Proje Yönetimi Aşamaları: Adım Adım Bir Proje Nasıl Yönetilir
Proje Yönetim Metodolojileri
Proje Yönetim Araçları
Proje Yönetimi Şablonları
Proje Yönetim Yazılımı
Proje Yönetimi Sertifikaları
Proje Yönetimi Nedir?
Proje yönetimi, projeleri planlama, yürütme ve tamamlama disiplinidir. Proje yöneticileri, ekiplerine rehberlik etmek ve kaynakları yönetmek için bir dizi metodoloji, süreç ve araç kullanarak bunu başarır.
Günümüzde çoğu proje yönetimi uzmanı, projeleri planlamak, yürütmek ve kontrol etmek için proje yönetimi yazılımını kullanmaktadır. Örneğin ProjectManager, planları, kaynakları, maliyetleri ve ekipleri tek bir çevrimiçi araçta yönetmenize olanak tanır.
Proje çizelgeleri oluşturmak ve gerçek zamanlı kaynak kullanılabilirliği ile iş atamak için Gantt çizelgelerimizi, kanban panolarımızı ve takvimlerimizi kullanın.
Ücretsiz ProjectManager deneme sürümüyle Gantt çizelgelerine, gösterge tablolarına, zaman çizelgelerine ve daha fazlasına erişin Daha fazla bilgi edinin
Proje yönetiminin ne olduğunu daha iyi anlamak için disiplin, proje yönetimi bilgi alanları olarak bilinen 10 temel alana bölünebilir.
Proje Yönetimi Bilgi Alanları
Proje yönetimi bilgi alanları terimi, yönetilmesi gereken bir projenin tüm farklı yönlerini tanımlamak için kullanılır. Proje yöneticileri bu alanları denetlemekten sorumludur, bu nedenle kendilerine sunulan tüm araçları, yöntemleri ve kaynakları kullanırlar.
Burada, Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından Proje Yönetimi Bilgi Grubunda (PMBOK) açıklanan 10 proje yönetimi bilgi alanının bir listesi bulunmaktadır. Her birinin ayrıntılı açıklaması için bağlantıları tıklayın.
Entegrasyon Yönetimi : Ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı olan bir strateji oluşturmak için çeşitli proje yönetimi süreçleri ve metodolojileri kullanır. Bu, ekip çalışmasını teşvik eder ve daha fazla netlik için bilgileri senkronize eder.
Kapsam Yönetimi : Proje görevleri, teslimatlar ve kilometre taşları, paydaş gereksinimlerinin toplanmasını, bir iş kırılım yapısının (WBS) oluşturulmasını ve ardından değişikliklerin izlenmesini ve yönetilmesini içeren bir süreç aracılığıyla tanımlanır, tanımlanır ve kontrol edilir.
Çizelge Yönetimi : Proje takviminin nasıl oluşturulacağını, yönetileceğini ve izleneceğini ayrıntılarıyla anlatır. Proje yönetiminin planlama aşamasının bir parçasıdır ve proje hedeflerine ulaşmak için gerçekçi bir zaman çizelgesi oluşturur.
Maliyet Yönetimi : Bir projeyle ilgili maliyetlerin planlanmasını ve kontrolünü yöneten süreç. Bu, fazla harcama yapmaktan kaçınmak için proje bütçesini tahmin etmek ve izlemek için maliyetleri toplamak, analiz etmek ve raporlamak anlamına gelir.
Kalite Yönetimi : Kalite beklentilerini karşıladığından emin olmak için proje çıktılarının oluşturulmasıyla ilgili tüm faaliyetleri denetlemek. Bu, projenin yürütülmesi boyunca kaliteyi ölçmeye devam ederek ve kalite beklentilerinden sapmaları düzelterek yapılır.
Kaynak Yönetimi : Kaynakları gerektiği gibi tahsis ederek ve yeniden tahsis ederek projenizi yürütmek için gereken insanlardan, malzemelerden ve ekipmandan en iyi şekilde yararlanmak.
İletişim Yönetimi : Bir projede net mesajlar vermek için kullanılan çeşitli süreçler. Zamanında alındıklarından ve anlaşıldıklarından emin olmak için kanalların, sıklığın ve doğru mesajlaşmanın oluşturulmasını içerir.
Risk Yönetimi : İster kaçınılması gereken negatif riskler, isterse olumlu risklerden yararlanılması gereken riskler olsun, projenizdeki risklerin belirlenmesi, değerlendirilmesi ve önlenmesi veya azaltılması.
Tedarik Yönetimi : Projenizde gerekli olan dış kaynaklarla ilişkiler kurmak ve sürdürmek. Bu, proje hedeflerini karşılamak için gereken ürün ve hizmetleri satan satıcıları içerir.
Paydaş Yönetimi : Proje paydaşlarını belirlemek, beklentilerini ve etkilerini belirlemek ve ardından onları yönetmek ve ilerleme konusunda onları güncel tutmak için stratejiler geliştirmek.
Bu proje yönetimi bilgi alanlarının projelerinizin başından sonuna kadar yönetilmesi gerekir. Tüm projeler, proje yönetimi yaşam döngüsü olarak bilinen aynı aşamalardan geçer.
Proje Yaşam Döngüsü
Proje yönetimi yaşam döngüsü, proje yönetimi süreç grupları olarak bilinen beş aşamadan oluşur: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol ve kapatma.
Proje yönetimi süreç grupları terimi, Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından türetilmiştir ve proje yönetimi endüstrisinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Bazı yazarlar, proje yaşam döngüsü veya proje yaşam döngüsü, proje yönetimi süreci veya proje yönetimi aşamaları gibi eş anlamlılar kullanır.
Proje Yönetiminin Üçlü Kısıtlaması
Proje yönetimi üçgeni veya demir üçgen olarak da bilinen üçlü kısıtlama, her proje için geçerli olan zaman, kapsam ve maliyet sınırlarını ifade eder. İşte nasıl çalıştığı.
Süre : Proje yöneticileri bir projeyi tamamlamak için gereken süreyi tahmin etmelidir. Bunu yapmak için, PERT çizelgeleri veya kritik yol yöntemi gibi proje çizelgeleme araçlarını kullanırlar.
Bu, tüm faaliyetlerin süresini kapsayan bir program geliştirmek için proje yaşam döngüsünün başlangıç ve planlama aşamalarında yapılmalıdır.
Proje Kapsamı : Kapsam, bir projeyi tamamlamak için gerekli tüm çalışmaları ifade eder. İş kırılım yapısı kullanılarak planlama aşamasında tanımlanmalıdır.
Proje planında kapsam tanımlanmadıysa, kapsam kayması olarak bilinen projenin başarısız olmasına neden olabilir.
Maliyet : Bir projeyle ilişkili birçok maliyet vardır. Proje yöneticileri, projenin onaylanan bütçe dahilinde tamamlanabilmesi için proje muhasebe yöntemlerini ve maliyet izleme araçlarını kullanarak maliyetleri tahmin etmek, bütçelemek ve kontrol etmekten sorumludur.
.
Proje yöneticileri bu üç kısıtlamayı dengeleyerek aralarında denge kurar. Örneğin, proje kapsamınızdaki aktivite sayısını artırabilirsiniz, ancak bu, her proje görevi için daha az zaman olacağı ve maliyetlerin daha yüksek olacağı anlamına gelir.
Artık en temel proje yönetimi kavramlarını ele aldığımıza göre, proje yöneticilerinin planlamak, izlemek ve kontrol etmek için kullanabilecekleri araç ve tekniklere bakmanın zamanı geldi.
Proje Yönetimi Aşamaları: Adım Adım Bir Proje Nasıl Yönetilir
Yukarıda, proje yönetimi yaşam döngüsünün beş aşamasını belirledik. Şimdi bu bilgiyi pratik kullanıma koyma zamanı.
Kılavuzun bu bölümünde, bir projenin nasıl yönetileceğini özetleyen eyleme geçirilebilir adımlarla her aşamayı ayıracağız.
1. Proje Başlatma
Bu, proje yöneticisinin bir dizi proje yönetimi belgesi aracılığıyla projenin değeri olduğunu ve uygulanabilir olduğunu kanıtlaması gereken başlangıç aşamasıdır. İşte en önemlileri:
İş vakası : Bir iş vakası proje ihtiyacını, proje hedeflerini ve yatırım getirisini doğrular.
Fizibilite çalışması : Bir fizibilite çalışması, projenin makul bir süre ve maliyette yürütülebileceğini kanıtlar.
Proje başlatma belgesi : Bir proje başlatma belgesi, projenin ne sunacağını bildirir.
Proje Ekibini Birleştirin : Herhangi bir projeyi yürütmek için kaynaklara ihtiyaç vardır. Bir proje takvimi oluşturulmadan önce bir proje ekibi oluşturulmalıdır. Bu, iş tanımlarının, rollerin ve sorumlulukların oluşturulmasını içerir. Tüm bu bilgiler daha sonra bir ekip tüzüğüne konulabilir.
Proje Yönetim Ofisini (PMO) Kurma : Proje yönetim ofisi genellikle proje yöneticisi ve destek personeli için kurulmuş fiziksel bir alandır. Bu nedenle proje yönetim ofisinin altyapısı, proje yönetim yazılımının ve ihtiyaç duyulan her türlü ekipmanın bulunmasını içerir.
Başlangıç toplantısı gündemi : Bu proje yönetimi aşaması, proje ekibi ve proje paydaşlarının proje hedefleri ve amaçları, kapsamı ve zaman çizelgesi üzerinde anlaşmak üzere bir araya getirildiği bir proje başlangıç toplantısında sona erer.
2. Proje Planlama
Proje planlama aşamasının amacı, proje yürütme aşamasında her bir proje yönetim alanının nasıl yönetileceğini kapsayan proje planının oluşturulmasıdır.
İşte bir proje planının en önemli bileşenlerine hızlı bir genel bakış. Gördüğünüz gibi, bazıları belirli alanları yönetmek için daha küçük eylem planları.
Proje Takvimi : Proje çizelgesi, görevlerin yürütülmesi ve kaynak tahsisi için bir zaman çizelgesi tanımlar. Proje yöneticileri, görev yönetimi ve zaman izleme araçlarıyla proje zamanlamasını sürekli olarak izlemelidir.
Proje Bütçesi : Bir proje bütçesi, tüm tahmini proje maliyetlerinin toplamıdır. Proje yöneticilerinin, maliyetleri aşmamaları için kontrol etmeleri gerekir.
İş Döküm Yapısı (WBS) : WBS, proje yöneticilerinin proje kapsamındaki tüm faaliyetleri, kilometre taşlarını ve çıktıları görselleştirmesine ve önceliklendirmesine olanak tanıyan bir proje planlama aracıdır.
Kapsam Yönetim Planı : Kapsam kaymasını önlemek için proje kapsamınızın proje boyunca nasıl kontrol edileceğini açıklar.
Risk Yönetim Planı : Risk sahibi ve her biri için uygulanacak risk azaltma stratejileri ile birlikte tüm potansiyel risklerin listelendiği bir risk kaydı içerir.
Kaynak Yönetim Planı : Proje boyunca kaynaklarınızın nasıl elde edileceğini, tahsis edileceğini ve yönetileceğini açıklar.
Paydaş Yönetim Planı : Tüm proje paydaşlarını belirler, öncelik sırasına koyar ve kullanılacak iletişim kanalları ve çatışma çözme stratejilerini açıklar.
Proje yöneticileri genellikle proje planlarını, tüm proje çizelgesinin ve proje kapsamının görsel bir temsilini sağlayan bir Gantt şeması yazılımı kullanarak düzenler. Bazı Gantt çizelgeleri, kritik yol etkinliklerini otomatik olarak tanımlar.
3. Proje Yürütme
Üçüncü proje yönetimi aşaması, proje planında özetlenen görevler ve kilometre taşlarının proje amaçlarını ve hedeflerini karşılamak için ele alındığı proje yürütme aşamasıdır.
Proje yürütme aşaması, proje yöneticilerinin projeleri izleme ve kontrol aşamasına doğru ilerledikçe tüm proje yönetimi bilgi alanlarını denetlemesi gerektiği zamandır.
Görev Yönetimi : Proje yöneticileri ve ekip üyelerinin görevlerini yönetmeleri gerekir. Bu, görevin planlanan zamanlama çerçevesinde yürütüldüğünden emin olmak için izleme ve raporlamayı içerir. Görev listeleri ve kanban panoları, görev yönetimi için iki popüler araçtır.
Çizelge Yönetimi : Bir çizelge oluşturulduktan sonra, yolunda kaldığından emin olmak için proje yürütmesi boyunca izlenmelidir. Uygun zamanlama yönetimi, görev ilerlemesini, hedefleri, öncelikleri ve zamanlama ile eşleşen son tarihleri tutmak için bir yol çizer.
Maliyet Yönetimi : Nasıl bir program planlanıyorsa, bütçe de öyledir. Ama bu, işin bittiği anlamına gelmez. Cüzdanı olan herkesin bildiği gibi, paranın kaybolma eğilimi vardır. Proje maliyetleri, mutabık kalınan bütçe dahilinde tutulabilmesi için kontrol edilmelidir.
Kalite Yönetimi : Teslimatlar zamanında ve bütçe dahilinde üretilmelidir, ancak kalite eksikse proje başarılı olmaz. Bu nedenle, proje paydaşları tarafından belirlenen başarı kriterleri ve kalite gereksinimlerinin karşılandığından emin olun.
Değişiklik Yönetimi : Genel olarak, değişiklik yönetimi, bir kuruluştaki iş süreçlerini, bütçe tahsisini ve operasyonları iyileştirme sürecidir. Ancak, proje yönetimine uygulandığında odak, projenin kendisine ve yürütme aşamasında kapsamdaki değişiklikleri kontrol etmeye daraltılır.
Tedarik Yönetimi : Satın almak, kiralamak veya dış kaynaklarla sözleşme yapmak zorunda kalmadan yapılabilecek çok az proje vardır. Bu işleme tedarik denir. Satıcılar ve tedarikçilerle ilişkileri yönetmek, tedarik yönetimi ile ilgilidir.
Kaynak Yönetimi : Kaynaklar, projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyulan her şeydir. Buna ekip, sarf malzemeleri, ekipman, malzemeler vb. dahildir. Kaynak planlaması ekibin rollerini ve sorumluluklarını, neye ihtiyaç duyacaklarını ve nerede çalışacaklarını içerir.
Ekip İşbirliği : Projenin yürütülmesi başladığında, planlama yolu gösterir, ancak ekip üyelerinin yakın iletişimde kalabilmeleri için birlikte çalışacak araçlara sahip olmaları gerekir. Ekip işbirliği, ekip oluşturma alıştırmaları ve ekip üyelerini aynı ofiste veya uzaktan çalışıyor olsalar da birbirine bağlayan araçlarla kolaylaştırılabilir.
Bu arada proje yöneticisi, ekibi çalışmaya devam ettirmek için kaynakları yeniden tahsis edecek veya zamanı ve kapsamı gerektiği gibi ayarlayacaktır. Ayrıca, riskleri belirleyecek ve azaltacak, sorunlarla ilgilenecek ve değişiklikleri dahil edeceklerdir.
4. Proje İzleme ve Kontrol
Dördüncü proje yönetimi aşaması, proje izleme ve kontrol, projenin yürütme aşaması ile eş zamanlı olarak gerçekleşir. Programa ve bütçe dahilinde kalmasını sağlamak için projenin ilerlemesini ve performansını izlemeyi içerir. Kalite güvencesini garanti etmek için kalite kontrol prosedürleri uygulanır.
Raporlama da bu proje yönetimi aşamasının kritik bir parçasıdır. Birincisi, proje yöneticilerinin ilerlemeyi izlemesine olanak tanır ve ikincisi, sunumlar sırasında paydaşları döngüde tutmak için veri sağlar. Proje durumu, zaman çizelgeleri, iş yükü, tahsis ve gider raporları gibi birçok proje yönetim raporu bulunmaktadır.
5. Proje Kapanışı
Beşinci proje yönetimi aşaması, nihai proje çıktılarının paydaşlara sunulduğu proje kapanışıdır. Onaylandıktan sonra kaynaklar serbest bırakılır, belgeler tamamlanır ve her şey imzalanır.
İşte bu proje yönetimi aşamasının ana adımlarından bazıları.
Çıktıları Aktarın: Proje, nihai bir çıktının üretilmesiyle ilgilidir. Bu, projenin yürütülmesinin sonunu ve projenin kapanışının başlangıcını işaret eder. Bu nedenle, tüm proje çıktılarının tanımlandığından, tamamlandığından ve uygun tarafa teslim edildiğinden emin olun.
Tamamlanmayı Onayla: Bu aşamada, tüm paydaşlardan, müşterilerden, hatta proje ekibinden bile onay alınması gerekir. Bu, imzalar anlamına gelir, bu nedenle kafa karışıklığı ve son dakika değişiklik talepleri olmaz.
Belgeleri Gözden Geçirme: Genellikle, proje yöneticisi her şeyin yolunda olduğundan ve imzalandığından emin olmak için tüm sözleşmeleri ve belgeleri gözden geçirmekten sorumludur.
Kaynakları Serbest Bırak: Bir proje tamamlanmadan önce ekip, tüm sözleşmeli çalışanlar, kiralıklar vb. resmi olarak serbest bırakılmalıdır. Herkese ödeme yapıldığından emin olmak ve bilgilendirmek için bir süreç oluşturun.
Otopsi Yap: Otopsi, bitmiş projenin neyin işe yarayıp neyin yaramadığını not etmek için analiz edildiği zamandır. Bu, bir sonraki proje için başarıları tekrarlamanın ve hataları düzeltmenin harika bir yoludur. Ekiple kutlamayı unutmayın! Bunu hak ediyorlar.
Proje yönetimi yaşam döngüsünü öğrendiğimize göre, şimdi bazı proje yönetimi yaklaşımlarına bir göz atalım.
Proje Yönetim Metodolojileri
Yıllar boyunca, farklı endüstrilerin ihtiyaçlarına uyum sağlamak için birçok proje yönetimi metodolojisi geliştirilmiştir. Bu proje yönetimi türlerinden veya yaklaşımlarından bazıları, belirli büyüklüklerdeki ve karmaşıklık düzeylerindeki projeler için de en iyi sonucu verir.
İşte ana proje yönetimi metodolojilerinin bir listesi. Her birinin ayrıntılı açıklaması için bağlantıları tıklayın.
Şelale Proje Yönetimi : Proje başlangıcında paydaş gereksinimlerinin toplandığı ve ardından sıralı bir proje planının oluşturulduğu doğrusal bir proje yönetimi yaklaşımıdır.
Çevik Proje Yönetimi : Katı bir proje planını takip etmeyen, ancak çevik sprintler olarak adlandırılan kısa çalışma sprintlerini izleyen yinelemeli bir proje yönetimi yaklaşımı.
Scrum Proje Yönetimi : Ürün ve yazılım geliştirme için çok popüler olan çevik bir çerçeve.
Yalın Proje Yönetimi (veya Yalın Üretim) : Bu teknik, üretim süreçlerini iyileştirmek için icat edildi ve yıllar içinde çok önemli bir proje yönetimi metodolojisi haline geldi.
Kanban Metodu : Kanban, işlerin görsel panolar ve kartlar aracılığıyla yönetilmesinden oluşan, yaygın olarak kullanılan bir proje yönetimi yaklaşımıdır. Kanban panoları, çevik ve scrum ekipleri tarafından kullanılır.
Altı Sigma : Tıpkı kanban veya yalın gibi, altı sigma da üretim süreçlerini iyileştirmek için geliştirilmiş ve daha sonra bir proje yönetimi yaklaşımı haline gelen bir dizi araç ve tekniktir.
Kritik Yol Yöntemi (CPM) : Kritik yol yöntemi, proje yöneticilerinin bir projenin süresini tahmin etmesine, görev bağımlılıklarını, kayan nokta ve kritik faaliyetleri belirlemesine olanak tanıyan bir proje çizelgeleme tekniğidir.
Kritik Zincir Proje Yönetimi : Kısıtlar teorisine dayanan ve projeleri etkin bir şekilde yürütmenin birincil yolu olarak kaynak yönetimini kullanan bir proje yönetimi yaklaşımı.
PRINCE2 : PRINCE2, İngiltere, Avustralya ve Avrupa ülkelerinde en popüler proje yönetimi metodolojisidir. PRINCE2, proje yöneticileri için tanımları ve en iyi uygulamaları sağladığı için PMI'daki Proje Yönetimi Bilgi Grubuna çok benzer.
Proje Yönetim Araçları
Projeleri yönetmek için hem çevrimiçi hem de mobil çok çeşitli proje yönetim araçları mevcuttur. Bir proje yöneticisi için en temel araçlar şunlardır:
Proje Panosu
Proje panosu, maliyetlerinizi, görevlerinizi ve ilerlemenizi izlemenizi sağlayan bir proje izleme aracıdır. Proje yürütme sırasında çok kullanışlı bir araçtır çünkü proje yöneticilerinin projelerinin yolunda olup olmadığını hızlı bir şekilde belirlemelerine yardımcı olur.
Gantt Grafikleri
Gantt şeması, tüm proje görevlerini tek bir grafikte gösteren bir proje zaman çizelgesinin görsel bir temsilidir. Gantt çizelgeleri proje planlama, proje çizelgeleme, görev yönetimi ve kaynak yönetimi için kullanılır. Şelale projelerinde en iyi şekilde çalışırlar.
Gantt şeması, proje yöneticileri tarafından projelerini planlamak için tercih edilen yöntemdir. Bazı görevler başlamadan veya bitmeden önce diğerlerine bağlıdır ve bu görev bağımlılıkları projede daha sonra darboğazlar yaratabilir.
Bunları bir Gantt şemasına bağlayarak, programı yavaşlatmaktan kaçınmak için bir uyarı oluşturulur. Projeler, bir aşamanın sonunu ve bir sonrakinin başlangıcını gösteren dönüm noktalarına, elmas sembollere bölünebilir.
Kanban Panoları
Kanban panosu, proje yöneticilerinin ve ekip üyelerinin görevleri görselleştirmesine olanak tanıyan bir görev yönetimi aracıdır. Kanban panoları, yinelemeli sprintlerde çalışan çevik ve scrum ekipleri tarafından kullanılır. Kullanımı kolaydır ve ekip işbirliğini teşvik eder.
Proje Yönetimi Şablonları
Proje yöneticilerinin projelerini planlamak, programlamak ve takip etmek için kullandıkları birçok proje yönetimi çizelgesi ve diyagramı vardır. İşte en sık kullanılanlardan bazıları.
Gantt Şeması Şablonu
Proje Planı Şablonu
İş Dökümü Yapısı Şablonu
Proje Bütçe Şablonu
Proje Zaman Çizelgesi Şablonu
Bunlar, proje yönetimi çizelgelerinin sadece birkaç örneğidir. Her proje aşamasını yönetmek için kullanabileceğiniz bir proje yönetimi şablonları kitaplığımız var.
Bununla birlikte, bu şablonlar çok yararlı olsalar da, ProjectManager gibi bir proje yönetimi yazılımından alacağınız özelliklerle eşleşmeyen statik belgelerdir.
Proje Yönetim Yazılımı
Proje yönetimi yazılımı, yöneticilerin projeleri planlaması, izlemesi ve raporlaması için bir platformdur; ekiplerin işlerini yönetmesine ve işbirliği yapmasına da olanak tanır. Proje yönetimi yazılımını çalışırken görmek için aşağıdaki videoyu izleyin:
Kuruluşunuz için en iyi proje yönetimi yazılımını seçmek kolay bir iş değildir. Bunun başlıca nedeni, aralarından seçim yapabileceğiniz birçok alternatif olmasıdır. Ancak tüm proje yönetimi yazılımları aynı özelliklere sahip değildir ve bir proje yöneticisi olarak kuruluşunuz için hangi aracın en iyi şekilde çalıştığına karar vermek sizin sorumluluğunuzdadır.
ProjectManager, projenizin başlangıcından kapanışına kadar her adımında ihtiyaç duyduğunuz tüm proje yönetimi araçlarından oluşan bir paket sunar. En iyi proje planlama, çizelgeleme ve takip özelliklerine sahibiz.
Proje Yönetimi Rolleri
Bir proje, proje yönetimi rolleri iyi tanımlandığında en iyi sonucu verir. Farklı türde proje ekipleri gerektiren proje yönetimi yöntemleri olsa da, ana proje yönetimi rolleri şunlardır:
Proje Yöneticisi: Yukarıda belirttiğimiz gibi, proje yöneticisi proje boyunca proje yönetimi bilgi alanlarını yönetmekten sorumludur.
Proje Sponsoru: Proje sponsoru, projenin müşterisini temsil eder. Organizasyona bağlı olarak, farklı seviyelerde proje sponsorları olabilir.
Proje Ekibi Üyeleri: Ekip üyeleri, çıktıları üretme, riskleri yönetme ve proje hedeflerine ulaşma sürecine katkıda bulunmak için çalışan yetenekli profesyonellerdir.
Proje Paydaşları: Bu, projede kazanılmış menfaati veya “pay”ı olan bir kişi veya gruptur. Proje yöneticisi, proje yaşam döngüsü boyunca proje ilerlemesini paydaşlara iletmelidir.
Müşteriler: Bu, projenin veya projenin önemli bir bileşeninin teslim edildiği bir grup veya kişidir.
Proje yönetimi uzmanı olmaya hazır mısınız? Profesyonel bir proje yöneticisi olmak için proje yönetimi becerileriniz ve bir sertifika programı üzerinde çalışmanız gerekecek.
Proje Yönetimi Sertifikaları
Dünya üzerinde proje yönetimi sertifikaları ve eğitimi sağlayan birkaç kuruluş vardır. İşte en popüler olanlar.
Google Proje Yönetimi Sertifikası: Google, kısa süre önce, tüm proje yönetimi temellerini öğreten Coursera ile birlikte bu eğitim programını geliştirdi.
PMI Sertifikaları: PMI, çok sayıda proje yönetimi sertifikası sunar. Çoğu proje yöneticisi, bir endüstri standardı olan Project Management Professional (PMP) sertifikasını alır.
Çevik Sertifikalar: Çok sayıda çevik proje yönetimi sertifikası ve eğitim kursu vardır. Bunlar, çevik ve scrum proje yöneticileri için bir gerekliliktir.
PRINCE2 Sertifikaları: PRINCE2, İngiltere, Avustralya ve Avrupa'da kullanılan proje yönetimi çerçevesidir. Bir PRINCE2 projesine katılmak için belirli sertifikalara ihtiyacınız olacak.
Proje Yönetimi Bilgi Alanları: Derinlemesine
Proje yönetim süreçlerinin her birinin proje yaşam döngüsü boyunca belirli bir amacı vardır ve doğru yapıldığında projelerin başarıyla tamamlanmasını garanti eder.
Kapsam Yönetimi
Kapsam, planlama aşamasında bir iş kırılım yapısı ile tanımlanan bir projeyi tamamlamak için gereken tüm işleri ifade eder. Basit bir ifadeyle, kapsam yönetimi, tüm faaliyetlerin dahil edilmesinden ve ne yapılmayacağının netleştirilmesinden oluşur. Bu, zamanlama, bütçeleme ve görev yönetiminin temelidir.
Görev yönetimi
Bu süreç dikkatli bir planlama ile başlar. İş kırılım yapısı oluşturulduktan sonra, projeyi tamamlamak için gereken her görev bilinebilir. Ardından, ekip üyelerine görevler atanabilir. Görev bağımlılıklarını anlamak, görevlerin tamamlanması gereken sırayla düzenlenmesi için önemlidir.
Kaynak yönetimi
Bu süreç, görevleri tamamlamak ve çıktıları üretmek için insan, sermaye, ekipman ve malzeme gibi kaynakların etkin bir şekilde belirlenmesini, elde edilmesini ve tahsis edilmesini içerir. Proje kapsamı tanımlandıktan sonra her bir faaliyet için ihtiyaç duyulacak kaynaklar belirlenebilir. Proje ilerledikçe, kaynakların kullanımı kontrol edilmelidir.
Program Yönetimi
Çizelge yönetimi süreci 3 alt sürece ayrılabilir: tahmin, çizelgeleme ve kontrol. İlk olarak, her bir faaliyet, kilometre taşı ve teslim edilebilirlik için zamanı tahmin edin. Ardından, bu zaman tahminlerine dayalı programlar geliştirin. Yürütme aşaması başladığında, proje programını düzenli olarak izleyin.
Risk yönetimi
Risk yönetimi süreci, projeyi yoldan çıkarmak için ne olabileceğini tanımlar ve ardından acil durum planlarının yürürlükte olması için bir yanıt tanımlar.
Bu genellikle daha küçük projeler yerine daha büyük projelerde yapılır. Küçük ekipler için bile, plandaki olası sorunları belirlemek için ekiple kısa bir senkronizasyon, beklenmedik durumlara karşı korunmak ve böyle bir durumda eylem planlarına sahip olmak için yararlı olacaktır. Birkaç tür risk vardır, ancak en önemlileri üçlü kısıtlamayı etkileyenlerdir.
Kalite Yönetimi
Başlangıç aşamasında, paydaşlar proje çıktıları için kalite gereksinimlerini ifade ederler. Buna dayanarak, proje yöneticileri kalite güvencesini garanti edecek kalite kontrol prosedürlerini tanımlayan bir kalite politikası geliştirir.
Paydaş yönetimi
Paydaşlar bir projenin ruhudur. İhtiyaçlarını anlayarak ve proje yaşam döngüsü boyunca onlarla sık sık iletişim kurarak ihtiyaçları daha kolay karşılanabilir.
Maliyet yönetimi
Bu süreç, proje yaşam döngüsünün her aşamasına uygulanır. Maliyet tahmini, bütçe oluşturma ve maliyet kontrolünü içerir. Her görevle ilişkili maliyeti tahmin ederek başlayın ve ardından bu masrafları karşılamak için bir bütçe oluşturun. Yürütme aşaması başladığında, ilerledikçe projenin maliyetini izleyin.
Sorun Yönetimi
Risk, projeyi etkileyen bir problemdir. Sorun yönetimi, sorunlar ortaya çıktıklarında sorunların nasıl ele alındığıdır ve bunun nasıl görüneceğini bulmaya değer, çünkü bir şeyler ters gidecektir.
Süreç, kimin haberdar edilmesi gerektiğini, bir sonraki adımda ne yapılacağına ilişkin kararların nasıl alınacağını ve kimin harekete geçme yetkisine sahip olduğunu kapsayacaktır.
Değişim Yönetimi
Her projede değişiklikler vardır. Bazen bunun nedeni, amacın başlangıçta özellikle iyi tanımlanmamış olmasıdır. Veya iş stratejisi değiştiğinden ve projenin buna göre güncellenmesi gerektiğinden. Projenin değişiklik yönetimi prosedürlerini ve formlarını içerecek bir değişiklik yönetimi planı yapılmalıdır.
Satınalma Yönetimi
Pek çok proje, tedarikçilerle çalışmayı içerir ve normalde, herkesin ne bekleyeceğini ve parası karşılığında ne elde ettiğini bilmesi için onlarla nasıl ilişki kurulacağına ve sözleşme yapılacağına dair bir süreç vardır.
iletişim
Evet, iletişim bir süreçtir! Kimin hangi mesajı ne zaman alması gerektiğini ve hangi iletişim yönteminin en uygun olduğunu belirleyin. Bunu bir iletişim planı yapar.
Bunlar en yaygın proje yönetimi süreçleridir, ancak ekipler, kuruluşlarının tuhaflıklarıyla başa çıkmak için kurum içi ısmarlama süreçler oluşturabilir. Önemli olan, her seferinde sıfırdan başlamaktan kaçınmak ve mümkün olduğunca projelerin nasıl yönetildiği konusunda bir standardizasyon düzeyi olmasıdır.
Proje Yönetim Metodolojileri: Derinlemesine
Sektöre, hedeflere ve paydaş gereksinimlerine bağlı olarak, proje yöneticileri beş aşamayı yönetmek ve başarılı bir sonuç elde etmek için farklı proje yönetimi metodolojilerini kullanabilir. Bunlar en popüler olanlardan bazıları:
Atik
Çevik genellikle yazılım projelerinde kullanılır, ancak pazarlama gibi diğer proje türlerinde daha yaygın hale gelmektedir. "Sprint" adı verilen kısa patlamalar halinde yinelemeli çalışmayı içerir. İş zaman sınırlı ve ekip, bir sonraki gereksinim grubuna geçmeden önce gerçekçi olarak yapabildikleri kadar çok şey yapıyor.
Çevik ilkeler, diğerleri arasında scrum, aşırı programlama, kristal gibi yöntemler geliştirmek için kullanılmıştır.
Scrum
Scrum, projeleri yönetmeye yönelik kısa bir “sprint” yaklaşımıdır. En fazla 10 kişiden oluşan proje yönetim ekipleri için idealdir ve genellikle günlük scrum toplantıları olarak bilinen kısa günlük toplantılarla iki haftalık döngülere bağlıdır. Scrum ustası denilen şey tarafından yönetilir. Scrum, çevik bir çerçeve içinde çalışır ve zaman kutuları, işbirlikçi ekip etkileşimleri, bir ürün biriktirme listesi ve geri bildirim döngülerinden oluşur.
Şelale
Şelale modeli, işi teslim etmek için doğrusal bir yaklaşımdır. Proje yöneticisi paydaşların gereksinimlerini belirler, tasarımı bir araya getirir, çözümü oluşturur, test eder ve uygular ve ardından bir bakım aşamasına taşır.
Yağsız - Yağsız
Yalın, ürün geliştirmede yinelemeli bir yaklaşımı destekleyen ve projenin teslimi hakkında geri bildirim almak için son kullanıcıları erkenden ve sıklıkla getirmeyi içeren Yalın Başlangıç hareketinin ortaya çıkışından bu yana, son zamanlarda birkaç şey ifade etmeye başladı.
Geleneksel olarak proje yönetiminde Yalın PM, süreçlerdeki israfı ortadan kaldırmanın ve dahil olan kişilerin birlikte etkili bir şekilde çalışmasını sağlamanın bir yoludur. Takımlar arasındaki aktarımları düzene sokarak kesinti süresini ortadan kaldırır. Yalın çalışmanın ortak bir özelliği, aynı anda yalnızca bir proje üzerinde çalışmaktır.
kanban
Kanban, proje yönetimine görsel bir yaklaşımdır. İş akışının ve ilerlemenin tüm katılımcılar için net olduğu bir Kanban panosuna görevler yerleştirerek iş akışını yönetir. Kanban verimsizlikleri iyileştiriyor ve Çevik projelerde yalın üretimi planlamak için kullanılıyor.
Çağımızda, Trello gibi yazılımlarda görsel planlama panolarının şafağıyla birlikte, artık Kanban araçları ve Kanban yöntemleri için yeni kullanımlar var. Çevik ekipler, hikaye oluşturma kullanıcı hikayeleri ve yazılım geliştirmede birikim planlaması için Kanban panolarını kullanır.
Altı Sigma
Altı Sigma, projede neyin işe yaramadığını belirleyerek kaliteyi artırmak için çalışır. Ampirik istatistikler de dahil olmak üzere kalite yönetimini uygular ve bu disiplinlerde uzman personel istihdam eder. İsrafı ortadan kaldırmak için yalın metodoloji ekleyen bir Yalın Altı Sigma vardır.
Bir doktrin olarak, istikrarlı ve beklenen sonuçlara ulaşmak için sürekli çabaların başarı için en önemli olduğunu söylüyor. Süreçler tanımlanabilir ve geliştirilebilir. Bir projede kaliteyi sürdürmek, yukarıdan aşağıya tüm organizasyonu alır.
Kritik Yol Yöntemi (CPM)
Kritik yol yöntemi, projenin görev sıralarını ve sürelerini belirlemek için iş kırılım yapısında listelenen tüm faaliyetleri içeren bir model oluşturmaktan oluşur. Bu bilgi ile proje takvimini etkilememek için zamanında tamamlanması gereken kritik faaliyetler belirlenebilir.
Kritik Zincir Proje Yönetimi (CCPM)
CCPM'de proje yöneticileri, ekipler, ekipman, ofis alanı vb. gibi projeyi tamamlamak için kullanacakları kaynaklara odaklanır. programlama değil, kaynakları dengeleme ve esnek tutma üzerinedir.
CCPM hem büyük hem de küçük şirketlere ve inşaat, yazılım geliştirme ve teknoloji araştırma ve geliştirme gibi sektörlerdeki projelere uygulanabilir.
Nasıl Proje Yöneticisi Olunur?
Proje yöneticileri liderdir. Ekiplerini motive etmeleri ve ilerlemelerini planlamaları, izlemeleri ve raporlamaları gerekir. Birçok şapka gerektiren bir iş. Güçlü iletişim becerilerine sahip olmalı ve hem paydaşlarla hem de proje ekibiyle net bir şekilde bağlantı kurabilmelidirler.
Resmi proje yöneticileri tipik olarak ABD'deki Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) veya Birleşik Krallık'taki PRINCE2 gibi kurumlar aracılığıyla sertifikalandırılırlar. Sertifikasyondan sonra, hedeflenen sayıda Profesyonel Gelişim Birimi ( PDU).
Daha önce de belirtildiği gibi, sertifikalı proje yöneticileri için yeterlilik standartları son zamanlarda daha fazla liderlik ve iş becerisini içerecek şekilde genişletildi. PMI'nin sertifikasyonu ve PDU standartları, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Kılavuzu) – Altıncı Baskı'da veya web sitelerinde bulunabilir. Ancak resmi sertifikasyon eğitimi olmadan proje yönetiminin teknik yönleriyle başa çıkmak zor olabilir.
Ancak sertifika her zaman bir gereklilik değildir, kişinin kariyerinde daha sonra edinilmiş bir şey olabilir. Çoğu proje yöneticisi genellikle bir işletme yönetimi derecesi ile başlar, ancak her zaman değil. Çoğu zaman deneyim, derecelerden daha yüksek sesle konuşur. Örneğin, yaratıcı bir projeye liderlik ediyorsanız, sanatla ilgili bir derece muhtemelen daha uygun olacaktır.
Bir Proje Yöneticisi Ne Kadar Kazanır?
Maaş açısından, bir proje yöneticisi yılda 100.000 doların altından, yılda 200.000 dolara yakın bir yerde kazanabilir. Bu, konum, eğitim, yılların deneyimi, performans ve daha fazlasını içeren bir dizi faktöre bağlıdır.