Pianificazione operativa: come fare un piano operativo

Il successo del progetto, in particolare a livello di team, avviene dopo aver messo in atto un solido piano operativo. Senza un piano operativo, i membri del team possono perdere di vista la pianificazione e le attività, i budget possono salire alle stelle e può derivarne un pandemonio. Quindi, per assicurarti che il tuo progetto sia ben eseguito, tuffiamoci e scopriamo come realizzare un piano operativo efficace.

Che cos'è la pianificazione operativa?

La pianificazione operativa è ciò che accade quando un team o un dipartimento attinge da un piano strategico aziendale e lo sottopone al microscopio. È orientato al futuro: traccia i budget e gli obiettivi del dipartimento per promuovere il successo del piano strategico con attività specifiche basate sul team per i prossimi 1-3 anni.

I piani operativi funzionano meglio quando un intero reparto partecipa, assegnando date di scadenza per le attività, misurando gli obiettivi per il successo, segnalando i problemi e collaborando in modo efficace. Funzionano ancora meglio quando c'è comunicazione tra i reparti per garantire che l'intera macchina funzioni senza problemi mentre ogni team raggiunge il suo benchmark.

Quali sono i vantaggi della pianificazione operativa?

Ogni piano ha un effetto enorme su tutti i membri del team coinvolti e alcuni di questi possono essere a vantaggio della tua azienda oa loro danno. Se è a loro danno, è meglio scoprirlo il prima possibile in modo da poter modificare il piano operativo e ruotare con facilità.

Ma questo è il punto centrale della pianificazione operativa: puoi vedere l'effetto delle tue operazioni sui profitti dell'azienda in tempo reale, o ad ogni benchmark, in modo da sapere esattamente quando fare il pivot. E con un piano personalizzato per ogni reparto come un piano operativo, sai esattamente dove le cose vanno storte e perché.

Come fare un piano operativo

Poiché i piani operativi sono costruiti nel tentativo di allocare fondi, risorse e personale per ogni periodo di 1-3 anni, tutti i passaggi che un piano operativo deve includere dovrebbero in definitiva servire a tale sforzo.

Visualizza il Piano Operativo

Come con qualsiasi piano di progetto, è meglio iniziare con la visione. Le caratteristiche principali di un piano operativo in esso contenuti includono compiti per raggiungere obiettivi particolari e chiaramente definiti, oltre alla gestione del personale per garantire che funzionino a livelli ottimali. Identifica la tua visione per quanto riguarda quei livelli, quindi puoi iniziare con la fase di ricerca.

Concentrerai quella visione su dettagli più pragmatici del progetto una volta iniziato. Il software di gestione dei progetti può aiutare con i diagrammi di Gantt che forniscono una pianificazione del progetto e una visione di alto livello dei progressi e delle prestazioni. ProjectManager ti aiuta a visualizzare il tuo piano operativo fornendo diagrammi di Gantt completi, in modo da poter creare scadenze chiare con assegnazioni di attività chiare. Inizia subito il tuo piano operativo con ProjectManager. Provalo gratuitamente oggi.

Ricercare e identificare gli obiettivi

Per iniziare a costruire il tuo piano operativo, inizia esaminando i tuoi obiettivi. L'obiettivo di un piano operativo è rispondere a cinque domande principali:

1. Qual è il budget? Considera dove era l'anno scorso rispetto a quest'anno.
2. Dov'è la squadra adesso? Approccio a questo dal punto di vista del budget, dal punto di vista delle risorse e dal punto di vista del membro del team.
3. Dove vuole essere il nostro team? Pensa a questa volta l'anno prossimo, tra due anni, tra tre anni, ecc.
4. Come portiamo la squadra lì?
5. Quali parametri dovremmo usare per misurare i nostri progressi? Ciò può includere le scadenze di lancio del prodotto, il numero di prodotti fabbricati, il numero di casi di assistenza clienti chiusi, il numero di recensioni a 5 stelle ricevute, il numero di clienti acquisiti, le entrate aumentate di una certa percentuale e così via.

Per rispondere a queste domande, dovrai intervistare i membri del tuo team ponendo loro queste domande e quindi classificare le loro risposte. Assegna la priorità alle loro risposte in un quadrante: dal più facile da eseguire —> al più difficile da eseguire e dal più importante da eseguire —> meno importante da eseguire. È allora che i tuoi obiettivi inizieranno a prendere forma e a prendere forma.

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Assegna budget e persone

Dopo aver mappato i tuoi obiettivi, è importante notare che il budget per il tuo piano operativo proviene dal budget annuale del tuo dipartimento. Quindi, detto questo, il budget è la linea principale da considerare quando inizi ad assegnare compiti, risorse e allocare budget per i membri del team.

Ricevi feedback anche in questa fase, poiché potresti avere qualcuno più adatto per il ruolo in cui lo hai inserito, o fasi non necessarie che puoi eliminare completamente dal processo.

Relazione sul Piano Operativo

Una volta che hai mappato il tuo piano operativo, che dovrebbe includere obiettivi chiari con risultati, obiettivi, orari e personale necessario per realizzare il piano, costruisci un processo per riferire su tutto mentre il piano avanza.

Le parti interessate, gli altri capi dipartimento e la leadership vorranno rivedere i progressi del tuo piano operativo in ogni benchmark, sia mensile, trimestrale o basato su progetti, quindi assicurati di riferire su tutti i tuoi risultati e assicurati che la leadership sia ancora a bordo. I dashboard di progetto possono essere una soluzione semplice per aggiornamenti rapidi e accurati.

Adeguare il Piano Operativo secondo necessità

Come con qualsiasi progetto ben pianificato, devi sempre essere pronto a fare il pivot. Hai raggiunto un benchmark che ha prodotto risultati meno che desiderabili? Con un piano operativo, le attività sono così dettagliate che ora puoi sapere e capire esattamente quale parte del piano non ha funzionato a livelli ottimali. Apporta modifiche, coinvolgi i membri del team secondo necessità, ottieni il consenso delle parti interessate e continua con il prossimo benchmark con il tuo piano operativo appena perfezionato.

Tali adeguamenti possono essere facilmente eseguiti se si ha la lungimiranza di realizzare il proprio piano utilizzando un software di pianificazione del progetto. Se devi apportare modifiche su un foglio Excel statico o un documento Word, l'aggiornamento di tutte le modifiche può richiedere ore.

Il software di pianificazione dei progetti, d'altra parte, è uno strumento dinamico che ti consente di pianificare progetti, assegnare lavori, tenere traccia dei progressi e apportare modifiche con facilità. ProjectManager mantiene tutte le tue risorse ospitate in un'unica posizione online, le modifiche si aggiornano automaticamente tramite il software, in tempo reale. Indipendentemente dalla funzione che stai utilizzando sul nostro strumento, verrà aggiornato in tutto il software. Ad esempio, modifica la data di scadenza nella visualizzazione elenco e si sincronizzerà con Gantt, kanban e calendario. Eventuali aggiornamenti attivano automaticamente e-mail e notifiche in-app per mantenere tutti sulla stessa pagina.

Pianificazione strategica vs. pianificazione operativa

La pianificazione operativa sta alla pianificazione strategica come un team di marketing sta a un'organizzazione: fa parte di un tutto.

La pianificazione strategica comprende le cinque domande sopra elencate, ma esiste a livello aziendale per lavorare in modo interfunzionale. La pianificazione strategica è il processo dell'azienda di definire obiettivi organizzativi, missioni e valori (compresa la sua direzione a lungo termine) per comprendere meglio le risorse e il budget che deve allocare per garantire l'efficacia del piano. Ciò può includere la definizione di quali azioni devono essere intraprese per raggiungere tali obiettivi da un livello elevato. Non si approfondisce ulteriormente: i team assegneranno le proprie indicazioni come parte della pianificazione operativa per far sì che il piano strategico di livello superiore abbia successo.

La pianificazione operativa è quindi costruita per supportare tale sforzo con obiettivi chiari per ciascun dipartimento. Ciò include la definizione dei ruoli di ciascun membro del team, gli obiettivi che ciascun team ha per supportare al meglio il piano strategico dell'organizzazione e il budget e le risorse di cui ha bisogno per realizzarlo. Ad esempio, il budget per il tuo piano strategico deriva dal tuo budget strategico, mentre il tuo budget operativo proviene dal budget annuale del tuo team. Come se ciò non fosse abbastanza semplice, tutto ciò che pianifichi per il tuo piano operativo renderà chiari i ruoli di tutti per il prossimo anno.

Chi gestisce il Piano Operativo?

In genere, la dirigenza intermedia gestisce il piano operativo, mentre il piano strategico viene eseguito dall'alto verso il basso. Inoltre, il suo ambito è ristretto e può cambiare su base annuale con l'enfasi sulla mappatura delle attività di routine.

Molti quadri intermedi sono i migliori nel tracciare e implementare il piano operativo perché implica la considerazione delle attività, delle risorse e dei compiti quotidiani.

Come ProjectManager può aiutare con la pianificazione operativa

Creare e implementare un piano operativo di alta qualità è il modo migliore per garantire che la tua organizzazione avvii un progetto con il piede giusto. ProjectManager dispone di pluripremiati strumenti di gestione dei progetti per aiutarti a creare ed eseguire un tale piano.

I diagrammi di Gantt sono essenziali per creare e monitorare in modo efficace un piano operativo. ProjectManager ti aiuta ad accedere al tuo diagramma di Gantt online in modo da poter aggiungere benchmark per le revisioni delle prestazioni operative. Puoi anche creare attività insieme a dipendenze per rendere l'operazione un successo infallibile.

Che tu sia un team di amministratori di sistemi IT, esperti di marketing o ingegneri, ProjectManager include robusti strumenti di pianificazione e reporting. Pianifica gli sprint, assegna date di scadenza, collabora con i membri del team e tieni traccia di tutto con il semplice clic di un pulsante.

Inoltre, disponiamo di numerosi report di progetto già pronti che possono essere generati istantaneamente, inclusi report di stato, report di varianza, report di timesheet e altro ancora.

La pianificazione operativa non viene eseguita in un silo e non funziona senza l'intero peso del team a sostenerla. Assicurati che il tuo dipartimento abbia successo in ogni benchmark. ProjectManager è un pluripremiato software PM dedicato ad aiutare le aziende a perfezionare i loro piani operativi per un anno migliore a venire. Iscriviti oggi alla nostra prova gratuita di 30 giorni.