Proje Kaynakları Eksikliğinin Üstesinden Gelmek

Kaynaklar sınırlıdır, ancak bunları projenizin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde yönetme yeteneğiniz sınırlı değildir. Proje yöneticilerinin karşılaştığı birçok zorluktan biri, projelerini yeterli kaynak olmadan başarılı bir sona nasıl yönlendirecekleridir. İyi haber: Sahip olduğunuz kaynakları alıp projenizde çalıştırmanın yolları var. Daha iyi haber: size nasıl yapacağınızı söyleyeceğiz.

PM Zorlukları: Proje Kaynaklarının Eksikliği

Kaynaklarınızın projenizde planladığınız şeyi kapsamadığını fark ettiğinizde yapılacak ilk şey, bağlamı belirlemektir. Kaynaklar, malzemelerden personele kadar her şey olabilir ve sizi kaynaklarınızı kırılma noktasına getiren durumun birçok nedeni olabilir.

• Yeni Teknoloji : Destekleyebileceğinizden daha gelişmiş bir yazılım programı üzerinde çalışıyor olabilirsiniz veya ekibiniz henüz onu doğru şekilde kullanacak beceri setini geliştirmemiş olabilir.
• Daha Yüksek Öncelikli Projeler: Sizinkiyle birleşen başka bir proje olabilir ve kaynaklarınızın bir kısmı işinizden diğerine çekilir.
• Öngörülemeyen Olaylar: Risklere hazırlanabilir ve belirsizlik için plan yapabilirsiniz, ancak insanlar hastalanır, planlanmamış izin alır ve insan dışı kaynakların aniden tedarik sorunları olabilir.
• Kötü Planlama: Bazen planlama eksikliği kadar basittir, bu yüzden bir projeyi yürütmeden önce kapsamlı bir şekilde planlama yapmak çok önemlidir.

Sorun önemsiz olduğunda, proje planınıza ve görev listelerinize bakarak ve daha fazla zaman kazandıracak herhangi bir hareket olup olmadığını görerek hızlı bir düzeltme uygulayabilirsiniz. Ama burada daha büyük kaynak kıtlığından bahsediyoruz.

Proje kaynaklarının eksikliğini gidermek için ne yapıyorsunuz? Kaynak yönetiminize yardımcı olacak iki adımlı bir süreç öneriyoruz.

İlgili: 2022'nin En İyi Kaynak Yönetimi Yazılımı

1. Durumu ve Etkisini Tanımlayın

Kaynak eksikliğinin olası nedenlerinden bazıları. Nedenini belirledikten sonra, sonraki kısım proje üzerindeki etkisinin ne olduğunu bulmaktır. Bu bilgi olmadan, sorunu çözmek imkansızdır.

2. Değişiklik Kontrol Panonuzdan Yararlanın

Bu, tek başına çözmeniz gereken bir sorun gibi görünse de, öyle değil. Değişiklik kontrol panosunun yardımını kullanmak istiyorsunuz. İlk olarak, durumu ve etkisini maliyetinize, zamanınıza, kapsamınıza ve kalitenize aktarın. Ardından, çözmeniz gereken birkaç seçenek sağlayın ve önerilerini dinleyin. Bir eylem planına karar verildikten sonra, bu kararı kolaylaştırmaya yardımcı olun ve çözüm sürecinde gerektiği gibi ayarlayın.

Değişiklik kontrol panosunun yardımıyla bile, daha fazla kaynağa olan ihtiyacı karşılamak için uyum sağlayamayabilirsiniz. Bu noktada, daha fazla kaynak tahsis etme ve projeyi yeniden temellendirmenize izin verme kararı onlarındır.

Proje Kaynaklarını İzleme

Kaynak sıkıntısından kaçınmak için proje kaynaklarınızı proje boyunca izlemeniz çok önemlidir. Bunu proje yönetimi veya kaynak izleme yazılımınızda yapmanın birkaç yolu vardır. Yapabilirsiniz:

• Kaynak kullanılabilirliğini izleyin
• Saatlik kullanılabilirliği izlemek için iş yükü tahsisini yönetin
• Görev ilerlemesini izlemek için proje çizelgelerini görüntüleyin
• Proje panolarınızda kaynak üretkenliğini izleyin.

Proje yönetimi yazılımınız tüm bu kaynak izleme yeteneklerine sahipse daha iyi durumda olacaksınız. Bu şekilde, iki sistem arasındaki veri aktarımlarının yükü olmaz ve kullanılabilirliği ve performansı gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz.

Örneğin ProjectManager, kaynaklarınızın yüksek düzeyde nasıl performans gösterdiğini size tam olarak gösteren gerçek zamanlı panolara sahiptir. Ayrıca, aynı anda diğer önemli metrikleri de takip edebilirsiniz. Daha derine inmek ister misiniz? Tek tıklamayla iş yükü raporları oluşturun veya iş yükü grafiğimizi kontrol edin. Hiçbir proje yönetimi yazılımı, kaynak yönetimi için ProjectManager'dan daha fazlasını yapmaz. Bugün ücretsiz deneyin.

İyi Bir Kaynak Planı Yapın

Projeyi bitirmek için yeterli kaynağa sahip olmama riskini azaltmanın en iyi yolu, kaynak planlamanızın mümkün olduğunca eksiksiz olduğundan emin olmaktır. Başlamak için, ihtiyaç duyacağınız kaynakları kapsamlı bir şekilde listelemek, her birinden kaç tanesine ihtiyaç duyacağınızı tahmin etmek ve bunları son teslim tarihinize uyacak şekilde planlamak istiyorsunuz. Bu, projeyi tamamlamak için gerekli olan tüm insanlar, ekipman ve malzemeler anlamına gelir.

İlgili: Kaynak Planlama Şablonu

Bu listeyi takip eden bir programdır. Bu, projeyi tamamlamak için kaynakların gerekli olduğu zaman dilimidir. Zamanlama üzerindeki etkilerini anlamak için kaynaklarınızın her birine ihtiyaç duyacağınız süreyi hesaplamak isteyeceksiniz.

Belirli bir kaynağa olan ihtiyacınız günden güne önemli ölçüde değişebilir; bu nedenle, miktar konusunu ele almak istiyorsunuz. Örneğin, o kaynağa günde veya haftada veya ayda kaç kez ihtiyacınız var? Bu, bu sınırlı kaynaklardan her türlü kullanımı sıkıştırmanıza yardımcı olacaktır.

Son olarak, kaynaklarınızla ilgili varsayımları ve kısıtlamaları belirlemeniz gerekir. Doğru olduğuna inandığınız bir varsayım ve kısıtlamalar, projenin zamanlaması, maliyeti ve maliyetidir. Güçlü bir kaynak yönetimi planı, kaynaklarınızın miktarını değiştirmez, ancak projenin gereksinimlerini karşılamak için kullanımlarını genişletir.

ProjectManager Kaynak Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

Bir kaynak yönetim planına sahip olmak önemlidir, ancak bunu uygulamak için ihtiyaç duyacağınız tüm özelliklere sahip bir proje yönetimi yazılımına sahip olmak da önemlidir. Programınız ancak onu takip etme yeteneğiniz kadar iyidir. ProjectManager, projenizin ilerlemesini ve kaynak kullanımınızı doğru bir şekilde izlemeniz için size gerçek zamanlı veriler sağlayan bulut tabanlı proje yönetimi yazılımıdır.

Ekibinizin kaynağı için saatlik ve günlük kullanılabilirliklerini takip edebilirsiniz. İster yerel ister uluslararası olsun, tatiller ve tatil günleri de not edilir; bu, dağıtılmış ekiplere sahip projeler için harika bir özelliktir. Ekibinizin iş yükünü izlemek ve yönetmek için kaynak yönetimi aracımızı da kullanabilirsiniz.

Bu şekilde ekibinizden biri fazla görev alırsa ve diğerleri çalışmıyorsa, iş yükünü hızlı bir şekilde ayarlayabilirsiniz. Bu sadece adil olup tükenmişliği önlemekle kalmaz, aynı zamanda kaynaklarınızı yönetmenin daha verimli ve etkili bir yoludur.

Proje Kaynakları Eksikliğinin Üstesinden Gelmek Hakkında Daha Fazla Bilgi Edinin

Kaynaklarınızı yönetme konusunda asla yeterince bilgi sahibi olamazsınız. İyi proje yöneticileri kendilerini rehavete kaptırmazlar. Kaynaklarınızı genişletmenize ve proje beklentilerini karşılamanıza yardımcı olacak kısa bir eğitim videosunda size rehberlik etmek için proje yönetimindeki uzmanlığından yararlanan PMP'den Jennifer Bridges'i izleyin.

İşte referansınız için beyaz tahtanın bir görüntüsü!

Transkripsiyon:

PM Challenges Serisine hoş geldiniz. Bugün, özellikle proje kaynakları eksikliğinin üstesinden gelmekten bahsediyoruz. Ama her şeyden önce, bazı insanlar soruyor ya da buraya nasıl geldiğimi merak ediyorlar? Kaynak eksikliğim olduğu halde hangi durumdayım?

Bence içinde bulunduğunuz durumu tanımlamanın gerçekten önemli olduğunu düşünüyorum, çünkü oraya nasıl geldiğinizin farklı nedenleri ve duruma bağlı olarak onu nasıl aştığınıza dair yaklaşımlar var.

Her şeyden önce, yeni, özellikle ortaya çıkan teknolojilerle, bazen o teknolojiyi nasıl programlayacağını bilen veya destekleyen kaynaklar bulmanın zor olduğunu düşünelim. Bu yüzden bazen onları bulmak zordur ve bulsanız bile yüksek bir maliyetle gelirler.

Başka bir durum da, kuruluşunuzda daha yüksek öncelikli bir projenin devreye girmesi ve ardından birdenbire, kilit kaynaklarınızdan bazılarının projeden çekilmesi olabilir.

Ayrıca, öngörülemeyen olaylar. Bu yüzden bazen belki doğal afetleri düşünürüz. Bazen insanların belki de sendika işçiliği olan projeleri vardır, yani kaynakları etkileyebilecek bir grev olursa.

Ayrıca, bir zamanlar yaşadığım bir vakayı biliyorum, ekibimde kız kardeşi için organ bağışı yapan bir adam vardı. Bunun olmasını yıllardır bekliyorlardı ve sonra bir projenin orta ve kritik anında birdenbire bağış sürecine çağrıldı. Bu yüzden önemli bir süre için çekildi, bu yüzden pozisyonunu doldurmak zorunda kaldık.

Ve ayrıca, planlama eksikliğinden dolayı sadece düz yoksullar var. Dolayısıyla bu durumlar gerçekleştiğinde, elbette projeye bir etkisi oluyor. Yani bilirsiniz, projeler, projenin bileşenleri maliyet, zaman, kapsam ve kalitedir. Bu durumun projenizi nasıl etkilediğini değerlendirmelisiniz. Öyleyse bu durumların üstesinden gelebileceğiniz birkaç yola bakalım.

Her şeyden önce, küçük bir kaynak eksikliği varsa, proje planınıza ve görevinize bakabilirsiniz ve belki biraz zamanı olan ve belki bir başkasını doldurabilecek biri var mı? Ya da belki, bilirsiniz, yeniden düzenleyebileceğiniz önemsiz bir şey vardır. Ama inanıyorum ki bunlar, burada bu beyaz tahta oturumunda bahsettiğimiz daha spesifik kaynak eksikliğidir.

Bu yüzden öncelikle içinde bulunduğunuz durumu ve etkisini belirleyin. Ardından, değişiklik kontrol panonuzdan yararlanın. Bazen, bazı proje yöneticileri bu sorunu kendi başlarına çözmeye çalışırlar ve bu gerçekten nasıl ele alınacağına değişiklik kontrol kurulunun kararıdır. Peki bunu nasıl yapacağız? Davanızı sunuyorsunuz.

Bu durumu ve etkisini bulduktan sonra, durumu ve bunun maliyetinizi, zamanınızı, kapsamınızı ve projenizin kalitesini nasıl etkilediğini özellikle belirlemek istersiniz. Ardından, değişiklik kontrol kurulunun göz önünde bulundurması gereken çeşitli seçenekleri konumumuzu belirleyin.

Ve sonra kendi tavsiyenizi yapın, onu almaları gerektiği anlamına gelmez, ancak ödevinizi yaptığınızı ve durumla ilgili araştırma yaptığınızı bilmelerini sağlar, böylece onlara hangi yol hakkında bir fikir verebilirsiniz. sen tavsiye et.

Ardından, değişiklik kontrol panosu ile kararı kolaylaştırın. Ve rehberlik aldıklarında, size sahip olabilirler, örneğin bu gelişmekte olan bir teknolojiyse, onaylayabilmeleri için daha fazla maliyet ekleyebilecek ek kaynaklar tedarik etmenizi veya bulmanızı isteyebilirler.

Değilse, “Biliyorsunuz, bu kaynakları bulmakta zorlanıyoruz” diye karar verebilirler, bu nedenle zaman çizelgenizdeki bir uzatmayı veya gecikmeyi onaylayacak olanlar onlar olacaktır. Ya da belki karar verebilirler, projenin kapsamının bir kısmını çıkarabilirler.

Dolayısıyla, nihai olarak bu kararları verebilecek ve projenizi yeniden temellendirebilmeniz için size onayları verebilecek olan onlardır. Ve sonra geri dönüyorsunuz ve karar verildikten sonra buna göre ayarlıyorsunuz.

Bu nedenle, kaynak eksikliğinizin üstesinden gelmenize yardımcı olabilecek bir araca ihtiyacınız varsa, o zaman şimdi ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.

(Bu gönderi Aralık 2019'da güncellendi)