วิธีสร้างกลยุทธ์อีเมลการตลาดผ่านกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพ

การจัดกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นแบบเสมือนจริงหรือแบบตัวต่อตัว ไม่ใช่เรื่องง่ายเลย มันมักจะเท่ากับความตื่นเต้นและความเหนื่อยหน่ายในส่วนที่เท่ากัน

สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับกิจกรรมที่คุณอาจเป็นเจ้าภาพที่บ้าน เช่น อาหารค่ำวันขอบคุณพระเจ้าสำหรับเพื่อนและครอบครัว และเป็นจริงสำหรับกิจกรรมที่ธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณอาจจัดสำหรับลูกค้า ลูกค้า ลูกค้าเป้าหมาย ผู้บริจาค อาสาสมัคร และคนอื่นๆ ที่สนับสนุนความพยายามของเรา

ทุกวันนี้ เมื่ออีเมลการตลาดผ่านอีเมลเข้ามาแทนที่คำเชิญที่เขียนด้วยลายมือและแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเป็น "คำพูดจากปากต่อปาก" ใหม่ การสร้างคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง

การตลาดเชิงกิจกรรมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการโปรโมตธุรกิจของคุณ รับโอกาสในการขายมากขึ้น แบ่งปันข้อมูลเชิงลึก พบปะผู้คนที่มีความสำคัญ และสร้างกระแสให้กับธุรกิจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรมออนไลน์หรืองานออฟไลน์ สิ่งที่สำคัญจริงๆ ก็คือผู้คนมาปรากฏตัวเพราะคุณบังคับพวกเขาให้เข้าร่วม

และมันเกิดขึ้นได้อย่างไร?

ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยอีเมลการตลาดกิจกรรมที่คุณส่งออก ให้เราช่วยคุณสร้างแผน ในบทความนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ รวมถึงจำนวนอีเมลกิจกรรมที่จะส่ง สิ่งที่จะพูดในอีเมลเหล่านั้น และแน่นอน วิธีทำให้ผู้คนตอบรับคำเชิญอย่างแท้จริง!

การตั้งเป้าหมายสำหรับอีเมลการตลาดงานอีเวนต์ของคุณ

การตลาดผ่านอีเมลเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพและใช้กันทั่วไปในการส่งเสริมกิจกรรมโดยนักการตลาด ในขณะที่ 40 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจเริ่มใช้โซเชียลมีเดียเพื่อโปรโมตกิจกรรม การตลาดผ่านอีเมลยังคงได้รับความนิยมมากที่สุดที่ 76 เปอร์เซ็นต์

ไม่มีใครปฏิเสธได้ว่าอีเมลยังคงเป็นวิธีที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับธุรกิจในการเชื่อมต่อกับลูกค้าและโอกาสในการขาย ไม่ว่าจะเป็นอีเมลส่งเสริมการขายหรือไม่ใช่อีเมลส่งเสริมการขาย อีเมลจะช่วยให้คุณเป็นที่หนึ่งในใจและรับข้อความของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มส่งอีเมลส่งเสริมการขายสำหรับกิจกรรมครั้งต่อไป คุณจะต้องพิจารณาเป้าหมายของคุณเสียก่อน ถามตัวเองด้วยคำถามด้านล่าง

คุณส่งอีเมลการตลาดกิจกรรมถึงใคร

เว้นแต่คุณจะรู้ว่าใครคือผู้ฟัง ข้อความที่ถูกต้องจะไม่ถูกส่งออกไป การรู้ว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใครจะส่งผลต่อสิ่งที่คุณพูด พูดอย่างไร และอีเมลจะตอบรับกับผู้อ่านได้ดีเพียงใด ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งอีเมลการตลาดตามกิจกรรมไปยังผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเป้าหมาย คุณอาจต้องการแนะนำตัวเองเล็กน้อย ในขณะที่ลูกค้าปัจจุบันของคุณไม่ต้องการสิ่งนั้น ถ้าจำเป็น ให้ร่างอีเมลสองฉบับแยกกันและแบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลของคุณตามลำดับ

คุณต้องการจะพูดอะไร?

อีเมลทางการตลาดสำหรับกิจกรรมสามารถทำได้ง่ายๆ เช่น 'มาเข้าร่วมกิจกรรมของเรา' หรือสิ่งที่น่าตื่นเต้นเช่น 'อย่าพลาดงานที่น่าตื่นเต้นที่สุดในเมือง' แต่สิ่งที่คุณพูดขึ้นอยู่กับว่าคุณเป็นใครและใครเป็นผู้ฟังของคุณ อีเมลคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมที่คุณส่งจะต้องสอดคล้องกับธุรกิจของคุณและวิธีที่ผู้คนรับรู้ คุณสามารถเป็นคนเรียบง่าย ตรงไปตรงมา ตลก และเหนือกว่า

คุณกำลังพยายามเล่นด้วยอารมณ์อะไร?

เมื่อเราอ่านบางสิ่ง เรามักจะรู้สึกบางอย่าง ในทำนองเดียวกัน อีเมลการตลาดกิจกรรมของคุณจะทำให้ผู้อ่านของคุณรู้สึก คุณอยากให้มันเป็นอารมณ์ไหน? คุณต้องการให้ผู้อ่านของคุณรู้สึกตื่นเต้น ทึ่ง หรือเพียงแค่ต้องการตอบรับคำเชิญหรือไม่?

อยากให้ผู้อ่านทำอย่างไร?

แค่ส่งอีเมลเพื่อทำการตลาดงานกิจกรรมของคุณไม่เพียงพอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อ่านดำเนินการตามที่ต้องการเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ คุณต้องการให้ผู้อ่านคลิกที่คำกระตุ้นการตัดสินใจ 'ลงทะเบียนที่นี่' หรือคุณต้องการให้พวกเขาติดต่อกับคุณทางอีเมล โทรศัพท์ หรือ RSVP? การเพิ่มลิงก์ไปยังแบบฟอร์มการลงทะเบียนกิจกรรมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการนับผู้เข้าร่วม ติดตามเมตริกการตลาดทางอีเมล และรู้ด้วยว่าอีเมลใช้งานได้หรือไม่

วิธีสร้างแผนการตลาดผ่านอีเมลเหตุการณ์

หลังจากที่คุณได้ใช้เวลาระดมความคิดเกี่ยวกับคำถามที่กล่าวไว้ข้างต้นแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มคิดหากลยุทธ์การตลาดทางอีเมลของงานกิจกรรมของคุณ!

1. เลือกจำนวนอีเมล

คุณต้องระบุจำนวนอีเมลการตลาดกิจกรรมที่คุณจะส่ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของงาน ประเภทของงานกิจกรรม และจำนวนคนที่คุณเชิญ ซึ่งรวมถึงอีเมลฉบับแรกที่ส่งถึงผู้ได้รับเชิญทั้งหมด อีเมลติดตามผล อีเมลเตือนความจำ อีเมลถึงบุคคลที่อาจยังไม่ได้เปิดอีเมลเลย และอื่นๆ สิ่งสำคัญในที่นี้คืออีเมลแต่ละฉบับจะต้องไม่ซ้ำกันและได้รับการพิจารณามาอย่างดี คุณไม่สามารถมีอีเมลเตือนความจำหรืออีเมลยืนยันที่เหมือนกันทุกประการออกไปทุกครั้ง

2. หัวเรื่องมีความสำคัญ

ถ้าไม่มีหัวเรื่องที่ดี ที่เหลือก็ไม่สำคัญ หัวเรื่องคือสิ่งที่จะทำให้ผู้คนเปิดและดูคำเชิญของคุณ ดังนั้นสร้างความเร่งด่วนบางอย่าง ตัวอย่างเช่น: “เหลือเพียง 4 ที่นั่งสำหรับการสัมมนาในสัปดาห์หน้า” หรือ “เหลือที่ว่างอีกไม่กี่ที่สำหรับชั้นเรียนไวน์ที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม”

ประสิทธิผลของแคมเปญอีเมลใดๆ รวมถึงอีเมลการตลาดกิจกรรม ขึ้นอยู่กับหัวเรื่องเป็นอย่างมาก คุณมีเวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการสร้างความประทับใจในกล่องจดหมายที่คับแคบเกินไป ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องอีเมลของคุณโดดเด่นและดึงดูดความสนใจ

3. เฉียบคมและน่าสนใจ

คุณอาจมีหลายสิ่งหลายอย่างที่จะพูดและมีเหตุผลมากมายว่าทำไมผู้รับอีเมลต้องเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ แต่ควรพูดให้สั้น ตรงประเด็น และชัดเจน ไม่มีใครชอบอ่านอีเมลยาวๆ และแนวคิดคือการให้ผู้อ่านลงทะเบียนอย่างรวดเร็ว เลือกไฮไลท์สำคัญและส่วนที่มีค่าที่สุดของงานเพื่อนำบุคคลไปสู่คำกระตุ้นการตัดสินใจ เสนองาน อธิบายว่ามันเกี่ยวกับอะไร และเหตุใดผู้ได้รับเชิญจึงไม่ควรมายุ่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจถึงประโยชน์หรือสิ่งที่พวกเขาจะเรียนรู้

4. พิจารณาองค์ประกอบการออกแบบ

นี่เป็นจุดสำคัญมากที่จะต้องพิจารณา บางครั้งแม้แต่เนื้อหาที่น่าสนใจที่สุดและคำกระตุ้นการตัดสินใจก็อาจหลงทางไปกับการออกแบบที่ล้นหลาม เสียงดังเกินไป แบบอักษรมากเกินไป รูปภาพมากเกินไปหรือน้อยเกินไป เนื้อหาคับแคบ สีมากเกินไปเป็นเพียงองค์ประกอบบางอย่างของการออกแบบที่ไม่ดี ทำให้ดูสดและสบายตาด้วยการทำให้เนื้อหาของคุณสั้นและน่าฟัง และรวมปุ่ม CTA ที่โดดเด่นซึ่งนำกลับไปที่หน้าการลงทะเบียน นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการออกแบบเทมเพลตอีเมลเป็นแบบตอบสนองต่ออุปกรณ์เคลื่อนที่

ใช้โลโก้ของคุณและสีแบรนด์ที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณเองในอีเมลคำเชิญ หน้าแรก และหน้าลงทะเบียนกิจกรรม คุณต้องการให้คนอื่นรู้ว่านี่คือคำเชิญจากคุณ ว่าเป็นกิจกรรมที่น่าเชื่อถือ และจะโดดเด่นกว่าคำเชิญอื่นๆ ทั้งหมดที่แขกของคุณอาจได้รับ

ต่อไปนี้คือแผนแคมเปญอีเมลการตลาดทางอีเมลสำหรับกิจกรรมเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น:

1. ส่งอีเมลคำเชิญครั้งที่ 1 เพื่อแนะนำกิจกรรมและคำกระตุ้นการตัดสินใจ
2. ส่งอีเมลที่เรียก 'ขอบคุณสำหรับการลงทะเบียน' ให้กับผู้ที่ลงทะเบียน
3. ส่งอีเมลติดตามผลไปยังผู้ที่ไม่ได้เปิด/ผู้ที่ไม่ได้คลิกผ่านหลังจากผ่านไป 4 วัน รวมถึงไฮไลต์กิจกรรมและคำกระตุ้นการตัดสินใจ
4. ส่งอีเมลยืนยัน 'ขอบคุณสำหรับการลงทะเบียน' ให้กับผู้ที่ลงทะเบียน
5. ส่งอีเมล 'โอกาสสุดท้ายในการลงทะเบียน' ให้กับผู้ที่ไม่เปิด/ผู้ที่ไม่ได้คลิกผ่านหลังจาก 4 วันเพื่อสร้างความรู้สึกของ FOMO (Fear Of Missing Out) และความรู้สึกเร่งด่วน
6. ส่งอีเมลอัตโนมัติ 'ขอบคุณสำหรับการลงทะเบียน' ให้กับผู้ที่ลงทะเบียน
7. 2 วันก่อนงานจะส่งอีเมล "เตือนความจำ" ไปยังผู้ติดต่อทั้งหมดและรวมคำกระตุ้นการตัดสินใจสำหรับผู้ที่ยังไม่ได้คลิกผ่าน

มันค่อนข้างง่ายใช่มั้ย?

ผู้คนต่างพึ่งพากล่องจดหมายของตนสำหรับทุกสิ่งในวันนี้ แต่นั่นก็หมายความว่ามีอีเมลเข้ามามากเกินไป บางครั้งสิ่งนี้อาจล้นเกินและทำให้อีเมลของคุณถูกเพิกเฉย

แต่คุณสามารถทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นและดึงดูดความสนใจของสมาชิกได้ แม้ว่าหัวเรื่องจะเป็นส่วนที่ยากที่สุดเนื่องจากสิ่งเหล่านี้สร้างหรือทำลายโอกาสในการเปิดอีเมลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อเปิดแล้วจะคุ้มค่ากับเวลาและความสนใจของผู้อ่าน

อีเมลการตลาดกิจกรรมต้องได้รับการพิจารณาเป็นอย่างดี คุณกำลังเชื้อเชิญผู้คนให้ไม่เพียงแต่ให้ความสนใจกับอีเมลที่พวกเขากำลังอ่านเท่านั้น แต่ยังใช้เวลาในการไปเข้าร่วมกิจกรรมด้วย ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรมออนไลน์หรือออฟไลน์ ความสำเร็จของงานไม่ได้อยู่ที่จำนวนผู้ที่ลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วม แต่เข้าร่วมจริง

องค์ประกอบที่สำคัญอย่างยิ่งที่ทำให้อีเมลการตลาดเหตุการณ์แตกต่างจากแคมเปญอีเมลอื่นๆ คือจังหวะเวลา รู้ว่าเวลาใดดีที่สุดในการส่งอีเมลไปยังผู้ติดต่อของคุณและรู้ว่าต้องเริ่มส่งอีเมลก่อนงานเมื่อใด

สำหรับอีเวนต์ออนไลน์ คุณสามารถเริ่มส่งคำเชิญได้ 2-3 สัปดาห์ก่อนงานอีเวนต์ แต่สำหรับอีเวนต์แบบออฟไลน์ จะต้องส่งอีเมลฉบับแรกอย่างน้อยหนึ่งเดือนก่อนวันจัดงาน

พร้อมที่จะเริ่มต้นหรือยัง

เริ่มต้นด้วยการดูตัวอย่างอีเมลการตลาดผ่านอีเวนต์เพื่อดูว่าคนอื่นๆ กำลังทำอะไร สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเริ่มคิดไปในทิศทางที่ถูกต้องและเป็นแรงบันดาลใจให้คุณสร้างอีเมลของคุณเอง

วางแผน วางแผน และวางแผนเพิ่มเติมก่อนเริ่มต้น

อีเมลการตลาดเชิงกิจกรรมนั้นสร้างได้ง่ายและประสบความสำเร็จได้ง่าย แต่จะต้องต่อเมื่อสร้างขึ้นจากแผนงานที่มั่นคงซึ่งผ่านการคิดมาอย่างดีและดำเนินการอย่างเหมาะสมเท่านั้น

องค์ประกอบแต่ละอย่างที่ใช้ในการสร้างอีเมลของคุณนั้นต้องการความสนใจอย่างเต็มที่จากคุณ ตั้งแต่ความประทับใจครั้งแรกที่หัวเรื่องของคุณสร้าง ไปจนถึงความตื่นเต้นที่เนื้อหาสร้างขึ้น และการออกแบบเทมเพลตอีเมลที่สวยงามที่ดึงดูดให้ผู้อ่านคลิกลิงก์ ทุกอย่างมีความสำคัญ

คุณอาจถูกล่อลวงให้เริ่มส่งคำเชิญและโปรโมตงานของคุณ แต่ให้ทำตามแผนที่วางไว้อย่างดี คุณต้องการให้แน่ใจว่าอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งจะให้ความรู้สึก 'ฉันรองานนี้ไม่ไหว'