¡Ahorrarse! 7 formas de prevenir la sobrecarga de información

En qué tiempo vivimos; Hay tantas opciones. Estamos experimentando una libertad como ninguna otra en la historia, donde podemos elegir exactamente lo que queremos y cuando lo queremos. Pero demasiadas opciones pueden ser abrumadoras, y lo sabemos desde hace casi dos décadas.

En 2000, los psicólogos Sheen Iyengar y Mark Lepper publicaron su innovador estudio, When Choice Is Demotivating, donde estudiaron las reacciones de los consumidores cuando se les ofreció una gran variedad de mermeladas en contraste con una exhibición más pequeña. Si bien la gran selección atrajo más interés, los consumidores terminaron comprando de la oferta de menos opciones.

Si bien puede parecer contradictorio, las personas son mejores para tomar decisiones cuando hay menos opciones para elegir. Tener demasiada información puede entorpecerte a la hora de tomar decisiones críticas. Este fenómeno tiene muchos nombres, infobesidad, infoxicación, ansiedad de información y explosión de información. Pero llamémoslo claramente como es: sobrecarga de información.

¿Qué es la sobrecarga de información?

La sobrecarga de información es el proceso problemático de tratar de entender algo y tomar la decisión correcta cuando tenemos demasiada información sobre lo que estamos tratando de decidir. El término proviene de un libro, La gestión de las organizaciones , escrito por el científico social Bertram Gross y publicado en 1964. Pero lo más probable es que se convirtió en parte de la lengua vernácula pública con la publicación del éxito de ventas Future Shock de Alvin y Heidi Toffler en 1970.

Los Toffler definieron la sobrecarga de información como algo que ocurre “cuando la cantidad de entrada a un sistema excede su capacidad de procesamiento. Los tomadores de decisiones tienen una capacidad de procesamiento cognitivo bastante limitada. En consecuencia, cuando se produce una sobrecarga de información, es probable que se produzca una reducción de la calidad de las decisiones”.

Pongámoslo en términos más coloridos: ¿recuerdan esas viejas películas de ciencia ficción donde una persona supera la tiranía de una computadora diabólicamente autoritaria al plantear una pregunta ilógica? El humo sale de sus circuitos quemados mientras lucha por calcular lo incalculable. No somos computadoras, pero podemos explotar nuestra propia versión de juntas cuando estamos sobrecargados con demasiados datos. Atasca la maquinaria y nuestros cerebros se estancan mientras nuestros ojos retroceden en nuestras cabezas, vencidos por la elección.

Peligros de la sobrecarga de información

Incluso si no tuviera un nombre, la sobrecarga de información ha existido desde que las personas recopilaron información. Se dispara con los avances tecnológicos, como en el Renacimiento cuando los escritos se conservaban copiando textos antiguos. Pero se remonta aún más atrás, a la Biblia, donde se menciona en el libro de Eclesiastés 12:12, donde se dice: "No hay fin para hacer libros".

Un estudio del Centro de Investigación Pew señaló que el 20 por ciento se siente sobrecargado de información, lo que crea tensión, especialmente si un trabajo tiene una gran demanda de información para sus empleados. Pero no es solo el estrés en el trabajo lo que se manifiesta; la sobrecarga de información se puede diagnosticar a través de muchos síntomas.

Niebla del cerebro

¿Has escuchado la expresión “niebla mental”? Un cerebro es una herramienta increíble, que solo hemos aprovechado en términos de su potencial, pero incluso tiene sus límites. A menudo excedemos lo que nuestro cerebro puede procesar y, al hacerlo, alcanzamos algo llamado sobrecarga cognitiva, lo que significa que golpeamos una pared mental que conduce a la irritabilidad y a la falta de pensamiento.

Esto inherentemente reducirá la capacidad de uno para tomar buenas decisiones, haciéndonos más propensos a las falacias lógicas. Nuestras mentes se cansan y tomar una decisión requiere energía, que se agota en el proceso de recopilación de datos. Esto afecta no solo su toma de decisiones, sino también su productividad y capacidad para mantenerse motivado. ¿Eso te hace sentir ansioso? Bueno, ese es otro síntoma de sobrecarga de información.

Cómo evitar la sobrecarga de información

Vivimos en una era saturada de información y, a veces, puede parecer imposible de evitar. La mayoría no puede darse el lujo de desconectarse o unirse a un monasterio. Pero eso no significa que uno deba darse por vencido, darse por vencido y saltar en el flujo interminable de datos para ahogarse en bits y bytes.

Los budistas hablan de un camino intermedio, que es solo moderación. Es una forma sobria de acercarse a la información, donde la sobriedad significa moderación en lugar de abstinencia. La idea de que uno puede evitar la información es ridícula y no práctica. Pero hay maneras de no excederse. Aquí hay solo siete, no queremos abrumarte.

1. Desenchufe

La mayoría de nosotros pasamos nuestra vida laboral en línea hasta cierto punto o digerimos grandes cantidades de datos. Luego llegamos a casa y absorbemos más información, cayendo en un agujero negro de Internet o las redes sociales.

Hazle un favor a tu cerebro y aléjate de la computadora durante unas horas todos los días, y asegúrate de desactivar esas molestas notificaciones. Tómese el tiempo para no hacer nada. Ser flojo. Incluso evite los periódicos o los libros. Existen prácticas de atención plena si necesita orientación, pero simplemente sentarse y estar presente sin juzgar sus pensamientos y sentimientos a medida que van y vienen puede ser muy terapéutico. Le da a tu mente la oportunidad de reiniciar y cargar sus baterías mentales.

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2. Administre su información

Es posible que desconectarse no sea una opción en el trabajo, por lo que tendrá que adoptar otro enfoque. Hay una avalancha de información en el trabajo, pero eso no significa que tengas que responderla inmediatamente cuando llega a tu bandeja de entrada.

Sea más selectivo y priorice su información. Cuando recibe un correo electrónico, lo más probable es que sepa por el asunto si necesita una respuesta rápida o si puede dejarlo de lado por un tiempo. Luego tenga un período dedicado durante el día en el que pueda revisar sus correspondencias. No olvide un filtro de spam para mantener el volumen a un nivel razonable. Estas son técnicas y herramientas clave para la gestión del correo electrónico.

3. Involucrar a todos

No hay mucho que puedas hacer por tu cuenta en una oficina. Si bien es importante controlar la información que cruza su escritorio, también hay más datos colectivos que están fuera de su alcance. Debe desarrollar un frente unificado y desplegar excelencia operativa para derrotar a este invasor.

Eso significa crear una estrategia de información en el trabajo. Obtenga la aceptación de los compañeros de trabajo, quienes deben estar abiertos a cualquier excusa para reducir el intercambio de información innecesaria. Eso podría significar mantener el papeleo al mínimo y solo cuando sea esencial y mantener las reuniones al día con una agenda definida y específica. Por supuesto, actualizar su software de gestión de proyectos también puede ayudar a reducir los pasos innecesarios.

4. Mantenlo simple

La información es redundante si está duplicada. No necesita una copia al carbón de todo, y ciertamente no desea recibir el mismo aviso una y otra vez. Por lo tanto, haga todo lo posible para asegurarse de que las personas sepan cómo comunicarse con usted, para que no inunden todos los canales que pueden comunicarse con usted para asegurarse de que reciba su nota.

Eso significa que debes ser explícito sobre si prefieres el correo electrónico, el mensaje de texto o alguna otra forma de comunicación. Si necesitan confirmación, deja que te lo digan para que puedas responder, en lugar de que te llamen para asegurarse de que has recibido su misiva. Es notable la cantidad de información que recibe una persona que simplemente dice lo mismo en una plataforma diferente. (Si está ejecutando un proyecto, aquí es donde un plan de comunicación del proyecto puede ayudar a aclarar cómo se distribuirá la información).

5. Despeja tu mente

Piense en ello como tareas domésticas. Si no barre periódicamente, tendrá una colección de motas de polvo. Si no despejas tu mente, la información importante tendrá más dificultades para despejar los obstáculos de todos esos desechos mentales. Por lo tanto, una "descarga de cerebro" regular es una excelente manera de reiniciar su cabeza y mantener a raya esa molesta sobrecarga de información.

Una forma de hacerlo es a la antigua, con lápiz y papel. Anota cada pensamiento que interrumpa tu trabajo. Es extraño, pero una vez que están en el papel, están fuera de tu cabeza. En cierto sentido, le permite a su cerebro concentrarse en otras cosas porque almacenó información que lo estaba bloqueando en un papel, el disco duro externo original.

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6. Establecer límites

Hay algo que se llama la regla de los dos minutos, que significa dedicar solo dos minutos a una tarea. Esto es esencialmente darte límites a ti mismo. Un problema con la información es que hoy en día siempre hay más y es de fácil acceso. Desde fuentes respetadas hasta referencias anecdóticas, consejos y comentarios de expertos, opiniones y diatribas, no hay fin para ningún tema.

Pero puedes poner fin a eso con esta estrategia de gestión del tiempo. Ponte límites, ¿qué citas son valiosas y cuáles no? Además, ¿cuánto tiempo vale la pregunta y cuándo ese tiempo se convierte en un impedimento para tomar una decisión? Concéntrese en el tema en cuestión, no realice múltiples tareas, pero dele a la pregunta el tiempo que se merece y luego presione el gatillo para tomar la decisión.

7. Prepárate para el día siguiente

Bueno, pasaste un día sin sobrecarga de información, ahora es el momento de configurar el próximo para tener el mismo éxito. Esta debe ser una práctica diaria, es mejor hacerlo antes de salir del trabajo si estás pensando en la oficina, o antes de acostarte si el objetivo es más personal. Este enfoque es una forma disciplinada de mantener bajo control la sobrecarga de información.

Una forma de hacerlo es hacer una lista de las tareas principales que debe abordar al día siguiente. Priorízalos en una lista para recopilar tus pensamientos sobre el día siguiente, lo que también te ayudará a no perder el tiempo o la energía pensando demasiado en el trabajo o no poder manejarlo porque el vencimiento es rápido y te está agobiando.

¿Era demasiada información para asimilar? Con suerte, resultará útil y aclarará su mente para manejar el trabajo del día. Una vez que tenga la mentalidad correcta, es hora de equiparse con las herramientas adecuadas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que facilita el flujo de trabajo con tableros kanban, listas de tareas y una plataforma colaborativa. Administre mejor su información con ProjectManager tomando esta prueba gratuita de 30 días hoy.