Ratuj siebie! 7 sposobów na zapobieganie przeładowaniu informacjami

W jakim czasie żyjemy; jest tak wiele możliwości wyboru. Doświadczamy wolności jak żadna inna w historii, gdzie możemy wybrać dokładnie to, czego chcemy i kiedy chcemy. Ale zbyt duży wybór może być przytłaczający i wiemy o tym od prawie dwóch dekad.

W 2000 roku psychologowie Sheen Iyengar i Mark Lepper opublikowali swoje przełomowe badanie, Kiedy wybór jest demotywujący, w którym zbadali reakcje konsumentów na zaoferowanie im szerokiej gamy dżemów w przeciwieństwie do mniejszej ekspozycji. Podczas gdy duży wybór cieszył się większym zainteresowaniem, konsumenci ostatecznie kupowali z oferty o mniejszym wyborze.

Choć może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ludzie lepiej podejmują decyzje, gdy jest mniej opcji do wyboru. Posiadanie zbyt dużej ilości informacji może utrudnić Ci podejmowanie krytycznych decyzji. Zjawisko to ma wiele nazw, infobesity, infoxication, niepokój informacyjny i eksplozja informacji. Ale nazwijmy to po prostu tak: przeciążenie informacjami.

Co to jest przeciążenie informacjami?

Przeciążenie informacjami to problematyczny proces próby zrozumienia czegoś i podjęcia właściwej decyzji, gdy mamy zbyt dużo informacji o tym, co próbujemy zdecydować. Termin ten wywodzi się z książki „Zarządzanie organizacjami ” napisanej przez socjologa Bertrama Grossa i opublikowanej w 1964 roku. Jednak bardziej prawdopodobne stało się, że stała się ona częścią powszechnego języka potocznego wraz z publikacją bestsellerowego Future Shock Alvina i Heidi Tofflerów w 1970 roku.

Tofflerowie zdefiniowali przeciążenie informacyjne jako występujące „gdy ilość danych wejściowych do systemu przekracza jego możliwości przetwarzania. Decydenci mają dość ograniczoną zdolność przetwarzania poznawczego. W konsekwencji, gdy nastąpi przeciążenie informacjami, prawdopodobne jest, że nastąpi pogorszenie jakości decyzji”.

Ujmijmy to w bardziej barwny sposób: pamiętasz te stare filmy science fiction, w których człowiek pokonuje tyranię jakiegoś diabolicznie autorytarnego komputera, zadając nielogiczne pytanie? Dym kłębi się z wypalonych obwodów, gdy próbuje obliczyć rzeczy nieobliczalne. Nie jesteśmy komputerami, ale możemy wysadzić własną wersję uszczelek, gdy jesteśmy przeładowani zbyt dużą ilością danych. To blokuje maszynerię, a nasze mózgi zatrzymują się, gdy nasze oczy cofają się w naszych głowach, pokonane przez wybór.

Niebezpieczeństwa przeciążenia informacjami

Nawet jeśli nie miał nazwy, przeciążenie informacjami istnieje odkąd ludzie gromadzili informacje. Wspina się wraz z postępem technologicznym, takim jak w renesansie, kiedy pisma zostały zachowane dzięki kopiowaniu starożytnych tekstów. Ale wywodzi się jeszcze dalej z Biblii, gdzie jest mowa w Księdze Kaznodziei Salomona 12:12, gdzie jest powiedziane: „Robieniu ksiąg nie ma końca”.

Badanie przeprowadzone przez Pew Research Center wykazało, że 20 procent osób czuje się przeładowanych informacjami, co powoduje napięcie, zwłaszcza jeśli praca wiąże się z wysokimi wymaganiami informacyjnymi dla pracowników. Ale manifestuje się nie tylko stres w pracy; Przeciążenie informacjami można zdiagnozować na podstawie wielu objawów.

Zaćmienie mózgu

Słyszałeś wyrażenie „mgła mózgowa”? Mózg to niesamowite narzędzie, które wykorzystaliśmy tylko pod względem jego potencjału, ale nawet on ma swoje ograniczenia. Często przekraczamy to, co nasz mózg może przetworzyć, a tym samym osiągamy coś, co nazywa się przeciążeniem poznawczym, co oznacza, że ​​uderzamy w mentalną ścianę, która prowadzi do drażliwości i słabego myślenia.

To z natury zmniejszy zdolność podejmowania dobrych decyzji, czyniąc nas bardziej podatnymi na błędy logiczne. Nasze umysły męczą się, a podejmowanie decyzji wymaga energii, która wyczerpuje się w procesie zbierania danych. Wpływa to nie tylko na podejmowanie decyzji, ale także na produktywność i zdolność do utrzymania motywacji. Czy to sprawia, że ​​czujesz się niespokojny? Cóż, to kolejny objaw przeładowania informacjami.

Jak uniknąć przeładowania informacjami

Żyjemy w wieku przesyconym informacją i czasami wydaje się, że nie da się tego uniknąć. Większość nie ma luksusu, by wyjść z sieci lub wstąpić do klasztoru. Ale to nie znaczy, że należy podnosić ręce, poddawać się i skakać w niekończącym się strumieniu danych, by utonąć w bitach i bajtach.

Buddyści mówią o środkowej ścieżce, która jest po prostu umiarkowaniem. To trzeźwy sposób podejścia do informacji, gdzie trzeźwość oznacza raczej powściągliwość niż wstrzemięźliwość. Pomysł, że można uniknąć informacji, jest niedorzeczny i niepraktyczny. Ale są sposoby, aby nie przesadzić. Oto tylko siedem — nie chcemy cię przytłoczyć.

1. Odłącz

Większość z nas spędza swoje życie zawodowe w sieci lub przetwarza duże ilości danych. Potem wracamy do domu i wysysamy więcej informacji, wpadając w czarną dziurę Internetu lub mediów społecznościowych.

Zrób swojemu mózgowi przysługę i wyjdź z komputera na kilka godzin każdego dnia i upewnij się, że wyłączysz te irytujące powiadomienia. Po prostu nie rób nic. Być leniwym. Unikaj nawet gazet i książek. Istnieją praktyki uważności, jeśli potrzebujesz wskazówek, ale samo siedzenie i bycie bez osądzania swoimi myślami i uczuciami, gdy przychodzą i odchodzą, może być bardzo terapeutyczne. Daje twojemu umysłowi szansę na ponowne uruchomienie i naładowanie mentalnych baterii.

Powiązane: 10 sposobów na to, aby warto było zrobić przerwę na lunch

2. Zarządzaj swoimi informacjami

Odłączenie może nie być opcją w pracy, więc będziesz musiał zastosować inne podejście. W pracy jest zalew informacji, ale nie oznacza to, że musisz na nie reagować natychmiast, gdy trafią do Twojej skrzynki odbiorczej.

Bądź bardziej selektywny i nadaj priorytet swoim informacjom. Gdy otrzymasz wiadomość e-mail, najprawdopodobniej z tematu możesz powiedzieć, czy wymaga szybkiej odpowiedzi, czy możesz odłożyć ją na chwilę. Następnie miej wyznaczony okres w ciągu dnia, w którym możesz przejrzeć swoją korespondencję. Nie zapomnij o filtrze antyspamowym, który utrzyma głośność na rozsądnym poziomie. Są to kluczowe techniki i narzędzia do zarządzania pocztą e-mail.

3. Zaangażuj wszystkich

Tylko tyle możesz zrobić samodzielnie w biurze. Chociaż ważne jest, aby kontrolować informacje, które przechodzą przez twoje biurko, istnieje również więcej danych zbiorczych, które są poza twoją mocą. Aby pokonać tego najeźdźcę, musicie stworzyć jednolity front i wdrożyć doskonałość operacyjną.

Oznacza to tworzenie strategii informacyjnej w pracy. Uzyskaj akceptację od współpracowników, którzy powinni być otwarci na wszelkie wymówki, aby ograniczyć wymianę niepotrzebnych informacji. Może to oznaczać ograniczenie do minimum pracy papierkowej i tylko wtedy, gdy jest to niezbędne, oraz utrzymywanie spotkań na miejscu dzięki zdefiniowanemu i konkretnemu programowi. Oczywiście aktualizacja oprogramowania do zarządzania projektami może również pomóc w ograniczeniu niepotrzebnych kroków.

4. Zachowaj prostotę

Informacje są zbędne, jeśli są zduplikowane. Nie potrzebujesz kopii wszystkiego i na pewno nie chcesz otrzymywać tego samego powiadomienia w kółko. Dlatego postaraj się, aby ludzie wiedzieli, jak się z Tobą skontaktować, aby nie zasypywali każdego kanału, który może do Ciebie dotrzeć, aby upewnić się, że otrzymasz ich notatkę.

Oznacza to, że jasno określ, czy wolisz e-mail, SMS czy inną formę komunikacji. Jeśli potrzebują potwierdzenia, pozwól im powiedzieć, abyś mógł odpowiedzieć, zamiast dzwonić do Ciebie, aby upewnić się, że otrzymałeś ich wiadomość. To niezwykłe, ile informacji otrzymuje osoba, które mówią to samo na innej platformie. (Jeśli prowadzisz projekt, w tym miejscu plan komunikacji projektu może pomóc wyjaśnić, w jaki sposób informacje będą rozpowszechniane).

5. Oczyść swój umysł

Pomyśl o tym jak o pracach domowych. Jeśli nie zamiatasz od czasu do czasu, będziesz miał menażerię kurzych króliczków. Jeśli nie wyczyścisz głowy, ważne informacje będą miały trudności z usunięciem przeszkód ze wszystkich mentalnych szczątków. Dlatego regularny „zrzut mózgu” to świetny sposób na zresetowanie głowy i powstrzymanie tego nieznośnego przeciążenia informacjami.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest staromodny sposób, za pomocą pióra i papieru. Zapisz każdą myśl, która przeszkadza ci w pracy. To dziwne, ale kiedy są już na papierze, wymykają ci się z głowy. W pewnym sensie pozwala mózgowi skupić się na innych rzeczach, ponieważ przechowujesz informacje, które go blokowały na papierze, oryginalnym zewnętrznym dysku twardym.

Powiązane: Zainspiruj się: 13 ćwiczeń kreatywności dla osób niekreatywnych

6. Ustaw limity

Istnieje coś takiego jak reguła dwóch minut, która oznacza poświęcenie tylko dwóch minut na zadanie. Zasadniczo oznacza to nadanie sobie ograniczeń. Jednym z problemów z informacją jest to, że dzisiaj jest ich zawsze więcej i jest łatwo dostępna. Od szanowanych źródeł po anegdotyczne odniesienia, porady ekspertów i komentarze do opinii i tyrad, nie ma końca żadnemu tematowi.

Ale możesz położyć temu kres dzięki tej strategii zarządzania czasem. Daj sobie granice, które cytaty są cenne, a które nie? Ile czasu jest warte pytania i kiedy ten czas staje się przeszkodą w podjęciu decyzji? Skoncentruj się na danym temacie, nie rób wielu zadań jednocześnie, ale daj pytaniu czas, na jaki zasługuje, a następnie pociągnij za spust, aby podjąć decyzję.

7. Przygotuj się na następny dzień

Cóż, przetrwałeś jeden dzień bez nadmiaru informacji, teraz nadszedł czas, aby ustawić następny, aby odnieść sukces. Powinna to być codzienna praktyka, najlepiej zrobić to przed wyjściem z pracy, jeśli myślisz o biurze, lub przed pójściem spać, jeśli cel jest bardziej osobisty. Ta koncentracja jest zdyscyplinowanym sposobem kontrolowania przeciążenia informacjami.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest wymienienie kilku najważniejszych zadań, z którymi musisz się zmierzyć następnego dnia. Uporządkuj je na liście, aby zebrać myśli o nadchodzącym dniu, co również pomoże ci nie marnować czasu ani energii na nadmierne przemyślenie pracy lub niemożność jej wykonania, ponieważ szybko staje się należna i oddycha ci na karku.

Czy to za dużo informacji, aby je zebrać? Miejmy nadzieję, że okaże się to pomocne i sprawi, że twój umysł będzie jasny, aby poradzić sobie z pracą dnia. Kiedy już masz właściwe nastawienie, nadszedł czas, aby wyposażyć się w odpowiednie narzędzia. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które ułatwia przepływ pracy dzięki tablicom kanban, listom zadań i platformie współpracy. Zarządzaj swoimi informacjami lepiej dzięki ProjectManagerowi, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.