Как создать эффективную стратегию электронной почты для событийного маркетинга

Провести мероприятие — виртуальное или личное — никогда не бывает совсем просто. Часто это возбуждение и истощение в равных долях.

Это относится к мероприятиям, которые вы можете проводить дома, например, к ужину в честь Дня Благодарения для друзей и семьи, а также к мероприятиям, которые ваш малый бизнес или некоммерческая организация может проводить для клиентов, клиентов, потенциальных клиентов, доноров, волонтеров и других лиц, которые поддерживают наши усилия.

Сегодня, когда маркетинговые электронные письма заменили рукописные приглашения, а платформы социальных сетей стали новым «сарафанным радио», крайне необходимо создавать эффективные электронные приглашения на мероприятия.

Событийный маркетинг — отличный способ продвигать свой бизнес, получать больше потенциальных клиентов, делиться ценной информацией, встречаться с важными людьми и создавать шумиху вокруг своего бизнеса. Будь то онлайн-мероприятие или оффлайн, важно, чтобы люди пришли, потому что вы их заставили.

И как это происходит?

Все начинается с маркетинговых писем, которые вы отправляете. Итак, позвольте нам помочь вам составить план. В этой статье мы покажем вам все, что вам нужно знать, в том числе, сколько писем о мероприятиях нужно отправить, что сказать в этих письмах и, конечно же, как заставить людей на самом деле ответить на приглашение!

Постановка целей для маркетинговых рассылок о событиях

Электронный маркетинг — наиболее эффективный и распространенный метод, используемый маркетологами для продвижения мероприятия. В то время как 40% предприятий начали использовать социальные сети для продвижения мероприятий, маркетинг по электронной почте остается самым популярным — 76%.

Нельзя отрицать, что электронная почта по-прежнему остается лучшим и наиболее эффективным способом для компаний связываться со своими клиентами и потенциальными клиентами. Будь то рекламное электронное письмо или не рекламное, электронное письмо поможет вам оставаться в курсе и донести ваше сообщение.

Прежде чем вы начнете отправлять рекламные электронные письма для вашего следующего мероприятия, вы должны рассмотреть свои цели. Задайте себе вопросы ниже.

Кому вы отправляете маркетинговые электронные письма о мероприятиях?

Если вы не знаете, кто ваша аудитория, правильное сообщение никогда не будет доставлено. Знание того, кому вы отправляете электронные письма, влияет на то, что вы говорите, как вы это говорите и насколько хорошо это найдет отклик у читателя. Например, если вы отправляете маркетинговое электронное письмо с информацией о событиях потенциальным лидам, вы можете немного рассказать о себе, в то время как вашим существующим клиентам это не нужно. При необходимости создайте два отдельных письма и соответствующим образом сегментируйте свой список адресов электронной почты.

Что вы хотите сказать?

Маркетинговые электронные письма о событиях могут быть простыми, например, «Приходите на наше мероприятие», или чем-то захватывающим, например, «Не пропустите самое захватывающее событие в городе». Но то, что вы говорите, зависит от того, кто вы и кто ваша аудитория. Электронные письма с приглашениями на мероприятия, которые вы отправляете, должны резонировать с вашим бизнесом и с тем, как его воспринимают люди. Вы можете быть простым, прямолинейным, забавным и даже чрезмерным.

На каких эмоциях вы пытаетесь играть?

Когда мы что-то читаем, мы часто чувствуем себя определенным образом. Точно так же ваши маркетинговые электронные письма о событиях заставят ваших читателей чувствовать себя. Какую эмоцию вы хотите, чтобы это было? Вы хотите, чтобы ваши читатели чувствовали себя взволнованными, заинтригованными или просто вынуждены ответить на приглашение?

Что вы хотите, чтобы читатели сделали?

Просто отправить электронное письмо для рекламы вашего мероприятия недостаточно. Убедитесь, что читатели предпримут желаемое действие — это ключ к успешному мероприятию. Вы хотите, чтобы читатели нажимали на призыв к действию «Зарегистрироваться здесь» или вы хотите, чтобы они связались с вами по электронной почте, телефону или при ответе на приглашение? Добавление ссылки в регистрационную форму мероприятия – лучший способ вести подсчет участников, отслеживать показатели электронного маркетинга, а также узнавать, работают ли электронные письма.

Как создать план email-маркетинга событий

После того, как вы провели мозговой штурм по вышеупомянутым вопросам, пришло время приступить к разработке маркетинговой стратегии вашего мероприятия по электронной почте!

1. Определитесь с количеством писем

В зависимости от масштаба мероприятия, типа мероприятия и количества людей, которых вы приглашаете, вам необходимо определить, сколько маркетинговых писем вы собираетесь отправить. Это включает в себя первое электронное письмо, которое отправляется всем приглашенным, последующие электронные письма, электронные письма с напоминаниями, электронные письма людям, которые, возможно, вообще не открывали электронное письмо, и многое другое. Ключевым моментом здесь является то, что каждое электронное письмо должно быть уникальным и хорошо продуманным. Вы не можете каждый раз получать одно и то же письмо с напоминанием или подтверждением.

2. Тема письма имеет значение

Без отличной сюжетной линии все остальное не имеет значения. Строка темы — это то, что заставит людей открыть и увидеть ваше приглашение. Так что создайте некоторую срочность. Например: «Осталось всего 4 места на семинар на следующей неделе» или «Осталось всего несколько мест на урок экологичного вина».

Эффективность любой кампании по электронной почте, в том числе и маркетинговых писем о событиях, во многом зависит от темы. У вас есть всего несколько секунд, чтобы произвести впечатление в слишком тесном почтовом ящике, поэтому убедитесь, что строка темы письма выделяется и привлекает внимание.

3. Будьте четкими и убедительными

У вас может быть много чего сказать и привести много причин, почему получатель электронной почты должен посетить ваше мероприятие, но будьте краткими, точными и четкими. Никто не любит читать длинные электронные письма, и идея состоит в том, чтобы заставить читателя быстро зарегистрироваться. Выберите ключевые моменты и наиболее ценные части мероприятия, чтобы привести человека к призыву к действию. Проведите мероприятие, объяснив, о чем оно, и почему приглашенный должен потрудиться прийти. Убедитесь, что они понимают преимущества или то, что они узнают.

4. Учитывайте элементы дизайна

Это очень важный момент. Иногда даже самый привлекательный контент и призыв к действию могут потеряться в ошеломляющем дизайне. Слишком громко, слишком много шрифтов, слишком много или мало изображений, сжатый контент, слишком много цветов — это лишь некоторые элементы плохого дизайна. Держите его свежим и легким для глаз, делая ваш контент коротким и привлекательным и добавляя заметную кнопку CTA, ведущую обратно на страницу регистрации. Кроме того, убедитесь, что дизайн шаблона электронной почты адаптирован для мобильных устройств.

Используйте свой логотип и уникальные фирменные цвета в электронном приглашении на мероприятие, на главной странице и на странице регистрации. Вы хотите, чтобы люди знали, что это приглашение от вас, что это заслуживающее доверия событие и что оно будет выделяться среди всех других приглашений, которые могут получать ваши гости.

Вот план маркетинговой кампании по электронной почте, который поможет вам начать работу:

1. Отправьте первое электронное письмо с приглашением, рассказывающим о мероприятии и призывающем к действию.
2. Отправьте триггерное электронное письмо «Спасибо за регистрацию» людям, которые зарегистрировались.
3. Отправьте последующее электронное письмо не открывающим/людям, которые не перешли по ссылке через 4 дня, включая основные моменты событий и призыв к действию.
4. Отправьте электронное письмо с подтверждением «Спасибо за регистрацию» людям, которые зарегистрировались.
5. Отправьте электронное письмо «Последний шанс зарегистрироваться» тем, кто не открыл страницу/людям, которые не перешли по ссылке в течение 4 дней, чтобы создать ощущение FOMO (страх пропустить) и ощущение срочности.
6. Отправьте автоматическое электронное письмо «Спасибо за регистрацию» людям, которые зарегистрировались.
7. За 2 дня до мероприятия отправьте электронное письмо с напоминанием всем контактам и включите призыв к действию для тех, кто еще не перешел по ссылке.

Это довольно просто, верно?

Дело в том, что сегодня люди во всем полагаются на свой почтовый ящик. Но это также означает, что им приходит слишком много писем. Иногда это может стать ошеломляющим и привести к тому, что ваше электронное письмо будет проигнорировано.

Но вы можете сделать свою электронную почту заметной и привлечь внимание подписчиков. В то время как строки темы являются самой сложной частью, поскольку они увеличивают или уменьшают шансы на открытие вашего электронного письма, убедитесь, что после открытия оно стоит времени и внимания читателя.

Электронные письма для маркетинговых мероприятий должны быть очень хорошо продуманы. Вы предлагаете людям не только уделить внимание электронной почте, которую они читают, но и найти время, чтобы действительно пойти и посетить мероприятие. Будь то онлайн-мероприятие или офлайн-мероприятие, успех мероприятия зависит не от того, сколько людей зарегистрировалось для участия, а от того, сколько людей действительно посетило его.

Чрезвычайно важным элементом, который отличает электронные письма событийного маркетинга от других почтовых кампаний, является время. Знайте, в какое время лучше всего отправлять электронные письма своим контактам, и знайте, как скоро вам нужно начать рассылать электронные письма перед мероприятием.

В то время как для онлайн-мероприятия вы можете начать рассылать приглашения за 2-3 недели до мероприятия, для офлайн-мероприятия самое первое электронное письмо должно быть отправлено как минимум за месяц до дня мероприятия.

Готовы начать?

Начните с просмотра некоторых примеров электронной почты, посвященной маркетинговым мероприятиям, чтобы увидеть, что делают другие. Это поможет вам начать думать в правильном направлении и вдохновит вас на создание собственных писем.

Планируйте, планируйте и еще раз планируйте, прежде чем начать.

Маркетинговые электронные письма о событиях легко создавать и в них легко добиться успеха, но только тогда, когда они основаны на надежном плане, который был хорошо продуман и правильно реализован.

Каждый элемент, который входит в создание ваших электронных писем, требует вашего полного внимания. От первого впечатления, которое производит ваша тема, до волнения, которое создает контент, и красивого дизайна шаблона электронной почты, который просто заставляет читателя щелкнуть ссылку. Все имеет значение.

У вас может возникнуть соблазн начать рассылать приглашения и продвигать свое мероприятие, но следуйте хорошо продуманному плану. Вы хотите убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, вызывает чувство «Я не могу дождаться этого события».