วิธีสร้างโครงสร้างการแบ่งทรัพยากร (RBS)

มีหลายแง่มุมในการวางแผนโครงการ พวกเขามักจะหมุนรอบข้อจำกัดสามด้านของเวลา ต้นทุน และขอบเขต หนึ่งในวงโคจรดังกล่าวคือทรัพยากร ทรัพยากรสามารถได้รับผลกระทบจากข้อจำกัดทั้งสามเหล่านั้น ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีวิธีการในการควบคุม—บางครั้งแม้แต่ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากร

แน่นอนว่า “ทรัพยากร” เป็นคำที่กว้าง และไม่เพียงพูดถึงวัสดุและอุปกรณ์ที่ใช้ในโครงการเท่านั้น แต่ยังหมายถึงทรัพยากรบุคคลด้วย อันที่จริง คนที่ประกอบทีมโครงการของคุณเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุดในหลาย ๆ ด้าน ท้ายที่สุด พวกเขาคือผู้ที่จะดำเนินโครงการและดูแลมันตั้งแต่ต้นจนจบ

ในการจัดการโครงการ โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร (RBS) เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและควบคุมงานโครงการ คิดว่ามันเป็นโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) สำหรับทรัพยากรของคุณ เพราะนั่นคือสิ่งที่มันเป็น และมีค่าพอๆ กัน การใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรสามารถช่วยคุณจัดระเบียบ กำหนดเวลา และจัดการทรัพยากรของคุณหลังจากที่คุณสร้าง RBS แล้ว

โครงสร้างการแบ่งทรัพยากรคืออะไร?

โครงสร้างการแบ่งทรัพยากรคือรายการของทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินโครงการของคุณ รายชื่อจะแบ่งตามหน้าที่และประเภท และอย่างน้อยที่สุดก็จะครอบคลุมผู้คนที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้สำเร็จ อย่างไรก็ตาม อย่างทั่วถึงที่สุด มันจะรวมทุกอย่างที่คุณใช้จ่ายเงินสำหรับโครงการ เช่น คน เครื่องมือการจัดการโครงการ อุปกรณ์ วัสดุ แม้แต่ค่าธรรมเนียมและใบอนุญาต

โครงสร้างการแบ่งทรัพยากรเป็นมากกว่ารายการ อย่างไรก็ตาม เป็นแผนภูมิลำดับชั้นที่ใช้เพื่อช่วยผู้จัดการโครงการจัดระเบียบทรัพยากรและสร้างแผนทรัพยากร RBS จะแจ้งงบประมาณ เนื่องจากการลงรายการทรัพยากรอย่างละเอียดจะทำให้การประเมินค่าใช้จ่ายของโครงการทำได้ง่ายขึ้น เป็นวิธีที่จะอยู่ภายในงบประมาณมากกว่าการใช้จ่ายอย่างไม่แน่นอน

ใครเป็นคนสร้างโครงสร้างการแบ่งทรัพยากร

ผู้จัดการโครงการคือบุคคลในทีมโครงการที่รับผิดชอบการใช้โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร แม้ว่าโดยปกติแล้วพวกเขาจะขอข้อมูลจากผู้อื่นในทีม ช่วยให้พวกเขาระบุจำนวนทรัพยากรที่ต้องการ แบ่งโครงการออกเป็นระดับงานและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละโครงการ ซึ่งจะสร้างความเข้าใจในขอบเขตของโครงการ

ทำเมื่อไหร่?

อยู่ระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการที่ผู้จัดการโครงการจะใช้ RBS สามารถใช้ได้กับทรัพยากรหลายประเภท เช่น การสนับสนุนลูกค้า เมื่อกำหนดประเภทลูกค้าสำหรับโครงการ สิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็น อุปกรณ์ เครื่องมือซอฟต์แวร์ ฯลฯ

ประโยชน์ของมันคืออะไร?

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ RBS คือช่วยจัดระเบียบทรัพยากรได้ดีขึ้น และจัดทรัพยากรเหล่านั้นให้สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กรอย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังให้ภาพอ้างอิงอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรและปริมาณงาน ตลอดจนทรัพยากรและการมอบหมายแต่ละรายการ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวางแผนทรัพยากรฟรี

วิธีการสร้างโครงสร้างการแบ่งทรัพยากร

ในแง่ของรูปแบบ RBS นั้นเหมือนกับ WBS และจำเป็นต้องมีการประเมินว่าทรัพยากรใดที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานในโครงการ ดังนั้น รายการงานจึงจำเป็นสำหรับการรวบรวมทรัพยากรที่จำเป็น

แต่ผู้จัดการโครงการมักจะแสวงหาข้อมูลจากแหล่งที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงกำหนดการ การลงทะเบียนความเสี่ยง การประมาณการต้นทุน และกระบวนการอื่นๆ ขององค์กร ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถรวบรวมทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการได้อย่างเต็มที่

RBS มักจะสร้างเป็นแผนภาพต้นไม้ ที่ด้านบนสุดคือผลงานสุดท้ายของโปรเจ็กต์ ซึ่งอยู่ภายใต้การแจกแจงทรัพยากร ซึ่งแต่ละสาขาอยู่ในแต่ละสาขาด้านล่างของส่วนหัวของโปรเจ็กต์โดยรวม สาขาเหล่านี้เป็นประเภททรัพยากร เช่น ไซต์ที่ดำเนินโครงการ อุปกรณ์ที่ใช้ และทีมที่ดำเนินโครงการ

สเปรดชีตยังสามารถใช้เพื่อสร้างการแยกย่อยของทรัพยากรในแนวนอน โดยจะเริ่มต้นด้วยหมายเลขทรัพยากรทางด้านซ้ายและเลื่อนไปตามสเปรดชีตเพื่อดูรายละเอียดประเภทและประเภททรัพยากร ปริมาณ และหมายเหตุ

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งทรัพยากร

เพื่อให้ได้มุมมองที่ต่างออกไปว่า RBS คืออะไร มาดูตัวอย่างง่ายๆ ในชีวิตจริง เรากำลังสร้างสะพาน มีสถานที่โดยธรรมชาติที่สะพานจะข้ามไป แต่สะพานชิ้นใหญ่จะถูกสร้างขึ้นที่อื่นแล้วประกอบขึ้นที่ไซต์งาน

ดังนั้นเราจึงมีสิ่งอำนวยความสะดวกในการผลิต แต่ยังรวมถึงห้องประชุมและห้องประชุม นอกจากนี้ยังมีแผนกวิศวกรรมที่จัดทำแผนและสำนักงานชั่วคราวในสถานที่สำหรับหัวหน้าคนงานและคนงานในการก่อสร้าง

ต่อไปเป็นรายการอุปกรณ์ของเรา ซึ่งจะรวมถึงเครื่องจักรกลหนัก เช่น รถแทรกเตอร์ เครน รถแบ็คโฮ รถขุดและอุปกรณ์เบา เช่น ช่างเชื่อม เสาไฟ เครื่องมือมือถือ และรถสาลี่

ซอฟต์แวร์เป็นทรัพยากรอื่นที่ส่วนใหญ่จะใช้ในระหว่างขั้นตอนการออกแบบ แต่มีแนวโน้มว่าจะมีซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรเพื่ออำนวยความสะดวกในการวางแผน ตรวจสอบ และรายงานโครงการในวงกว้าง

สุดท้าย แต่ที่สำคัญที่สุด คุณอาจต้องการให้รายละเอียดเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลของคุณ สำหรับการสร้างสะพาน จะรวมถึงนักออกแบบ วิศวกร ทีมงานก่อสร้าง

นี่เป็น RBS เวอร์ชันเปลือยเปล่า แต่ทำหน้าที่ในการใส่แนวคิดบางอย่างและทำให้เป็นจริงในแบบที่คำจำกัดความที่เป็นนามธรรมอาจไม่เป็นเช่นนั้น หากคุณเป็นผู้เรียนประเภทภาพมากกว่า เราได้สร้างภาพประกอบเพื่อให้ความกระจ่างแก่แนวคิดมากขึ้น

ProjectManager และการจัดการทรัพยากร

การทำลายทรัพยากรของคุณเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการจัดการทรัพยากรในโครงการของคุณ ProjectManager ช่วยให้คุณควบคุมทรัพยากรในโครงการของคุณเพิ่มเติมด้วยซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรของเรา เพื่อช่วยในการจัดการเวลาและเงินเพิ่มเติม

แมปทรัพยากรของคุณบนแผนภูมิแกนต์

ขั้นตอนแรกในการสร้าง RBS คือการทำความเข้าใจงานที่จำเป็นสำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ แผนภูมิแกนต์ออนไลน์จะจับคู่งานต่างๆ ออกเป็นเฟส สร้างการพึ่งพา และจัดกำหนดการทรัพยากรตลอดไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์ ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าทรัพยากรใดที่คุณต้องการระบุในโครงสร้างการแบ่งทรัพยากรของคุณ

เมื่อระบุแล้ว จะสามารถมอบหมายงานได้จากมุมมอง Gantt ตลอดจนสามารถดูจำนวนชั่วโมงที่สมาชิกในทีมแต่ละคนใช้ไปกับงานนั้นได้ คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าสมาชิกในทีมได้รับการจัดสรรโดยรวมหรือไม่ได้รับการจัดสรรเพื่อให้ทรัพยากรของคุณมีความสมดุล

ติดตามผลงานของทีม

ด้วยเครื่องมือการจัดการทีมของเรา คุณสามารถระบุทรัพยากรบุคคลและจัดหมวดหมู่ทีมตลอดจนวัสดุและอุปกรณ์ อัตรารายชั่วโมงของสมาชิกในทีมจะมองเห็นได้ทั่วทั้งซอฟต์แวร์ และเมื่อทีมบันทึกชั่วโมงทำงาน ต้นทุนจริงจะถูกคำนวณและเปรียบเทียบกับต้นทุนที่วางแผนไว้ สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการโครงการสามารถควบคุมต้นทุนและสอดคล้องกับงบประมาณของพวกเขา

ซอฟต์แวร์บนคลาวด์ให้การจัดการทรัพยากรแบบเรียลไทม์

เนื่องจากเราเป็นซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ คุณจะได้รับข้อมูลล่าสุดบนแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา เพื่อช่วยคุณวางแผนโครงการ กำหนดเวลาทรัพยากร สร้างสมดุลปริมาณงาน และมอบหมายงานใหม่ตามความจำเป็น เราให้ความโปร่งใสในทรัพยากรของคุณแบบเรียลไทม์ในระหว่างการดำเนินโครงการเพื่อช่วยให้คุณติดตามได้อย่างแม่นยำ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ควบคุมทุกด้านของทรัพยากรและโครงการของคุณ ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการตรวจสอบและการรายงาน เรามีฟีเจอร์ที่ผู้จัดการโครงการต้องการและแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทีมมีอิสระในการทำงานให้เสร็จอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ดูว่ามันจะช่วยคุณได้อย่างไรด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้