วิธีที่ดีที่สุดในการทำแผนงาน

ก่อนที่คุณจะบรรลุเป้าหมาย คุณต้องวางแผนว่าจะไปให้ถึงเป้าหมายได้อย่างไร แผนงานสร้างเส้นทางที่ชัดเจนไปสู่เป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ในเส้นทางนั้นจะมีทรัพยากร ข้อจำกัด และองค์ประกอบการจัดการงานอื่นๆ ที่ต้องอธิบายไว้ในแผนของคุณ

แน่นอนว่าแผนงานจะไม่ถูกเขียนและริเริ่มโดยบุคคลเพียงคนเดียว เป็นแผนปฏิบัติการสำหรับทีมโครงการที่ควรส่งไปยังสมาชิกคณะกรรมการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อขออนุมัติในที่สุด เมื่อพูดและทำเสร็จแล้ว คุณสามารถสร้างแผนงานที่เหลือต่อไปได้

หากคุณสร้างแผนงานของคุณในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ การวนซ้ำแผนของคุณต่อไปและทำการปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไปก็เป็นเรื่องง่าย และหากซอฟต์แวร์นั้นออนไลน์ ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และรู้ว่าขั้นตอนใดที่จำเป็นสำหรับผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบ

เห็นได้ชัดว่าแผนงานมีความสำคัญมาก ดังนั้น มาเจาะลึกถึงวิธีการสร้างและได้รับการอนุมัติ

แผนงานโครงการคืออะไร?

แผนงานโครงการคือแผนการจัดการโครงการโดยใช้ชื่ออื่น เมื่อทำอย่างถูกต้อง แผนงานโครงการของคุณจะชัดเจนและร่างขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการโดยการทำงาน เหตุการณ์สำคัญ สิ่งที่ส่งมอบ ทรัพยากร ข้อกำหนดด้านงบประมาณ และระยะเวลาในการสานเข้าด้วยกัน

โดยปกติแล้วจะเหมาะที่สุดสำหรับโครงการขนาดใหญ่และความคิดริเริ่ม แต่สามารถใช้ได้จริงในทุกระดับ ก่อนเริ่มแผนงานของคุณ ให้พิจารณาใช้เป้าหมาย SMART: สร้างเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดได้ ทำได้สำเร็จ มีความเกี่ยวข้อง และเกี่ยวข้องกับเวลา สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเริ่มแผนได้ถูกต้อง

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนงานฟรี

ทำไมคุณถึงต้องการแผนงาน?

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว แผนงานของคุณจะทำหน้าที่เป็นแผนงานสำหรับทั้งโครงการ ไม่เพียงแต่จะทำให้คุณและทีมของคุณมีระเบียบเท่านั้น แต่ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้รับการตอบรับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก แผนกที่เกี่ยวข้อง ผู้นำด้านความรับผิดชอบ/ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง และอื่นๆ อีกมากมาย

นอกจากนี้ยังช่วยจัดการความคาดหวังทั้งในระดับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดจนระดับผู้บริหารและสมาชิกในทีม ทุกคนที่เริ่มต้นอย่างถูกต้องจะมีโอกาสได้ก้าวเท้าขวามากขึ้นเช่นกัน

วิธีการจัดทำแผนงาน

การสร้างแผนงานเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างยิ่ง และต้องมีรายละเอียดที่กำหนดไว้ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ก่อนที่คุณจะนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นี่คือสิ่งที่คุณจะต้องให้ความสำคัญ

1. ระบุชื่อโครงการ วัตถุประสงค์ และระยะเวลาทั่วไป

ด้วยการทำเช่นนี้ คุณสามารถบอกผู้อนุมัติโครงการของคุณว่าโครงการของคุณจะใช้เวลาหนึ่งไตรมาส หกเดือน หรือหนึ่งปีตามวัตถุประสงค์ของโครงการ เช่นเดียวกับข้อมูลที่เหลือที่คุณจะกรอกหลังจากขั้นตอนนี้

คุณควรบอกผู้อนุมัติโครงการของคุณถึงวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณด้วย โครงการของคุณจะตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นหรือไม่? บางทีคู่แข่งของคุณอาจเปิดตัวผลิตภัณฑ์เวอร์ชันอัปเกรดที่คุณมี และคุณจำเป็นต้องขยายขนาดให้สอดคล้องกับความต้องการของตลาด ไม่ว่าเป้าหมายสูงสุดคืออะไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุไว้ทันที

2. ใส่แผนงานของคุณลงในบริบท

เขียนบทนำและภูมิหลังเพื่อสรุปให้ชัดเจนยิ่งขึ้นว่าทำไมคุณจึงต้องการให้โครงการนี้เกิดขึ้น และอะไรที่ทำให้คุณพิจารณาพยายามบรรลุเป้าหมายสูงสุดนั้นตั้งแต่แรก การสร้างบริบทและการสร้างปัญหาจะช่วยอธิบายว่าทำไมคุณถึงต้องการโซลูชัน ซึ่งจะช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการงานที่ดีโดยรวม

3. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ

เป้าหมายของคุณอาจฟังดูเหมือนจุดประสงค์ของคุณ แต่มีความเฉพาะเจาะจงมากกว่าเล็กน้อยตรงที่เป็นการมุ่งเน้นในระยะยาว กล่าวคือ ทีมของคุณได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการเปิดตัวแก้ไขจุดบกพร่องหรือวิธีตอบสนองโดยตรงต่อลูกค้า/ ข้อเสนอแนะของตลาด

วัตถุประสงค์โครงการของคุณควรวัดผลได้เช่นเดียวกัน ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์ของโครงการนี้หลังการเปิดตัวคือการสร้างสมาชิกรายเดือนที่ใช้งานอยู่ให้เพิ่มขึ้น xx% หรือสร้างรายได้เป็นจำนวนหนึ่งดอลลาร์

เป็นการดีที่สุดที่จะใช้เป้าหมาย SMART ของคุณที่นี่ สร้างสิ่งที่เฉพาะเจาะจง สิ่งที่วัดได้ สิ่งที่ทำได้ สิ่งที่เกี่ยวข้อง และสิ่งที่สามารถทำได้ภายในกรอบเวลาของโครงการ

ที่เกี่ยวข้อง: คู่มือโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

4. กำหนดและประสานงานทรัพยากรของคุณ

เมื่อคุณกำหนดและประสานงานทรัพยากรของคุณ อย่าลืมตอบคำถามต่อไปนี้:

• จะใช้งบประมาณในโครงการนี้เท่าไหร่?
• จะจัดสรรงบประมาณจากหน่วยงานใด?
• คุณต้องการใครในทีม?
• เครื่องมือการวางแผนโครงการใด (เช่น การติดตามเวลา การทำงานร่วมกันเป็นทีม เครื่องมือการจัดการโครงการ) ที่จำเป็นในการปรับปรุงโครงการ

5. เข้าใจข้อจำกัดของคุณ

และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้คำนึงถึงข้อจำกัดสามประการของเวลา งบประมาณ และทรัพยากร เนื่องจาก ณ จุดนี้ คุณได้แสดงรายการทั้งสามในขั้นตอนก่อนหน้านี้แล้ว ขณะนี้คุณสามารถคำนึงถึงความเสี่ยงที่อาจขัดขวางกระบวนการเหล่านั้นได้

บางทีสมาชิกในทีมของคุณบางคนอาจลาป่วยสองสามวันในช่วงเวลานี้ อาจต้องดำเนินการงานที่ไม่คาดคิด บางทีเครื่องมือบางอย่างของคุณอาจพังซึ่งต้องใช้เงินเพิ่มขึ้นจากงบประมาณ ไม่ว่าข้อจำกัดของคุณจะเป็นอย่างไร ให้คำนึงถึงทุกสิ่งที่อาจรู้สึกว่ามีความเสี่ยงที่อาจนำไปสู่ข้อจำกัดที่สมบูรณ์ ซึ่งอาจส่งผลต่อความสำเร็จของผลงาน หรือแม้แต่เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ

6. หารือเกี่ยวกับความเสี่ยงและความรับผิดชอบ

ความเสี่ยงต้องได้รับการประเมินจากมุมต่างๆ ให้ได้มากที่สุด พิจารณาวันหยุดที่ได้รับค่าจ้าง เวลาลาพักร้อนที่พนักงานได้รับ และวันหยุดบริษัท พิจารณาอุบัติเหตุประหลาดที่อาจส่งผลต่องบประมาณหรือไทม์ไลน์ของคุณโดยตรง แล้วแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในกรณีที่สภาพแวดล้อมเอื้ออำนวยต่อความเสี่ยงที่จะกลายเป็นความจริง สร้างความรู้สึกรับผิดชอบ เพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถมีส่วนได้ส่วนเสียที่วัดผลได้ในผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จของโครงการ เพื่อลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด

ครอบคลุมไม่เพียงแค่พื้นฐาน แต่ทุกรายละเอียดในแผนงานโครงการของคุณด้วยหวีซี่ละเอียด ด้วยคำถามที่เป็นไปได้หรือธงแดงทุกข้อที่ครอบคลุมแล้ว คุณจะสามารถออกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเริ่มต้นโครงการของคุณโดยคำนึงถึงความคาดหวังที่ถูกต้อง

โปรดจำไว้ว่าแผนงานของคุณคือแผนปฏิบัติการที่จะเป็นแนวทางในโครงการของคุณ ดังนั้นยิ่งคุณมีรายละเอียดเกี่ยวกับข้อจำกัดและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นมากเท่าใด ทีมของคุณก็จะทำงานได้ดีขึ้นเพื่อผลิตผลงานและบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์

เทมเพลตแผนงาน

เทมเพลตแผนงานของเราสามารถช่วยคุณจัดทำเอกสารขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น อย่าลืมตรวจสอบเทมเพลตของคุณอย่างสม่ำเสมอและอัปเดตเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการวางแผนของคุณ

เครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อวางแผนการทำงาน

ในการสร้างแผนงาน คุณควรเริ่มต้นด้วยโครงสร้างการแบ่งงานเพื่อระบุงานทั้งหมดที่จำเป็นในการทำให้โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์ จากนั้นตามสิ่งที่ค้นพบจาก WBS ของคุณ คุณจะสามารถสร้างไทม์ไลน์เพื่อทำเครื่องหมายงาน การส่งมอบ การพึ่งพา เหตุการณ์สำคัญ งานใดที่ได้รับมอบหมายให้กับแผนกและสมาชิกในทีม จำนวนการอนุมัติในแต่ละงาน ฯลฯ

ณ จุดนี้ ผู้จัดการโครงการจำนวนมากจะใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อจัดเรียงไทม์ไลน์ในรูปแบบน้ำตก หากโครงการมีขนาดเล็กพอหรือเหมาะสม ผู้จัดการโครงการจำนวนมากจะใช้เครื่องมือที่ช่วยในการจัดเรียงงานและผลงานในรายการงานง่ายๆ

ตัวอย่างเช่น แผนภูมิแกนต์ของเราช่วยให้คุณสร้างมุมมองภาพงานโครงการของคุณเมื่อเวลาผ่านไป คุณสามารถดูวันที่เริ่มต้นโครงการได้อย่างง่ายดาย งานแต่ละโครงการคืออะไร มอบหมายให้ใคร คาดว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานแค่ไหน และวันที่เสร็จสมบูรณ์ของโครงการโดยรวม

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างแผนภูมิแกนต์และเครื่องมือการวางแผนโครงการอื่นๆ ที่สามารถช่วยคุณสร้างแผนงานที่สมบูรณ์แบบ ให้ชมวิดีโอสั้น ๆ ด้านล่าง เราจะแสดงให้คุณเห็นอย่างรวดเร็วว่าซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการสามารถปรับปรุงการวางแผน การดำเนินการ และการรายงานของคุณได้อย่างไร เพื่อให้คุณวางแผนการทำงานได้อย่างมั่นใจ

ProjectManager ช่วยคุณวางแผนการทำงานได้

การจัดเรียงทุกรายละเอียดของโครงการไม่ใช่เรื่องง่าย—ตั้งแต่การจัดการทีมของคุณไปจนถึงการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ต้องใช้ความสมดุลที่ละเอียดอ่อนในการทำความเข้าใจไทม์ไลน์โครงการของคุณ งานที่ประกอบเป็นขอบเขตของโครงการ ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น การปรับสมดุลงบประมาณ และการจัดสรรทรัพยากร ไม่ต้องพูดถึง การทำทั้งหมดนี้โดยคำนึงถึงความต้องการสูงสุดของลูกค้า รวมถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ

เทมเพลตแผนงานสามารถช่วยคุณจัดระเบียบความคิดของคุณได้ แต่ในการสร้างแผนปฏิบัติการและดำเนินการตามนั้น คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบไดนามิกเพื่อช่วยคุณตลอดขั้นตอนการวางแผน การดำเนินการ และการตรวจสอบ

ด้วย ProjectManager แผนภูมิแกนต์บนคลาวด์ของเราช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาไทม์ไลน์ของโครงการทั้งหมด มอบหมายงาน สร้างการพึ่งพา และติดตามทั้งหมดได้ นอกจากนี้ เรายังมีฟีเจอร์การทำงานร่วมกันเป็นทีมที่ช่วยให้พนักงานและผู้จัดการของคุณสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน แนบไฟล์ที่จำเป็น และโต้ตอบกันได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

ProjectManager ยังมีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้คุณสร้างสมดุลระหว่างชั่วโมงที่ทำงานในทีมของคุณ ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าเวลา เครื่องมือ และทรัพยากรของคุณมีความสมดุลไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น

สร้างแผนงานแล้วไม่รู้จะเริ่มยังไง? เรามีคุณครอบคลุม ด้วย ProjectManager คุณจะสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้คุณติดตามแผนงานของคุณได้ดียิ่งขึ้นตั้งแต่หลักเป้าหมายจนถึงขั้น เริ่มทดลองใช้งานฟรี 30 วันกับ ProjectManager วันนี้