การศึกษานำร่อง – วิธีการทำให้มันทำงาน

โครงการมีความเสี่ยง และผู้จัดการโครงการพยายามลดความเสี่ยงนั้น มีหลายวิธีที่พวกเขาสามารถทำได้ตั้งแต่การประเมินความเสี่ยงไปจนถึงการค้นคว้าข้อมูลในอดีตเกี่ยวกับโครงการที่คล้ายคลึงกันและการวางแผนอย่างละเอียด แม้ว่าปัญหาจะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ในโครงการใดก็ตาม ยิ่งสามารถระบุและควบคุมได้มากเท่าใด ปัญหาก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น

แต่แล้วโครงการทั้งหมดล่ะ? มันจะทำงาน? จะคุ้มค่าและแล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่เหมาะสมหรือไม่? มีคำถามมากมายที่อยู่นอกเหนือความน่าจะเป็นที่จะเกิดข้อผิดพลาด ผู้จัดการโครงการจะทดสอบน่านน้ำได้อย่างไรและดูว่าโครงการเป็นไปได้หรือไม่?

นั่นคือที่มาของการศึกษานำร่อง คุณอาจเคยได้ยินที่เรียกว่าโครงการนำร่อง การทดสอบนำร่อง หรือแม้แต่การทดลองนำร่อง ให้คิดว่าเป็นการทดสอบรสชาติเพื่อดูว่าคุณจะอยากกินทั้งมื้อหรือไม่ สำหรับโครงการ ถือเป็นก้าวเล็กๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการเดินทางครั้งยิ่งใหญ่นั้นคุ้มค่า

การศึกษานำร่องคืออะไร?

การศึกษานำร่องเป็นโครงการขนาดเล็กที่ใช้ในการทดสอบความเป็นไปได้ ระยะเวลา ต้นทุน และความเสี่ยงของโครงการเต็มรูปแบบ จากการศึกษานี้ การปรับปรุงสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการที่ใหญ่ขึ้นได้

เหตุผลในการศึกษานำร่องนั้นชัดเจน จะเสียเวลา แรงกาย และเงินไปกับโครงการที่ถูกลิขิตให้ล้มเหลวไปทำไม? จากการศึกษานำร่อง จะเห็นได้ชัดเจนว่าโครงการนี้คุ้มค่าหรือไม่ เป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเพียงเล็กน้อยที่สามารถบันทึกการสูญเสียครั้งใหญ่ได้ในภายหลัง

นอกจากนี้ยังเป็นกระบวนการที่ยอดเยี่ยมในการค้นหาความไม่เพียงพอในการออกแบบโครงการซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงในการแก้ไขเมื่อโครงการดำเนินการอย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตาม ข้อบกพร่องเหล่านั้นสามารถออกแบบใหม่ได้ก่อนที่จะดำเนินโครงการเต็มรูปแบบ ดังนั้นจึงเพิ่มประสิทธิภาพที่ทำให้กระบวนการทั้งหมดมีประสิทธิผลมากขึ้น

ข้อมูลเชิงลึกของการศึกษานำร่องเป็นสิ่งที่ประเมินค่าไม่ได้และคุ้มค่ากับความพยายาม ต้นทุน และเวลา พวกเขาสามารถแสดงข้อผิดพลาดที่ไม่ชัดเจน สิ่งที่ขาดหายไปจากแผน และอื่นๆ ทั้งหมดนี้ช่วยประหยัดเงินในระยะยาวและช่วยให้เกิดผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น

วิธีการดำเนินการศึกษานำร่อง

การศึกษานำร่องจำเป็นต้องรวมคุณลักษณะหรือกิจกรรมแต่ละอย่างของโครงการ ควรแบ่งโครงการออกเป็นงานที่ได้รับการทดสอบแล้ว แต่นี้จะพูดถึงความเป็นไปได้ของโครงการเขียนขนาดใหญ่ ขอแนะนำให้ค้นหาข้อมูลในอดีตที่คุณอาจได้รับจากบริษัทหรือองค์กรอื่นๆ ที่มีกรณีศึกษาที่เกี่ยวข้องกับงานที่คุณกำลังจะเริ่มดำเนินการ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้ปฏิบัติตามหกขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้การศึกษานำร่องอย่างมีประสิทธิภาพ

1. มีเป้าหมายที่ชัดเจน

หากไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน เหตุผลในการศึกษานำร่อง ก็ไม่สามารถโฟกัสได้ หากไม่มีโฟกัส งานของคุณจะไม่ไปถึงเป้าหมาย เพราะจะไม่มีเป้าหมายให้โจมตี ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังศึกษาอะไรและกำหนดเป้าหมายของโครงการ ดูเหมือนเป็นขั้นตอนที่ชัดเจน แต่บ่อยครั้งที่โครงการสะดุดโดยไม่รู้ตัว

ดังนั้น ให้ถามคำถามเพื่อพัฒนาการศึกษานำร่อง ความสำเร็จมีลักษณะอย่างไร? อาจเป็นการผลิตสินค้าราคาถูก หรือบางทีการประหยัดเวลาและนำผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาดเร็วขึ้นอาจมีความสำคัญมากกว่า ไม่ว่าเป้าหมายจะเป็นอย่างไร ชี้แจงให้ชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุไว้อย่างชัดเจน จากนั้นให้ระลึกไว้เสมอเมื่อคุณดำเนินการศึกษานำร่อง วิธีนี้ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าการศึกษานำร่องประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว

2. กำหนดระยะเวลา

ขั้นตอนต่อไปคือการตัดสินใจว่าการศึกษานำร่องควรใช้เวลานานเท่าใด สิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณกำลังศึกษา เป้าหมายของคุณคืออะไร และต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการดำเนินการศึกษานำร่องเพื่อให้ได้แนวคิดข้อดีและข้อเสีย ซึ่งรวมถึงเวลาการตั้งค่าและกระบวนการเสริมอื่นๆ

3. สร้างกลุ่มการศึกษา

กลุ่มที่กำลังทดสอบผลิตภัณฑ์หรือเทคโนโลยีเป็นสำคัญ พวกเขาจะให้ข้อมูลที่คุณต้องการในการตัดสินใจในอนาคตหรือปรับปรุงคุณลักษณะบางอย่าง ดังนั้นกลุ่มจะต้องมีขนาดใหญ่พอที่จะให้ข้อมูลที่ใช้งานได้ แต่ไม่ใหญ่จนเทอะทะ โดยปกติขนาดของกลุ่มจะอยู่ระหว่าง 10 ถึง 20 คน เหล่านี้จะต้องเป็นบุคคลที่เข้าใจวิธีการใช้เทคโนโลยีและทำอย่างสม่ำเสมอ

4. มีแผนการเริ่มต้นใช้งาน

ขั้นตอนนี้ไม่เพียงแต่มีความสำคัญสำหรับกลุ่มการศึกษาเท่านั้น แต่ยังเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าในโครงการต่อไปเมื่อต้องผ่านกระบวนการ QA คุณจะมีชุดคำสั่งที่จะเผยแพร่ในหมู่ทีมของคุณเพื่อทำการทดสอบ คุณจะต้องมีการฝึกอบรมและแหล่งข้อมูลเพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ในการศึกษา หากและเมื่อใดที่ผลิตภัณฑ์หรือเทคโนโลยีพร้อมสำหรับตลาด คุณจะมีกลุ่มผู้ใช้ที่คุ้นเคยกับมัน ซึ่งช่วยในการนำผลิตภัณฑ์หรือเทคโนโลยีไปใช้ในวงกว้าง

5. รับคำติชม

ฟังดูเหมือนไม่มีเกมง่ายๆ การศึกษานำร่องจะมีประโยชน์อย่างไรหากคุณไม่ได้รับคำติชม แต่บางครั้งก็เป็นขั้นตอนที่ชัดเจนที่สุดที่หายไปในการสับเปลี่ยน อย่าละเลยสิ่งนี้

การศึกษานำร่องเป็นการรายงานการลองผิดลองถูก ดังนั้นคุณจึงต้องการได้ยินว่าได้ผลหรือไม่ ซึ่งจะให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่คุณในการแก้ปัญหาและแก้ไขปัญหาก่อนการเปิดตัวในวงกว้าง

กลุ่มการศึกษานำร่องควรได้รับโอกาสอย่างเพียงพอในการแบ่งปันประสบการณ์ของพวกเขาตลอดกระบวนการทั้งหมด ไม่ใช่แค่ในตอนท้ายเท่านั้น เมื่อการศึกษานำร่องเสร็จสิ้น คุณสามารถใช้วิธีการรวบรวมข้อมูลที่เป็นทางการมากขึ้น เช่น การอภิปรายกลุ่ม การสำรวจ และการประเมินตนเอง

6. แก้ไขปัญหา

จุดประสงค์ของการศึกษานำร่องทั้งหมดคือการมีรายการความท้าทายที่ต้องจัดการ ดังนั้น ขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการนี้คือการทำงานกับสิ่งใดก็ตามที่สะดุดหรือสะดุดระหว่างทางสู่ตลาดที่คุณค้นพบและแก้ไขก่อนที่จะปล่อยผลิตภัณฑ์หรือเทคโนโลยี

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณต้องการให้ประโยชน์ของโครงการของคุณมีค่ามากกว่าค่าใช้จ่าย เวลา และความพยายามใดๆ ที่จำเป็นในการดำเนินการ นี่คือการคิดผลตอบแทนจากการลงทุนขั้นพื้นฐานและจะเป็นปัจจัยสุดท้ายในการตัดสินใจเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของโครงการในอนาคต

ProjectManager ช่วยการศึกษานำร่องอย่างไร

การศึกษานำร่องเป็นโครงการ ดังที่เราได้เขียนไว้ก่อนหน้านี้ มันแตกต่างกันในแง่ของขนาดเท่านั้น ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจึงเป็นกุญแจสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณวางแผนและนำไปใช้อย่างดี ด้วย ProjectManager คุณสามารถวางแผนทุกขั้นตอนของการศึกษานำร่องบนบอร์ดคัมบัง แต่ละขั้นตอนคือส่วนหัวของคอลัมน์และงานคือการ์ดที่เดินทางในแนวนอนข้ามพวกเขา

ด้วยมุมมองที่หลากหลายของเรา คุณสามารถติดตามโครงการเพิ่มเติมโดยสลับไปที่มุมมอง Gantt ซึ่งวางงานทั้งหมดไว้ในไทม์ไลน์ของโครงการ วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดจะแสดงด้วยจุดบนไทม์ไลน์ โดยมีแถบเชื่อมต่อเพื่อแสดงระยะเวลาของงาน งานที่เกี่ยวข้องสามารถเชื่อมโยงได้และงานทั้งหมดสามารถมอบหมายให้กับใครก็ตามที่รับผิดชอบในการดำเนินการ

ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการโครงการจะได้รับความโปร่งใสที่ต้องการในทุกด้านของโครงการ แดชบอร์ดของเรารับข้อมูลปัจจุบันและประมวลผลตัวเลขเหล่านั้นเพื่อแสดงเป็นกราฟและแผนภูมิที่มีสีสัน มีการติดตามเมตริกโครงการ 6 รายการ เช่น ความคืบหน้าของงาน ความสมบูรณ์ และความแปรปรวน

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้โครงการทำงานได้อย่างราบรื่นในทุกช่วงตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปิด ผู้จัดการโครงการจะได้รับเครื่องมือที่จำเป็นในการวางแผน ติดตาม และรายงานความคืบหน้าได้ดียิ่งขึ้น ในขณะที่ทีมจะได้รับฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่ทำให้พวกเขามีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองใช้ ProjectManager กับโปรเจ็กต์ถัดไปด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้