Selamatkan diri mu! 7 Cara Mencegah Kelebihan Informasi

Apa waktu kita hidup di; ada begitu banyak pilihan. Kami mengalami kebebasan tidak seperti yang lain dalam sejarah, di mana kami dapat memilih dengan tepat apa yang kami inginkan dan kapan kami menginginkannya. Namun, terlalu banyak pilihan bisa membuat Anda kewalahan, dan kami telah mengetahui hal ini selama hampir dua dekade.

Pada tahun 2000, psikolog Sheen Iyengar dan Mark Lepper menerbitkan studi inovatif mereka, When Choice Is Demotivating, di mana mereka mempelajari reaksi konsumen saat ditawari berbagai macam selai berbeda dengan tampilan yang lebih kecil. Sementara pilihan besar menarik lebih banyak minat, konsumen akhirnya membeli dari penawaran pilihan yang lebih sedikit.

Meskipun mungkin tampak berlawanan dengan intuisi, orang lebih baik dalam membuat keputusan ketika ada lebih sedikit pilihan untuk dipilih. Memiliki terlalu banyak informasi dapat menghambat Anda ketika membuat keputusan penting. Fenomena ini memiliki banyak nama, infobesitas, intoksikasi, kecemasan informasi, dan ledakan informasi. Tapi mari kita sebut saja apa adanya: informasi yang berlebihan.

Apa Itu Kelebihan Informasi?

Informasi yang berlebihan adalah proses bermasalah dalam mencoba memahami sesuatu dan membuat keputusan yang tepat ketika kita memiliki terlalu banyak informasi tentang apa yang kita coba putuskan. Istilah ini berasal dari sebuah buku, The Managing of Organizations , yang ditulis oleh ilmuwan sosial Bertram Gross dan diterbitkan pada tahun 1964. Tetapi lebih mungkin menjadi bagian dari bahasa publik dengan penerbitan Future Shock yang laris oleh Alvin dan Heidi Toffler pada tahun 1970.

The Tofflers mendefinisikan kelebihan informasi sebagai terjadi “ketika jumlah input ke sistem melebihi kapasitas pemrosesannya. Pengambil keputusan memiliki kapasitas pemrosesan kognitif yang cukup terbatas. Akibatnya, ketika terjadi kelebihan informasi, kemungkinan penurunan kualitas keputusan akan terjadi.”

Mari kita taruh dalam istilah yang lebih berwarna: ingat film-film sci-fi lama di mana seseorang mengatasi tirani komputer otoriter yang kejam dengan mengajukan pertanyaan yang tidak logis? Asap mengepul dari sirkuit yang terbakar saat ia berjuang untuk menghitung yang tak terhitung. Kami bukan komputer, tetapi kami dapat meledakkan versi kami sendiri ketika kami kelebihan beban dengan terlalu banyak data. Itu membuat mesin mati dan otak kita terhenti saat mata kita berputar ke belakang, dikuasai oleh pilihan.

Bahaya Kelebihan Informasi

Bahkan jika tidak memiliki nama, informasi yang berlebihan telah ada selama orang mengumpulkan informasi. Ini melonjak dengan kemajuan teknologi, seperti di Renaisans ketika tulisan-tulisan diawetkan dengan menyalin teks-teks kuno. Tapi itu berakar lebih jauh ke Alkitab, di mana itu dirujuk dalam kitab Pengkhotbah 12:12, di mana dikatakan, "Membuat buku tidak ada akhirnya."

Sebuah studi oleh Pew Research Center mencatat bahwa 20 persen merasa terbebani dengan informasi, yang menciptakan ketegangan, terutama jika pekerjaan memiliki tuntutan informasi yang tinggi bagi karyawannya. Tapi bukan hanya stres di tempat kerja yang terwujud; informasi yang berlebihan dapat didiagnosis melalui banyak gejala.

Kabut Otak

Anda pernah mendengar ungkapan "kabut otak"? Otak adalah alat yang luar biasa, yang baru saja kita manfaatkan dari segi potensinya, tetapi bahkan ada batasnya. Kita sering melampaui apa yang dapat diproses oleh otak kita dan dengan demikian mencapai sesuatu yang disebut kelebihan kognitif, yang berarti kita menabrak dinding mental yang mengarah pada lekas marah dan pemikiran yang buruk.

Ini secara inheren akan mengurangi kemampuan seseorang untuk membuat keputusan yang baik, membuat kita lebih rentan terhadap kesalahan logika. Pikiran kita menjadi lelah dan membuat keputusan membutuhkan energi, yang terkuras dalam proses pengumpulan data. Ini tidak hanya berdampak pada pengambilan keputusan Anda, tetapi juga produktivitas dan kemampuan Anda untuk tetap termotivasi. Apakah itu membuat Anda merasa cemas? Nah, itu gejala lain dari informasi yang berlebihan.

Bagaimana Menghindari Informasi yang Berlebihan

Kita hidup di zaman yang jenuh dengan informasi dan kadang-kadang mungkin terasa mustahil untuk dihindari. Sebagian besar tidak memiliki kemewahan untuk keluar dari jaringan atau bergabung dengan biara. Tapi itu tidak berarti seseorang harus mengangkat tangan, menyerah dan melompat dalam aliran data yang tak ada habisnya untuk tenggelam dalam bit dan byte.

Umat ​​Buddha berbicara tentang jalan tengah, yang hanya moderasi. Ini adalah cara yang bijaksana untuk mendekati informasi, di mana ketenangan berarti menahan diri daripada pantang. Gagasan bahwa seseorang dapat menghindari informasi adalah konyol dan tidak praktis. Tapi ada cara untuk tidak berlebihan. Ini hanya tujuh—kami tidak ingin membebani Anda.

1. Cabut

Sebagian besar dari kita menghabiskan kehidupan kerja kita secara online untuk beberapa kapasitas atau mencerna petak besar data. Kemudian kita pulang dan menyedot lebih banyak informasi, jatuh ke dalam lubang hitam internet atau media sosial.

Bantulah otak Anda dan matikan komputer selama beberapa jam setiap hari, dan pastikan untuk menonaktifkan notifikasi yang mengganggu itu. Luangkan waktu untuk tidak melakukan apa-apa. Jadi malas. Bahkan menghindari koran atau buku. Ada latihan perhatian jika Anda memerlukan bimbingan, tetapi hanya duduk dan hadir tanpa menghakimi dengan pikiran dan perasaan Anda saat mereka datang dan pergi bisa sangat terapeutik. Ini memberi pikiran Anda kesempatan untuk reboot dan mengisi baterai mentalnya.

Terkait: 10 Cara Membuat Istirahat Makan Siang Anda Layak Diambil

2. Kelola Informasi Anda

Mencabut kabel mungkin bukan pilihan di tempat kerja, jadi Anda harus mengambil pendekatan lain. Ada gempuran informasi di tempat kerja, tetapi itu tidak berarti Anda harus segera menanggapinya saat informasi itu masuk ke kotak masuk Anda.

Lebih selektif dan prioritaskan informasi Anda. Saat Anda menerima email, kemungkinan besar Anda dapat mengetahui dari baris subjek apakah email tersebut memerlukan tanggapan cepat atau Anda dapat mengesampingkannya untuk sementara waktu. Kemudian memiliki periode khusus di siang hari di mana Anda dapat pergi melalui korespondensi Anda. Jangan lupa filter spam untuk menjaga volume agar tetap masuk akal. Ini adalah teknik dan alat utama untuk manajemen email.

3. Libatkan Semua Orang

Hanya ada begitu banyak yang dapat Anda lakukan sendiri di kantor. Meskipun penting untuk mengontrol informasi yang melintasi meja Anda, ada juga lebih banyak data kolektif yang berada di luar kemampuan Anda. Anda harus mengembangkan front terpadu, dan menyebarkan keunggulan operasional, untuk mengalahkan penyerbu ini.

Itu berarti menciptakan strategi informasi di tempat kerja. Dapatkan dukungan dari rekan kerja, yang harus terbuka terhadap alasan apa pun untuk mengurangi pertukaran informasi yang tidak perlu. Itu bisa berarti menjaga dokumen seminimal mungkin dan hanya ketika penting dan menjaga rapat tetap pada titik dengan memiliki agenda yang jelas dan spesifik. Tentu saja, memutakhirkan perangkat lunak manajemen proyek Anda juga dapat membantu mengurangi langkah-langkah yang tidak perlu.

4. Tetap Sederhana

Informasi menjadi mubazir jika diduplikasi. Anda tidak memerlukan salinan karbon dari semuanya, dan Anda tentu tidak ingin mendapatkan pemberitahuan yang sama berulang-ulang. Oleh karena itu, lakukan yang terbaik untuk memastikan orang tahu cara menghubungi Anda, sehingga mereka tidak membanjiri setiap saluran yang dapat menjangkau Anda untuk memastikan Anda mendapatkan catatan mereka.

Itu berarti, jelaskan secara eksplisit apakah Anda lebih suka email, teks, atau bentuk komunikasi lainnya. Jika mereka membutuhkan konfirmasi, biarkan mereka memberi tahu Anda sehingga Anda dapat merespons, daripada meminta mereka menelepon Anda untuk memastikan Anda telah menerima surat resmi mereka. Sungguh menakjubkan betapa banyak informasi yang didapat seseorang yang hanya mengatakan hal yang sama di platform yang berbeda. (Jika Anda menjalankan proyek, di sinilah rencana komunikasi proyek dapat membantu memperjelas bagaimana informasi akan didistribusikan.)

5. Bersihkan Pikiran Anda

Anggap saja sebagai pekerjaan rumah. Jika Anda tidak menyapu secara berkala, Anda akan memiliki banyak kelinci debu. Jika Anda tidak menjernihkan pikiran, informasi penting akan lebih sulit membersihkan rintangan dari semua puing-puing mental itu. Oleh karena itu, "pembuangan otak" biasa adalah cara yang bagus untuk mengatur ulang kepala Anda dan menjaga agar informasi sial itu tidak berlebihan.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah cara kuno, dengan pena dan kertas. Tuliskan setiap pikiran yang mengganggu pekerjaan Anda. Aneh, tapi begitu mereka di atas kertas, mereka keluar dari kepala Anda. Dalam arti tertentu, ini memungkinkan otak Anda untuk fokus pada hal-hal lain karena Anda telah menyimpan informasi yang menghalanginya di atas kertas, hard drive eksternal asli.

Terkait: Dapatkan Inspirasi: 13 Latihan Kreativitas untuk Non-Kreatif

6. Tetapkan Batas

Ada sesuatu yang disebut aturan dua menit, yang berarti hanya menghabiskan dua menit untuk satu tugas. Ini pada dasarnya memberi diri Anda batasan. Satu masalah dengan informasi adalah bahwa hari ini selalu ada lebih banyak dan mudah diakses. Dari sumber yang disegani hingga referensi anekdot, saran ahli dan komentar hingga opini dan kata-kata kasar, tidak ada akhir untuk subjek apa pun.

Tapi Anda bisa mengakhirinya dengan strategi manajemen waktu ini. Beri diri Anda batasan, kutipan mana yang berharga, dan mana yang tidak? Juga, berapa banyak waktu yang layak untuk pertanyaan dan kapan waktu itu menjadi penghalang untuk membuat keputusan? Fokus pada subjek yang ada, jangan melakukan banyak tugas, tetapi berikan pertanyaan waktu yang layak dan kemudian tarik pelatuk pada keputusan.

7. Persiapkan untuk Hari Berikutnya

Nah, Anda melewati satu hari tanpa informasi yang berlebihan, sekarang saatnya menyiapkan hari berikutnya untuk menjadi sukses. Ini harus menjadi latihan sehari-hari, sebaiknya dilakukan sebelum Anda berangkat kerja jika Anda memikirkan kantor, atau sebelum Anda tidur jika targetnya lebih pribadi. Fokus ini adalah cara yang disiplin untuk menjaga agar informasi yang berlebihan tetap terkendali.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan membuat daftar beberapa tugas teratas yang harus Anda selesaikan pada hari berikutnya. Prioritaskan mereka dalam daftar untuk mengumpulkan pemikiran Anda tentang hari yang akan datang, yang juga akan membantu Anda tidak membuang waktu atau energi untuk terlalu memikirkan pekerjaan atau tidak mampu mengelolanya karena itu cepat jatuh tempo dan bernapas di leher Anda.

Apakah itu terlalu banyak informasi untuk diterima? Mudah-mudahan, ini akan terbukti membantu dan membuat kepala Anda jernih untuk menangani pekerjaan hari itu. Setelah Anda memiliki pola pikir yang benar, maka inilah saatnya untuk melengkapi diri Anda dengan alat yang tepat. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memfasilitasi alur kerja dengan papan kanban, daftar tugas, dan platform kolaboratif. Kelola informasi Anda lebih baik dengan ProjectManager dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.