ดูแลตัวเอง! 7 วิธีในการป้องกันข้อมูลล้นเกิน

ช่วงเวลาที่เราอาศัยอยู่; มีตัวเลือกมากมาย เรากำลังประสบกับอิสรภาพที่ไม่เหมือนที่อื่นๆ ในประวัติศาสตร์ ซึ่งเราสามารถเลือกได้ว่าต้องการอะไรและเมื่อไหร่ แต่ทางเลือกที่มากเกินไปอาจทำให้คุณท้อใจ และเรารู้เรื่องนี้มาเกือบสองทศวรรษแล้ว

ในปี 2000 นักจิตวิทยา Sheen Iyengar และ Mark Lepper ได้ตีพิมพ์ผลการศึกษาที่แปลกใหม่ของพวกเขา When Choice Is Demotivating ซึ่งพวกเขาได้ศึกษาปฏิกิริยาของผู้บริโภคต่อการได้รับแยมจำนวนมากซึ่งแตกต่างจากจอแสดงผลขนาดเล็ก ในขณะที่การเลือกจำนวนมากดึงดูดความสนใจมากขึ้น แต่ผู้บริโภคกลับซื้อจากข้อเสนอที่น้อยกว่า

แม้ว่ามันอาจจะดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่ผู้คนตัดสินใจได้ดีกว่าเมื่อมีตัวเลือกน้อยกว่า การมีข้อมูลมากเกินไปอาจเป็นอุปสรรคต่อการตัดสินใจที่สำคัญ ปรากฏการณ์นี้มีหลายชื่อ ข้อมูลข่าวสาร ข้อมูลข่าวสาร ความวิตกกังวลเกี่ยวกับข้อมูล และการระเบิดของข้อมูล แต่ขอเรียกให้ชัดเจนว่ามันคืออะไร: ข้อมูลล้นเกิน

ข้อมูลเกินพิกัดคืออะไร?

ข้อมูลล้นเกินเป็นกระบวนการที่มีปัญหาในการพยายามทำความเข้าใจบางสิ่งบางอย่างและตัดสินใจอย่างถูกต้องเมื่อเรามีข้อมูลมากเกินไปเกี่ยวกับสิ่งที่เรากำลังพยายามตัดสินใจ คำนี้มาจากหนังสือเรื่อง The Managing of Organisations ซึ่งเขียนโดยนักวิทยาศาสตร์ทางสังคม Bertram Gross และตีพิมพ์ในปี 1964 แต่มีแนวโน้มว่าคำนี้จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของภาษาสาธารณะที่มีการตีพิมพ์หนังสือ Future Shock ที่ขายดีที่สุดโดย Alvin และ Heidi Toffler ในปี 1970

Tofflers กำหนดข้อมูลโอเวอร์โหลดว่าเกิดขึ้น "เมื่อจำนวนอินพุตไปยังระบบเกินความสามารถในการประมวลผล ผู้มีอำนาจตัดสินใจมีความสามารถในการประมวลผลทางปัญญาค่อนข้างจำกัด ดังนั้น เมื่อข้อมูลล้นเกิน มีแนวโน้มว่าคุณภาพการตัดสินใจจะลดลง”

ให้พูดในแง่ที่มีสีสันมากขึ้น: จำภาพยนตร์ไซไฟเก่า ๆ เหล่านั้นที่คนเอาชนะการกดขี่ของคอมพิวเตอร์เผด็จการที่โหดร้ายโดยตั้งคำถามที่ไร้เหตุผลหรือไม่? ควันเป็นคลื่นจากวงจรที่ไฟดับขณะพยายามคำนวณหาค่าที่คำนวณไม่ได้ เราไม่ใช่คอมพิวเตอร์ แต่เราสามารถระเบิดปะเก็นเวอร์ชั่นของเราเองได้เมื่อเรามีข้อมูลมากเกินไป มันขมวดคิ้วกับเครื่องจักรและสมองของเราหยุดนิ่งในขณะที่ดวงตาของเรากลอกกลับมาในหัวของเราเอาชนะด้วยทางเลือก

อันตรายจากข้อมูลล้นเกิน

แม้ว่าจะไม่มีชื่อ แต่ข้อมูลที่ล้นเกินมีอยู่ตราบใดที่ผู้คนรวบรวมข้อมูล มันพุ่งสูงขึ้นด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี เช่น ในยุคฟื้นฟูศิลปวิทยาเมื่องานเขียนถูกเก็บรักษาไว้โดยการคัดลอกตำราโบราณ แต่มันมีต้นกำเนิดมาจากพระคัมภีร์มากขึ้นไปอีก ซึ่งมีการอ้างถึงในหนังสือปัญญาจารย์ 12:12 ที่กล่าวว่า “การทำหนังสือไม่มีที่สิ้นสุด”

การศึกษาโดย Pew Research Center ระบุว่า 20% รู้สึกว่ามีข้อมูลมากเกินไป ซึ่งสร้างความตึงเครียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานมีความต้องการข้อมูลสูงสำหรับพนักงาน แต่ไม่ใช่แค่ความเครียดในที่ทำงานเท่านั้นที่แสดงออก ข้อมูลเกินสามารถวินิจฉัยได้จากหลายอาการ

หมอกสมอง

คุณเคยได้ยินคำว่า "หมอกสมอง" หรือไม่? สมองเป็นเครื่องมือที่น่าทึ่ง สมองที่เราเพิ่งใช้ในแง่ของศักยภาพของมัน แต่ถึงกระนั้น มันก็ยังมีขีดจำกัด บ่อยครั้งที่เราประมวลผลเกินกว่าที่สมองจะประมวลผลได้ และด้วยเหตุนี้เราจึงเข้าถึงสิ่งที่เรียกว่าความรู้ความเข้าใจเกินพิกัด ซึ่งหมายความว่าเราชนกำแพงจิตที่นำไปสู่ความหงุดหงิดและความคิดที่ไม่ดี

โดยเนื้อแท้จะทำให้ความสามารถในการตัดสินใจที่ดีลดลง ทำให้เรามีแนวโน้มที่จะเข้าใจผิดเชิงตรรกะมากขึ้น จิตใจของเราเหนื่อยล้าและการตัดสินใจต้องใช้พลังงาน ซึ่งกำลังหมดไปในกระบวนการรวบรวมข้อมูล สิ่งนี้ไม่เพียงส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจของคุณเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและความสามารถในการมีแรงจูงใจอีกด้วย นั่นทำให้คุณรู้สึกกังวลหรือไม่? นั่นเป็นอีกอาการหนึ่งของการโอเวอร์โหลดของข้อมูล

วิธีหลีกเลี่ยงข้อมูลที่มากเกินไป

เราอยู่ในยุคที่ข้อมูลข่าวสารอิ่มตัว และในบางครั้งอาจรู้สึกว่าหลีกเลี่ยงไม่ได้ ส่วนใหญ่ไม่มีความหรูหราที่จะออกไปนอกตารางหรือเข้าร่วมวัด แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเราควรยกมือขึ้น ยอมแพ้และกระโดดลงไปในกระแสข้อมูลที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อจมลงในบิตและไบต์

ชาวพุทธกล่าวถึงทางสายกลางซึ่งเป็นเพียงความพอประมาณ เป็นวิธีที่มีสติในการเข้าถึงข้อมูล โดยที่ความมีสติสัมปชัญญะหมายถึงการยับยั้งชั่งใจมากกว่าการละเว้น ความคิดที่ว่าเราสามารถหลีกเลี่ยงข้อมูลได้นั้นไร้สาระและไม่เป็นประโยชน์ แต่มีวิธีที่จะไม่หลงระเริงมากเกินไป นี่เป็นเพียงเจ็ดข้อ—เราไม่ต้องการครอบงำคุณ

1. ถอดปลั๊ก

พวกเราส่วนใหญ่ใช้ชีวิตการทำงานออนไลน์เพื่อความสามารถบางส่วนหรือแยกแยะข้อมูลจำนวนมาก จากนั้นเราก็กลับบ้านและรับข้อมูลเพิ่มเติม ตกหลุมดำของอินเทอร์เน็ตหรือโซเชียลมีเดีย

ใช้สมองของคุณให้เป็นประโยชน์และออกจากคอมพิวเตอร์สองสามชั่วโมงทุกวัน และอย่าลืมปิดการใช้งานการแจ้งเตือนที่น่ารำคาญเหล่านั้น แค่ใช้เวลาไม่ทำอะไรเลย ขี้เกียจ แม้แต่หลีกเลี่ยงหนังสือพิมพ์หรือหนังสือ มีการฝึกสติถ้าคุณต้องการคำแนะนำบางอย่าง แต่เพียงแค่นั่งและอยู่กับความคิดและความรู้สึกของคุณอย่างไม่ตัดสินในขณะที่พวกเขามาและไปก็สามารถบำบัดได้มาก มันให้โอกาสจิตใจของคุณในการรีบูทและชาร์จแบตเตอรี่จิต

ที่เกี่ยวข้อง: 10 วิธีในการทำให้ช่วงพักกลางวันของคุณคุ้มค่า

2. จัดการข้อมูลของคุณ

การถอดปลั๊กอาจไม่ใช่ตัวเลือกในที่ทำงาน ดังนั้นคุณจะต้องใช้วิธีอื่น มีการโจมตีของข้อมูลในที่ทำงาน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องตอบกลับทันทีเมื่อข้อมูลส่งถึงกล่องจดหมายของคุณ

เลือกและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลของคุณมากขึ้น เมื่อคุณได้รับอีเมล เป็นไปได้มากที่คุณจะบอกได้จากหัวเรื่องว่าต้องการคำตอบอย่างรวดเร็วหรือไม่ หรือคุณสามารถทิ้งมันไว้ชั่วขณะหนึ่ง จากนั้นมีช่วงเวลาเฉพาะในระหว่างวันซึ่งคุณสามารถอ่านจดหมายโต้ตอบได้ อย่าลืมตัวกรองสแปมเพื่อรักษาระดับเสียงให้ท่วมท้น นี่คือเทคนิคและเครื่องมือสำคัญสำหรับการจัดการอีเมล

3. ให้ทุกคนมีส่วนร่วม

มีเพียงหลายอย่างที่คุณทำได้ด้วยตัวเองในสำนักงาน แม้ว่าการควบคุมข้อมูลที่ข้ามโต๊ะทำงานของคุณเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็ยังมีข้อมูลโดยรวมที่อยู่นอกเหนืออำนาจของคุณอีกด้วย คุณต้องพัฒนาแนวร่วมที่เป็นหนึ่งเดียวและปรับใช้ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานเพื่อเอาชนะผู้บุกรุกรายนี้

นั่นหมายถึงการสร้างกลยุทธ์ข้อมูลในที่ทำงาน รับความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน ซึ่งควรเปิดใจรับข้ออ้างใดๆ เพื่อลดการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่จำเป็น นั่นอาจหมายถึงการรักษาเอกสารให้น้อยที่สุดและเฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น และทำให้การประชุมตรงประเด็นด้วยการกำหนดวาระการประชุมที่เฉพาะเจาะจง แน่นอน การอัปเกรดซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นได้เช่นกัน

4. ทำให้มันง่าย

ข้อมูลจะซ้ำซ้อนหากมีการทำซ้ำ คุณไม่จำเป็นต้องมีสำเนาของทุกสิ่ง และแน่นอนว่าคุณไม่ต้องการได้รับการแจ้งซ้ำแล้วซ้ำอีก ดังนั้น พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนรู้จักวิธีติดต่อคุณ เพื่อไม่ให้พวกเขาท่วมท้นทุกช่องที่เข้าถึงคุณได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับบันทึกของพวกเขา

หมายความว่า คุณต้องชัดเจนว่าคุณต้องการอีเมล ข้อความ หรือรูปแบบการสื่อสารอื่นๆ หรือไม่ หากพวกเขาต้องการการยืนยัน ให้พวกเขาบอกคุณเพื่อให้คุณสามารถตอบกลับ แทนที่จะให้พวกเขาโทรหาคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับจดหมายจากพวกเขา เป็นเรื่องน่าทึ่งที่ผู้คนได้รับข้อมูลที่พูดสิ่งเดียวกันบนแพลตฟอร์มอื่น (หากคุณกำลังดำเนินโครงการ นี่คือที่ที่แผนการสื่อสารโครงการสามารถช่วยชี้แจงวิธีการกระจายข้อมูล)

5. ทำจิตใจให้ผ่องใส

คิดว่าเป็นงานบ้าน ถ้าคุณไม่กวาดเป็นระยะ คุณจะมีโรงเลี้ยงกระต่ายฝุ่น ถ้าคุณไม่เคลียร์สมอง ข้อมูลสำคัญจะมีเวลายากขึ้นในการขจัดอุปสรรคของเศษซากทางจิตใจทั้งหมด ดังนั้นการ "ทิ้งสมอง" เป็นประจำจึงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรีเซ็ตหัวของคุณและเก็บข้อมูลที่น่ารำคาญไว้มากเกินไป

วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือวิธีสมัยก่อน โดยใช้ปากกาและกระดาษ เขียนทุกความคิดที่ขัดจังหวะการทำงานของคุณ เป็นเรื่องแปลก แต่เมื่อเขียนลงบนกระดาษแล้ว สิ่งเหล่านี้จะออกไปจากหัวคุณ ในแง่หนึ่ง สมองของคุณสามารถจดจ่อกับสิ่งอื่นได้ เนื่องจากคุณได้จัดเก็บข้อมูลที่ปิดกั้นไว้บนกระดาษ ซึ่งเป็นฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกดั้งเดิม

ที่เกี่ยวข้อง: รับแรงบันดาลใจ: 13 แบบฝึกหัดความคิดสร้างสรรค์สำหรับผู้ไม่สร้างสรรค์

6. ตั้งขีดจำกัด

มีบางอย่างที่เรียกว่ากฎสองนาที ซึ่งหมายถึงการใช้เวลาเพียงสองนาทีกับงาน นี่เป็นการจำกัดตัวเองโดยพื้นฐาน ปัญหาอย่างหนึ่งของข้อมูลคือทุกวันนี้มีมากขึ้นและเข้าถึงได้ง่าย ตั้งแต่แหล่งข้อมูลที่เคารพนับถือไปจนถึงข้อมูลอ้างอิง คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญและความเห็นไปจนถึงความคิดเห็นและการทะเลาะเบาะแว้ง หัวข้อใดๆ ก็ไม่สิ้นสุด

แต่คุณสามารถยุติมันได้ด้วยกลยุทธ์การบริหารเวลานี้ ให้ขอบเขตตัวเองว่าการอ้างอิงใดมีค่าและการอ้างอิงใดไม่ นอกจากนี้ เวลามีค่าเท่าใดสำหรับคำถาม และเมื่อใดที่เวลานั้นเป็นอุปสรรคต่อการตัดสินใจ มุ่งความสนใจไปที่หัวข้อที่อยู่ตรงหน้า อย่าทำหลายอย่างพร้อมกัน แต่ให้เวลากับคำถามที่เหมาะสม จากนั้นจึงกระตุ้นการตัดสินใจ

7. เตรียมตัวสำหรับวันถัดไป

คุณผ่านพ้นไปหนึ่งวันโดยไม่มีข้อมูลมากเกินไป ตอนนี้ได้เวลาตั้งค่าวันถัดไปให้ประสบความสำเร็จแล้ว นี่ควรเป็นกิจวัตรประจำวัน ควรทำก่อนเลิกงานหากคุณกำลังคิดถึงที่ทำงาน หรือก่อนเข้านอนหากเป้าหมายเป็นเรื่องส่วนตัวมากกว่า การมุ่งเน้นนี้เป็นวิธีที่มีระเบียบวินัยในการควบคุมการโอเวอร์โหลดของข้อมูล

วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการแสดงรายการงานสองสามอันดับแรกที่คุณต้องจัดการในวันถัดไป จัดลำดับความสำคัญในรายการเพื่อรวบรวมความคิดของคุณเกี่ยวกับวันที่จะมาถึง ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาหรือพลังงานไปกับการคิดมากเรื่องงานหรือไม่สามารถจัดการมันได้เพราะมันจะถึงกำหนดและหายใจไม่ออกอย่างรวดเร็ว

ข้อมูลนั้นมากเกินไปหรือไม่? หวังว่ามันจะเป็นประโยชน์และทำให้หัวของคุณชัดเจนในการจัดการงานของวัน เมื่อคุณมีความคิดที่ถูกต้องแล้ว ก็ถึงเวลาเตรียมเครื่องมือที่เหมาะสมให้ตัวเอง ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่อำนวยความสะดวกเวิร์กโฟลว์ด้วยบอร์ดคัมบัง รายการงาน และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน จัดการข้อมูลของคุณได้ดีขึ้นด้วย ProjectManager โดยทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้