Anasayfa
Proje yönetimi, projeleri planlama, yürütme ve tamamlama disiplinidir. Proje yöneticileri, ekiplerine rehberlik etmek ve kaynakları yönetmek için bir dizi metodoloji, süreç ve araç kullanarak bunu başarır.
Günümüzde çoğu proje yönetimi uzmanı, projeleri planlamak, yürütmek ve kontrol etmek için proje yönetimi yazılımını kullanmaktadır. Örneğin ProjectManager, planları, kaynakları, maliyetleri ve ekipleri tek bir çevrimiçi araçta yönetmenize olanak tanır.
Proje çizelgeleri oluşturmak ve gerçek zamanlı kaynak kullanılabilirliği ile iş atamak için Gantt çizelgelerimizi, kanban panolarımızı ve takvimlerimizi kullanın.
Proje yönetiminin ne olduğunu daha iyi anlamak için disiplin, proje yönetimi bilgi alanları olarak bilinen 10 temel alana bölünebilir.
Proje yönetimi bilgi alanları terimi, yönetilmesi gereken bir projenin tüm farklı yönlerini tanımlamak için kullanılır. Proje yöneticileri bu alanları denetlemekten sorumludur, bu nedenle kendilerine sunulan tüm araçları, yöntemleri ve kaynakları kullanırlar.
Burada, Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından Proje Yönetimi Bilgi Grubunda (PMBOK) açıklanan 10 proje yönetimi bilgi alanının bir listesi bulunmaktadır. Her birinin ayrıntılı açıklaması için bağlantıları tıklayın.
Bu proje yönetimi bilgi alanlarının projelerinizin başından sonuna kadar yönetilmesi gerekir. Tüm projeler, proje yönetimi yaşam döngüsü olarak bilinen aynı aşamalardan geçer.
Proje yönetimi yaşam döngüsü, proje yönetimi süreç grupları olarak bilinen beş aşamadan oluşur: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol ve kapatma.
Proje yönetimi süreç grupları terimi, Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından türetilmiştir ve proje yönetimi endüstrisinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Bazı yazarlar, proje yaşam döngüsü veya proje yaşam döngüsü, proje yönetimi süreci veya proje yönetimi aşamaları gibi eş anlamlılar kullanır.
Proje yönetimi üçgeni veya demir üçgen olarak da bilinen üçlü kısıtlama, her proje için geçerli olan zaman, kapsam ve maliyet sınırlarını ifade eder. İşte nasıl çalıştığı.
Bu, tüm faaliyetlerin süresini kapsayan bir program geliştirmek için proje yaşam döngüsünün başlangıç ve planlama aşamalarında yapılmalıdır.
Proje planında kapsam tanımlanmadıysa, kapsam kayması olarak bilinen projenin başarısız olmasına neden olabilir.
.
Proje yöneticileri bu üç kısıtlamayı dengeleyerek aralarında denge kurar. Örneğin, proje kapsamınızdaki aktivite sayısını artırabilirsiniz, ancak bu, her proje görevi için daha az zaman olacağı ve maliyetlerin daha yüksek olacağı anlamına gelir.
Artık en temel proje yönetimi kavramlarını ele aldığımıza göre, proje yöneticilerinin planlamak, izlemek ve kontrol etmek için kullanabilecekleri araç ve tekniklere bakmanın zamanı geldi.
Yukarıda, proje yönetimi yaşam döngüsünün beş aşamasını belirledik. Şimdi bu bilgiyi pratik kullanıma koyma zamanı.
Kılavuzun bu bölümünde, bir projenin nasıl yönetileceğini özetleyen eyleme geçirilebilir adımlarla her aşamayı ayıracağız.
Bu, proje yöneticisinin bir dizi proje yönetimi belgesi aracılığıyla projenin değeri olduğunu ve uygulanabilir olduğunu kanıtlaması gereken başlangıç aşamasıdır. İşte en önemlileri:
Proje planlama aşamasının amacı, proje yürütme aşamasında her bir proje yönetim alanının nasıl yönetileceğini kapsayan proje planının oluşturulmasıdır.
İşte bir proje planının en önemli bileşenlerine hızlı bir genel bakış. Gördüğünüz gibi, bazıları belirli alanları yönetmek için daha küçük eylem planları.
Proje yöneticileri genellikle proje planlarını, tüm proje çizelgesinin ve proje kapsamının görsel bir temsilini sağlayan bir Gantt şeması yazılımı kullanarak düzenler. Bazı Gantt çizelgeleri, kritik yol etkinliklerini otomatik olarak tanımlar.
Üçüncü proje yönetimi aşaması, proje planında özetlenen görevler ve kilometre taşlarının proje amaçlarını ve hedeflerini karşılamak için ele alındığı proje yürütme aşamasıdır.
Proje yürütme aşaması, proje yöneticilerinin projeleri izleme ve kontrol aşamasına doğru ilerledikçe tüm proje yönetimi bilgi alanlarını denetlemesi gerektiği zamandır.
Bu arada proje yöneticisi, ekibi çalışmaya devam ettirmek için kaynakları yeniden tahsis edecek veya zamanı ve kapsamı gerektiği gibi ayarlayacaktır. Ayrıca, riskleri belirleyecek ve azaltacak, sorunlarla ilgilenecek ve değişiklikleri dahil edeceklerdir.
Dördüncü proje yönetimi aşaması, proje izleme ve kontrol, projenin yürütme aşaması ile eş zamanlı olarak gerçekleşir. Programa ve bütçe dahilinde kalmasını sağlamak için projenin ilerlemesini ve performansını izlemeyi içerir. Kalite güvencesini garanti etmek için kalite kontrol prosedürleri uygulanır.
Raporlama da bu proje yönetimi aşamasının kritik bir parçasıdır. Birincisi, proje yöneticilerinin ilerlemeyi izlemesine olanak tanır ve ikincisi, sunumlar sırasında paydaşları döngüde tutmak için veri sağlar. Proje durumu, zaman çizelgeleri, iş yükü, tahsis ve gider raporları gibi birçok proje yönetim raporu bulunmaktadır.
Beşinci proje yönetimi aşaması, nihai proje çıktılarının paydaşlara sunulduğu proje kapanışıdır. Onaylandıktan sonra kaynaklar serbest bırakılır, belgeler tamamlanır ve her şey imzalanır.
İşte bu proje yönetimi aşamasının ana adımlarından bazıları.
Proje yönetimi yaşam döngüsünü öğrendiğimize göre, şimdi bazı proje yönetimi yaklaşımlarına bir göz atalım.
Yıllar boyunca, farklı endüstrilerin ihtiyaçlarına uyum sağlamak için birçok proje yönetimi metodolojisi geliştirilmiştir. Bu proje yönetimi türlerinden veya yaklaşımlarından bazıları, belirli büyüklüklerdeki ve karmaşıklık düzeylerindeki projeler için de en iyi sonucu verir.
İşte ana proje yönetimi metodolojilerinin bir listesi. Her birinin ayrıntılı açıklaması için bağlantıları tıklayın.
Projeleri yönetmek için hem çevrimiçi hem de mobil çok çeşitli proje yönetim araçları mevcuttur. Bir proje yöneticisi için en temel araçlar şunlardır:
Proje panosu, maliyetlerinizi, görevlerinizi ve ilerlemenizi izlemenizi sağlayan bir proje izleme aracıdır. Proje yürütme sırasında çok kullanışlı bir araçtır çünkü proje yöneticilerinin projelerinin yolunda olup olmadığını hızlı bir şekilde belirlemelerine yardımcı olur.
Gantt şeması, tüm proje görevlerini tek bir grafikte gösteren bir proje zaman çizelgesinin görsel bir temsilidir. Gantt çizelgeleri proje planlama, proje çizelgeleme, görev yönetimi ve kaynak yönetimi için kullanılır. Şelale projelerinde en iyi şekilde çalışırlar.
Gantt şeması, proje yöneticileri tarafından projelerini planlamak için tercih edilen yöntemdir. Bazı görevler başlamadan veya bitmeden önce diğerlerine bağlıdır ve bu görev bağımlılıkları projede daha sonra darboğazlar yaratabilir.
Bunları bir Gantt şemasına bağlayarak, programı yavaşlatmaktan kaçınmak için bir uyarı oluşturulur. Projeler, bir aşamanın sonunu ve bir sonrakinin başlangıcını gösteren dönüm noktalarına, elmas sembollere bölünebilir.
Kanban panosu, proje yöneticilerinin ve ekip üyelerinin görevleri görselleştirmesine olanak tanıyan bir görev yönetimi aracıdır. Kanban panoları, yinelemeli sprintlerde çalışan çevik ve scrum ekipleri tarafından kullanılır. Kullanımı kolaydır ve ekip işbirliğini teşvik eder.
Proje yöneticilerinin projelerini planlamak, programlamak ve takip etmek için kullandıkları birçok proje yönetimi çizelgesi ve diyagramı vardır. İşte en sık kullanılanlardan bazıları.
Bunlar, proje yönetimi çizelgelerinin sadece birkaç örneğidir. Her proje aşamasını yönetmek için kullanabileceğiniz bir proje yönetimi şablonları kitaplığımız var.
Bununla birlikte, bu şablonlar çok yararlı olsalar da, ProjectManager gibi bir proje yönetimi yazılımından alacağınız özelliklerle eşleşmeyen statik belgelerdir.
Proje yönetimi yazılımı, yöneticilerin projeleri planlaması, izlemesi ve raporlaması için bir platformdur; ekiplerin işlerini yönetmesine ve işbirliği yapmasına da olanak tanır. Proje yönetimi yazılımını çalışırken görmek için aşağıdaki videoyu izleyin:
Kuruluşunuz için en iyi proje yönetimi yazılımını seçmek kolay bir iş değildir. Bunun başlıca nedeni, aralarından seçim yapabileceğiniz birçok alternatif olmasıdır. Ancak tüm proje yönetimi yazılımları aynı özelliklere sahip değildir ve bir proje yöneticisi olarak kuruluşunuz için hangi aracın en iyi şekilde çalıştığına karar vermek sizin sorumluluğunuzdadır.
ProjectManager, projenizin başlangıcından kapanışına kadar her adımında ihtiyaç duyduğunuz tüm proje yönetimi araçlarından oluşan bir paket sunar. En iyi proje planlama, çizelgeleme ve takip özelliklerine sahibiz.
Bir proje, proje yönetimi rolleri iyi tanımlandığında en iyi sonucu verir. Farklı türde proje ekipleri gerektiren proje yönetimi yöntemleri olsa da, ana proje yönetimi rolleri şunlardır:
Proje yönetimi uzmanı olmaya hazır mısınız? Profesyonel bir proje yöneticisi olmak için proje yönetimi becerileriniz ve bir sertifika programı üzerinde çalışmanız gerekecek.
Dünya üzerinde proje yönetimi sertifikaları ve eğitimi sağlayan birkaç kuruluş vardır. İşte en popüler olanlar.
Proje yönetim süreçlerinin her birinin proje yaşam döngüsü boyunca belirli bir amacı vardır ve doğru yapıldığında projelerin başarıyla tamamlanmasını garanti eder.
Kapsam, planlama aşamasında bir iş kırılım yapısı ile tanımlanan bir projeyi tamamlamak için gereken tüm işleri ifade eder. Basit bir ifadeyle, kapsam yönetimi, tüm faaliyetlerin dahil edilmesinden ve ne yapılmayacağının netleştirilmesinden oluşur. Bu, zamanlama, bütçeleme ve görev yönetiminin temelidir.
Bu süreç dikkatli bir planlama ile başlar. İş kırılım yapısı oluşturulduktan sonra, projeyi tamamlamak için gereken her görev bilinebilir. Ardından, ekip üyelerine görevler atanabilir. Görev bağımlılıklarını anlamak, görevlerin tamamlanması gereken sırayla düzenlenmesi için önemlidir.
Bu süreç, görevleri tamamlamak ve çıktıları üretmek için insan, sermaye, ekipman ve malzeme gibi kaynakların etkin bir şekilde belirlenmesini, elde edilmesini ve tahsis edilmesini içerir. Proje kapsamı tanımlandıktan sonra her bir faaliyet için ihtiyaç duyulacak kaynaklar belirlenebilir. Proje ilerledikçe, kaynakların kullanımı kontrol edilmelidir.
Çizelge yönetimi süreci 3 alt sürece ayrılabilir: tahmin, çizelgeleme ve kontrol. İlk olarak, her bir faaliyet, kilometre taşı ve teslim edilebilirlik için zamanı tahmin edin. Ardından, bu zaman tahminlerine dayalı programlar geliştirin. Yürütme aşaması başladığında, proje programını düzenli olarak izleyin.
Risk yönetimi süreci, projeyi yoldan çıkarmak için ne olabileceğini tanımlar ve ardından acil durum planlarının yürürlükte olması için bir yanıt tanımlar.
Bu genellikle daha küçük projeler yerine daha büyük projelerde yapılır. Küçük ekipler için bile, plandaki olası sorunları belirlemek için ekiple kısa bir senkronizasyon, beklenmedik durumlara karşı korunmak ve böyle bir durumda eylem planlarına sahip olmak için yararlı olacaktır. Birkaç tür risk vardır, ancak en önemlileri üçlü kısıtlamayı etkileyenlerdir.
Başlangıç aşamasında, paydaşlar proje çıktıları için kalite gereksinimlerini ifade ederler. Buna dayanarak, proje yöneticileri kalite güvencesini garanti edecek kalite kontrol prosedürlerini tanımlayan bir kalite politikası geliştirir.
Paydaşlar bir projenin ruhudur. İhtiyaçlarını anlayarak ve proje yaşam döngüsü boyunca onlarla sık sık iletişim kurarak ihtiyaçları daha kolay karşılanabilir.
Bu süreç, proje yaşam döngüsünün her aşamasına uygulanır. Maliyet tahmini, bütçe oluşturma ve maliyet kontrolünü içerir. Her görevle ilişkili maliyeti tahmin ederek başlayın ve ardından bu masrafları karşılamak için bir bütçe oluşturun. Yürütme aşaması başladığında, ilerledikçe projenin maliyetini izleyin.
Risk, projeyi etkileyen bir problemdir. Sorun yönetimi, sorunlar ortaya çıktıklarında sorunların nasıl ele alındığıdır ve bunun nasıl görüneceğini bulmaya değer, çünkü bir şeyler ters gidecektir.
Süreç, kimin haberdar edilmesi gerektiğini, bir sonraki adımda ne yapılacağına ilişkin kararların nasıl alınacağını ve kimin harekete geçme yetkisine sahip olduğunu kapsayacaktır.
Her projede değişiklikler vardır. Bazen bunun nedeni, amacın başlangıçta özellikle iyi tanımlanmamış olmasıdır. Veya iş stratejisi değiştiğinden ve projenin buna göre güncellenmesi gerektiğinden. Projenin değişiklik yönetimi prosedürlerini ve formlarını içerecek bir değişiklik yönetimi planı yapılmalıdır.
Pek çok proje, tedarikçilerle çalışmayı içerir ve normalde, herkesin ne bekleyeceğini ve parası karşılığında ne elde ettiğini bilmesi için onlarla nasıl ilişki kurulacağına ve sözleşme yapılacağına dair bir süreç vardır.
Evet, iletişim bir süreçtir! Kimin hangi mesajı ne zaman alması gerektiğini ve hangi iletişim yönteminin en uygun olduğunu belirleyin. Bunu bir iletişim planı yapar.
Bunlar en yaygın proje yönetimi süreçleridir, ancak ekipler, kuruluşlarının tuhaflıklarıyla başa çıkmak için kurum içi ısmarlama süreçler oluşturabilir. Önemli olan, her seferinde sıfırdan başlamaktan kaçınmak ve mümkün olduğunca projelerin nasıl yönetildiği konusunda bir standardizasyon düzeyi olmasıdır.
Sektöre, hedeflere ve paydaş gereksinimlerine bağlı olarak, proje yöneticileri beş aşamayı yönetmek ve başarılı bir sonuç elde etmek için farklı proje yönetimi metodolojilerini kullanabilir. Bunlar en popüler olanlardan bazıları:
Çevik genellikle yazılım projelerinde kullanılır, ancak pazarlama gibi diğer proje türlerinde daha yaygın hale gelmektedir. "Sprint" adı verilen kısa patlamalar halinde yinelemeli çalışmayı içerir. İş zaman sınırlı ve ekip, bir sonraki gereksinim grubuna geçmeden önce gerçekçi olarak yapabildikleri kadar çok şey yapıyor.
Çevik ilkeler, diğerleri arasında scrum, aşırı programlama, kristal gibi yöntemler geliştirmek için kullanılmıştır.
Scrum, projeleri yönetmeye yönelik kısa bir “sprint” yaklaşımıdır. En fazla 10 kişiden oluşan proje yönetim ekipleri için idealdir ve genellikle günlük scrum toplantıları olarak bilinen kısa günlük toplantılarla iki haftalık döngülere bağlıdır. Scrum ustası denilen şey tarafından yönetilir. Scrum, çevik bir çerçeve içinde çalışır ve zaman kutuları, işbirlikçi ekip etkileşimleri, bir ürün biriktirme listesi ve geri bildirim döngülerinden oluşur.
Şelale modeli, işi teslim etmek için doğrusal bir yaklaşımdır. Proje yöneticisi paydaşların gereksinimlerini belirler, tasarımı bir araya getirir, çözümü oluşturur, test eder ve uygular ve ardından bir bakım aşamasına taşır.
Yalın, ürün geliştirmede yinelemeli bir yaklaşımı destekleyen ve projenin teslimi hakkında geri bildirim almak için son kullanıcıları erkenden ve sıklıkla getirmeyi içeren Yalın Başlangıç hareketinin ortaya çıkışından bu yana, son zamanlarda birkaç şey ifade etmeye başladı.
Geleneksel olarak proje yönetiminde Yalın PM, süreçlerdeki israfı ortadan kaldırmanın ve dahil olan kişilerin birlikte etkili bir şekilde çalışmasını sağlamanın bir yoludur. Takımlar arasındaki aktarımları düzene sokarak kesinti süresini ortadan kaldırır. Yalın çalışmanın ortak bir özelliği, aynı anda yalnızca bir proje üzerinde çalışmaktır.
Kanban, proje yönetimine görsel bir yaklaşımdır. İş akışının ve ilerlemenin tüm katılımcılar için net olduğu bir Kanban panosuna görevler yerleştirerek iş akışını yönetir. Kanban verimsizlikleri iyileştiriyor ve Çevik projelerde yalın üretimi planlamak için kullanılıyor.
Çağımızda, Trello gibi yazılımlarda görsel planlama panolarının şafağıyla birlikte, artık Kanban araçları ve Kanban yöntemleri için yeni kullanımlar var. Çevik ekipler, hikaye oluşturma kullanıcı hikayeleri ve yazılım geliştirmede birikim planlaması için Kanban panolarını kullanır.
Altı Sigma, projede neyin işe yaramadığını belirleyerek kaliteyi artırmak için çalışır. Ampirik istatistikler de dahil olmak üzere kalite yönetimini uygular ve bu disiplinlerde uzman personel istihdam eder. İsrafı ortadan kaldırmak için yalın metodoloji ekleyen bir Yalın Altı Sigma vardır.
Bir doktrin olarak, istikrarlı ve beklenen sonuçlara ulaşmak için sürekli çabaların başarı için en önemli olduğunu söylüyor. Süreçler tanımlanabilir ve geliştirilebilir. Bir projede kaliteyi sürdürmek, yukarıdan aşağıya tüm organizasyonu alır.
Kritik yol yöntemi, projenin görev sıralarını ve sürelerini belirlemek için iş kırılım yapısında listelenen tüm faaliyetleri içeren bir model oluşturmaktan oluşur. Bu bilgi ile proje takvimini etkilememek için zamanında tamamlanması gereken kritik faaliyetler belirlenebilir.
CCPM'de proje yöneticileri, ekipler, ekipman, ofis alanı vb. gibi projeyi tamamlamak için kullanacakları kaynaklara odaklanır. programlama değil, kaynakları dengeleme ve esnek tutma üzerinedir.
CCPM hem büyük hem de küçük şirketlere ve inşaat, yazılım geliştirme ve teknoloji araştırma ve geliştirme gibi sektörlerdeki projelere uygulanabilir.
Proje yöneticileri liderdir. Ekiplerini motive etmeleri ve ilerlemelerini planlamaları, izlemeleri ve raporlamaları gerekir. Birçok şapka gerektiren bir iş. Güçlü iletişim becerilerine sahip olmalı ve hem paydaşlarla hem de proje ekibiyle net bir şekilde bağlantı kurabilmelidirler.
Resmi proje yöneticileri tipik olarak ABD'deki Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) veya Birleşik Krallık'taki PRINCE2 gibi kurumlar aracılığıyla sertifikalandırılırlar. Sertifikasyondan sonra, hedeflenen sayıda Profesyonel Gelişim Birimi ( PDU).
Daha önce de belirtildiği gibi, sertifikalı proje yöneticileri için yeterlilik standartları son zamanlarda daha fazla liderlik ve iş becerisini içerecek şekilde genişletildi. PMI'nin sertifikasyonu ve PDU standartları, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Kılavuzu) – Altıncı Baskı'da veya web sitelerinde bulunabilir. Ancak resmi sertifikasyon eğitimi olmadan proje yönetiminin teknik yönleriyle başa çıkmak zor olabilir.
Ancak sertifika her zaman bir gereklilik değildir, kişinin kariyerinde daha sonra edinilmiş bir şey olabilir. Çoğu proje yöneticisi genellikle bir işletme yönetimi derecesi ile başlar, ancak her zaman değil. Çoğu zaman deneyim, derecelerden daha yüksek sesle konuşur. Örneğin, yaratıcı bir projeye liderlik ediyorsanız, sanatla ilgili bir derece muhtemelen daha uygun olacaktır.
Maaş açısından, bir proje yöneticisi yılda 100.000 doların altından, yılda 200.000 dolara yakın bir yerde kazanabilir. Bu, konum, eğitim, yılların deneyimi, performans ve daha fazlasını içeren bir dizi faktöre bağlıdır.