزانية هي السطر الأول الذي يجب مراعاته عندما تبدأ في تعيين المهام والموارد وتخصيص الميزانية لأعضاء الفريق.

احصل على تعليقات في هذه المرحلة أيضًا ، حيث قد يكون لديك شخص أكثر ملاءمة للدور الذي وضعته فيه ، أو مراحل غير ضرورية يمكنك قطعها من العملية تمامًا.

تقرير عن الخطة التشغيلية

بمجرد رسم خطتك التشغيلية - التي يجب أن تتضمن أهدافًا واضحة مع التسليمات والأهداف والجداول الزمنية والموظفين اللازمين لتحقيق الخطة - قم ببناء عملية للإبلاغ عن كل ذلك أثناء تقدم الخطة.

سيرغب أصحاب المصلحة ورؤساء الأقسام والقيادة في مراجعة تقدم خطتك التشغيلية في كل معيار - سواء كان ذلك شهريًا أو ربع سنويًا أو قائمًا على المشروع - لذا تأكد من الإبلاغ عن جميع النتائج التي توصلت إليها والتأكد من أن القيادة لا تزال على متنها. يمكن أن تكون لوحات معلومات المشروع حلاً سهلاً للحصول على تحديثات سريعة ودقيقة.

اضبط الخطة التشغيلية حسب الحاجة

كما هو الحال مع أي مشروع جيد التخطيط ، يجب أن تكون دائمًا على استعداد للمحاور. هل وصلت إلى معيار حقق نتائج أقل من المرغوب فيه؟ مع وجود خطة تشغيلية ، يتم تدقيق الأنشطة بحيث يمكنك الآن معرفة وفهم أي جزء من الخطة لم يكن يعمل على المستوى الأمثل. قم بإجراء التعديلات ، واشرك أعضاء الفريق حسب الحاجة ، واحصل على دعم من أصحاب المصلحة وتابع إلى المعيار التالي مع خطتك التشغيلية المعدلة حديثًا.

يمكن إجراء مثل هذه التعديلات بسهولة إذا كان لديك البصيرة لوضع خطتك باستخدام برنامج تخطيط المشروع. إذا كان عليك إجراء تعديلات على ورقة Excel ثابتة أو مستند Word ، فقد يستغرق تحديث جميع التغييرات ساعات.

من ناحية أخرى ، يعد برنامج تخطيط المشاريع أداة ديناميكية تتيح لك تخطيط المشاريع وتعيين العمل وتتبع التقدم وإجراء التغييرات بسهولة. يحتفظ ProjectManager بجميع مواردك الموجودة في موقع واحد عبر الإنترنت ، ويتم تحديث التغييرات تلقائيًا من خلال البرنامج ، في الوقت الفعلي. بغض النظر عن الميزة التي تستخدمها على أداتنا ، سيتم تحديثها في جميع أنحاء البرنامج. على سبيل المثال ، قم بتغيير تاريخ الاستحقاق في عرض القائمة وستتم مزامنته مع Gantt و kanban والتقويم. تؤدي أي تحديثات إلى تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني والتطبيق تلقائيًا لإبقاء الجميع على نفس الصفحة.

التخطيط الاستراتيجي مقابل التخطيط التشغيلي

التخطيط التشغيلي هو التخطيط الاستراتيجي حيث أن فريق التسويق هو بالنسبة لمنظمة - إنه جزء من الكل.

يشمل التخطيط الاستراتيجي الأسئلة الخمسة المذكورة أعلاه ولكنه موجود على مستوى الشركة بالكامل للعمل عبر الوظائف. التخطيط الاستراتيجي هو عملية الشركة لتحديد الأهداف والمهام والقيم التنظيمية (بما في ذلك اتجاهها على المدى الطويل) لفهم أفضل للموارد والميزانية التي تحتاج إلى تخصيصها لضمان فعالية الخطة. يمكن أن يشمل ذلك تحديد الإجراءات التي يجب اتخاذها لتحقيق تلك الأهداف من مستوى عالٍ. إنه لا يتعمق أكثر من ذلك - ستحدد الفرق توجيهاتها الخاصة كجزء من التخطيط التشغيلي لإنجاح تلك الخطة الإستراتيجية ذات المستوى الأعلى.

لذلك تم بناء التخطيط التشغيلي لدعم هذا الجهد بأهداف واضحة لكل قسم. يتضمن ذلك تحديد أدوار كل عضو في الفريق ، والأهداف التي يجب على كل فريق دعمها بشكل أفضل للخطة الاستراتيجية للمنظمة والميزانية والموارد التي يحتاجها لتحقيق ذلك. على سبيل المثال ، تأتي ميزانية خطتك الإستراتيجية من ميزانيتك الإستراتيجية ، بينما تأتي ميزانيتك التشغيلية من الميزانية السنوية لفريقك. كما لو لم يكن ذلك واضحًا بما فيه الكفاية ، فإن كل ما تضعه لخطتك التشغيلية سيجعل أدوار الجميع للعام المقبل واضحة تمامًا.

من يدير الخطة التشغيلية؟

عادةً ما تدير الإدارة الوسطى الخطة التشغيلية ، بينما يتم تنفيذ الخطة الإستراتيجية من الأعلى إلى الأسفل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن نطاقها ضيق ويمكن أن يتغير على أساس سنوي مع التركيز على تخطيط الأنشطة الروتينية.

كثير من المديرين المتوسطين هم الأفضل في تخطيط وتنفيذ الخطة التشغيلية لأنها تتضمن النظر في الأنشطة اليومية والموارد والمهام.

كيف يمكن لـ ProjectManager المساعدة في التخطيط التشغيلي

يعد إنشاء خطة تشغيلية عالية الجودة وتنفيذها أفضل طريقة لضمان أن تبدأ مؤسستك مشروعًا في الطريق الصحيح. يحتوي ProjectManager على أدوات إدارة مشروع حائزة على جوائز لمساعدتك في صياغة مثل هذه الخطة وتنفيذها.

تعد مخططات جانت ضرورية لإنشاء خطة تشغيلية ومراقبتها بفعالية. يساعدك ProjectManager في الوصول إلى مخطط جانت الخاص بك عبر الإنترنت حتى تتمكن من إضافة معايير لمراجعات الأداء التشغيلي. يمكنك أيضًا إنشاء مهام جنبًا إلى جنب مع التبعيات لجعل العملية ناجحة بالتأكيد.

سواء كنت فريقًا من مسؤولي أنظمة تكنولوجيا المعلومات أو خبراء التسويق أو المهندسين ، فإن ProjectManager يشتمل على أدوات تخطيط وتقارير قوية. خطط في سباقات السرعة ، وحدد تواريخ الاستحقاق ، وتعاون مع أعضاء الفريق وتتبع كل شيء بنقرة زر واحدة.

بالإضافة إلى ذلك ، لدينا العديد من تقارير المشاريع الجاهزة التي يمكن إنشاؤها على الفور ، بما في ذلك تقارير الحالة وتقارير التباين وتقارير الجدول الزمني والمزيد.

لا يتم التخطيط التشغيلي في صومعة ، ولا ينجح بدون الثقل الكامل للفريق الذي يدعمه. تأكد من أن قسمك ناجح في كل معيار. ProjectManager هو برنامج PM حائز على جوائز مخصص لمساعدة الشركات على تسهيل خططها التشغيلية لعام أفضل قادم. اشترك اليوم في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.