Sauve toi! 7 façons d'éviter la surcharge d'informations

Dans quelle époque vivons-nous ? il y a tellement de choix. Nous vivons une liberté sans pareille dans l'histoire, où nous pouvons choisir exactement ce que nous voulons et quand nous le voulons. Mais trop de choix peut être écrasant, et nous le savons depuis près de deux décennies.

En 2000, les psychologues Sheen Iyengar et Mark Lepper ont publié leur étude révolutionnaire, When Choice Is Demotivating, dans laquelle ils ont étudié les réactions des consommateurs lorsqu'on leur proposait une grande variété de confitures par opposition à un étalage plus petit. Alors que la grande sélection a suscité plus d'intérêt, les consommateurs ont fini par acheter parmi l'offre de moins de choix.

Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, les gens sont plus aptes à prendre des décisions lorsqu'il y a moins d'options parmi lesquelles choisir. Avoir trop d'informations peut vous empêcher de prendre des décisions critiques. Ce phénomène porte plusieurs noms, l'infobésité, l'infoxication, l'anxiété de l'information et l'explosion de l'information. Mais appelons-le simplement par son nom : la surcharge d'informations.

Qu'est-ce que la surcharge d'informations ?

La surcharge d'informations est le processus problématique d'essayer de comprendre quelque chose et de prendre la bonne décision lorsque nous avons trop d'informations sur ce que nous essayons de décider. Le terme provient d'un livre, The Managing of Organizations , écrit par le spécialiste des sciences sociales Bertram Gross et publié en 1964. Mais il est plus probable qu'il soit devenu une partie de la langue vernaculaire publique avec la publication du best-seller Future Shock d'Alvin et Heidi Toffler en 1970.

Les Toffler ont défini la surcharge d'informations comme se produisant « lorsque la quantité d'entrées dans un système dépasse sa capacité de traitement. Les décideurs ont une capacité de traitement cognitif assez limitée. Par conséquent, lorsqu'une surcharge d'informations se produit, il est probable qu'une réduction de la qualité des décisions se produise.

Disons-le en termes plus colorés : souvenez-vous de ces vieux films de science-fiction où une personne surmonte la tyrannie d'un ordinateur diaboliquement autoritaire en posant une question illogique ? De la fumée s'échappe de ses circuits brûlés alors qu'il s'efforce de calculer l'incalculable. Nous ne sommes pas des ordinateurs, mais nous pouvons faire exploser notre propre version des joints lorsque nous sommes surchargés de trop de données. Cela encrasse les machines et nos cerveaux calent alors que nos yeux se révulsent dans nos têtes, vaincus par le choix.

Dangers de la surcharge d'informations

Même si elle n'avait pas de nom, la surcharge d'informations existe depuis aussi longtemps que les gens recueillent des informations. Il culmine avec les progrès de la technologie, comme à la Renaissance lorsque les écrits étaient préservés en copiant des textes anciens. Mais cela remonte encore plus loin dans la Bible, où il est fait référence dans le livre d'Ecclésiaste 12:12, où il est dit : « Il n'y a pas de fin à faire des livres.

Une étude du Pew Research Center a noté que 20% se sentent surchargés d'informations, ce qui crée des tensions, surtout si un travail a de fortes demandes d'informations pour ses employés. Mais ce n'est pas seulement le stress au travail qui se manifeste ; la surcharge d'informations peut être diagnostiquée à travers de nombreux symptômes.

Brouillard cérébral

Vous avez entendu l'expression « brouillard cérébral » ? Un cerveau est un outil incroyable, un outil que nous n'avons exploité qu'en termes de potentiel, mais même s'il a ses limites. Nous dépassons souvent ce que notre cerveau peut traiter et, ce faisant, atteignons ce qu'on appelle la surcharge cognitive, ce qui signifie que nous nous heurtons à un mur mental qui conduit à l'irritabilité et à une mauvaise réflexion.

Cela va intrinsèquement réduire notre capacité à prendre de bonnes décisions, nous rendant plus sujets aux erreurs logiques. Nos esprits se fatiguent et prendre une décision demande de l'énergie, qui s'épuise dans le processus de collecte de données. Cela a un impact non seulement sur votre prise de décision, mais aussi sur votre productivité et votre capacité à rester motivé. Est-ce que cela vous rend anxieux ? Eh bien, c'est un autre symptôme de la surcharge d'informations.

Comment éviter la surcharge d'informations

Nous vivons à une époque saturée d'informations et il peut parfois sembler impossible de l'éviter. La plupart n'ont pas le luxe de sortir du réseau ou de rejoindre un monastère. Mais cela ne veut pas dire qu'il faut baisser les bras, abandonner et sauter dans le flot incessant de données pour se noyer dans les bits et les octets.

Les bouddhistes parlent d'une voie médiane, qui n'est que modération. C'est une façon sobre d'aborder l'information, où sobriété signifie retenue plutôt qu'abstinence. L'idée qu'on peut éviter l'information est ridicule et pas pratique. Mais il existe des moyens de ne pas abuser. En voici seulement sept, nous ne voulons pas vous submerger.

1. Débranchez

La plupart d'entre nous passons notre vie professionnelle en ligne dans une certaine mesure ou digérons de grandes quantités de données. Ensuite, nous rentrons à la maison et aspirons plus d'informations, tombant dans un trou noir d'Internet ou des médias sociaux.

Rendez service à votre cerveau et arrêtez-vous de l'ordinateur pendant quelques heures chaque jour, et assurez-vous de désactiver ces notifications ennuyeuses. Prenez juste le temps de ne rien faire. Être fainéant. Évitez même les journaux ou les livres. Il existe des pratiques de pleine conscience si vous avez besoin de conseils, mais le simple fait de rester assis et d'être présent sans jugement avec vos pensées et vos sentiments au fur et à mesure qu'ils vont et viennent peut être très thérapeutique. Cela donne à votre esprit une chance de redémarrer et de recharger ses batteries mentales.

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2. Gérez vos informations

Le débranchement n'est peut-être pas une option au travail, vous devrez donc adopter une autre approche. Il y a une multitude d'informations au travail, mais cela ne signifie pas que vous devez y répondre immédiatement lorsqu'elles arrivent dans votre boîte de réception.

Soyez plus sélectif et priorisez vos informations. Lorsque vous recevez un e-mail, vous pouvez très probablement dire à partir de la ligne d'objet s'il nécessite une réponse rapide ou si vous pouvez le mettre de côté pendant un moment. Ensuite, disposez d'une période dédiée dans la journée pendant laquelle vous pouvez parcourir vos correspondances. N'oubliez pas un filtre anti-spam pour maintenir le volume à une inondation raisonnable. Ce sont des techniques et des outils clés pour la gestion des e-mails.

3. Faites participer tout le monde

Vous ne pouvez pas faire grand-chose par vous-même dans un bureau. S'il est important de contrôler les informations qui transitent par votre bureau, il existe également des données plus collectives qui échappent à votre pouvoir. Vous devez développer un front unifié et déployer l'excellence opérationnelle pour vaincre cet envahisseur.

Cela signifie créer une stratégie d'information au travail. Obtenez l'adhésion de vos collègues, qui devraient être ouverts à toute excuse pour réduire l'échange d'informations inutiles. Cela pourrait signifier réduire au minimum la paperasserie et uniquement lorsque cela est essentiel et maintenir les réunions sur le point en ayant un ordre du jour défini et spécifique. Bien entendu, la mise à niveau de votre logiciel de gestion de projet peut également contribuer à réduire les étapes inutiles.

4. Restez simple

L'information est redondante si elle est dupliquée. Vous n'avez pas besoin d'une copie conforme de tout, et vous ne voulez certainement pas recevoir le même avis encore et encore. Par conséquent, faites de votre mieux pour vous assurer que les gens savent comment vous joindre, afin qu'ils n'inondent pas tous les canaux qui peuvent vous joindre afin de s'assurer que vous recevez leur note.

Cela signifie que vous devez être explicite quant à savoir si vous préférez les e-mails, les SMS ou toute autre forme de communication. S'ils ont besoin d'une confirmation, laissez-les vous le dire afin que vous puissiez répondre, plutôt que de les laisser vous appeler pour s'assurer que vous avez bien reçu leur missive. Il est remarquable de voir la quantité d'informations qu'une personne obtient et qui disent simplement la même chose sur une plate-forme différente. (Si vous dirigez un projet, c'est là qu'un plan de communication de projet peut aider à clarifier la manière dont les informations seront distribuées.)

5. Videz votre esprit

Considérez cela comme des tâches ménagères. Si vous ne balayez pas périodiquement, vous aurez une ménagerie de lapins de poussière. Si vous ne vous videz pas la tête, les informations importantes auront plus de mal à éliminer les obstacles de tous ces débris mentaux. Par conséquent, un "vide-mémoire" régulier est un excellent moyen de réinitialiser votre tête et de garder cette surcharge d'informations embêtante à distance.

Une façon de le faire est à l'ancienne, avec un stylo et du papier. Notez chaque pensée qui interrompt votre travail. C'est étrange, mais une fois qu'ils sont sur papier, ils sortent de votre tête. Dans un sens, cela permet à votre cerveau de se concentrer sur d'autres choses parce que vous avez stocké des informations qui le bloquaient sur un papier, le disque dur externe d'origine.

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6. Fixez des limites

Il existe quelque chose qui s'appelle la règle des deux minutes, ce qui signifie ne consacrer que deux minutes à une tâche. C'est essentiellement se donner des limites. Un problème avec l'information, c'est qu'aujourd'hui il y en a toujours plus et c'est facilement accessible. Des sources respectées aux références anecdotiques, des conseils d'experts et des commentaires aux opinions et aux diatribes, il n'y a pas de fin à n'importe quel sujet.

Mais vous pouvez mettre un terme à cela avec cette stratégie de gestion du temps. Donnez-vous des limites, quelles citations sont précieuses et lesquelles ne le sont pas ? Aussi, combien de temps vaut la question et quand ce temps devient-il un obstacle à la prise de décision ? Concentrez-vous sur le sujet à portée de main, ne faites pas plusieurs tâches à la fois, mais donnez à la question le temps qu'elle mérite, puis appuyez sur la gâchette de la décision.

7. Préparez-vous pour le lendemain

Eh bien, vous avez traversé une journée sans surcharge d'informations, il est maintenant temps de mettre en place la suivante pour qu'elle soit aussi réussie. Cela devrait être une pratique quotidienne, mieux vaut le faire avant de quitter le travail si vous pensez au bureau, ou avant d'aller vous coucher si l'objectif est plus personnel. Cette concentration est une manière disciplinée de garder la surcharge d'informations sous contrôle.

Une façon d'y parvenir est d'énumérer les quelques principales tâches que vous devez accomplir le lendemain. Classez-les par ordre de priorité dans une liste pour recueillir vos réflexions sur la journée à venir, ce qui vous aidera également à ne pas perdre de temps ou d'énergie à trop réfléchir au travail ou à être incapable de le gérer parce qu'il devient rapidement dû et vous souffle dans le cou.

Était-ce trop d'informations à assimiler ? J'espère que cela s'avérera utile et vous rendra la tête claire pour gérer le travail de la journée. Une fois que vous avez le bon état d'esprit, il est temps de vous équiper des bons outils. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui facilite le flux de travail avec des tableaux kanban, des listes de tâches et une plateforme collaborative. Gérez mieux vos informations avec ProjectManager en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.