Cum să creați o strategie eficientă de e-mail de marketing pentru evenimente

Găzduirea unui eveniment – ​​fie că este virtual sau în persoană – nu este niciodată complet ușoară. Adesea este emoție și epuizare în părți egale.

Acest lucru este valabil pentru evenimentele pe care le puteți găzdui acasă, cum ar fi o cină de Ziua Recunoștinței pentru prieteni și familie, precum și pentru evenimentele pe care afacerea dvs. mică sau nonprofit le poate găzdui pentru clienți, clienți, clienți potențiali, donatori, voluntari și alții care ne susțin eforturile.

Astăzi, când e-mailurile de marketing prin e-mail au înlocuit invitațiile scrise de mână, iar platformele de social media sunt noul „vorb în gură”, crearea de invitații eficiente la evenimente prin e-mail este extrem de necesară.

Marketingul pentru evenimente este o modalitate excelentă de a-ți promova afacerea, de a obține mai multe clienți potențiali, de a împărtăși informații perspicace, de a cunoaște oameni care contează și de a genera entuziasm în jurul afacerii tale. Fie că este vorba despre un eveniment online sau offline, ceea ce contează cu adevărat este ca oamenii să apară pentru că i-ai obligat tu.

Și cum se întâmplă asta?

Totul începe cu e-mailurile de marketing pentru evenimente pe care le trimiteți. Deci, permiteți-ne să vă ajutăm să creați un plan. În acest articol, vă vom arăta tot ce trebuie să știți, inclusiv câte e-mailuri pentru evenimente să trimiteți, ce să spuneți în acele e-mailuri și, desigur, cum să faceți oamenii să răspundă efectiv!

Stabilirea obiectivelor pentru e-mailurile dvs. de marketing pentru evenimente

Marketingul prin e-mail este cea mai eficientă și comună metodă folosită de specialiști în marketing pentru a promova un eveniment. În timp ce 40% dintre companii au început să folosească rețelele sociale pentru a promova evenimente, marketingul prin e-mail rămâne cel mai popular, cu 76%.

Nu se poate nega faptul că e-mailurile continuă să fie cea mai bună și mai eficientă modalitate prin care companiile se pot conecta cu clienții și potențialii clienți potențiali. Fie că este un e-mail promoțional sau unul nepromoțional, un e-mail vă ajută să rămâneți în fruntea minții și să vă transmiteți mesajul.

Înainte de a începe să trimiteți e-mailuri promoționale pentru următorul eveniment, trebuie să vă luați în considerare obiectivele. Pune-ți întrebările de mai jos.

Cui îi trimiți e-mailurile de marketing pentru evenimente?

Dacă nu știi cine este publicul tău, mesajul potrivit nu va fi livrat niciodată. A ști cui îi trimiți e-mailurile afectează ceea ce spui, cum le spui și cât de bine va rezona cu cititorul. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail de marketing pentru evenimente potențiali potențiali, poate doriți să oferiți o mică introducere despre dvs., în timp ce clienții existenți nu au nevoie de asta. Dacă este necesar, redactați două e-mailuri separate și segmentați lista de e-mailuri în consecință.

Ce vrei sa spui?

E-mailurile de marketing pentru evenimente pot fi la fel de simple ca „Vino să participi la evenimentul nostru” sau ceva interesant precum „Nu rata cel mai interesant eveniment din oraș”. Dar ceea ce spui depinde de cine ești și de publicul tău. E-mailurile de invitație la eveniment pe care le trimiteți trebuie să rezoneze cu afacerea dvs. și cu modul în care oamenii o percep. Poți fi simplu, direct, amuzant și chiar exagerat.

Cu ce ​​emoții încerci să joci?

Când citim ceva, de multe ori simțim într-un anumit fel. În același mod, e-mailurile dvs. de marketing pentru evenimente îi vor face pe cititori să se simtă. Ce emoție vrei să fie asta? Vrei să-ți faci cititorii să se simtă entuziasmați, intrigați sau pur și simplu obligați să răspundă?

Ce vrei să facă cititorii?

Nu este suficient să trimiți un e-mail pentru a-ți promova evenimentul. Asigurați-vă că cititorii iau acțiunea dorită este cheia unui eveniment de succes. Doriți ca cititorii să facă clic pe un îndemn „Înregistrați-vă aici” sau doriți să ia legătura cu dvs. prin e-mail, telefon sau RSVP? Adăugarea unui link către un formular de înregistrare a unui eveniment este cea mai bună modalitate de a ține numărul participanților, de a urmări valorile de marketing prin e-mail și, de asemenea, de a ști dacă e-mailurile funcționează.

Cum să creezi un plan de marketing prin e-mail pentru evenimente

După ce ați petrecut timp gândindu-vă la întrebările menționate mai sus, este timpul să începeți să definiți strategia de marketing prin e-mail a evenimentului dvs.!

1. Decideți numărul de e-mailuri

În funcție de amploarea evenimentului, tipul evenimentului și numărul de persoane pe care le invitați, trebuie să subliniați câte e-mailuri de marketing pentru evenimente veți trimite. Acesta include primul e-mail care este trimis tuturor invitaților, e-mailuri de urmărire, e-mailuri de memento, e-mailuri către persoane care este posibil să nu fi deschis e-mailul deloc și multe altele. Cheia aici este că fiecare e-mail trebuie să fie unic și bine gândit. Nu puteți primi exact același e-mail de memento sau e-mail de confirmare de fiecare dată.

2. Subiectele contează

Fără un subiect grozav, restul nu contează. Subiectul este ceea ce îi va face pe oameni să deschidă și să vă vadă invitația. Așa că creează o oarecare urgență. De exemplu: „Au mai rămas doar 4 locuri pentru seminarul de săptămâna viitoare” sau „Au mai rămas doar câteva locuri pentru un curs de vin ecologic.”

Eficacitatea oricărei campanii de e-mail, inclusiv e-mailurile de marketing pentru evenimente, depinde în mare măsură de subiectul. Aveți doar câteva secunde pentru a face impresie într-o căsuță de e-mail prea înghesuită, așa că asigurați-vă că subiectul e-mailului iese în evidență și atrage atenția.

3. Fii clar și convingător

S-ar putea să aveți multe de spus și multe motive de oferit cu privire la motivul pentru care un destinatar de e-mail trebuie să participe la evenimentul dvs., dar păstrați-l scurt, la obiect și clar. Nimănui nu-i place să citească e-mailuri lungi, iar ideea este să-l faci pe cititor să se înregistreze rapid. Preluați cele mai importante momente importante și părțile cele mai valoroase ale evenimentului pentru a conduce persoana la îndemn. Prezentați evenimentul, explicând despre ce este vorba și de ce ar trebui să se deranjeze invitatul să vină. Asigurați-vă că înțeleg beneficiile sau ce vor învăța.

4. Luați în considerare elementele de design

Acesta este un punct foarte important de luat în considerare. Uneori, chiar și cel mai convingător conținut și îndemnul la acțiune se pot pierde în jurul unui design copleșitor. Prea tare, prea multe fonturi, prea multe sau puține imagini, conținut înghesuit, prea multe culori sunt doar câteva elemente ale unui design prost. Păstrează-l să arate proaspăt și ușor pentru ochi, păstrând conținutul scurt și dulce și încorporând un buton CTA proeminent care duce înapoi la pagina de înregistrare. De asemenea, asigurați-vă că designul șablonului de e-mail este compatibil cu dispozitivele mobile.

Folosește-ți logo-ul și culorile tale unice ale mărcii în invitația prin e-mail la eveniment, pagina de pornire și pagina de înregistrare. Vrei ca oamenii să știe că aceasta este o invitație din partea ta, că este un eveniment credibil și că se va evidenția dintre toate celelalte invitații pe care oaspeții tăi le pot primi.

Iată un plan de campanie prin e-mail de marketing prin e-mail pentru evenimente pentru a vă ajuta să începeți:

1. Trimiteți primul e-mail de invitație care prezintă evenimentul și îndemnul.
2. Trimiteți un e-mail declanșat „Mulțumim pentru înregistrare” persoanelor care s-au înregistrat.
3. Trimiteți un e-mail de urmărire persoanelor care nu au deschis deschiderea/persoanelor care nu au făcut clic după 4 zile, incluzând evenimentele evidențiate și îndemnul la acțiune.
4. Trimiteți e-mail de confirmare „Mulțumesc pentru înregistrare” persoanelor care s-au înregistrat.
5. Trimiteți un e-mail cu „Ultima șansă de a vă înregistra” celor care nu au deschis/persoanele care nu au făcut clic după 4 zile pentru a crea sentimentul de FOMO (Fear Of Missing Out) și un sentiment de urgență.
6. Trimiteți e-mail automat „Mulțumesc pentru înregistrare” persoanelor care s-au înregistrat.
7. Cu 2 zile înainte de eveniment, trimiteți un e-mail „Memento” tuturor persoanelor de contact și includeți un îndemn pentru persoanele care încă nu au făcut clic.

E destul de simplu, nu?

Chestia este că oamenii se bazează astăzi pe căsuța lor de e-mail pentru tot. Dar asta înseamnă și că sunt prea multe e-mailuri care vin în calea lor. Acest lucru poate deveni uneori copleșitor și poate duce la ignorarea e-mailului dvs.

Dar poți să-ți scoți e-mailul în evidență și să atragi atenția abonaților tăi. În timp ce liniile de subiect sunt partea cea mai dificilă, deoarece acestea creează sau distrug șansele de a fi deschise e-mail-urilor tale, asigură-te că odată deschise merită timpul și atenția cititorului.

E-mailurile de marketing pentru evenimente trebuie să fie extrem de bine gândite. Inviți oamenii să nu acorde doar atenție e-mailului pe care îl citesc, ci și să-și ia timp pentru a merge efectiv și a participa la un eveniment. Fie că este un eveniment online sau offline, succesul evenimentului nu constă în numărul de persoane înscrise pentru a participa, ci la participarea efectivă.

Un element extrem de important care distinge e-mailurile de marketing pentru evenimente de alte campanii de e-mail este sincronizarea. Aflați care este cel mai bun moment pentru a trimite e-mailuri persoanelor de contact și aflați cât de curând trebuie să începeți să trimiteți e-mailurile înainte de eveniment.

În timp ce pentru un eveniment online puteți începe să trimiteți invitațiile cu 2-3 săptămâni înainte de eveniment, pentru un eveniment offline, primul e-mail trebuie trimis cu cel puțin o lună înainte de ziua evenimentului.

Ești gata să începi?

Începeți prin a parcurge câteva exemple de e-mail de marketing pentru evenimente pentru a vedea ce fac alții. Acest lucru vă va ajuta să începeți să gândiți în direcția corectă și vă va inspira să vă creați propriile e-mailuri.

Planificați, planificați și planificați mai multe înainte de a începe.

E-mailurile de marketing pentru evenimente sunt ușor de creat și ușor de reușit, dar numai atunci când sunt construite pe un plan solid care a fost bine gândit și executat corespunzător.

Fiecare element care intră în crearea e-mailurilor dvs. necesită atenția dvs. completă. De la prima impresie pe care o face linia dvs. de subiect, până la entuziasmul creat de conținut și modelele frumoase de șabloane de e-mail care obligă cititorul să facă clic pe link. Totul contează.

Este posibil să fiți tentat să începeți să trimiteți invitații și să vă promovați evenimentul, dar urmați un plan bine pus la punct. Vrei să te asiguri că fiecare e-mail pe care îl trimiți aduce sentimentul „Abia aștept acest eveniment”.