Jak stworzyć skuteczną strategię e-mail marketingu wydarzeń

Organizacja wydarzenia — wirtualnego lub osobistego — nigdy nie jest łatwa. Często jest to w równym stopniu podekscytowanie, jak i wyczerpanie.

Odnosi się to do wydarzeń, które możesz zorganizować w domu, takich jak kolacja z okazji Święta Dziękczynienia dla przyjaciół i rodziny, a także do wydarzeń, które Twoja mała firma lub organizacja non-profit może zorganizować dla klientów, klientów, potencjalnych klientów, darczyńców, wolontariuszy i innych osób, które wspierają nasze wysiłki.

Dzisiaj, kiedy e-maile e-mail marketingowe zastąpiły ręcznie pisane zaproszenia, a platformy mediów społecznościowych są nową „pocztą pantoflową”, tworzenie skutecznych zaproszeń na wydarzenia e-mail jest niezwykle konieczne.

Event marketing to świetny sposób na promocję Twojej firmy, pozyskiwanie większej liczby potencjalnych klientów, dzielenie się wnikliwymi informacjami, poznawanie ważnych ludzi i generowanie szumu wokół Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy jest to wydarzenie online, czy offline, naprawdę ważne jest, aby ludzie pojawiali się, ponieważ ich do tego zmusiłeś.

A jak to się dzieje?

Wszystko zaczyna się od e-maili marketingowych, które wysyłasz. Pozwól więc, że pomożemy Ci stworzyć plan. W tym artykule pokażemy Ci wszystko, co musisz wiedzieć, w tym liczbę e-maili o wydarzeniach do wysłania, co powiedzieć w tych e-mailach i oczywiście, jak sprawić, by ludzie faktycznie otrzymali potwierdzenie!

Ustalanie celów e-maili marketingowych na temat wydarzeń

E-mail marketing to najskuteczniejsza i najpowszechniejsza metoda wykorzystywana przez marketerów do promowania wydarzenia. Podczas gdy 40 procent firm zaczęło używać mediów społecznościowych do promowania wydarzeń, e-mail marketing pozostaje najpopularniejszy (76 procent).

Nie można zaprzeczyć, że e-maile nadal są najlepszym i najskuteczniejszym sposobem łączenia się firm z klientami i potencjalnymi potencjalnymi klientami. Niezależnie od tego, czy jest to e-mail promocyjny, czy niepromocyjny, e-mail pomaga pozostać na szczycie umysłu i przekazać wiadomość.

Zanim zaczniesz wysyłać promocyjne wiadomości e-mail na następne wydarzenie, warto rozważyć swoje cele. Zadaj sobie poniższe pytania.

Do kogo wysyłasz e-maile marketingowe dotyczące wydarzeń?

Jeśli nie wiesz, kim są Twoi odbiorcy, właściwa wiadomość nigdy nie zostanie dostarczona. Wiedza o tym, do kogo wysyłasz e-maile, wpływa na to, co mówisz, jak to mówisz i jak dobrze będzie to rezonować z czytelnikiem. Na przykład, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail z marketingiem wydarzeń do potencjalnych potencjalnych klientów, możesz chcieć przedstawić małe wprowadzenie o sobie, podczas gdy Twoi obecni klienci tego nie potrzebują. W razie potrzeby przygotuj dwie oddzielne wiadomości e-mail i odpowiednio podziel listę e-mailową.

Co chcesz powiedzieć?

E-maile marketingowe dotyczące wydarzeń mogą być tak proste, jak „Przyjdź, weź udział w naszym wydarzeniu” lub coś ekscytującego, jak „Nie przegap najbardziej ekscytującego wydarzenia w mieście”. Ale to, co mówisz, zależy od tego, kim jesteś i kim są Twoi odbiorcy. Wysyłane e-maile z zaproszeniami na wydarzenia muszą odzwierciedlać Twoją firmę i sposób, w jaki postrzegają ją ludzie. Możesz być prosty, bezpośredni, zabawny, a nawet przesadny.

Na jakich emocjach próbujesz grać?

Kiedy coś czytamy, często czujemy się w określony sposób. W ten sam sposób Twoje e-maile związane z marketingiem wydarzeń sprawią, że Twoi czytelnicy poczują się. Jaką emocję chcesz, żeby to było? Czy chcesz, aby czytelnicy poczuli się podekscytowani, zaintrygowani lub po prostu zmuszeni do RSVP?

Co chcesz, żeby zrobili czytelnicy?

Samo wysłanie e-maila z informacją o Twoim wydarzeniu nie wystarczy. Upewnij się, że czytelnicy podejmą pożądane działanie, jest kluczem do udanego wydarzenia. Czy chcesz, aby czytelnicy kliknęli wezwanie do działania „Zarejestruj się tutaj”, czy chcesz, aby skontaktowali się z Tobą przez e-mail, telefon lub RSVP? Dodanie linku do formularza rejestracji na wydarzenie to najlepszy sposób na śledzenie liczby uczestników, śledzenie wskaźników marketingu e-mailowego, a także sprawdzenie, czy wiadomości e-mail działają.

Jak stworzyć e-mailowy plan marketingowy na wydarzenie

Po zakończeniu burzy mózgów nad powyższymi pytaniami nadszedł czas, aby zacząć tworzyć strategię e-mail marketingu na Twoje wydarzenie!

1. Zdecyduj o liczbie e-maili

W zależności od skali wydarzenia, rodzaju wydarzenia i liczby osób, które zapraszasz, musisz określić, ile e-maili marketingowych o wydarzeniach zamierzasz wysłać. Obejmuje to pierwszą wiadomość e-mail, która trafia do wszystkich zaproszonych, wiadomości uzupełniające, wiadomości e-mail z przypomnieniami, wiadomości e-mail do osób, które mogły w ogóle nie otwierać wiadomości e-mail i nie tylko. Kluczem jest tutaj to, że każdy e-mail musi być wyjątkowy i dobrze przemyślany. Nie możesz za każdym razem wysyłać dokładnie tego samego e-maila z przypomnieniem lub e-mailem potwierdzającym.

2. Tematy mają znaczenie

Bez świetnego tematu reszta nie ma znaczenia. Wiersz tematu skłoni ludzi do otwarcia i zobaczenia Twojego zaproszenia. Więc stwórz pilną potrzebę. Na przykład: „Zostały tylko 4 miejsca na seminarium w przyszłym tygodniu” lub „Zostało tylko kilka miejsc na ekologiczne zajęcia z wina”.

Skuteczność każdej kampanii e-mailowej, w tym e-maili marketingowych dotyczących wydarzeń, w dużej mierze zależy od tematu. Masz tylko kilka sekund, aby zrobić wrażenie w zbyt ciasnej skrzynce odbiorczej, więc upewnij się, że temat wiadomości e-mail wyróżnia się i przyciąga uwagę.

3. Bądź ostry i przekonujący

Możesz mieć wiele do powiedzenia i uzasadnić wiele powodów, dla których odbiorca wiadomości e-mail musi wziąć udział w Twoim wydarzeniu, ale postaraj się, aby była krótka, rzeczowa i rzeczowa. Nikt nie lubi czytać długich e-maili, a chodzi o to, aby czytelnik szybko się zarejestrował. Wybierz najważniejsze wydarzenia i najcenniejsze części wydarzenia, aby poprowadzić osobę do wezwania do działania. Zaplanuj wydarzenie, wyjaśnij, o co w tym wszystkim chodzi i dlaczego zaproszona osoba powinna zawracać sobie głowę. Upewnij się, że rozumieją korzyści lub czego się nauczą.

4. Rozważ elementy projektu

To bardzo ważny punkt do rozważenia. Czasami nawet najbardziej atrakcyjne treści i wezwanie do działania mogą zgubić się w przytłaczającym projekcie. Za głośno, za dużo czcionek, za dużo lub za mało obrazków, ciasna treść, za dużo kolorów to tylko niektóre elementy złego projektu. Zachowaj świeżość i łatwość w oczach, zachowując krótkie i słodkie treści oraz umieszczając widoczny przycisk CTA prowadzący z powrotem do strony rejestracji. Upewnij się również, że projekt szablonu wiadomości e-mail jest responsywny dla urządzeń mobilnych.

Użyj swojego logo i własnych unikalnych kolorów marki w e-mailu z zaproszeniem na wydarzenie, na stronie głównej i stronie rejestracji. Chcesz, aby ludzie wiedzieli, że to zaproszenie od Ciebie, że jest to wiarygodne wydarzenie i że będzie wyróżniać się spośród wszystkich innych zaproszeń, które mogą otrzymać Twoi goście.

Oto plan kampanii e-mailowej z e-mailami marketingowymi na temat wydarzeń, który pomoże Ci rozpocząć:

1. Wyślij pierwszy e-mail z zaproszeniem, przedstawiający wydarzenie i wezwanie do działania.
2. Wyślij wiadomość e-mail z podziękowaniem za rejestrację do osób, które się zarejestrowały.
3. Wyślij e-mail uzupełniający do osób, które nie otworzyły / nie kliknęły po 4 dniach, w tym najważniejsze wydarzenia i wezwanie do działania.
4. Wyślij e-mail z potwierdzeniem „Dziękujemy za rejestrację” do osób, które się zarejestrowały.
5. Wyślij wiadomość e-mail „Ostatnia szansa na rejestrację” do osób, które nie otworzyły / nie kliknęły po 4 dniach, aby stworzyć poczucie FOMO (strach przed przegapieniem) i poczucie pilności.
6. Wyślij automatyczną wiadomość e-mail z podziękowaniem za rejestrację do osób, które się zarejestrowały.
7. Na 2 dni przed wydarzeniem wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem do wszystkich kontaktów i dołącz wezwanie do działania dla osób, które jeszcze nie kliknęły.

To całkiem proste, prawda?

Chodzi o to, że dziś ludzie polegają na swojej skrzynce odbiorczej. Ale oznacza to również, że przychodzi im zbyt wiele e-maili. Czasami może to być przytłaczające i prowadzić do ignorowania wiadomości e-mail.

Ale możesz wyróżnić swój e-mail i przyciągnąć uwagę subskrybentów. Chociaż wiersze tematu są najtrudniejszą częścią, ponieważ zwiększają lub zmniejszają szanse na otwarcie wiadomości e-mail, upewnij się, że po otwarciu są warte czasu i uwagi czytelnika.

E-maile związane z marketingiem wydarzeń muszą być bardzo dobrze przemyślane. Zachęcasz ludzi, aby nie tylko zwracali uwagę na e-mail, który czytają, ale także poświęcili czas na faktyczne uczestnictwo w wydarzeniu. Niezależnie od tego, czy jest to wydarzenie online, czy offline, sukces wydarzenia nie polega na tym, ile osób zarejestrowało się, aby wziąć udział, ale faktycznie w nim uczestniczyło.

Niezwykle ważnym elementem, który odróżnia e-maile eventowe od innych kampanii e-mailowych, jest timing. Dowiedz się, jaki jest najlepszy czas na wysyłanie e-maili do swoich kontaktów i dowiedz się, jak szybko musisz zacząć wysyłać e-maile przed wydarzeniem.

Podczas gdy w przypadku wydarzenia online możesz rozpocząć wysyłanie zaproszeń na 2-3 tygodnie przed wydarzeniem, w przypadku wydarzenia offline pierwszy e-mail musi zostać wysłany co najmniej miesiąc przed dniem wydarzenia.

Gotowy żeby zacząć?

Zacznij od przejrzenia kilku przykładów e-maili marketingowych, aby zobaczyć, co robią inni. Pomoże Ci to zacząć myśleć we właściwym kierunku i zainspiruje do tworzenia własnych e-maili.

Zaplanuj, zaplanuj i zaplanuj jeszcze więcej, zanim zaczniesz.

E-maile marketingowe na temat wydarzeń są łatwe do stworzenia i łatwe do osiągnięcia, ale tylko wtedy, gdy są zbudowane na solidnym planie, który został dobrze przemyślany i właściwie wykonany.

Każdy element, który składa się na tworzenie Twoich e-maili, wymaga Twojej pełnej uwagi. Od pierwszego wrażenia, jakie robi Twój temat, po ekscytację, jaką buduje treść, i piękne projekty szablonów wiadomości e-mail, które po prostu zmuszają czytelnika do kliknięcia linku. Wszystko ma znaczenie.

Możesz ulec pokusie, aby zacząć wysyłać zaproszenia i promować swoje wydarzenie, ale postępuj zgodnie z dobrze rozplanowanym planem. Chcesz mieć pewność, że każdy wysłany e-mail wywołuje uczucie „Nie mogę się doczekać tego wydarzenia”.