Salvati! 7 modi per prevenire il sovraccarico di informazioni

In che tempo viviamo; Ci sono così tante scelte. Stiamo sperimentando una libertà diversa da qualsiasi altra nella storia, dove possiamo scegliere esattamente ciò che vogliamo e quando lo vogliamo. Ma troppa scelta può essere opprimente e lo sappiamo da quasi due decenni.

Nel 2000, gli psicologi Sheen Iyengar e Mark Lepper hanno pubblicato il loro studio rivoluzionario, When Choice Is Demotivating, in cui hanno studiato le reazioni dei consumatori all'offerta di una grande varietà di marmellate in contrasto con un display più piccolo. Mentre la vasta selezione ha attirato più interesse, i consumatori hanno finito per acquistare dall'offerta di meno scelte.

Sebbene possa sembrare controintuitivo, le persone sono più brave a prendere decisioni quando ci sono meno opzioni tra cui scegliere. Avere troppe informazioni può ostacolarti quando prendi decisioni critiche. Questo fenomeno ha molti nomi, infobesità, infossicazione, ansia da informazione ed esplosione di informazioni. Ma chiamiamola semplicemente per quello che è: sovraccarico di informazioni.

Che cos'è il sovraccarico di informazioni?

Il sovraccarico di informazioni è il processo problematico di cercare di capire qualcosa e prendere la decisione giusta quando abbiamo troppe informazioni su ciò che stiamo cercando di decidere. Il termine deriva da un libro, The Managing of Organizations , scritto dallo scienziato sociale Bertram Gross e pubblicato nel 1964. Ma è più probabile che sia diventato parte del vernacolo pubblico con la pubblicazione del bestseller Future Shock di Alvin e Heidi Toffler nel 1970.

I Toffler hanno definito il sovraccarico di informazioni che si verifica "quando la quantità di input a un sistema supera la sua capacità di elaborazione. I decisori hanno una capacità di elaborazione cognitiva piuttosto limitata. Di conseguenza, quando si verifica un sovraccarico di informazioni, è probabile che si verifichi una riduzione della qualità delle decisioni”.

Mettiamola in termini più coloriti: ricordi quei vecchi film di fantascienza in cui una persona supera la tirannia di qualche computer diabolicamente autoritario ponendo una domanda illogica? Il fumo fuoriesce dai suoi circuiti bruciati mentre lotta per calcolare l'incalcolabile. Non siamo computer, ma possiamo far saltare in aria la nostra versione di guarnizioni quando siamo sovraccarichi di troppi dati. Ingozza i macchinari e il nostro cervello si blocca mentre i nostri occhi roteano indietro nella nostra testa, sopraffatti dalla scelta.

Pericoli di sovraccarico di informazioni

Anche se non aveva un nome, il sovraccarico di informazioni esiste da quando le persone hanno raccolto informazioni. Punta con i progressi della tecnologia, come nel Rinascimento quando gli scritti venivano preservati copiando testi antichi. Ma risale ancora più indietro alla Bibbia, dove è menzionato nel libro di Ecclesiaste 12:12, dove si dice: "Non c'è fine a fare libri".

Uno studio del Pew Research Center ha rilevato che il 20% si sente sovraccarico di informazioni, il che crea tensione, soprattutto se un lavoro richiede elevate richieste di informazioni per i propri dipendenti. Ma non è solo lo stress sul lavoro che si manifesta; il sovraccarico di informazioni può essere diagnosticato attraverso molti sintomi.

Cervello annebbiato

Hai sentito l'espressione "nebbia del cervello"? Un cervello è uno strumento straordinario, uno che abbiamo sfruttato solo in termini di potenziale, ma anche esso ha i suoi limiti. Spesso superiamo ciò che il nostro cervello può elaborare e così facendo raggiungiamo qualcosa chiamato sovraccarico cognitivo, il che significa che colpiamo un muro mentale che porta a irritabilità e scarsa capacità di pensiero.

Questo intrinsecamente ridurrà la propria capacità di prendere buone decisioni, rendendoci più inclini a errori logici. Le nostre menti si stancano e prendere una decisione richiede energia, che si esaurisce nel processo di raccolta dei dati. Ciò influisce non solo sul processo decisionale, ma anche sulla produttività e sulla capacità di rimanere motivati. Ti fa sentire ansioso? Bene, questo è un altro sintomo di sovraccarico di informazioni.

Come evitare il sovraccarico di informazioni

Viviamo in un'era satura di informazioni e a volte potrebbe sembrare impossibile evitarle. La maggior parte non ha il lusso di uscire dalla griglia o di unirsi a un monastero. Ma ciò non significa che uno dovrebbe alzare le mani, arrendersi e saltare nel flusso infinito di dati per affogare in bit e byte.

I buddisti parlano di una via di mezzo, che è solo moderazione. È un modo sobrio di avvicinarsi all'informazione, dove sobrietà significa moderazione piuttosto che astinenza. L'idea che si possa evitare l'informazione è ridicola e non pratica. Ma ci sono modi per non esagerare. Eccone solo sette: non vogliamo sopraffarti.

1. Scollegare

La maggior parte di noi trascorre la propria vita lavorativa online con una certa capacità o digerisce grandi quantità di dati. Poi torniamo a casa e assorbiamo più informazioni, cadendo in un buco nero di Internet o dei social media.

Fai un favore al tuo cervello e spegni il computer per alcune ore ogni giorno e assicurati di disabilitare quelle fastidiose notifiche. Prenditi del tempo per non fare nulla. Essere pigro. Anche evitare giornali o libri. Ci sono pratiche di consapevolezza se hai bisogno di una guida, ma semplicemente stare seduto ed essere presente senza giudicare con i tuoi pensieri e sentimenti mentre vanno e vengono può essere molto terapeutico. Dà alla tua mente la possibilità di riavviarsi e caricare le sue batterie mentali.

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2. Gestisci le tue informazioni

La disconnessione potrebbe non essere un'opzione al lavoro, quindi dovrai adottare un altro approccio. C'è un assalto di informazioni al lavoro, ma ciò non significa che devi rispondere immediatamente quando arriva nella tua casella di posta.

Sii più selettivo e dai la priorità alle tue informazioni. Quando ricevi un'e-mail, molto probabilmente puoi dire dalla riga dell'oggetto se ha bisogno di una risposta rapida o se puoi metterla da parte per un po'. Quindi dedica un periodo dedicato durante la giornata in cui puoi esaminare le tue corrispondenze. Non dimenticare un filtro antispam per mantenere il volume a un livello ragionevole. Queste sono tecniche e strumenti chiave per la gestione della posta elettronica.

3. Coinvolgi tutti

C'è solo così tanto che puoi fare da solo in un ufficio. Sebbene sia importante controllare le informazioni che attraversano la tua scrivania, ci sono anche più dati collettivi che sono al di là delle tue possibilità. Devi sviluppare un fronte unificato e schierare l'eccellenza operativa per sconfiggere questo invasore.

Ciò significa creare una strategia dell'informazione al lavoro. Ottieni il consenso dei colleghi, che dovrebbero essere aperti a qualsiasi scusa per ridurre lo scambio di informazioni non necessarie. Ciò potrebbe significare ridurre al minimo le scartoffie e solo quando è essenziale e mantenere le riunioni puntuali grazie a un'agenda definita e specifica. Naturalmente, l'aggiornamento del software di gestione dei progetti può anche aiutare a ridurre i passaggi non necessari.

4. Mantieni la semplicità

Le informazioni sono ridondanti se sono duplicate. Non hai bisogno di una copia carbone di tutto e di certo non vuoi ricevere lo stesso avviso più e più volte. Pertanto, fai del tuo meglio per assicurarti che le persone sappiano come raggiungerti, in modo che non inondino tutti i canali che possono raggiungerti per assicurarti di ricevere la loro nota.

Ciò significa che sii esplicito se preferisci e-mail, SMS o qualche altra forma di comunicazione. Se hanno bisogno di conferma, lascia che te lo dicano in modo che tu possa rispondere, invece di farti chiamare per assicurarsi che tu abbia ricevuto la loro missiva. È straordinario quante informazioni ottiene una persona che dice la stessa cosa su una piattaforma diversa. (Se stai gestendo un progetto, è qui che un piano di comunicazione del progetto può aiutare a chiarire come verranno distribuite le informazioni.)

5. Svuota la mente

Consideralo come un lavoro domestico. Se non spazzi periodicamente, avrai un serraglio di coniglietti di polvere. Se non ti schiarisci le idee, le informazioni importanti avranno più difficoltà a liberare gli ostacoli da tutti quei detriti mentali. Pertanto, un normale "scarico del cervello" è un ottimo modo per ripristinare la testa e tenere a bada quel fastidioso sovraccarico di informazioni.

Un modo per farlo è il vecchio modo, con carta e penna. Annota ogni pensiero che interrompe il tuo lavoro. È strano, ma una volta che sono sulla carta, sono fuori di testa. In un certo senso, consente al tuo cervello di concentrarsi su altre cose perché hai memorizzato informazioni che lo stavano bloccando su un foglio, il disco rigido esterno originale.

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6. Imposta i limiti

C'è una cosa chiamata regola dei due minuti, che significa dedicare solo due minuti a un'attività. Questo è essenzialmente darsi dei limiti. Un problema con le informazioni è che oggi ce n'è sempre di più ed è facilmente accessibile. Da fonti rispettate a riferimenti aneddotici, consigli di esperti e commenti a opinioni e sproloqui, non c'è fine a nessun argomento.

Ma puoi porre fine a questo con questa strategia di gestione del tempo. Datti dei limiti, quali citazioni sono preziose e quali no? Inoltre, quanto tempo vale la domanda e quando quel tempo diventa un impedimento per prendere una decisione? Concentrati sull'argomento in questione, non multitasking, ma dai alla domanda il tempo che merita e poi premi il grilletto sulla decisione.

7. Preparati per il giorno successivo

Bene, hai superato un giorno senza sovraccarico di informazioni, ora è il momento di impostare il prossimo per avere lo stesso successo. Questa dovrebbe essere una pratica quotidiana, meglio farlo prima di lasciare il lavoro se stai pensando all'ufficio, o prima di andare a letto se l'obiettivo è più personale. Questo focus è un modo disciplinato per tenere sotto controllo il sovraccarico di informazioni.

Un modo per farlo è elencare le prime poche attività che devi affrontare il giorno successivo. Assegna loro la priorità in un elenco per raccogliere i tuoi pensieri sul giorno a venire, il che ti aiuterà anche a non sprecare tempo o energie pensando troppo al lavoro o non essendo in grado di gestirlo perché sta rapidamente diventando dovuto e con il fiato sul collo.

Erano troppe informazioni da accettare? Si spera che si dimostrerà utile e renderà la tua mente chiara per gestire il lavoro della giornata. Una volta che hai la giusta mentalità, allora è il momento di dotarti degli strumenti giusti. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che facilita il flusso di lavoro con schede kanban, elenchi di attività e una piattaforma collaborativa. Gestisci meglio le tue informazioni con ProjectManager usufruendo oggi di questa prova gratuita di 30 giorni.