Salve-se! 7 maneiras de evitar a sobrecarga de informações

Em que tempo vivemos; Existem muitas escolhas. Estamos experimentando uma liberdade diferente de qualquer outra na história, onde podemos escolher exatamente o que queremos e quando queremos. Mas, muita escolha pode ser esmagadora, e sabemos disso há quase duas décadas.

Em 2000, os psicólogos Sheen Iyengar e Mark Lepper publicaram seu estudo inovador, When Choice Is Demotivating, onde estudaram as reações do consumidor ao receber uma grande variedade de geleias em contraste com uma vitrine menor. Enquanto a grande seleção atraiu mais interesse, os consumidores acabaram comprando da oferta de menos opções.

Embora possa parecer contra-intuitivo, as pessoas são melhores em tomar decisões quando há menos opções para escolher. Ter muita informação pode atrapalhar você na hora de tomar decisões críticas. Esse fenômeno tem muitos nomes, infobesidade, infoxicação, ansiedade de informação e explosão de informação. Mas vamos chamá-lo claramente do que é: sobrecarga de informações.

O que é sobrecarga de informação?

A sobrecarga de informações é o processo problemático de tentar entender algo e tomar a decisão certa quando temos informações demais sobre o que estamos tentando decidir. O termo deriva de um livro, The Managing of Organizations , escrito pelo cientista social Bertram Gross e publicado em 1964. Mas é mais provável que tenha se tornado parte do vernáculo público com a publicação do best-seller Future Shock de Alvin e Heidi Toffler em 1970.

Os Tofflers definiram a sobrecarga de informações como ocorrendo “quando a quantidade de entrada de um sistema excede sua capacidade de processamento. Os tomadores de decisão têm capacidade de processamento cognitivo bastante limitada. Consequentemente, quando ocorre sobrecarga de informações, é provável que ocorra uma redução na qualidade da decisão.”

Vamos colocar em termos mais coloridos: lembra daqueles velhos filmes de ficção científica em que uma pessoa supera a tirania de algum computador diabolicamente autoritário fazendo uma pergunta ilógica? A fumaça sai de seus circuitos queimados enquanto luta para calcular o incalculável. Não somos computadores, mas podemos explodir nossa própria versão de gaxetas quando estamos sobrecarregados com muitos dados. Isso atrapalha o maquinário e nossos cérebros param enquanto nossos olhos rolam para trás em nossas cabeças, vencidos pela escolha.

Perigos da sobrecarga de informações

Mesmo que não tivesse um nome, a sobrecarga de informações existe desde que as pessoas coletam informações. Ele aumenta com os avanços da tecnologia, como no Renascimento, quando os escritos foram preservados pela cópia de textos antigos. Mas isso remonta ainda mais à Bíblia, onde é mencionado no livro de Eclesiastes 12:12, onde é dito: “Para fazer livros não há fim”.

Um estudo do Pew Research Center observou que 20% se sentem sobrecarregados com informações, o que cria tensão, especialmente se um trabalho exige muita informação para seus funcionários. Mas não é apenas o estresse no trabalho que se manifesta; a sobrecarga de informações pode ser diagnosticada por meio de muitos sintomas.

Confusão mental

Você já ouviu a expressão “nevoeiro cerebral”? Um cérebro é uma ferramenta incrível, que só exploramos em termos de seu potencial, mas mesmo ele tem seus limites. Muitas vezes excedemos o que nossos cérebros podem processar e, ao fazê-lo, atingimos algo chamado sobrecarga cognitiva, o que significa que atingimos uma parede mental que leva à irritabilidade e ao pensamento ruim.

Isso inerentemente reduzirá a capacidade de tomar boas decisões, tornando-nos mais propensos a falácias lógicas. Nossas mentes se cansam e tomar uma decisão consome energia, que se esgota no processo de coleta de dados. Isso afeta não apenas sua tomada de decisões, mas também sua produtividade e capacidade de se manter motivado. Isso faz você se sentir ansioso? Bem, esse é outro sintoma de sobrecarga de informações.

Como evitar a sobrecarga de informações

Vivemos em uma era saturada de informações e às vezes pode parecer impossível evitar. A maioria não tem o luxo de sair da rede ou ingressar em um mosteiro. Mas isso não significa que se deva desistir, desistir e pular no fluxo interminável de dados para se afogar em bits e bytes.

Os budistas falam de um caminho do meio, que é apenas moderação. É uma forma sóbria de abordar a informação, onde a sobriedade significa contenção e não abstinência. A ideia de que se pode evitar a informação é ridícula e pouco prática. Mas há maneiras de não exagerar. Aqui estão apenas sete – não queremos sobrecarregar você.

1. Desconecte

A maioria de nós gasta nossa vida profissional on-line em alguma capacidade ou digerir grandes quantidades de dados. Então chegamos em casa e sugamos mais informações, caindo em um buraco negro da internet ou das redes sociais.

Faça um favor ao seu cérebro e saia do computador por algumas horas todos os dias, e certifique-se de desativar essas notificações irritantes. Basta ter tempo para não fazer nada. Ser preguiçoso. Evite até mesmo jornais ou livros. Existem práticas de atenção plena se você precisar de alguma orientação, mas apenas sentar e estar presente sem julgamentos com seus pensamentos e sentimentos à medida que eles vêm e vão pode ser muito terapêutico. Dá à sua mente a chance de reiniciar e carregar suas baterias mentais.

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2. Gerencie suas informações

Desconectar pode não ser uma opção no trabalho, então você terá que adotar outra abordagem. Há uma enxurrada de informações no trabalho, mas isso não significa que você tenha que responder a elas imediatamente quando elas chegarem à sua caixa de entrada.

Seja mais seletivo e priorize suas informações. Quando você recebe um e-mail, provavelmente pode dizer pela linha de assunto se ele precisa de uma resposta rápida ou se pode deixá-lo de lado por um tempo. Então tenha um período dedicado durante o dia em que você pode passar por suas correspondências. Não se esqueça de um filtro de spam para manter o volume em uma inundação razoável. Estas são as principais técnicas e ferramentas para gerenciamento de e-mail.

3. Envolva todos

Há tanta coisa que você pode fazer sozinho em um escritório. Embora seja importante controlar as informações que passam pela sua mesa, também há mais dados coletivos que estão além do seu poder. Você deve desenvolver uma frente unificada e implantar excelência operacional para derrotar esse invasor.

Isso significa criar uma estratégia de informação no trabalho. Obtenha a adesão dos colegas de trabalho, que devem estar abertos a qualquer desculpa para reduzir a troca de informações desnecessárias. Isso pode significar manter a papelada no mínimo e apenas quando for essencial e manter as reuniões no ponto por meio de uma agenda definida e específica. Obviamente, atualizar seu software de gerenciamento de projetos também pode ajudar a reduzir etapas desnecessárias.

4. Mantenha a simplicidade

A informação é redundante se for duplicada. Você não precisa de uma cópia carbono de tudo, e certamente não quer receber o mesmo aviso repetidamente. Portanto, faça o possível para garantir que as pessoas saibam como entrar em contato com você, para que não inundem todos os canais que podem chegar até você para garantir que você receba a nota deles.

Isso significa ser explícito se você prefere e-mail, texto ou alguma outra forma de comunicação. Se eles precisarem de confirmação, deixe-os dizer para que você possa responder, em vez de pedir que eles liguem para você para ter certeza de que você recebeu a missiva. É notável a quantidade de informações que uma pessoa obtém que apenas diz a mesma coisa em uma plataforma diferente. (Se você estiver executando um projeto, é aqui que um plano de comunicação do projeto pode ajudar a esclarecer como as informações serão distribuídas.)

5. Limpe sua mente

Pense nisso como trabalho doméstico. Se você não varrer periodicamente, terá uma coleção de coelhinhos de poeira. Se você não limpar sua cabeça, as informações importantes terão mais dificuldade em limpar os obstáculos de todos os detritos mentais. Portanto, um “despejo cerebral” regular é uma ótima maneira de redefinir sua cabeça e manter essa sobrecarga de informações traquinas afastada.

Uma maneira de fazer isso é à moda antiga, com caneta e papel. Anote todos os pensamentos que estão interrompendo seu trabalho. É estranho, mas uma vez que estão no papel, estão fora de sua cabeça. De certa forma, permite que seu cérebro se concentre em outras coisas porque você armazenou informações que o estavam bloqueando em um papel, o disco rígido externo original.

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6. Defina limites

Existe algo chamado regra dos dois minutos, que significa gastar apenas dois minutos em uma tarefa. Isso é essencialmente dar limites a si mesmo. Um problema com a informação é que hoje há sempre mais e é facilmente acessível. De fontes respeitadas a referências anedóticas, conselhos de especialistas e comentários a opiniões e discursos, não há fim para nenhum assunto.

Mas você pode acabar com isso com essa estratégia de gerenciamento de tempo. Dê a si mesmo limites, quais citações são valiosas e quais não são? Além disso, quanto tempo vale a pergunta e quando esse tempo se torna um impedimento para tomar uma decisão? Concentre-se no assunto em questão, não multitarefa, mas dê à pergunta o tempo que ela merece e, em seguida, puxe o gatilho da decisão.

7. Prepare-se para o dia seguinte

Bem, você passou um dia sem sobrecarga de informações, agora é hora de configurar o próximo para ter o mesmo sucesso. Esta deve ser uma prática diária, melhor fazê-lo antes de sair do trabalho, se estiver pensando no escritório, ou antes de ir para a cama, se o objetivo for mais pessoal. Esse foco é uma maneira disciplinada de manter a sobrecarga de informações sob controle.

Uma maneira de fazer isso é listar as principais tarefas que você precisa enfrentar no dia seguinte. Priorize-os em uma lista para coletar seus pensamentos sobre o próximo dia, o que também o ajudará a não perder tempo ou energia pensando demais no trabalho ou incapaz de gerenciá-lo porque está rapidamente se tornando devido e respirando no seu pescoço.

Era muita informação para assimilar? Espero que seja útil e deixe sua cabeça clara para lidar com o trabalho do dia. Uma vez que você tenha a mentalidade certa, então é hora de se equipar com as ferramentas certas. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que facilita o fluxo de trabalho com quadros kanban, listas de tarefas e uma plataforma colaborativa. Gerencie melhor suas informações com o ProjectManager fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias hoje.